Préparé et présenté par
Dennis Emmanuel MATUTE ESUNGE
Administrative Associate / UNDP Cameroon
SOMMAIRE
• Objectifs de la présentation
• Acquisition des Immobilisations
et des Fournitures du PNUD
• Gestion des Immobil...
OBJECTIFS
- Partage de connaissances sur les procédures administratives et financières,
en matière d’acquisition et de ges...
PARTIE 1 : IMMOBILISATIONS ET DES
FOURNITURES (ASSETS & INVENTORIES)
IMMOBILISATIONS (ASSETS)
C’est l’ensemble des biens /...
CRITERES
RECONNAISSANCE « Assets
& Inventories »
ASSETS
 Utilisation et contrôle assurés par le PNUD (qui utilise le bien...
INVENTAIRES
 Acquisition par UNDP Catalogue
 Formulaire d’inventaire: ISR (Assets) et Inventory Templates
(Supplies);
 ...
DUREE DE VIE DES
“ASSETS”
Class / Profile (Classification) Original useful
life (in years)
Estimated useful
life (in years...
PROCEDURE DE SORTIE
 Soumission demande de sortie (RATD Form) motivée à la
Représentation du PNUD, pour le biens dont la ...
CAS PRATIQUE
 CAS 1: Assets 224 et 440
- Etiquetage du bien;
- affectation à l’utilisation;
- Autres taches liés au suivi...
SUMMARY “ASSETS”
- A Requisition and Purchase Order should include asset data;
- The Receiver (note the two receivers poss...
PARTIE 2 : GESTION DU
CARBURANT
 ACQUISITION DU CARBURANT
* Les options disponibles
- Coupons fournis par TOTAL, TRADEX, ...
 USAGE DES COUPONS DE CARBURANT
- Indication technique des fabricants;
- Indication majorée et contextualisée de litre/10...
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E40DD4E1-6E9A-4DC9-8C97-14B41762A77D:PRESENTATION SUR LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES DE LA GESTION DES BIENS DES FOURNITURES ET DU CARBURANT

  1. 1. Préparé et présenté par Dennis Emmanuel MATUTE ESUNGE Administrative Associate / UNDP Cameroon
  2. 2. SOMMAIRE • Objectifs de la présentation • Acquisition des Immobilisations et des Fournitures du PNUD • Gestion des Immobilisations et des Fournitures du PNUD • Cas pratique
  3. 3. OBJECTIFS - Partage de connaissances sur les procédures administratives et financières, en matière d’acquisition et de gestion des biens (équipements / immobilisations) et des fournitures du PNUD; - Gestion efficiente et efficace des biens selon les types de biens; - Suivi et Reporting sur les actifs et les fournitures (Rapports Périodiques); - Types d’Immobilisations et de Fournitures ( la différence entre les deux groupes d’acquisitions); - Choix de catalogue (Fournitures, Equipements et Voyages); - Défis associés …. (Identifier les défis ensemble).
  4. 4. PARTIE 1 : IMMOBILISATIONS ET DES FOURNITURES (ASSETS & INVENTORIES) IMMOBILISATIONS (ASSETS) C’est l’ensemble des biens / éléments de l’Actif qui sont destinés à servir, de façon durable, comme outil de travail qui permettent de remplir les missions que le Programme s’est fixé. Exemples: - Propriétés foncières et immobilières, propriétés professionnelles et parts du Programme / Entreprise, des placements financiers (comptes bancaires et portefeuille de valeur mobiliers comprenant des actions, obligations etc., meubles, équipements domestiques et véhicules, des objets d'art et de collection, de la propriété intellectuelle (brevets, droits d'auteur). FOURNITURES (OFFICE SUPPLIES / INVENTORIES) Inventories or Office Supplies are assets in the forms of materials or supplies to be consumed or distributed in the rendering of services (i.e. through implementation of UNDP programmes), or materials or supplies held for sale or distribution in the ordinary course of operations, for a relatively short period of time. Exemples: - Papier (rame), crayons, bloc notes, encres, gommes, chemises à sangle, chemises cartonnées, cartons d’archives, etc. Nous retenons pour le PNUD les Biens (Assets) qui sont classés en 4 groupes (MTRV, HYME, ICT et FURN) et les Fournitures (Inventories) dont la liste est très longues (Exemple: papier, crayons, stylos, bloc notes, encres, ciseaux, corrector etc…).
  5. 5. CRITERES RECONNAISSANCE « Assets & Inventories » ASSETS  Utilisation et contrôle assurés par le PNUD (qui utilise le biens ? qui en a le contrôle ?);  Valeur d’acquisition > ou = $ 1 500 US;  Utilisation sur une assez longue période souvent > 01 année budgétaire. INVENTORIES Reconnaitre les fournitures si le PNUD :  Contrôle l’accès et la distribution aux fournitures et matériels de Bureau;  Administre un programme requérant la distribution et l’utilisation des fournitures (difference à faire avec des situations où les acquisitions sont faites principalement pour être transférées à la Contrepartie Gouvernementale / implementing partner).  Cour le risque de subir la perte, le vol, la destruction, la dégradation etc. des fournitures acquises; DEFIS - Mauvais choix de Catalogue, Capitalisation de service (Frêt / Transit), Comptabilisation de l’Amortissement Erronée, achat groupés (Une Ligne par Asset), Difficulté de rapportage Etc
  6. 6. INVENTAIRES  Acquisition par UNDP Catalogue  Formulaire d’inventaire: ISR (Assets) et Inventory Templates (Supplies);  Suivi du bien sur sa vie utile (amortissement à prendre en compte). Durée projetée de vie (POPP). Cf.  Rapports périodiques / trimestriels (Q1, Q2, Q3 et Q4 des Fournitures) et Semestriels (Mid-Year et Year-End du PP & E);  Sortie de biens de l’inventaire (perte, destruction, usure, obsolescence, don ou transfert). Rapports COPIL pour les équipements des Projets, ;  Disposal ou sortie des biens et Procédures de sortie (CAP, GSSC). Lien utile: https://intranet.undp.org/global/popp/asm/Pages/asset-disposal-and-write-off.aspx
  7. 7. DUREE DE VIE DES “ASSETS” Class / Profile (Classification) Original useful life (in years) Estimated useful life (in years) Buildings / Immeubles 40 40 Vehicles 5 12 Communication and IT Equipment / Matériel Informatique 4 8-20 Furniture and Fixtures / Meubles 8 15 Heavy machinery and other Equipment 10 Leasehold improvements Shorter of lease term or life of applicable asset Shorter of lease term or life of applicable asset
  8. 8. PROCEDURE DE SORTIE  Soumission demande de sortie (RATD Form) motivée à la Représentation du PNUD, pour le biens dont la valeur net comptable est inférieure ou égale à $ 2 500 US;  RATD Form à soumettre au Regional ACP (RACP) pour les biens ayant une valeur net comptable > $ 2 500 US;  Soumission des dossiers (RADT Forms) par DMS à GSSC;  Suivi des operations de GSSC et mise à jour de la fiche d’inventaire (ISR).
  9. 9. CAS PRATIQUE  CAS 1: Assets 224 et 440 - Etiquetage du bien; - affectation à l’utilisation; - Autres taches liés au suivi de la vie du bien…. - Sortie de l’inventaire selon les Procédures du PNUD …. Lien Utile: https://intranet.undp.org/global/popp/asm/Pages/property-plant-and- equipment.aspx QUESTIONS ET COMMENTAIRES
  10. 10. SUMMARY “ASSETS” - A Requisition and Purchase Order should include asset data; - The Receiver (note the two receivers possible here, i.e. physical receipt and ATLAS Receipt) will add additional asset information (Tag Number, Serial ID, Custodian, Model and Manufacturer); - If the Receiver does not enter asset information upon receiving, you can also add the asset information directly in Asset Management (BASIC ADD); PHYSICALATTRIBUTES include - -Tag Number (ATLASGenerated with 12 digits or locally generated) - Specifications / Description - - Location (CMRFOUP002), - Custodian (Building Manager) - Manufacturer (Ets TSAMBOU andWHIRLPOOL) ; FINANCIALATTRIBUTES include - - Cost (see receipted PO amount andVoucher payment), - Books (supporting documents) - - Depreciation method (UNDP POPP), - Convention (PRODOC / COPIL Decision) - - Life (tracked depending on the lifespan chart per Profile). THANKYOU
  11. 11. PARTIE 2 : GESTION DU CARBURANT  ACQUISITION DU CARBURANT * Les options disponibles - Coupons fournis par TOTAL, TRADEX, … etc; - Espèces remis aux collègues chauffeurs et assistants, etc; - Carte électromagnétiques de recharge et renflouement; - Réserves institutionnelles (Citernes stationnées et Cuves); - Avances sur compte ouverts auprès des marketteurs… * Les choix rationnels proposées - Coupons (défis / risques et avantages contextuels); - Cartes électroniques (défis / risques et avantages comparatifs) * Les comptes utilisés et les écritures de régularisation - 14057 Petrol Advance; - Rapports et suivi (utilisation de la Plateforme).
  12. 12.  USAGE DES COUPONS DE CARBURANT - Indication technique des fabricants; - Indication majorée et contextualisée de litre/100km; - Rapports mensuels.  USAGE DES CARTES ELECTROMAGNETIQUE - Economie engrangée; - Défis liés à l’usage (présence sur le territoire, fraude hors-compteur etc.)  WATCH AGAINST - Mauvaise tenue Logbook; - Utilisation ressources pour lubrifiants; - Consommations abusives; - Utilisation Trad’Card X pour autre véhicule (tag, odomètre etc) - THANKS AND BEST !!!

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