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Programa 5S na DBD/FMUSP transforma ambiente de trabalho
- 1. O Programa 5’s na DBD/FMUSP Equipe 5’s: Fabiola Rizzo Sanchez/Eliane Aparecida Souza Cruz
- 21. O Programa 5’s na DBD/FMUSP Gráfico anual das UGB’s - 2008
Notas do Editor
- O Serviço de Biblioteca e Documentação da FMUSP iniciou a implantação do Programa 5S em 2005 como primeira ferramenta de Qualidade do “Sistema de Gestão” proposto pelo SIBi/USP (Sistema Integrado de Bibliotecas) a todas as unidades e tendo como modelo o exemplo de sucesso da ESALQ. O Programa 5’s é aplicado para a transformação do ambiente de trabalho, transformando a atitude dos funcionários com relação aos cuidados do ambiente, colegas e a si mesmas. É uma aplicação prática de valores e atitudes conhecidos por todos, mas que exigem uma certa disciplina para serem cumpridos e aplicados, tornando-se um hábito.
- Os fundamentos do programa 5’s são os seguintes: Utilização: É o senso do uso racional de materiais diversos, eliminando o que não necessitamos, gerando assim espaços mais agradáveis e somente com itens úteis; Ordenação: É o senso da ordem, tanto de materiais dos armários, como de dados e informações contidos no computador, diminuindo o tempo dispendido com a procura dos mesmos; Limpeza: A limpeza produz um ambiente agradável, tanto ao funcionário quanto aos seus clientes/usuários; Saúde: A Saúde, tanto física como mental influenciam no desenvolvimento do trabalho, gerando aumento da auto-estima, reduzindo custos, despesas médicas, com benefícios diretos para a organização; Autodisciplina : Este senso desenvolve o auto-equilíbrio, encorajando funcionários e colaboradores a estarem comprometidos com resultados, metas, execendo seu espírito de cidadania.
- Ao ser iniciado o Programa em 2005, todos os funcionários receberam uma apostila com informações sobre o processo. Foi instituído um “Dia da Bermuda ”, em que a Biblioteca não prestou atendimento ao público e iniciou-se o processo de descarte de documentos e outros materiais desnecessários ao bom andamento do trabalho. Realizou-se a organização de áreas , de arquivos, padronização visual das placas informativas e dos ambientes de trabalho. Dois funcionários são responsáveis pelo gerenciamento do programa. Todos os funcionários, por área, são responsáveis pelo seu departamento, sempre preservando e dando continuidade ao processo. O Programa 5S é um trabalho a ser feito a longo prazo que pretende através da reeducação, introduzir uma mudança cultural. Há normas (padronização dos procedimentos) e horários (diários, com duração de 5 a 10 minutos) para a execução da limpeza de cada área (cada funcionário é responsável pelo seu espaço de trabalho). Desta forma as atividades são executadas por todos diariamente, fazendo parte da rotina da BC. Durante a reforma da Biblioteca fizemos algumas modificações nas folhas de verificação mas seguimos a recomendação da consultoria de nunca interromper o processo.
- O primeiro dia da bermuda foi em 11.02.2005. Foram + de 300 kg de material descartado. Após este evento em 01.12.2005 fizermos a primeira tarde da bermuda. Após o primeiro dia percebemos que um dia inteiro seria muito tempo, já que ás seções continuavam organizadas. Outras datas: 03.10.2007 foi realizada outra tarde da bermuda. A última tarde foi em 10.06.2009. Aqui não seguimos exatamente a cada 9 meses como sugeriu a consultoria. Fazemos quando a diretoria percebe que há necessidade.
- Para correto acompanhamento criamos as seguintes planilhas: Data de verificação e auditoria (annual): é uma planilha annual que é confeccionada no mês de janeiro e possui as datas de verificação e auditoria de todos os meses. Relação de auditores: Planilha com nome e assinatura do auditor e as respsctivas UGB’s que ele irá auditar. Tabela de acompanhamento das médias mensais (por UGB): É uma planilha onde se coloca o resultado final da auditoria (mês a mês). Protocolo de recebimento da folha de verificação (mensal): Planilha com a assinatura da pessoa que recebeu a folha na UGB. Folha de verificação: temos 4 modelos diferentes, de acordo com as especificidades da UGB. Acervo de livros, acervo de teses e Sinf são específicas.
- Este modelo foi desenvolvido para que os dias e horários fiquem agendados e não haja contratempos.
- No início do ano também são feitas as planilhas de acompanhamento das médias mensais da folha de verificação. São 12 planilhas para cada Serviço, uma para cada mês. Ao preencher esta planilha, descartamos a folha de verificação já auditada e com a média já calculada.
- Modelo de recebimento da folha de verificação. É feita mensalmente e assinada pelo funcionário que recebeu a folha. Cada UGB tem um quadro de administração visível onde é colocada a folha de verificação.
- Dentro dos 4 serviços (SPD - Serviço de Promoção e Divulgação, SATI - Serviço de Acervo e Tratamento da Informação, SiNF - Serviço de Infraestrutura e SAI Serviço de Acesso à informação) temos 11 UGB’s. As UGB’s Acervo de Periódicos e Obras Raras, Acervo de Livros e Teses e Infraestrutura tem sua folha de verificação diferenciada, devido a marcações que devem priorizar itens próprios de cada UGB. Já nas UGB’s Periódicos, Aquisição/Monografia, Referência, COMUT, Atendimento e Balcão, PC, Divulgação e Encadernação a folha de verificação segue um mesmo padrão. Nas folhas de verificação, além de ter os itens a serem avaliados, temos também a foto da UGB, Gráfico de Controle do mês anterior à folha e o horário de almoço dos funcionários que fazem parte da UGB. No início havia um desenho com a indicação da UGB, depois evoluimos para uma foto como vocês podem ver no modelo. As variações são pequenas.
- O modelo do e-mail enviado é este. Arquiva-se uma cópia do e-mail enviado aos que foram selecionados para a auditoria. Os auditores são sorteados da seguinte maneira: Colocamos o nome de todos os funcionários em uma caixa que fica guardada em local seguro. A cada 4 meses sorteamos 3 funcionários para auditar. Resolvemos que fosse assim para ser democrático com todos, assim todos podem ter a chance de participar e ser auditor. As UGB’s ficaram dividaidas em 3 grupos e, assim só é feito o sorteio do auditor (a cada 4 meses). A regra do auditor é que não pode auditar a sua própria UGB. No início a escolha era aleatória e percebemos que não dava muito certo, porque eram sempre as mesmas pessoas que se prontificavam em fazer a auditoria.
- A auditoria é realizada na presença de uma pessoa da UGB. Verifica-se e avalia-se a UGB de acordo com os itens listados na folha de verificação. O auditor tem livre acesso aos armários, gavetas, estantes, arquivos e equipamentos de informática. Se ocorrerem dúvidas com relação a algum ponto observado na área, durante a auditoria, o auditor deve pedir esclarecimento ao responsável, para melhorar a sua capacidade de avaliação. Ao término da auditoria programada para o dia, o auditor deve entregar as folhas de verificação a um dos responsáveis pelo programa 5’s. O roteiro para as próximas auditorias é o mesmo.
- O Programa 5’s foi citado pelo Dr. José Agenor (Diretor Executivo da FMUSP) no 2º Seminário de Ges Pública como sendo o setor pioneiro na implantação deste programa na Faculdade. A Biblioteca também proferiu palestra sobre o Programa 5’s para sua implantação no Lim-16 - Laboratório de Fisiopatologia Renal . As ações sugeridas durante o encontro troxeram uma mudança de atitude e aplicação do modelo no Lim-16.
- Criou-se papeletas de uso adequado dos banheiros. Temos também um Totem onde os principais lembretes, fotos e materiais relacionados ao 5’s ficam expostos. Quando notamos alguma que algumas regras não estão sendo seguidas, enviamos e-mail’s a todos os colaboradores relembrando as regras. Como não podemos premiar as UGB’s que seguem o programa sem restrições, usamos o bom senso de todos e estamos sempre conversando com todos.
- Como temos banheiros multi-usuários, quer dizer banheiros onde circulam usuários e os próprios funcionários, criamos estes avisos de banheiros. São dois modelos, um para o banheiro masculino e outro para o banheiro feminino.
- Este Totem possui informações diversas, fotos, avisos, história do 5’s, serve de apoio para os funcionários não esquecerem do Programa e também para a divulgação entre os usuários. Fica em uma área comum de passagem de usuários e funcionários.
- Quando notamos que existe alguma irregularida quanto à algum quesito que está sendo esquecido de ser seguido enviamos e-mails e afixamos o recado no Totem. Este é um modelo de aviso.
- Criamos alguns materiais de divulgação para serem distribuídos entre visitantes que agendam visitas à biblioteca. Geralmente são estudantes de Biblioteconomia. Fizemos um folder e também marcadores de livros.
- Durante estes 5 anos de aplicação do Programa 5’s notamos que houve uma melhora na qualidade e produtividade, redução de perdas no processo e no deperdício em geral, ganhos de espaço, eliminação de dados e outros itens ultrapassados, preservação de equipamentos eletrônicos, melhora na utilização dos recursos, criação de ambientes mais agradáveis, estimulação do trabalho em equipe.
- Os gráficos mostram os resultados auferidos em 2005 e, em 2008, podemos fazer uma comparação.
- Podemos considerar que o Programa deu suporte a melhorias internas, surgiram ambientes mais agradáveis, melhoria na qualidade de vida, envolvimento e integração da equipe e criaram-se novos hábitos referentes à educação, sociabilização, segurança e saúde. O 5’s ainda é um aprendizado. Teve uma evolução na parte da limpeza dos 3 minutos, hoje em dia já entrou na rotina, ‘todos já incorporaram este hábito, no início as pessoas não tinham material para a limpeza e agora todos já se organizaram. Estamos pensando em espaçar as auditorias porque todos já estamos adquirindo os costumes