Все заказчики хотят владеть идеальной системой электронного документооборота, которую легко развивать в соответствии с возрастающими потребностями компании, причем своими силами и в короткие сроки. Но что делать, если функционала действующей СЭД уже недостаточно, а текущая платформа не развивается вендором, да и техническая поддержка далека от ожидаемой? Менять систему? Считается, что переход на новую СЭД – трудоемкий и затяжной процесс. Но что, если тщательно спланировать его и предусмотреть все возможные риски. Получится ли тогда осуществить смену системы максимально безболезненно? В данной презентации мы разобрали наиболее типичные предпосылки, которые приводят к необходимости смены СЭД; описали правильную организацию процесса смены СЭД – от планирования до опытной эксплуатации; а также определили порядок оценки результатов смены СЭД и планирования развития СЭД с горизонтом 5-7 лет. Более подробно о причинах и процессе перехода на новую СЭД можно узнать из записи вебинара "Смена СЭД: Причины, процесс, результат" http://www.directum.ru/webinar/smen%D0%B0_sehd_prichiny_process_rezult%D0%B0t. _________________________________________________________________________ Practicum DIRECTUM – ваш ECM-решебник. Это серия онлайн-семинаров http://www.directum.ru/webinar/archive.aspx, в рамках которых эксперты сообщества DIRECTUM ежемесячно демонстрируют возможности использования ECM-технологий на практике.

2. Василий Бабинцев
Директор по маркетингу компании DIRECTUM
Ведущий Practicum DIRECTUM
Алексей Корепанов
Руководитель проектов внедрения DIRECTUM
Эксперт Practicum DIRECTUM

3. Канцелярия
Архив
Договоры
Совещания
Счета
Финархив
МФУД
2000 2005 2010 2015
Развитие функционала систем на рынке СЭД

4. Предпосылки смены СЭД
Функционал СЭД
Текущие задачи
Развитие 5-7 лет

5. Предпосылки смены СЭД
Функционал СЭД
Слабое внедрение
Обучение
Эксперты
Участие руководства

6. Предпосылки смены СЭД
Функционал СЭД
Слабое внедрение
Бесконтрольное развитие
Отсутствие плана
Централизованного
управления

7. Предпосылки смены СЭД
Функционал СЭД
Слабое внедрение
Бесконтрольное развитие
Общение с вендором

8. Сложности смены СЭД
Два одновременных проекта
Есть задачи и проект
Нет опыта, но есть
желание
Ожидание перспектив
Есть опыт, в том
числе и негативный
Есть желание
и понимание
Понятные перспективы
Внедрение новой СЭД
Миграция данных

9. Процесс внедрения

10. Уточнение задач бизнеса
Менять
процессы
сразу
Постепенная
замена

11. Планирование
Миграция данных
Объемы данных
Время миграции
«Заморозка» новой СЭД
Команда
Свои специалисты
Внешние эксперты

12. Проектирование
Тип информации
Частота обращений
Сценарии использования
справочники
процессы
документы
1999 2004 2009 2014
Что переносить

13. Тестирование и эксплуатация
Тестирование
данных:
Целостность данных
Использование данных
в новой СЭД
Привлечение
пользователей:
Детальное обучение
Фишки и «плюсы»
новой СЭД
+

14. Эффективность и развитие
Сотрудники
Процессы
Функции
План адаптации
План развития
Команда

15. Важно помнить
Причины
Ограниченность функционала текущей
СЭД
Слабое внедрение
Бесконтрольное развитие
Процесс
Организация внедрения новой СЭД
Миграция данных из старой СЭД
Выстраивание последовательности
проектов
Результат
Просчет количественных и качественных
эффектов
План и команда развития новой СЭД
Анализ на горизонте развития 5-7 лет

16. От согласования
договора до
контроля
исполнения. KPI
Октябрь