Comment organiser un événement ?

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CASAtelier de méthologie sur l'organisation d'un événement. Contenu réalisé par CASACO et basé sur l'expérience de plus de 300 événements organisés depuis l'ouverture de notre tiers-lieu.

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Comment organiser un événement ?

  1. 1. CASAtelier
 Organiser un événement Avril 2016 Animé par Claire de CASACO
  2. 2. Les étapes 1. L’objectif de l’événement 2. Le lieu et la date ou (3) 3. Le contenu ou (2) 4.L’organisation de l’événement 5. Le suivi après l’événement Communiquer S’adapter
  3. 3. Une grande diversité d’événements L’atelier est basé sur les différents types d’événements que l’on peut organiser à CASACO • Mardi de CASACO • CASApéro • Atelier ados / Vide-dressing • CASAgora • Week-end Co’
  4. 4. 1. Objectif Quoi ? Qui (et avec qui) ? Pourquoi ? • Quel est le message que l’on veut faire passer ? – Exemple : Nous sommes expert sur les nouvelles manières de travailler • Qui on veut toucher ? – Exemple : Des prospects • Avec qui on souhaite organiser cet événement ? – Exemple : avec les commerçants de la ville pour marquer notre ancrage territorial • Pourquoi on souhaite faire cet événement ? – Exemple : Créer moment de convivialité / d’échange
  5. 5. Cibles / Participants • Nombre de participants : minimum, idéal, maximum • Profils : Clients ? Prospects ? Malakoffiots ? Famille ? Entrepreneurs ? Grandes entreprises ? • Y aura-t-il des invités VIP ? Des politiques ? Des journalistes ? – Si oui : prévoir une personne dédiée pour l’accueil • Anticiper l’absentéisme (les « no show »), variable en fonction des événements • Attention aux « gratteurs » et aux « perturbateurs » - Comment les éviter ? - Comment limiter les risques ?
  6. 6. 2. Lieu et date • Où ? Capacité d’accueil ? Style du lieu ? Durée de trajet ? Facilité à se garer ? • Quand ? Vacances scolaires ? Disponibilités des participants (matin, soir…) ? Attention à l’actualité : exemple : ne pas programmer un événement le jour d’une finale de coupe du monde foot
  7. 7. 3. Contenu de l’événement Le message clé que l’on souhaite communiquer ? • Choisir le format (débat, atelier, repas…) • Valider les intervenants si nécessaire • Réfléchir au petit + : ce qui fera que les participants se souviendront de l’événement • Prévoir une animation spéciale pour mettre en avant ce message ? – Exemple : scénette Playitagain lors de la soirée des 1 an de CASACO, photobooth
  8. 8. 4. Organisation de l’événement • Une fois le cadre posé, on peut réfléchir à l’organisation concrète de l’événement : – Invitations – Animations – Médias – Traiteurs – etc.
  9. 9. Outils • Pour échanger avec les co-arganisateurs – Dropbox, Drive, Slack • Pour gérer les inscriptions – Eventbrite / Evenium / Weezevent / Facebook event – Suivi des inscriptions > permet d’être réactif – Exemple : peu d’inscrit à J-8, on active d’autres réseaux, on choisit de mettre des frais supplémentaires en communication, etc. • Contrat avec les partenaires • Pour communiquer avant, pendant, après – Mailchimp, Facebook, Twitter… • Pour les questionnaires de satisfaction – Google form, survey monkey
  10. 10. Logistique • Inventaire du matériel nécessaire – iPad ? Gobelets ? Videoprojecteur ? ✓ Sont-ils dispos ? Location ? • Le jour J : trousse de secours : ciseaux, scotchs… • Envoyer plan, flécher le lieu • Repas : choisir la formule adéquat en fonction du budget et du concept (traiteur, chacun apporte quelque chose, prix fixe, prix libre, ticket repas)
  11. 11. Planning • Evaluer le temps nécessaire à chaque tache, les fixer dans le temps, faire un rétroplanning • Faire un déroulé précis du jour J en affectant les taches aux différents membres de l’équipe organisatrice, être le plus exhaustif possible, noter les coordonnées de tous les intervenants (prestataires, organisateurs…) • Anticiper les retards, avant l’événement, fixer des deadlines anticipées aux prestataires, le jour J : marge de manœuvre
  12. 12. Budget • Cout / Recette • Hypothèse basse et haute • Se fixer un nombre de personnes en dessous duquel on perdrait de l’argent et on annulerait • Prévoir une marge de manoeuvre pour des achats de dernière minute
  13. 13. Communication • Définir un message • Créer un visuel • Choisir les canaux de communication : • Blog • Facebook • Twitter (définir un hashtag) • MeetUp, Kawaa • Eventbrite • Référencement sur des agendas en ligne (exemple : sortir à Paris, StartupDigest…) • Envoi de communiqué de presse à des journaliste
  14. 14. 5. Après l’événement • Questionnaire de satisfaction • Remerciement • Communiqué de presse post-event • Recommandations pour le prochain • Réaliser un storify qui raconte l’événement
  15. 15. Merci Pour toute question, contactez claire@casaco.fr

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