Presentatie gegeven tijdens de Kennisbijeenkomst Waterschappen op 1 maart 2016 bij Waterschap Zuiderzeeland met medewerking van Circle Software, BMConsultants en Logius.

1. Digitale Postkamer waterschap
Vallei en Veluwe
Denk digitaal!

2. ▐ Waterschap Vallei en Veluwe
▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van
Digitale Postkamer Concept
▐ Toelichting concept Digitale Postkamer
▐ Het project Digitale Postkamer
▐ Resultaten
▐ De volgende stap
Agenda

3. Waterschap Vallei en Veluwe
▐Voorstellen Rien van Ravenhorst
Teamleider DIV, 12 teamleden, 8 fte
▐Voorstellen waterschap Vallei en Veluwe
Sinds 1 januari 2013
WSVV zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende
oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater in het gebied
tussen IJssel, Neder-Rijn, Utrechtse Heuvelrug en Randmeren.
Oppervlakte gebied 245.644 hectare
Omtrek van ons gebied 273 kilometer
Aantal gemeenten 37
Aantal inwoners 1.115.254
Formatie 406 fte

4. Waterschap Vallei en Veluwe

5. ▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van
Digitale Postkamer Concept
Agenda

6. Aanleiding en doelstelling voor inrichting van
Digitale Postkamer Concept
Aanleiding en doelstelling
▐Leanmanagementtraject bij team DIV
- de fysieke en digitale poststroom sneller en met
minder uren te verwerken
- medewerkers DIV inzetten in een andere rol
▐Productiviteitsverbetering
- gebruikmaken van de mogelijkheden in Kofax Capture
om “slim te scannen”
- investering moet zichzelf terug verdienen
- realiseren van de “Digitale Postkamer”

7. ▐ Digitale Postkamer: inputmanagement concept
Agenda

8. ▌ Geeft visie op de samenhang van de diverse
inputstromen
▌ Staat niet los van throughput en output
▌ Betreft inkomende en uitgaande
berichten/informatie
▌ Is vormonafhankelijk (analoog/digitaal)
▌ Streeft naar zo veel mogelijk geautomatiseerde
afhandeling door automatische classificatie,
metadata extractie, controles en verrijking
▌ Is plaats- en tijdonafhankelijk
Inputmanagement

9. Digitale Postkamer

10. ▐ Gestructureerde documenten
▐ Semi-gestructureerde documenten
▐ Ongestructureerde documenten
Herkenning?

11. Specifieke oplossing:
Formulierenoplossing

12. ReleaseScan/Import Herkenning Validatie PDF CreatieDocument
voorbereiding
Specifieke oplossing:
Factuurherkenning

13. Generieke oplossing Digitale Postkamer

14. 2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox
Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan :
Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier :
Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november
2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van :
formwizard@zaanstad.nl [mailto : formwizard@zaanstad.nl]
Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan :
Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier :
Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe
rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o
Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres :
sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam
Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar
bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres :
aanvrager9@hotmail.com Adres perceel : gemeentestraat
9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1
aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet
of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het
nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats
aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter
uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo
veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank

15. 2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox
Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan :
Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier :
Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november
2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van :
formwizard@zaanstad.nl [mailto : formwizard@zaanstad.nl]
Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan :
Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier :
Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe
rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o
Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres :
sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam
Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar
bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres :
aanvrager9@hotmail.com Adres perceel : gemeentestraat
9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1
aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet
of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het
nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats
aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter
uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo
veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank
Rioolaansluitingsvergunning

16. Rioolaansluitingsvergunning

17. Valideren = registreren

18. Validatie emailbericht

19. Validatie OLO aanvragen + bijlagen

20. ▐ Het project Digitale Postkamer
Agenda

21. ▐ Projectteam:
▐ Projectleider
▐ Teamleider DIV
▐ DIV-medewerkers (2)
▐ Technisch applicatiebeheer VERSEON/KOFAX
▐ Consultant van BMConsultants
▐ Consultant van Circle
Project Digitale Postkamer

22. Digitale Postkamer

23. ▐ Projectfasen:
▐ Analyse en opstellen plan van aanpak
▐ Kick off meeting
▐ Vaststelling prioriteiten en projectfasering
▐ Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade)
▐ Deelproject 2: Inkooporders
▐ Deelproject 3: OLO’s aanvullend
▐ Deelproject 4: Uitgaande Post
▐ Deelproject 5: CD-roms
▐ Deelproject 6: Zaaktypen herkenning
(Digitale postkamer inkomende post)
Project Digitale Postkamer

24. ▐ Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade)
▐ Facturen worden fysiek en digitaal ontvangen
▐ Fysieke facturen worden gescand, aangeboden via
de batchclass Facturen en verwerkt
▐ Digitale facturen worden automatisch ingelezen
en verwerkt d.m.v. een koppeling met de mailbox
Kofaxinfacturen
▐ Via applicatie Kofax Capture worden de facturen
gevalideerd
▐ KOFAX – VERSEON – CODA
Project Digitale Postkamer
Facturen
Scan
Mailconnector
Herkenning
factuurgegevens (web)Validatie
Facturen
PDF/A Export

25. ▐ Deelproject 2: Inkooporders
▐ Inkooporders worden aangemaakt in CODA
▐ In PDF geplaatst in een directory
▐ Vanaf deze directory worden de inkooporders door KOFAX
opgepakt, gevalideerd en verwerkt in VERSEON (enorme
tijdwinst)
Project Digitale Postkamer
File-Importer (web)Validatie PDF/A ExportHerkenningDirectory

26. ▐ Deelproject 3: OLO’s
▐ E-mails van het omgevingsloket worden automatisch
ingelezen en verwerkt d.m.v. een koppeling met de
mailbox Kofaxin
▐ Zaak wordt eerst aangemaakt waarbij de ingediende
aanvraag initiërend document wordt
▐ Het OLO nummer wordt bij het registreren van de zaak bij
kenmerk afzender ingevuld, hier wordt de zaak aan
herkend.
▐ Na registratie van de ingediende aanvraag worden de
bijbehorende bijlagen bij de aanvraag gedownload
▐ Via applicatie Kofax Validatie worden de bijlagen
geregistreerd. In het validatiescherm worden een groot
aantal velden gevuld. De bijlagen worden aan de
juiste zaak gekoppeld in VERSEON
Project Digitale Postkamer

27. OLO proces
File-Importer (web)Validatie PDF/A ExportHerkenning
Automatische raadpleging data
vanuit Verseon
Netwerklocatie OLO

28. ▐ Deelproject 4: Uitgaande post
▐ Uitgaande documenten worden gescand via de batchclass
Uitgaande post
▐ Automatische herkenning van zaak/document nummer
▐ Document wordt toegevoegd aan VERSEON
▐ Metadata controleren
Project Digitale Postkamer
Post
Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A Export
Kwaliteitscontrole
Document
voorbereiding
Controle zaak/documentnummer

29. ▐ Deelproject 5: CD-rom
▐ Inhoud van de CD kopiëren naar lokale schijf
▐ Mappenstructuur doorlopen
▐ Bestanden eventueel verwijderen welke niet geregistreerd
hoeven te worden
▐ De zaak wordt eerst aangemaakt in VERSEON
▐ Opgeschoonde map wordt aan de BMC File-importer
aangeboden
▐ Metadata wordt geregistreerd in VERSEON
▐ Metadata controleren
Project Digitale Postkamer

30. ▐ Deelproject 6: Zaaktypen herkenning
▐ (Digitale postkamer inkomende post)
▐ Zaaktypen worden ingericht
Op dit moment: Grondwateronttrekking, Bodemkwaliteit,
Activiteitenbesluit en Bestemmingsplannen/Watertoets
▐ Kofax Capture herkent de documenten en metadata
▐ Bij het valideren worden de meeste velden herkend en
vastgelegd.
Project Digitale Postkamer
Kwaliteitscontrole
Post
Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A ExportDocument
voorbereiding
Mailconnector
Controle zaak/documentnummer

31. ▐ Inrichting classificatie en herkenning
▐ Op alle documenten
vindt herkenning
plaats
▐ Classificatie wordt ingericht
op de meest voorkomende
zaaktypen, waarmee we
waarschijnlijk 80% van
onze post ondervangen
Project Digitale Postkamer

32. ▐ Resultaten
Agenda

33. Resultaten
Oude en nieuwe bewerkingstijden van de documenten
Soort Voor implementatie Na implementatie Levert op
Fysieke post Gem. 23 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie
▐ Kwaliteit van registratie
▐ Inzet op nieuwe taken
Digitale post Gem. 32 minuten Gem. 4 minuten ▐ Efficiëntie
▐ Kwaliteit van registratie
▐ Inzet op nieuwe taken
Inkooporders Gem. 6 minuten Gem. 5 sec. ▐ Efficiëntie
▐ Kwaliteit van registratie
▐ Inzet op nieuwe taken
OLO’s Gem. 30 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie
▐ Kwaliteit van registratie
▐ Inzet op nieuwe taken

34. Feestelijke mijlpaal

35. ▐ De volgende stap
Agenda

36. ▐ Zaak aanmaken vanuit Kofax validatie
Nieuw koppelvlak (Stuff koppeling)
Voor het aanmaken vaan een zaak moeten de
velden zaaktype, NAW en afdeling gevuld zijn.
De gebruiker kan dan op de knop “Maak Zaak”
klikken.
In Verseon wordt een zaak aangemaakt en het
zaaknummer zal verschijnen in het veld
“Zaaknummer”.

37. Alles helder…