Presentacion realizada en el marco del Foro Mundial de la Calidad realizado en Veracruz Mexico.

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"La Gestión documental y su alineación con
la operación, un reto del día a día"
K y M Consultores - INLAC - Venezuela
Caracas, Venezuela
28/05/2013
Preparado por: Ing. Keyla Soteldo

3. 3
Keyla Soteldo: Mba, Socio director de K y M Consultores. Consultor,
facilitador y auditor con más de 30 años de experiencia en los Sistemas de
Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y
Metrología a Nivel Nacional e Internacional, Profesor de la Universidad
Simón Bolívar en el Programa de estudios avanzados en las áreas de
Calidad y Sistemas Integrados de Gestión. Experto técnico en la reunión
de los grupos de trabajo ISO/176 y ISO/STTF/207. Expositor Nacional e
Internacional, auditora certificada IRCA Calidad y Medio Ambiente.
Facilitador curso del IRCA Calidad y Medio Ambiente. Auditor contratado
FONDONORMA Y AFNOR; Miembro de INLAC Venezuela

4. 4
• Presente y Realidad de la Gestión Documental
(Fundamentos, principios, vocabulario, ISO 30300 /
30301)
• Que tenemos que hacer?
• Beneficios de un sistema de gestión documental
• Conclusiones.
CONTENIDO

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• Conocer los Requisitos de un Sistema de Gestión, estructura de la norma
UNE-ISO 30301 (presente, realidad y futuro. VIDEO Carlota Bustelo),
• Conocer los puntos críticos, las amenazas y oportunidades con el fin de
implementar mejoras,
• Conocer los errores comunes que se cometen a la hora de gestionar los
documentos físicos y electrónicos,
• Norma ISO 30300 y 30301 (Liderazgo, planificación, soporte, operación,
evaluación y mejora), conocer cuáles son los riesgos de no almacenar la
información
Objetivos Particulares

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•
•
•
•
•
•
•
•
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•
•

7. 7
ISO 30300 FUNDAMENTOS
Políticas, objetivos, Eficiencia,
responsabilidades, recurso
Revisar periódicamente el sistema y
decidir las acciones de mejora
Sistema de Gestión Documental
Éxito en la implementación del SGD
Recurso de información, son activos,
capital intelectual
Requisitos, legislación,
reglamentación y normas
Política, objetivos y directrices
Orientación y comunicación
Procesos apropiados y su
interacción
Enfoque, liderazgo, decisión, mejora
Personal, Proceso, sistema.
Propósito, documento fiable
Integro y usables
Tamaño, complejidad,
Riesgo, motivación y
expectativas
Crear y controlar
documentos
Alta
dirección
Enfoque por
procesos
Principios
Necesidad
de un SGD
Contexto de la
organización
SGD y Sistema
de gestión
Relación entre
SGD y SG
Alcanzar objetivos, requisitos
rendición de cuenta, expectativas
Enfoque a consecución de resultados y a la
gestión de riesgo.

8. 8
• Enfoque al cliente y otras partes interesadas. Centrarse en las
necesidades actuales y futuras de los clientes y en las expectativas de
otras partes interesadas, integrándolas en los requisitos de las
aplicaciones de gestión documental establecidas bajo el SGD.
• Liderazgo y responsabilidad. Liderazgo para establecer el
propósito, la dirección y la gobernanza ética de la organización en
un entorno en que el personal comprende y tiene motivación para
implementar las buenas prácticas de la gestión documental con los
objetivos de la organización y los requisitos de la asunción de
responsabilidades.
• Toma de decisiones basada en la evidencia. El establecimiento de
un SGD posibilita la creación, captura y control de los activos de
información de la organización en forma de documentos fiables y
auténticos que permiten la toma de decisiones basada en la evidencia
en toda la organización.
Principios básicos

9. 9
• Implicación del personal. Se deberían definir claramente las
responsabilidades sobre los documentos y la formación apropiada
para todos los empleados de la organización que crean, manejan o
utilizan documentos. Esto se aplica a los contratistas, otras partes
interesadas y personal de otras organizaciones que comparten procesos
de negocio o actividades y sus correspondientes documentos. El
conocimiento de los documentos en toda la organización mejora su
base de información y la toma efectiva de decisiones.
• Enfoque sobre procesos. La gestión de las actividades y programas de
la organización como procesos en los que la creación de documentos y
las actividades de negocio están integradas aumenta la eficiencia tanto
para las actividades documentales como para las de negocio.
• Enfoque sistemático de la gestión. La integración de la gestión de
documentos en el contexto más amplio de un sistema de gestión incluye
de forma regular el análisis de los requisitos y planes y la implementación,
revisión y mejora de sus políticas y procedimientos.
• Mejora continua. La supervisión, revisión y mejora continua del
desempeño del SGD alimenta la revisión y mejora del sistema de gestión
de la organización.
Principios básicos

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Fiable:
Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa
de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que se
pueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades
Definiciones de documentos
Integro:
hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento
este protegido contra modificaciones no autorizadas
Usable:
Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación
debería mostrar la actividad u operación que lo produjo
Autentico
Aquel que se puede probar:
• que es lo que afirma ser
• que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o
enviado
• Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma .

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El Sistema de Gestión Documental determina los requisitos de gestión
documental y las expectativas de las partes interesadas y mediantes los
procesos necesarios produce como resultados documentos que cumplen con
los requisitos y las expectativas

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Conocimiento, información y tecnología
Las herramientas informáticas:
la web, cloud computing,
teléfonos celulares, inteligencia
artificial

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• Las organizaciones existen en un ambiente dinámico
y cambiante, donde los recursos son escasos, la
productividad, la eficacia, la eficiencia y los
beneficios, toman el curso de sus acciones.
• Se necesita información acerca del entorno externo,
de sus recursos materiales, económicos,
tecnológicos, humanos, datos e informaciones que
permitan conocer estos aspectos y apoyen las
decisiones.
• La información generalmente se registra en soportes,
físicos o electrónicos y su manejo se ve
complementado por la gestión documental.
Gestión del conocimiento

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Aspectos a considerar
• El conocimiento no es datos ni información, aunque
se relaciona con ambos.
• Puede existir confusión en los conceptos de datos,
información y conocimiento, Cual es la diferencia?,
qué significan?.
• Cuál necesitamos?, cuáles tenemos?.

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¿En dónde estamos, cual es el contexto
de la organización?
• Cómo es el liderazgo?
• Cómo se planifica?
• Cuáles son los soportes que se tiene?
• Cómo se realiza la operación?
• Cómo se evalúa el desempeño del SGD?
• Cómo se hace la mejora?
Norma ISO 30301

16. 16
Prólogo
Introducción
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
1. Comprensión de la organización
2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole
3. Definición del alcance del SGD
5. Liderazgo
1. Compromiso de la dirección
2. Política
3. Roles organizativos, responsabilidades y
competencias
6. Planificación
1. Acciones para el tratamiento de riesgos y
oportunidades
2. Objetivos de gestión documental y planes para
alcanzarlos
7. Soporte
1. Recursos
2. Capacitación
3. Concienciación y formación
4. Comunicación
5. Documentación
8. Operación
1. Planificación y control de operaciones
2. Diseño de los procesos de gestión
documental
3. Implementación de las aplicaciones de
gestión documental
9. Evaluación del desempeño del SGD
1. Supervisión, medición, análisis y evaluación
2. Sistema de auditoría interna
3. Revisión por la dirección
10. Mejora
1. Control de las no conformidades y acciones
correctivas
2. Mejora continua
Anexo A (Normativo) Procesos y controles
Anexo B (Informativo) Interrelaciones entre las
normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO
30301
Anexo C (Informativo) Lista de verificación
para la autoevaluación.
Bibliografía

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Contexto de la organización
a) tamaño y complejidad de la organización o las
organizaciones o de los procesos que requieren
controlar documentos;
b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control de
los documentos;
c) la motivación interna para mejorar en la satisfacción de
la demanda actual o potencial de las partes
interesadas; y
d) las demandas o expectativas específicas de las partes
interesadas

18. 18
ENTORNO = combinación de factores internos y externos y
de condiciones que pueden afectar al logro de los objetivos
de una organización, y a su comportamiento hacia las partes
interesadas
Factores internos factores externos
Mejora,
innovación
Aprendizaje
Eficiencia,
eficacia
Globalización
Mercados
Capitulo 4

19. 19
+
-
Incertidumbres
Suceso Consecuencia ObjetivosFuente
Efecto de la Incertidumbre sobre los objetivos
Riesgos en los Sistemas de Gestión

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Analice el
riesgo
Identifique
el
riesgo
Establezca el
contexto
Evaluación
del
riesgo
Tratamiento del
riesgo
Revisión y seguimiento
Evaluación del riesgo
Comunicación y consulta
Procesos de la gestión del riesgo

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Compromiso de la
dirección
Política de Gestión
Documental
Responsabilidades
Objetivos Sistema de
Gestión Documental
Planes para alcanzarlos
Riesgos y oportunidades
Recursos
Formación
Documentación del
sistema
Liderazgo Planificación Soporte
ISO 30301

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Planificación y control
Diseño proceso Gestión
Documental (creación y
control documental ver
anexo A)
Implementación de
aplicaciones
Supervisión, medición,
análisis y evaluación
Sistema de auditorias
internas
Revisión por la dirección
Control de las no
conformidades
Mejoras continuas
(las acciones de mejora
deben priorizarse según
el análisis de riesgo)
Operación Evaluación Mejora
ISO 30301

23. 23
Anexo A (Normativo)
Procesos y controles

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Captura
A.1.1.6 Determinar métodos de captura
A,1.2.2 Identificar los momentos de captura
A.1.3.1 Identificar requisitos específicos
Creación y recepción
A.1.1.3 Crear documentos fiables
A.1.3.1 identificar requisitos
específicos
ISO 30301 Disposición y eliminación
A.2.4.1 Implementar la disposición
A.2.4.2 Autorizar la disposición
A.2.4.3 Transferir
A.2.4.4 Trasladar
A.2.4.5 Destruir
Reglas y condiciones para el uso
A.2.2 Implementar reglas de acceso
Identificación
A.1.2.1 Identificar la información
descriptiva y de contexto:
Tecnología
A.1.4.1 Selección de tecnología
Análisis
A.1.1.1 Determinar la necesidad de información
A.1.1.2 Determinar requisitos
A.1.1.4 Determinar la conservación
A.1.1.5 Establecer calendario
A1. Creación
Procesos y Controles

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Interrelaciones entre las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO/TC 27001:2005 e ISO 30301 Proceso de gestión documental en anexo A de la Norma ISO 30301
ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO/TEC 27001:2005
Creación Control
A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2.1 A.2.4 A.2.3 A.2.4 A.2.5
4.2 Requisitos de la
documentación
4.2.1 Generalidades
La documentación del
sistema de gestión de la
calidad debe incluir:
a)declaraciones
documentadas de una
política de la calidad y de
objetivos de la calidad,
b)un manual de la calidad,
c) los procedimientos
documentados y los
registros requeridos por
esta Norma internacional,
y
d)os documentos, incluidos
los registros que la
organización determina
que son necesarios para
asegurarse de la eficaz
planificación, operación y
control de sus procesos.
4.4.4 Documentación la
documentación del sistema de
ggestión ambiental debe incluir:
a)la política, objetivos y metas
ambientales;
b)la descripción del alcance del
sistema de gestión ambiental;
c) la descripción de los elementos
principales del sistema de gestión
ambiental y su interacción, así como
la referencia a los documentos
relacionados;
d)los documentos, incluyendo los
registros requeridos en esta Norma
Internacional; y
e)los documentos, incluyendo los
registros determinados por la
organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la
planificación, operación y control de
procesos relacionados con sus
aspectos ambientales significativos.
4.3 Requisitos de la documentación
4.3.1 Generalidades
La documentación del SGSI debe incluir:
a) declaraciones documentadas de la
política (véase 4.1 b) y de los objetivos
del SGSI
b) el alcance del SGSI (véase 4.2.1 a)
c) los procedimientos y mecanismos de
control que soportan al SGSI.
d) una descripción de la metodología de la
evaluación de riesgo (véase 4.2.1 c)
e) el informe de la evaluación de riesgo
(véase 4.2.1 / 4.2.1 g).
f) el plan de tratamiento de riesgo (véase
4.2.2 b).
g) los procedimientos documentados que
necesita la organización para asegurar
una correcta planificación, operación y
control de sus procesos de seguridad de
la información y para describir como medir
la eficacia de los controles (véase 4.2.3
c).
h) los registros requeridos por esta norma
internacional (véase 4.3.3 y
i) la declaración de aplicabilidad.
*
ISO 30301

26. 26
Realizar una
autoevaluación
¿Dónde estamos?
¿Nuestros resultados?
Conocer los
errores gestión
documentos
físicos y
electrónicos
¿Con quiénes? Gestión de los
Documentos
¿Cuáles son los puntos que tenemos que considerar ?

27. 27
• Garantizar que se entienden y se toman en consideración los
intereses de las partes involucradas.
• Enseñar las virtudes, recompensa y beneficio del SGD.
• Fomentar la gestión adecuada del cambio durante el proceso para
la gestión documental.
• Desarrollar un plan adecuado de comunicación y consulta externo e
interno y de divulgación donde se gane la confianza de la alta
gerencia para su implementación.
• Promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemático para
la creación y control de la documentación.
• Entender el desafío en el cual estamos viviendo con un entorno
cambiante (VUCA) y digital.
• Promover que los sistemas de gestión de la organización estén
interconectados con las actividades operacionales y estratégicas de
la gestión de la información y los documentos.
Qué
tenemos
que
hacer?

28. 28
• Crea valor a la organización.
• Forma parte de la toma de decisiones.
• Trata explícitamente el riesgo de no contar con este SGD.
• Esta basada en la mejor información disponible.
• Esta hecha a la medida de la organización.
• Es dinámica, interactiva y sensible al cambio.
• Facilita la mejora continua de la organización.
• Toma en cuenta a los factores humanos y culturales
.
A la hora de implementar un sistema de gestión de documental
tenemos que tener en cuenta:

29. 29
1. Elimina la información redundante y duplicada
2. Asegura la recuperación de la información en
casos de desastre
3. Protección en casos de litigio.
4. Mejorar la posición para hacer frente a las
auditorías.
5. Cumplir con las exigencias legales y
reglamentarias y las normas internacionales
6. Mejorar la información financiera
Beneficios de un sistema de gestión documental

30. 30
7. Mejorar la gobernabilidad
8. Mejorar la confianza de los grupos de interés
(stakeholder)
9. Establecer una base confiable para la toma de
decisiones y la planificación
10. Mejorar los controles
11. Efectivamente asignar y utilizar recursos para
el tratamiento del riesgo
12. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa
Beneficios de un sistema de gestión documental

31. 31
13. Captura y control de documentos
14. Establecer una base confiable para la toma de
decisiones y la planificación
15. Mejorar los controles
16. Efectivamente asignar y utilizar recursos para
el tratamiento del riesgo
17. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa
Beneficios de un sistema de gestión documental

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Sistema de Gestión Documental:
EL CORAZÓN de los SG
• El estándar ISO 30301 se perfila para ser el más
utilizado por las organizaciones que desean
gestionar sus documentos, es compatible e
integrable a con otros sistemas de Gestión.
• Actualización y formación continua en gestión de
los documentos para la organización y los
auditores .
• Incentivar eventos de difusión con la finalidad de
informar los beneficios que se tiene al
implementar este sistema de gestión documental
• Por su relación con los diferentes sistemas de
gestión , se incrementará el uso de Sistemas de
Gestión documental en las organizaciones.
Conclusiones
SGC
SGA
SGSYSO

33. 33
Keyla SOTELDO KYM Consultores /INLAC VENEZUELA
Email: sis21ca@gmail.com / kymconsultores@gmail.com
Teléfonos: +584166300991 / +58412 6090991
Tenemos que considerar la importancia estratégica de la buena
gestión de los documentos y de las evidencias, en todas las
actividades que realizamos en nuestras organizaciones,
@ksoteldoTwitter:
http://www.linkedin.com/pub/keyla-soteldo/1b/180/927
EL CAMINO HACIA EL FUTURO …
… estamos preparados?

34. 34
• ISO30300:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos
Fundamentos y vocabularios .
• ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos.
Requisitos.
• BLOG ISO 30300 (http://www.iso30300.es).
• Claves de las Normas UNE-ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos Ministerio
de Educación, Cultura y Deporte.
Madrid, 21 de Mayo de 2012 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300.
Carlota Bustelo.
• Serie ISO 30300 Sistema de Gestión para los documentos .Octubre 2011 SEDIC Autora Carlota
Bustelo.
• Jornada La norma UNE ISO 30300 aplicaciones en la empresa Madrid 20 de Marzo del 2012
AENOR.
.
Bibliografía

35. 35
Carlota Bustelo
Records, information and document management Independent Consultant Spain
T. (34) 91 345 67 07
M. (34) 655 85 34 06
http://www.carlotabustelo.com
twitter @carlotabustelo
http://www.linkedin.com/pub/carlota-bustelo-ruesta/6/1a7/33b
Bibliografía