Dokumen tersebut membahas tentang peningkatan proses bisnis untuk memperkuat sistem manajemen dan produksi Bumiputera dalam sektor manufaktur. Ia menjelaskan pendekatan Business Process Improvement (BPI) termasuk definisi, jenis pendekatan, peran penting dalam sistem manajemen, dan metodologi penggunaannya untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dokumen ini juga menyoroti peran operator proses, pemilik proses, dan pemimpin bisnis d

1. Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran
Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
Modul I:
Peningkatan Proses Perniagaan /
Business Process Improvement
(BPI)
Oleh:
Zaini Ithnin Hj A Rajak
Ketua Pegawai Eksekutif
Forest Plantation Development Sdn Bhd
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

2. Definasi:
BPI adalah pendekatan sistematik untuk membantu mana-mana organisasi
memperbaiki proses-proses asas bagi mencapai hasil yang lebih efisyen.
Jenis-jenis pendekatan yang popular
• Business Process Management
• Business Process Re-engineering Kata kunci:
• Process Improvement PROSES
• Process Mapping
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

3. BPI memfokuskan kepada:
"doing things right" > "doing the right thing”
tahap Efisyen tahap Efektif
Peter Drucker & Warren Bennis
"Management is doing things right; leadership is doing the right things ."
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

4. Proses awal BPI
• Aspirasi strategik dan halatuju
Persoalan
- Siapa kita?
- Apa kita buat?
- Kenapa kita buat?
• Mengenalpasti Pelanggan
Persoalan
- Berkhidmat untuk siapa?
- Pelanggan?
- Pemilik (pemegang saham)?
• Menghalakan proses perniagaan
Persoalan
- Bagaimana untuk kita lakukan dengan lebih baik?
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

5. In a recent survey of over 1400
CIOs, executives worldwide ranked
"improving business processes" as
their #1 priority for the third
consecutive year.
Gartner Inc, 2006
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

6. • Mendapatkan pekerja yang betul dan
mengenalpasti proses-proses dengan tepat
boleh membawa kepada peningkatan yang
ketara, tanpa perlu membeli penyelesaian IT
yang mahal
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

7. Metodologi Penggunaan BPI
• Melaksanakan BPI = dilihat sebagai projek.
Untuk itu, kesemua prinsip-prinsip Pengurusan Projek mesti digunapakai.
• Definasikan
• struktur yang sedia ada
• segala proses-proses yang terlibat
• Pemilik-pemilik Proses;
• tentukan hasil yang boleh menambah nilai kepada objektif organisasi
• cara terbaik untuk menyusun proses-proses bagi mencapai hasil tersebut
• Setelah hasil ditentukan
• susun semula tenaga kerja organisasi bagi mencapai objektif baru
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

8. Peranan-peranan dalam Sistem Pengurusan
• Pemimpin Perniagaan / Business Leader
Pemilik/MD atau CEO
• Pemilik Proses / Process Owner
Sesiapa sahaja yang bertanggungjawab ke atas satu-satu
proses
• Pengurus Pengoperasian / Operational Manager
Individu yang mengawal selia semua operasi. Dipegang oleh
penyelia dan juga pengurus
• Operator Proses / Process Operator
Peranan paling asas. Operator pengeluaran atau juruteknik
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

9. Checklist paling utama dalam BPI
Kitaran PDCA merupakan satu checklist 4
peringkat yang wajib dilalui untuk berpindah
dari `problem-faced' ke `problem solved'.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

10. Kitaran PDCA
Digunakan untuk mengkoordinasi usaha kita dalam peningkatan berterusan.
PDCA menekankan bahawa program peningkatan mestilah bermula dengan
perancangan yang rapi, berkesudahan dengan tindakan yang efektif dan bergerak
semula kepada perancangan rapi di dalam satu kitaran berterusan.
Kitaran PDCA juga digunakan dalam mesyuarat-mesyuarat perkumpulan untuk
melihat pada tahap mana satu-satu inisiatif peningkatan itu berada dan
seterusnya mengaplikasikan penyelesaian yang sesuai untuk mencapai matlamat
tahap tersebut.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

11. Pengenalan kepada PDCA
PLAN
Rancang untuk meningkatkan operasi hanya setelah mengetahui apakah kesilapan
yang dilakukan dan cari jalan untuk menyelesaikannya
DO
Lakukan perubahan yang disyorkan untuk sesuatu masalah pada skala yang kecil
dahulu. Ini akan mengurangkan gangguan terhadap aktiviti harian tatkala menguji
keberkesanan kepada perubahan yang dibuat
CHECK
Periksa samada ujian skala kecil membuahkan hasil seperti yang dijangkakan.
Dalam masa yang sama, aktiviti-aktivit penting yang menjadi fokus hendaklah
diperiksa secara berterusan supaya kualiti keluaran diketahui setiap masa
ACT
Bertindak untuk lakukan perubahan pada skala besar sekiranya ujian skala kecil
dikira berjaya. Ini bermakna menjadikan perubahan sebagai lumrah. Bertindak
juga untuk melibatkan individu lain atau jabatanl ain, pembekal maupun
pelanggan
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

12. Process Operator
• Peranan yang paling asas
• Bertanggungjawab untuk mempelajari dan melakukan proses (kerja) yang perlu, bagi
mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.
Plan:
• Di bawah seliaan Operational Manager (biasanya Penyelia), akan mencipta objektif
prestasi mereka sendiri.
• Perlu memahami objektif prestasi ke atas proses yang akan dilakukan serta
spesifikasi produk yang bakal dikeluarkan.
Do:
• Proses dilakukan berdasarkan objektif prestasi dan sekaligus mengeluarkan produk
yang menepati spesifikasi.
• Semasa melakukan proses, bertanggungjawab untuk berhubung dengan
Operational Manager (penyelia) mengenai jambatan-jambatan yang perlu dibina
serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan
bertepatan dengan objektif prestasi.
• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

13. Process Operator
Check:
• Semak Indeks Prestasi Utama atau KPI secara berkala. Process Operator seharusnya
membuat penyelarasan kepada kerja mereka berdasarkan julat antara prestasi
sebenar berbanding KPI.
• Bertanggungjawab untuk mengenalpasti dan melaporkan isu-isu yang menjejaskan
prestasi mereka dan berhak menghentikan pengeluaran, sekiranya perlu.
Act:
• Process Operator yang diterapkan nilai-nilai Kaizen (peningkatkan berterusan) akan
sentiasa cuba memperbaiki proses yang dipertanggungjawabkan dan membuat
cadangan-cadangan peningkatan kepada Operational Manager mereka.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

14. Process Owner
• Individu yang bertanggungjawab merekacipta proses yang bersesuaian bagi
mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.
• Bertanggungjawab dalam mencipta, mengemaskini dan meluluskan dokumen-
dokumen berkaitan seperti prosidur, panduan serta protokol bagi menyokong proses
yang dikehendaki.
• Biasanya disokong oleh kumpulan penting seperti QA/QC, kejuruteraan dll.
• Hanya Process Owner mempunyai bidang kuasa untuk meminda apa-apa proses
serta menguruskan kitaran peningkatan proses dalam memastikan keberkesanan
prestasi.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

15. Process Owner
Plan:
• Sebelum merekacipta proses yang bersesuaian , perlu terlebih dahulu memahami
kehendak pelanggan luaran dan dalaman daripada proses yang dicipta tersebut.
• Gunakan pelan perniagaan sebagai sumber untuk memahami kehendak jangka
panjang dan jangka pendek pelanggan serta objektif perniagaan.
• Terjemahkan kehendak-kehendak kepada objektif penilaian proses dan akhirnya
membina spesifikasi produk (atau servis).
• Perlu mengadakan suatu sistem metriks bagi mengukur keupayaan proses-proses
untuk memenuhi spesifikasi produk dan objektif keseluruhan proses. Set metriks ini
akan dirujuk oleh Operational Manager dan Process Operator sebagai KPI.
• Proses terbaik akan dijadikan langkah/aturan melakukan tugasan yang paling
optimum dalam mengeluarkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan dan
perniagaan.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

16. Process Owner
Do:
• Bertanggungjawab memastikan Operational Managers mempunyai maklumat
terperinci tentang proses-proses yang hendak dikerjakan.
• Di waktu Operational Manager menyelia Process Operators menjalankan
proses, Proses Ownerlah yang akan menghubungkan jambatan-jambatan serta
mengalihkan halangan-halangan bagi membolehkan objektif penilaian proses dicapai.
• Sekali lagi, data metriks prestasi akan terhasil dan direkodkan apabila Process
Operator melakukan proses.
• Sentiasa terlibat dengan Operational Manager dan Process Operator dalam
mengamalkan Kaizen untuk memperbaiki proses kerja mereka.
Check:
• Akan menganalisa data prestasi proses secara berkala dan seterusnya
membayangkan keupayaan proses tersebut untuk beroperasi di dalam had-had
kawalan.
• Prestasi sebenar proses akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-
isu yang mempengaruhi prestasi.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

17. Process Owner
Act:
• Bertanggungjawab menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu
prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi proses.
• Tindakan Peningkatan mungkin akan melibatkan pengenalan kepada projek Lean
bagi mengurangkan pembaziran dalam proses ataupun pengenalan kepada project
Six Sigma bagi mengurangkan jurang ketidaksamaan dalam proses.
• Tindakan Peningkatan juga boleh menggunakan beberapa Problem Solving Tools
yang biasa digunakan seperti risk assessment dan root-cause analysis.
risk assessment – digunakan dalam mengenalpasti, mengurangkan atau tangani risiko
dalam proses. Ianya merupakan langkah proaktif dalam mencegah masalah daripada
timbul melalui apa juga proses-proses.
root-cause analysis – merupakan langkah reaktif dalam tindakbalas ke atas
masalahyang timbul melalui proses-proses. Ianya digunakan untuk mengenalpasti
punca-punca permasalahan di dalam proses dan kemudian memperkenalkan
tindakan peningkatan yang dapat memastikan masalah tersebut tidak lagi timbul.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

18. Business Leader
• Bertanggungjawab mewujudkan Pelan Perniagaan (termasuk pelan strategik) dan
pelan-pelan sumber yang berkenaan yang dianggap perlu bagi membolehkan
organisasi mencapai kejayaan.
• Pemimpin atasan bertanggungjawab mendefinasikan objektif pelanggan dan
perniagaan, yang organisasi tersebut perlu capai untuk berjaya. Aspek ini termasuklah
memantau proses pembangunan misi, visi dan nilai teras organisasi.
• Pemimpin bawahan bertanggungjawab menterjemahkan objektif pemimpin atasan
ke dalam bentuk objektif perniagaan yang boleh difahami di peringkat mereka dan
secara langsung menyokong pencapain objektif asas tersebut.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

19. Business Leader
Plan:
Dalam merekacipta dan menguasai objektif prestasi organisasi, perlu terlebih dahulu
memahami kehendak berikut:
•pelanggan
•pemegang saham
•pekerja
•pembekal
•komuniti; dan juga
•persaingan-persaingan yang sedia ada
Selain itu, pemimpin atasan juga perlu peka kepada:
•persekitaran
•ekonomi
•teknologi
•sosial
•perundangan
•politik dan suasana politik dalam medan perniagaan yang diceburi
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

20. Business Leader
Do:
• Bertanggungjawab untuk berkongsi pelan perniagaan mereka bersama organisasi
• Dalam menjalankan perniagaan, Business Leader bertanggungjawab membina
jambatan-jambatan serta mengalihkan sekatan-sekatan bagi membolehkan objektif
prestasi perniagaan dicapai.
• Data metriks prestasi perniagaan akan dihasilkan dan dikumpul dalam tempoh
waktu perniagaan dijalankan oleh organisasi.
Check:
• Menganalisa data prestasi perniagaan secara berkala untuk membayangkan
keupayaan perniagaan tersebut mencapai objektif perniagaan dalam tempoh
tertentu.
• Prestasi sebenar perniagaan akan dibandingkan dengan sasaran bagi
mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

21. Business Leader
Act:
• Bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-
isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi perniagaan.
• Tindakan Peningkatan dibentuk untuk memastikan organisasi mampu memenuhi
objektif pelan perniagaan.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

22. Operational Manager
• Operational Manager bertanggungjawab untuk mengembeling sumber-sumber dan
proses-proses bagi mencapai objektif pelan perniagaan yang dibentuk oleh Business
Leader
Plan:
• Bersama-sama setiap Process Operator akan menghasilkan objektif prestasi Process
Operator untuk pekerja-pekerja yang diselia.
• Perlu memahami kehendak sebenar proses-proses tersebut supaya pekerja
(Process Operator) dapat dipadankan dengan tahap kecekapan dan skil yang sesuai
untuk menjalankan proses.
• Memastikan Process Operator mempunyai bajet, kemudahan serta teknologi yang
mencukupi bagi mencapai objektif prestasi setiap proses.
Do:
• Bertanggungjawab mengajar Process Operator segala proses (kerja) yang bakal
dilakukan. Pada kebiasaannya panduan diberi melalui kelas pembelajaran dan latihan
dalam kerja (on-job-training).
• Memantau kerja yang dilakukan bagi memberi maklumbalas tak rasmi ke atas
prestasi mereka.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

23. Operational Manager
Do
• Bertanggungjawab untuk menghubungkan jambatan-jambatan yang perlu dibina
serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan
bertepatan dengan objektif penilaian.
• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.
Operational Manager perlu memastikan Process Operator menggunakan Kaizen
bagi memperbaiki proses mereka secara berterusan.
Check:
• Mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama (KPI) dalam kitaran pengeluaran
secara berkala bagi menilai keupayaan kumpulan pekerjanya untuk mencapai
objektif prestasi Process Operator.
• Data tersebut akan digunapakai dalam membayangkan proses-proses dan
keupayaan Process Operator untuk mencapai objektif pelan perniagaan.
• Prestasi Process Operator juga akan dibandingkan dengan sasaran untuk
mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.
• Isu-isu prestasi Process Operator akan diasingkan daripada isu-isu prestasi Proses
dalam menganalisa data-data yang dikumpul.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

24. Operational Manager
Act:
• Bertanggungjawab untuk mewujudkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-
isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa isu-isu prestasi Process Operator
dan isu-isu prestasi Proses.
• Prestasi Process Operator akan ditangani menerusi penggunaan ulasan pengurusan
(management review) untuk memperbaiki prestasi pekerja.
• Isu Prestasi Proses pula akan dimaklumkan kepada Process Owner kerana hanya
mereka yang berhak untuk meminda/memperbaiki proses mereka sendiri.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

25. Penutup
Dalam melaksanakan BPI, tentangan paling hebat ke atas BPI akan datang dari
dalam organisasi itu sendiri!
• Pengurus selalunya tidak mahu mengubah struktur yang sedia ada
• Pekerja mungkin akan menolak BPI kerana khuatir akan dibuang kerja atau digantikan
Organisasi yang selalu melaksanakan BPI mendapati tenaga kerja yang sedia ada
sememangnya cukup untuk menghadapi cabaran-cabaran semasa perniagaan.
Sesetengah organisasi melaksanakan BPI berskala kecil dan mampu berjaya. Antara
langkah-langkah yang boleh diambil ialah:
• Mulakan dengan proses-proses kecil yang boleh disiapkan dalam jangka masa
singkat.
• Tetapkan jangkamasa yang jelas. Seminggu/Sebulan/Sepenggal/Setahun?
• Jangan terlalu berjimat dengan sumber yang ada, sebaliknya focus pada
pulangan-pulangan jangka pendek.
Pengurusan dan pemilik mestilah terlibat jika mahu implimentasi BPI berjaya baik
dalam skala terhad mahupun skala menyeluruh.
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

26. SEKIAN
TERIMA KASIH
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan