Bijdrage op de Circle Software Relatiedag 2012 op 28 november 2012 in het Beatrixtheater te Utrecht.

1. Innovatieworkshop
Studentendossiers
Remi Scholten, Circle Software

2. Even voorstellen
Remi Scholten
• Manager KennisCentrum Onderwijs
• Manager SharePoint & Collaboration
Leen Maas
• Scalda (ROC Zeeland/Westerschelde)
• Manager Studentenadviesdienst
dinsdag 11 december 2012

3. Agenda
• Korte intro Circle Software en onderwijs
• Huidige status, digitale studentendossiers
• Studentendossier bij Scalda
• Proefballontjes 10 innovatie ideeen
• Vragen/interactie
Doel
• Is er interesse om samen te werken?
• Mogelijke doorgroeiscenario’s
dinsdag 11 december 2012

4. Circle Software

5. Circle Software
• Nederlands Softwarehuis
• >100 medewerkers
• Uw partner in informatievoorziening:
— Enterprise Content Management
— Medewerkerportalen
— Elektronische formulieren
— Digitaal Documentbeheer
— Recordmanagement/archief
— Workflowbeheer
— Enterprise Service Bus
— Algemene informatievoorziening

6. Iedere klant een referentieklant!

7. Circle Software – Onderwijs klanten

8. Wat voor projecten?
• Post & Archief
• Digitale Studentendossiers
• Digitale Bekostigingdossiers
• Digitale pedagogische dossiers
• Factuurproces en Bestelproces
• Contractbeheer
• Digitale personeelsdossier
• Projectbeheer / collaboratie
• Vergadering, Klachtregistraties
• Toetsbeheer/kwaliteitsdocumenten
• Taxonomy Kennisnet…

9. Wat voor projecten?
• Post & Archief
• Digitale Studentendossiers
• Digitale Bekostigingdossiers
• Digitale pedagogische dossiers
• Factuurproces en Bestelproces
• Contractbeheer
• Digitale personeelsdossier
• Projectbeheer / collaboratie
• Vergadering, Klachtregistraties
• Toetsbeheer/kwaliteitsdocumenten
• Taxonomy Kennisnet…

10. Studenten dossiers
Bekostigingsdossier • Intakedossier
• Inschrijfformulier • Pedagogisch
• Onderwijs overeenkomst • Stagedossier
• BeroepsPraktijk • Etc
Verklaring
• Diploma /
schoolverklaring
• Cijferlijst vooropleiding
• Identiteitsbewijs
• Diploma
Archivering

11. Eenvoudig project?
• Via groot aantal kanalen komen documenten binnen
• Postkamer, front office, backoffice, mentor, email, digitaal
aanmelden
• Verschillende SISen
• Verschillende wensen om documenten te verwerken
• Infrastructuur is anders
• Technisch complex (barcodeprinters, scanners,
scansoftware, DMS/regitratie software, archief en
integratiesoftware) Niet eenvoudig
Veel lessons learned
Circle heeft standaard incl vrijheidsgraden

12. Studentendossiers in basis
Integratie
Afhandelin
Invoer g Archivering

13. Studentendossiers in basis
Integratie
Afhandelin
Invoer g Archivering

14. Digitale dossiers bij
Scalda
Huidige werkwijze en toekomst

15. Wie is Scalda?

16. Huidige werkwijze I
Dossier
• Bekostigingsdocumenten
• Aanvullende dossierstukken
• Correspondentie met studenten (verzuim)
• Onderdelen zorgdossier (bijv. dyslexieverklaringen)
Proces
• Aanmaak barcode (studentnummer, documenttype, uniek
kenmerknummer)
• Aanmaak barcode = Registratie (fysiek en digitaal)
• Scanning – barcode
• Koppeling: XML bericht naar studentenadministratiesysteem
(Eduarte/KRD)

17. Huidige werkwijze II
Bijzonderheden
• Robuust proces – barcodes
• Registratie decentraal (servicebalies en decentrale administratieve units);
• Scanproces - centraal
• Specifieke documenttypen – handmatig koppelen
Knelpunten
• Scan- en controleproces te arbeidsintensief (nu met Teleform)
• Handmatig koppelen arbeidsintensief
• Volledigheid en betrouwbaarheid dossier moeilijk controleerbaar
• Scanoplossing dedicated
Uitbreidingen
• Zorgdossier studenten, inclusief autorisaties ivm privacy
• Automatische koppeling DDD (digitaal doorstroom document)
• Automatische koppeling uitslagen AMN intake-test

18. Toekomst I
Wensen studentendossiers
• Automatisch koppelen (o.a. DDD, AMN)
• Herinrichting scanproces (logistiek, controle) - flexibelere
scanoplossing
• Documentherkenning
• Betere en minder arbeidsintensieve controle op scan- en
registratieproces (betrouwbaarheid)
• Controle op volledigheid en betrouwbaarheid dossiers
• Faciliteren van logistieke processen (workflow)
• Digitale handtekening
• Gesynchroniseerde autorisatiestructuur studentenadministratie en
Verseon

19. Toekomst II
Hybride archiveringsomgeving
• Meerdere dossiers en DMS-en
— Studentendossier
— Inkoopdossier
— Factuurafhandeling
— Personeelsdossier
— Post en archief
• Koppelingen
— DMS-en
— KRD Eduarte
— Financieel systeem, Exact
— Personeelssysteem, Merces
— Facilitair- en ICT beheer, Planon

20. Samenwerken &
Kennisdelen

21. Samenwerkingen, kennisdeling
• Kennisdeling
— Gebruikersgroep studentendossier (of onderwijs?)
— Periodieke thema sessies (accountant controle)
• Innovatie en efficiency – thema’s
— Koppelvlakken
— Kwaliteitszorg: volledigheid en betrouwbaarheid
dossiers
— Specifieke issues (digitale handtekening, onderwijs
logistieke processen)
— Hybridisering

22. Innovatie &
proefballonnetjes

23. Organisaties

24. Embrace it!
• Een opsomming op
— Die in het 2de niveau
 En bij drie

25. Ontwikkelingen
Bezuinigingen Dienstverlening Governance &
Compliance

26. Input & interactie vereist

27. 1) Scannen en herkennen

28. 2) “Aftappen” centrale postbus
Scannen of ook registreren?

29. 3) Digitaal versturen digitaal document

30. 4) Communicatie met Overheid
loket/PIP
Berichtenbox

31. 5) Digitale handtekening
Berichtenbox

32. 6) Zaaksysteem (ondersteunen
processen)
Afhandelin
g
• Praktijkovereenkomst
• Klacht
• Bezwaar & beroep
• Kwaliteitsdocumenten (sluis/kluis)
• Rode loper (inschrijf buitenlandse student)
• ……

33. 7) Send2archive

34. 8) Portfolio (PIP) naar SharePoint

35. 9) Cloud

36. 10) ……….

37. Dank voor jullie aandacht!
Vragen…