Wouter Hanson - Business Unit Manager Xperthis en Marc Van Uytven - Directeur Financiën en Administratie AZ Groeninge Kortrijk Hoe een end-to-end en hoogkwalitatieve ERP-oplossing op een betaalbare manier aanbieden naar de ziekenhuissector? ERP aangeboden vanuit een Software-As-A-Servicemodel

1. ERP in de zorgsector
Automatisering van de back-office van het
ziekenhuis op een bedrijfseconomisch verantwoorde
manier
Marc VAN UYTVEN, Directeur financiën en
administratie, AZ Groeninge Kortrijk
Wouter HANSON, SAP Business Unit Manager
xperthis

2. Inhoud
• Context
• Is er wel nood aan een ERP oplossing?
• Software-As-A-Service: (een deel van) het antwoord?
• Uitdagingen
2

3. Context
• Back-office automatisering wordt als een kostenpost aanzien
• Goed werkende back-office processen worden als evidentie
beschouwd
• Redenering vanuit een (grondige) business case ontbreekt nog te
dikwijls
• IT budget in ziekenhuizen 2 à 2,5%
(*)
• Tegenover 6 à 8% in andere sectoren
• Zware concurrentie voor ERP met
medisch-technische IT investeringen
• ERP projecten
• Globale “Ownership” en helicoptervisie
vanuit de business zijn cruciaal
• Nog teveel geinitieerd vanuit IT om de
verkeerde redenen (einde
maintenance, …)
(*) interne benchmarking 11 Vlaamse ziekenhuizen budget 2010 3

4. Context
• Gebrek aan maturiteit (*), vooral op logistiek vlak
• Expertise aan ziekenhuisbarema’s binnenhalen en -houden?
• Externe consultancy kampt veelal met nood aan sectorkennis
• Standaard ERP toepassingen zijn onbruikbaar in een
ziekenhuiscontext
• Complexe (en dus dure) aanpassingen nodig
• Impact naar TCO en continuïteit
• ERP in een ziekenhuis is niet stand-alone (complexe interne en
externe integraties, met apotheek, klinische logistiek, EPD, Tar/Fac,
…)
• Opstarten van een ERP implementatie vergt in een opzet in eigen
beheer een zware initiële investering:
• Aankoop licenties
• Infrastructuur (eigen of hosting)
• Opbouwen ondersteuningsorganisatie (eigen of uitbesteed)
(*) studie Vlaams Instituut voor de Logistiek 2011 4

5. Is er wel nood aan een ERP
oplossing?
• Back-office processen in een ziekenhuis ZIJN complex en ZIJN
kritisch voor een goede zorgverlening
• De scope qua behoeften is zeer breed en kan vergeleken worden
met grote industriële bedrijven
• Toenemende behoefte aan diepgaande analytische boekhouding (vb.
Forfaitarisering, …)
• Optimalisering patiëntenzorg trajecten heeft impact op supply chain
en facility management
• REACH, milieunormen, patiëntveiligheid, … :toenemende aandacht
voor Environment, Health & Safety
• Patiënt als klant: infrastructuur als visitekaartje, rol van facility
management
5

6. Software-As-A-Service: (een deel
van) het antwoord?
• Drempel van de initiële investering wordt sterk verlaagd
• Geen nood aan volledige interne organisatie (of externe consultancy)
• Investering in infrastructuur sterk beperkt
• Implementatie effort wordt beperkt wegens “best practice” concept
• Transparantie naar Total Cost of Ownership en continuiteit
• Vaste prijzen in functie van gebruikte processen
• All-in formule(licenties, upgrades, infrastructuur, support, …)
• Eigen medewerkers kunnen zich op hun job blijven concentreren
• Diensten zoals e-supply, document management worden “plug &
play”
• Service Levels
• High performance / high availability komt binnen operationeel en
budgetair bereik
6

7. Lessons learned
• ERP is geen toverdoos, change management is belangrijk om de
bedrijfsprocessen vooraf in kaart te brengen:
• Centraal beheer master data
• Authorisaties
• End-2-end procesvoering
• Software-As-A-Service
• Moet de mogelijkheid blijven bieden om procesvarianten te faciliteren
• Service Levels worden geformaliseerd maar moeten gebaseerd zijn op
duidelijke afspraken en wederzijdse verplichtingen
• Creëren van een context voor kennisdeling (en delen investeringskost)
binnen de basis is essentieel
• ERP vereist maturiteit
• Kennis van de sector is noodzakelijk
• Opbouw van opleidingstrajecten in samenwerking met kennis-instituten
7

8. Vragen?
Marc Van Uytven, Licentiaat Toegepaste Economische Wetenschappen, Licentiaat in de Medisch-
Sociale Wetenschappen en het Ziekenhuisbeleid, Master in Accountancy,
marc.vanuytven@azgroeninge.be
Wouter Hanson, Licentiaat Toegepaste Economische Wetenschappen, Master of Management,
Master in Internal Audit, w.hanson@partezis.be
8