Este documento proporciona definiciones y guías sobre la elaboración de manuales de procesos. Define términos como manual, proceso, procedimiento y diagrama de flujo. Explica las partes fundamentales de un manual, incluyendo la introducción, objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades y la descripción del procedimiento a través de texto y diagramas de flujo. El propósito es estandarizar los procesos y procedimientos de una organización para evitar errores y mejorar el control y la capacitación.
1. USO DE TÉCNICAS
PARA EL DISEÑO
DE MANUALES
DE PROCESOS
Docente Colaborador:
Lcdo. Deljannison Avila
2. ``CUANDO NO SE PUEDE VOLVER ATRÁS
DEBEMOS BUSCAR LA MEJOR MANERA DE
SEGUIR ADELANTE´´
Anónimo
3. Definiciones
MANUAL:
Un manual es una recopilación en forma de texto, el
cual recoge de una manera detallada y minuciosa todas
las indicaciones que deben seguirse al realizar una
actividad, de forma sencilla, fácil de comprender, y a la
ves permita a su lector desarrollar adecuadamente lo
propuesto sin temor a cometer errores.
6. Definiciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTO:
Es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de la
funciones de una unidad administrativa, o mas.
El manual además incluye los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
7. Definiciones
DIAGRAMA DE PROCESO:
Es una representación grafica de los pasos que se
siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de
un proceso o un procedimiento, identificándolos
mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza,
además incluye toda la información que se considera
necesaria para el análisis, tal como distancias
recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
8. Definiciones
DIAGRAMA DE FLUJOS:
Se define como un método para describir gráficamente
un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante
la utilización de símbolos, líneas y palabras simples,
denotando las actividades del proceso y su respectiva
secuencia.
9. ¿Por que y Para Que?
En cualquier organización en donde se aplique
correctamente el uso de los manuales de procesos y
procedimientos, se podrá determinar claramente los
errores e inconvenientes al:
- Evitar confusiones en las responsabilidades.
- Establecer normas únicas.
- Optimizar los controles.
- Establecer procedimientos.
- Facilitar inducción, adiestramiento y capacitación.
11. Sistema de Documentación:
La documentación contribuye a:
- Lograr la conformidad con los requisitos de los
triunfadores y mejora la atención.
- Proveer la formación adecuada.
- Proporcionar evidencias objetivas.
- Evaluar la eficacia y la adecuación continua del
sistema.
12. Partes Fundamentales de un Manual :
- Encabezado.
- Introducción.
- Objetivo.
- Alcance.
- Definiciones.
- Referencias.
- Autoridades y responsabilidades.
- Procedimiento.
- Diagrama de Flujo.
13. Encabezado
El encabezado es utilizado para identificar cada
procedimiento.
REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN
ALDEA
MANUAL DE
UNIVERSITARIA
PROCEDIMIENTO
``LAS TRES RAÍCES´´
PROCEDIMIENTO: CODIGO ELABORADO POR PAG.
17. Definiciones
En este apartado se incluye un glosario con la
definición de aquellos términos que requieran de una
explicación para su fácil comprensión.
18. Referencias
Son utilizadas en el caso que se requiera mencionar
algún documento o persona específicos sobre el cual
se respalde el procedimiento.
19. Autoridades y Responsables
Se hace mención de las personas sobre las cuales recae
la responsabilidad de velar por el cumplimiento
adecuado del procedimiento.
20. Descripción del procedimiento
Se debe realizar una descripción sistemática de las
actividades que se documentan cada vez que se
requiera, y deber hacerse:
- Redacción simple.
- En tiempo presente.
- Cada actividad descrita enumerada.
- Se debe describir el responsable de cada actividad.
- Letra arial 12, espacio doble o 1,5.
- Titulo en negrita, la descripción no.
22. Objetivos del Diagrama de Flujo
- Representar gráficamente las distintas etapas de un
proceso y sus interacciones.
- Facilitar la comprensión del proceso.
- Es útil para analizar el proceso actual, proponer
mejoras.
- Representa los controles en el proceso.
23. Ventajas del Diagrama de Flujo
- Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a
entender el mismo.
- Permite con mayor facilidad la identificación de forma
clara de las mejoras a proponer.
-Mejora considerablemente la comunicación entre los
departamentos y personas de la organización.
- Son herramientas muy valiosas para la formación y
entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la
organización.
24. Características del Diagrama de Flujo
- De uso, permite facilitar su empleo.
- De destino, permite la correcta identificación de
actividades.
- De comprensión e interpretación, permite simplificar
su comprensión.
- De interacción, permite el acercamiento y
coordinación.
- De simbología, disminuye la complejidad y
accesibilidad.
- De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere
de recursos sofisticados.
