IBM Connections ist seit Einführung der externen Communities hervorragend für das Projektmanagement geeignet. Durch das "social project management" wird die Kommunikation mit den Projektbeteiligten innerhalb und außerhalb der Organisation verbessert, und ganz nebenbei entsteht eine vollständige Projektdokumentation. Wo Licht ist, ist auch Schatten: bei größeren Projekten geht die hohe Flexibilität und Eigenorganisation in Connections häufig zu Lasten der Übersichtlichkeit.   Wir zeigen Ihnen in einem Erfahrungsbericht, wie wir mit IBM Connections Projekte verwalten, und mit Hilfe von Domino, XPages und des IBM Connections Toolkits den Überblick behalten. Vortrag auf der 42. DNUG Konferenz am 11. Juni 2015 in Dortmund

1. 42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
Project PEACE: Social Project Management
mit IBM Connections, Activities und XPages
Best Practices IBM Connections
Hans-Peter Kuessner Julian Meinhardt
SP Integration GmbH SP Integration GmbH
www.sp-integration.de www.sp-integration.de
hans-peter.kuessner@sp-integration.de julian.meinhardt@sp-integration.de
+49 175 7248288 +49 172 8341779

2. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 2
SP Integration Frankfurt
CRM
Sales, Marketing, Service
Business Intelligence
Reporting & Analytics
Business Integration
SOA & Development
Collaboration & Document
Management
Portal, Groupware, Workflow
Systems Management Softwarepartner

3. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 3
Hans-Peter Kuessner
 Partner / Principal Consultant
 Notes ab Version 3.1
 Zertifiziert ab Version 4
 Schwerpunkt Web Entwicklung
und Coaching
 “Klassische” Domino Web Entwicklung
 XPages (sowie Web Entwicklung allgemein)
 IBM Connections
 IBM Design-Partnerschaft
 Domino, Traveler, (Quickr)
 Prince2 Practitioner
 Scrum Master

4. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 4
Julian Meinhardt
 Consultant
 Zertifizierter Notes 8.5 Entwickler
 „Next Generation“ Notes Entwickler
 XPages Native
 Schwerpunkte
 Web-Entwicklung
 Backend
 Scrum Master

5. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 5
Was wir behandeln werden / Agenda
 Warum Projektmanagement mit IBM Connections?
 UseCases
 Nutzen
 Umsetzung mit IBM Connections Bordmitteln
 Grenzen der Bordmittel
 Abhilfe mit PEACE

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Was diese Präsentation *nicht* ist
 Keine Connections / Activity Schulung
 Keine theoretische Abhandlung über
 „Social Project Management“
 Projektmanagement im Allgemeinen und Besonderen
 Vergleich/Empfehlung von speziellen Projektmanagementverfahren
 http://dilbert.com/strip/2000-08-31
 wir erklären und demonstrieren, was bei/für uns gut funktioniert:
„unsere“ Best Practices!
 Sie können das für Ihr Unternehmen und Ihre Belange adaptieren
 und wir diskutieren das gerne mit Ihnen und lernen daraus
 PEACE ist nicht statisch, sondern agil!

7. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 9
Warum Projektmanagement in Connections?
Quelle: https://www.flickr.com/photos/cappellmeister/5921913/ (Creative Commons)

8. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 10
„Social“ Projektmanagement
 Insbesondere: Zugang und Mitwirkung durch den Kunden!
 Verbesserung der
Kommunikation
 Erhöhung der Transparenz
 Zentraler Ort für
alle Informationen
und Dokumente
 Sowie die
Entstehungsgeschichten
 Automatische Erstellung
einer Projektdokumentation
Bild: https://unsplash.com/mashaissomasha

9. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 11
Grundansatz
 Pro Projekt eine Community
 closed
 mit Zugang für externe Teilnehmer

10. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 12
Nutzung der Connections-Applikationen, wie man es
erwarten würde
 Dateien
 Zentrale Ablage für „fertige“ Dokumente – Vorgaben, Analysen, Arbeitsergebnisse
 Bearbeitung von Dokumenten mit Versionierung für zentrale Projektdokumente
 Statusnachrichten
 Hinweise / Benachrichtigungen (statt E-Mail!)
 Blog
 Projektneuigkeiten, Vorgaben, Kommunikation des Projektleiters
 Ideationblog
 Wiki
 Foren
 Bookmarks
 Ereignisse
 Subcommunities
 Ggf. zugriffsbeschränkt (Projektkalkulation)

11. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 13
Activities
 Verwaltung aller Aufgaben
 Unteraufgaben
 Dokumentation offener Punkte
 Klärung
 Kommunikation
 Verwaltung der allgemeinen
Projektkommunikation
 Ggf. Projektlogbuch
 Struktur je nach Projektmanagementverfahren
 In unserem Beispiel an Scrum angelehnt
Bild: https://unsplash.com/annadziubinska

12. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 14
Im Folgenden…

13. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 15
Ich als Projektverantwortlicher möchte die Projektaufgaben
strukturieren, um effizient zu planen und zu dokumentieren

14. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 16
Ich als Projektmitarbeiter möchte meine Aufgaben finden,
im Detail planen und den Fortschritt dokumentieren

15. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 17
Ich als Kunde/externer Teilnehmer möchte informiert sein
und Aufgaben abarbeiten können

16. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 18
Das kann viel werden…

17. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 19
… sehr viel …

18. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 20
… so dass man nicht mehr genau weiß, wo noch was zu tun
ist …

19. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 21
Höchstens noch, wer etwas irgendwo zu tun hat…

20. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 22
Im Standardumfang von Connections fehlende Funktionen
 Filtern nach benutzerdefinierten Feldinhalten
 Anzeige von benutzerdefinierten Feldern in Spalten
 Sortierung nach benutzerdefinierten Feldern
 Übersichtliche Darstellung von Haupteinträgen
 Aggregation von Werten
 Grafische Darstellung
 Zeitübersichten/Gantt-Charts
 Archivierung und (brauchbarer) Export von Daten
 Mail-In Fähigkeit
 …

21. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 24
Was ist PEACE?
 Zusätzliche Visualisierungskomponente für Projektaktivitäten, die in IBM
Connections Activities abgebildet sind
Domino Server
XPages
Anwendung
PEACE
Internet
(Konfig)
Social
Business
Toolkit SDK
Connections / Smartcloud
Connections
REST API
Activity
Connections
WEB UI

22. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 26
Ich als Projektmitarbeiter möchte wissen, wo ich noch etwas
zu tun habe

23. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 27
Ich als Projektverantwortlicher möchte einen Überblick über
den Projektstatus haben

24. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 28
Ich als Projektverantwortlicher möchte einen Projektstatus
archivieren oder extern verfügbar machen

25. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 29
Ich als Kunde möchte wissen, was für wann geplant ist

26. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 30
Ich als Projektverantwortlicher möchte sicherstellen, dass
die gesamte Projektkommunikation zentral dokumentiert ist

27. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 31
Fragen und Antworten
Julian.Meinhardt@sp-integration.de
Hans-Peter.Kuessner@sp-integration.de

28. © SP Integration GmbH, 11.06.2015, Folie 32
42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
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