1. Digitalizzare i processi HR: la gestione del cambiamento
nelle relazioni con il personale in SEA Aeroporti di Milano
Stefania Garbillo– SEA, Responsabile Sistemi del Personale
In collaborazione con
1
1

2. Il ruolo del caso nell’ambito del Laboratorio
di Ricerca
La Ricerca si propone di analizzare l’impatto della digitalizzazione documentale in
termini di performance dei PROCESSI DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PERSONALE.
IL PROCESSO PRIMA DELLA
DIGITALIZZAZIONE
€
€
Attività 1
t
t
€
Attività 2
Attività 4
Attività 4
€
t
Attività 2
€
€
Attività 3
Attività 1
t
t
€
€
€
Attività 6
t
t
IL PROCESSO DOPO LA
DIGITALIZZAZIONE
Attività 5
€
Attività 8
t
€
Attività 3
Attività 7
€
€
Attività 5
t
€
Attività 6
MISURAZIONE DIFFERENZIALE DEGLI IMPATTI SUI TEMPI (t), SUI
COSTI (€) E SULLE ALTRE PERFORMANCE DI PROCESSO
2

3. Le fasi di lavoro
La Ricerca è stata condotta attraverso l’esecuzione di TRE FASI DI LAVORO:
Individuazione del
processo da
analizzare
Selezione del processo
da mappare, tenuto
conto dei REQUISITI
MINIMI DI IDONEITÀ
rispetto all’obiettivo
della Ricerca (intensità
documentale,
frammentazione
organizzativa, …)
PROCESSI DI GESTIONE E
SVILUPPO DEL PERSONALE
Mappatura dei
processi PRIMA
della
digitalizzazione
Descrizione delle
MODALITÀ OPERATIVE
PRECEDENTI
l’implementazione di
DocFlow e delle
conseguenti criticità da
gestire
Mappatura dei
processi DOPO la
digitalizzazione
Disegno delle sequenze
delle attività svolte
(DIAGRAMMA DI
FLUSSO), secondo la
logica “InputTrasformazione-Output”.
Studio del
COMPORTAMENTO della
performance del
processo, attraverso il
confronto di misure
«pre» e «post»
implementazione
3

4. Il Gruppo SEA – Aeroporti di Milano
•
•
SEA è la società di gestione aeroportuale degli scali di Milano Linate e di
Milano Malpensa 1 e 2.
Oltre a tutti i servizi, la società si occupa anche della progettazione,
della costruzione e della manutenzione delle infrastrutture e degli edifici
aeroportuali.
Fonte: SEA
4

5. Struttura del Gruppo SEA
Fonte: SEA
5

6. Obiettivo del Progetto
L’intervento di digitalizzazione dei processi di gestione e sviluppo del Personale di SEA –
Aeroporti di Milano è stato strumentale al soddisfacimento delle seguenti ESIGENZE:

La necessità di dematerializzare e automatizzare i processi
amministrativi della direzione personale, rendendoli più fluidi e meglio
strutturati;

L’integrazione dei contenuti destrutturati con i dati e i processi
mantenuti dalle soluzioni di ERP

Il bisogno di distribuire i contenuti agli utenti ‘air-side’ anche
attraverso dispositivi mobili e accessi extranet.

L’esigenza di monitorare e tracciare flussi sensibili abilitando
contestualmente la conservazione a norma dei documenti archiviati.
6

7. La digitalizzazione dei Processi HR: una
visione d’insieme
Dematerializzazione,
conservazione a norma e
consultazione On-line:
 Libro Unico del lavoro
 Cedolini
 Cartellino Presenze
 CUD
 770
…
Automazione richieste
dipendente:
 Ferie e Permessi
 Note Spese
 Straordinari
 Trasferte
 Piani di Viaggio
 Mancate timbrature
 Cambi Turno
…
Supporto ai processi della
Direzione HR:
 Valutazione competenze
 Dossier del dipendente
 On Board & Off Board
 Cambio Ruolo
 Politiche retributive
…
7

8. SEA – Aeroporti di
Milano: l’automazione
delle richieste dei
dipendenti
Trattati in
presentazione
Automazione richieste dipendente:
Ferie e Permessi
Note Spese
 Straordinari
 Trasferte
Piani di Viaggio
 Mancate timbrature
 Cambi Turno
…
8

9. Il contesto
DIMENSIONI DEL CONTESTO ANALIZZATO
Variabile
Dipendenti coinvolti
Numero responsabili diretti
Dati riferiti a SEA e SEA HANDLING
circa 1000 (dipendenti non turnisti, pari a un quinto della
popolazione aziendale complessiva)
circa 180
Numero moduli/mese
circa 4000 richieste
Risorse coinvolte nel
processo autorizzativo
circa 250
dato medio ultimi
due anni
sulla base degli inserimenti
con autore ultima modifica
DOCFLOW nell'anno 2011
oltre ai responsabili sono
inclusi biglietteria e
referenti direzione PDV,
formazione,
amministrazione del
personale, contabilità
Fonte: SEA, Area Sistemi del personale
9

10. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
PRIMA della digitalizzazione:
Le richieste circolavano su moduli cartacei in più copie, la cui compilazione era
piuttosto complessa
 RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE
Il flusso dei documenti non era disciplinato né da vincoli di sistema (processo
cartaceo) né da regole/procedure ufficiali
 RITARDI NELLA COMPILAZIONE DELLE RICHIESTE E CONFUSIONE
SUI SOGGETTI PREPOSTI ALL’APPROVAZIONE (per non sbagliare, tutte le
richieste venivano inoltrate al Direttore dell’Ufficio)
Per gli Uffici decentrati a Malpensa, l’approvazione della richiesta comportava la
consegna (a mano) della stessa al Direttore di riferimento, a Linate
CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA SEDI (RISCHIO DI
SMARRIMENTO)
ELEVATI TEMPI DI APPROVAZIONE
10

11. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
PRIMA della digitalizzazione:
Le Segreterie di Direzione inserivano in SAP le richieste ferie/ROL/donazione di
sangue e inviavano le richieste approvate gli eventuali giustificativi cartacei alla
Direzione del Personale per l’inserimento di malattie e visite mediche
 CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO
DI SMARRIMENTO)
 NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP
Le Segreterie di Direzione inviavano i moduli di richiesta all’Amministrazione del
Personale, per consentire il controllo delle eccezioni emerse dal sistema di
rilevazione delle presenze.
 CONTROLLO GIUSTIFICAZIONE ASSENZE NON AUTOMATIZZATO
Terminato l’inserimento dei dati in SAP, le Segreterie di Direzione e
l’Amministrazione del Personale archiviavano i moduli di richiesta presso i loro
Uffici
 NECESSITÀ DI TEMPO E SPAZIO PER ARCHIVIAZIONE
11

12. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione –
Il processo
Accesso a DocFlow e
apertura modulo di
richiesta elettronico
Dipendente
richiedente
Compilazione
modulo elettronico
Conferma
Verifica automatica
fattibilità richiesta
Invio feedback a
richiedente
Richiesta non
accettabile
Rimando richiesta
rifiutata a
richiedente
Richiesta
accettabile
Inoltro a
Responsabile
diretto
Rifiuto richiesta
Caricamento
dell'assenza in SAP
HR
Notifica anomalia
ad Amm.ne del
Personale
Indicazione motivo
(facoltativo)
Responsabile
Diretto del
richiedente
Consultazione
richieste in attesa
di approvazione
Approvazione
richiesta
Controllo di
coerenza con
presenze
Rilevata anomalia
SAP
Nessuna
anomalia rilevata
FINE
12

13. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Accesso a DocFlow e
apertura modulo di
richiesta elettronico
Dipendente
richiedente
Compilazione
modulo elettronico
Le casistiche di richiesta e l’indirizzo
di spedizione del modulo sono
collegate alla qualifica contrattuale
del dipendente presente inserita su
SAP HR e il responsabile a cui
inoltrare la richiesta è rilevato
automaticamente dal sistema Erp
 Rinforzo della struttura
organizzativa (applicazione concreta
degli organigrammi)
Conferma
Verifica automatica
fattibilità richiesta
Richiesta non
accettabile
Richiesta
accettabile
Inoltro a
Responsabile
diretto
Alla conferma della richiesta, DocFlow esegue una verifica di coerenza mediante
interrogazione di SAP.
Se la modifica evidenzia anomalie, il DocFlow non permette l’inoltro del modulo
all’approvatore.
Se la richiesta è urgente, il
Responsabile diretto del richiedente ne
riceve notifica immediata.
Altrimenti Le richieste sono raccolte
nella sezione «In approvazione»
dell’applicativo, consultabili dal
Responsabile diretto in qualsiasi
momento.
Ogni venerdì un reminder automatico
via e-mail riepiloga tutte le richieste
ancora da approvare.
13

14. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Modulo Richiesta: scelta tipo assenza
14

15. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Modulo Richiesta: scelta data
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
15

16. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)
ca
a
Invio feedback a
richiedente
Rimando richiesta
rifiutata a
richiedente
Richiesta
accettabile
Caricamento
dell'assenza in SAP
HR
Inoltro a
Responsabile
diretto
Rifiuto richiesta
Indicazione motivo
(facoltativo)
Responsabile
Diretto del
richiedente
Consultazione
richieste in attesa
di approvazione
Il Responsabile diretto del
richiedente può consultare le
richieste che deve approvare
nella sezione «In
approvazione» dell’applicativo.
Approvazione
richiesta
L’approvazione
della richiesta
comporta:
- l’invio al
richiedente di un
feedback
automatico via email;
- Il caricamento
automatico
dell’assenza
prevista sul
modulo HR di
SAP.
Se il Responsabile diretto del richiedente respinge
la richiesta, il modulo torna al richiedente ( è
possibile inserire il motivo del rifiuto).
16

17. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)
Elenco richieste in approvazione
17

18. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Schermata di approvazione
PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)
18

19. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Tracciabilità iter approvativo
PARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)
19

20. L’automazione del processo di
RICHIESTA FERIE E PERMESSI
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE TERZA: legame con rilevazione presenze
dell'assenza in SAP
HR
Notifica anomalia
ad Amm.ne del
Personale
Responsabile
Diretto del
richiedente
Controllo di
coerenza con
presenze
I metadati contenuti nella
richiesta approvata alimentano
il Modulo HR di SAP,
permettendo l’esecuzione di
un controllo automatico della
giustificazione delle assenze
che emergono dal sistema di
rilevazione delle presenze.
Rilevata anomalia
SAP
Nessuna
anomalia rilevata
FINE
In caso di assenze
non giustificate, SAP
DocFlow invia una
notifica
all’Amministrazione
del personale che
provvede , mediante
le Segreterie di
Direzione, a
richiedere i
giustificativi
mancanti.
Il dipendente ha la
possibilità di
inoltrare modificare
la richiesta fino a 3
giorni dopo la data
dell’assenza.
20

21. L’automazione del processo NOTE SPESE
PRIMA della digitalizzazione:
Il modulo «Nota spese» (foglio Excel) deve essere interamente compilato dal
dipendente (assenza di compilazione guidata).
 RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE
Il processo è gestito interamente in forma cartacea: sia i moduli che i relativi
giustificativi sono inviati agli approvatori e all’Amm.ne del Personale via posta
interna.
 CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO
DI SMARRIMENTO)
Le note spese devono essere approvate dal Responsabile Diretto del dipendente,
dal Direttore dell’Ufficio, dal Responsabile Personale e Organizzazione
 ELEVATO NUMERO DI PASSAGGI DI APPROVAZIONE
Eseguito il controllo sulla giustificazione delle spese, l’Amministrazione del
personale inseriva in SAP il totale da liquidare.
 NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP
L’Amministrazione eseguiva la relativa registrazione contabile.
 NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP
21

22. L’automazione del processo NOTE SPESE
Dipendente
Accesso a DocFlow
e apertura modulo
nota spese
Scarico modulo
Excel precompilato
Compilazione
modulo Excel
Carico modulo
compilato in
DocFlow e invio
DOPO la digitalizzazione –
Il processo
Invio giustificativi
cartacei ad Amm.ne del
personale
Esecuzione
controlli di
coerenza
Compilazione
automatica testata e
voci di spesa nel modulo
Excel
Notifica a
dipendente
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese a
Direttore Ufficio del
dipendente
Rilevate
anomalie
Nessuna
anomalia
rilevata
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese
ad Amm.ne del
Personale
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese a
Direttore del
Personale
Notifica a dipendente
e caricamento
automatico rimborso
spese in SAP HR
Inoltro nota spese
a Resp. diretto del
dipendente
Approvazione
Responsabile
Diretto del
dipendente
Accesso a DocFlow
e approvazione
Mancata
approvazione
Approvazione
Direttore
Ufficio del
dipendente
Accesso a DocFlow
e approvazione
Amm.ne del
Personale
Mancata
approvazione
Accesso a DocFlow
e controllo
Nessuna
anomalia
rilevata
Il controllo
evidenza
anomalie
Correzione o
respinta note spese
Direttore
Personale e
Org.ne
Amm.ne
Accesso a DocFlow
e approvazione
pagamento
Registrazione
contabile nota
spese in SAP
22

23. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Dipendente
Accesso a DocFlow
e apertura modulo
nota spese
Scarico modulo
Excel precompilato
Compilazione
modulo Excel
Carico modulo
compilato in
DocFlow e invio
Esecuzione
controlli di
coerenza
Compilazione
automatica testata e
voci di spesa nel modulo
Excel
Notifica a
dipendente
Rilevate
anomalie
Nessuna
anomalia
rilevata
Il modulo nota spese in Excel mantiene la struttura «preimplementazione».
DocFlow ne facilita e velocizza la compilazione
alimentandone automaticamente la testata e le voci di spesa
con le informazioni ricavate dal modulo di autorizzazione alla
trasferta (precedentemente compilato dal dipendente).
Il compilatore deve solo inserire gli importi delle spese.
Invio giustificativi
cartacei ad Amm.ne del
personale
Il modulo nota spese
in Excel viene
scaricato dal
dipendente mediante
apposito pulsante
dell’applicativo,
compilato in locale e
ricaricato in DocFlow
per l’invio.
Inoltro nota spese
a Resp. diretto del
dipendente
Il flusso approvativo della nota spese
è interamente cablato in DocFlow
mediante invio di e-mail
automatiche agli approvatori.
Ad ogni step di approvazione, il
dipendente riceve una e-mail
automatica di notifica
23

24. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Modulo Nota spese
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
24

25. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
File Excel di dettaglio
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
25

26. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazioni e controlli
controlli di
coerenza
Notifica a
dipendente
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese a
Direttore Ufficio del
dipendente
Rilevate
anomalie
Nessuna
anomalia
rilevata
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese
ad Amm.ne del
Personale
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese a
Direttore del
Personale
Inoltro nota spese
a Resp. diretto del
dipendente
Approvazione
Responsabile
Diretto del
dipendente
Accesso a DocFlow
e approvazione
Mancata
approvazione
Approvazione
Direttore
Ufficio del
dipendente
Accesso a DocFlow
e approvazione
Amm.ne del
Personale
Mancata
approvazione
Approvazioni e controlli
sono eseguiti mediante
accesso a DocFlow.
Accesso a DocFlow
e controllo
Nessuna
anomalia
rilevata
Il controllo
evidenza
anomalie
Correzione o
respinta note spese
26

27. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Schermata di approvazione
PARTE SECONDA: approvazioni e controlli
27

28. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
Tracciabilità iter approvativo
PARTE SECONDA: approvazioni e controlli
28

29. L’automazione del processo NOTE SPESE
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE TERZA: approvazione al pagamento e registrazione
Notifica a dipendente
e inoltro nota spese a
Direttore del
Personale
Notifica a dipendente
e caricamento
automatico rimborso
spese in SAP HR
L’importo della nota spese
approvata autorizzata è
caricato automaticamente
su SAP
Amm.ne del
Personale
Il controllo
evidenza
anomalie
Correzione o
respinta note spese
Direttore
Personale e
Org.ne
Amm.ne
L’approvazione
autorizzazione al
pagamento è eseguita
direttamente in DocFlow
Accesso a DocFlow
e approvazione
pagamento
Registrazione
contabile nota
spese in SAP
29

30. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
PRIMA della digitalizzazione:
Assenza di una procedura strutturata
 ALTA VARIABILITÀ DI ESECUZIONE (utilizzo Ufficio Viaggi
interno e iniziativa autonoma dipendente)
 LIMITATO CONTROLLO EX-ANTE (AUTORIZZAZIONE) SUI COSTI
DI TRASFERTA DA PARTE DELLA DIREZIONE DEL PERSONALE
 DISECONOMIE DERIVANTI DA ACQUISTI INDIVIDUALI E NON
CUMULATIVI
 POSSIBILE DISOMOGENEITÀ DI TRATTAMENTO
30

31. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione –
Il processo
Accesso a DocFlow e
apertura modulo di
richiesta trasferta
Dipendente
richiedente
Compilazione
modulo e conferma
Invio a Responsabile
diretto per
approvazione
Apertura modulo
piano di viaggio
Il Piano di viaggio eredita le
informazioni dal modulo di
trasferta
Invio a Referente di
Direzione per
elaborazione
Referente di
Direzione
Biglietteria
Direttore
Ufficio del
richiedente
Inserimento preferenze di
viaggio (facoltativo) e
conferma
Notifica a
richiedente e invio
a Biglietteria
Notifica a richiedente,
Direttore ufficio e invio a
Referente di Direzione
Invio a Direttore
Ufficio per
approvazione
Invio a Segreteria
di Presidenza per
approvazione
Invio a Biglietteria per ordine
(notifica a richiedente, Resp.
diretto, Referente di Direz.)
Accesso a DocFlow:
scelta proposta più
idonea
Accesso a DocFlow: presa
in carico della richiesta e
omogeneizzazione
Accesso a DocFlow:
inserimento
proposte
Emissione ordini relativi a
viaggio. Invio rendicontazione ad
Amm.ne e Controllo di gestione
Accesso a DocFlow:
valutazione
proposta
Proposta
ritenuta non
idonea
Il Piano di
viaggio non
contiene aereo
Piano di viaggio
autorizzato
Il Piano di
viaggio
contiene aereo
Accesso a DocFlow:
esame Piano di
viaggio
Segreteria
Presidente
Piano di viaggio
non autorizzato
Piano di viaggio
autorizzato
31

32. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Accesso a DocFlow e
apertura modulo di
richiesta trasferta
Dipendente
richiedente
Compilazione
modulo e conferma
Invio a Responsabile
diretto per
approvazione
Apertura modulo
piano di viaggio
Il Piano di viaggio eredita le
informazioni dal modulo di
trasferta
Invio a Referente di
Direzione per
elaborazione
Referente di
Direzione
Biglietteria
Inserimento preferenze di
viaggio (facoltativo) e
conferma
Notifica a
richiedente e invio
a Biglietteria
Accesso a DocFlow: presa
in carico della richiesta e
omogeneizzazione
Accesso a DocFlow:
inserimento
proposte
Il Dipendente può inserire soluzioni
preferenziali in termini di orari di
treno/aereo, zona albergo, ecc.
Il campo «preferenze» è un campo
note libero, la cui finalità è orientare
la formulazione di proposte di viaggio
da parte della Biglietteria.
Per ogni Direzione, sono stati
individuati due referenti che
raccolgono le richieste di
prenotazione, le uniformano variando
o inserendo preferenze (ad esempio
omogeneizzando gli orari di partenza
di due colleghi diretti nella stessa
destinazione) e le inviano alla
Biglietteria.
Per la prenotazione dei viaggi dei
dipendenti viene utilizzata la
Biglietteria passeggeri, realizzando
una sinergia all’interno
dell’organizzazione aeroportuale.
32

33. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Modulo di richiesta
trasferta
33

34. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Modulo di richiesta trasferta
piano di viaggio (schermata
visibile dai Referenti di
Direzione: è identica a quella
visibile dal Dipendente; varia
solo per la presenza del pulsante
di invio alla Biglietteria)
34

35. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio
Inserimento
proposte di viaggio
da parte della
Biglietteria
35

36. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazione
Notifica a richiedente,
Direttore ufficio e invio a
Referente di Direzione
Referente di
Direzione
Invio a Direttore
Ufficio per
approvazione
Accesso a DocFlow:
scelta proposta più
idonea
Emissione ordini relativi a
viaggio. Invio rendicontazione ad
Amm.ne e Controllo di gestione
Biglietteria
Direttore
Ufficio del
richiedente
Segreteria
Presidente
Invio a Segreteria
di Presidenza per
approvazione
Invio a Biglietteria per ordine
(notifica a richiedente, Resp.
diretto, Referente di Direz.)
Accesso a DocFlow:
valutazione
proposta
Proposta
ritenuta non
idonea
Il Piano di
viaggio non
contiene aereo
Piano di viaggio
autorizzato
Tutto il flusso di approvazione è eseguito
direttamente in DocFlow.
In corrispondenza di ciascuno step del flusso,
l’applicativo invia feedback automatici ai soggetti
coinvolti.
Il Piano di
viaggio
contiene aereo
Accesso a DocFlow:
esame Piano di
viaggio
Piano di viaggio
non autorizzato
Piano di viaggio
autorizzato
36

37. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazione
Schermata per
selezione proposta
di viaggio, in capo
ai Referenti di
Direzione
37

38. L’automazione del processo PIANI DI
VIAGGIO
DOPO la digitalizzazione – Il processo
PARTE SECONDA: approvazione
Schermata di
approvazione, in
capo al Direttore
dell’Ufficio del
richiedente
38

39. L’automazione delle richieste dei dipendenti:
gli impatti sui costi di processo
La valutazione dei benefici economici dell’adozione di un sistema di gestione
documentale richiede di valutare sia i costi cessanti, ovvero i costi che vengono meno
in seguito all’adozione del sistema, sia i costi emergenti, ovvero i costi generati dal
progetto e dalla gestione del sistema a regime.
Categoria costo
Tipologia
€
Analisi funzionale
20 gg uomo test + 10 gg uomo training
DA STIMARE DSI/Docflow
Canone annuo / manutenzione
DA STIMARE DSI/Docflow
Costi personale segreteria
3 gg uomo x 20 addetti segreteria (per
acquisizione/smistamento moduli, data entry,
monitoraggio)
Costi personale amministrazione
Costi emergenti
Test / Formazione
Implementazione
Costi di progetto
20 gg uomo Key users
30 gg uomo Sistemi Informativi HR
DA STIMARE Docflow
10 gg uomo x 2 addetti amministrazione (per
controllo a campione inserimenti segreteria,
gestione anomalie archiviazione moduli)
Costi trasmissione documenti
60 gg uomo fattorini
(i.e. quattro fattorini in meno)
Costi cancelleria
15 blocchetti x 1,25€
stampe modulistica varia (4 risme Carta)
Costi cessanti
(su base mensile)
39

40. L’automazione delle richieste dei dipendenti:
gli impatti sui tempi di processo
Indicatore
Pre DOCFLOW
Post DOCFLOW
Tempo medio autorizzazione
~ 5 gg
~ 3 gg
Tempo medio inserimento Sap dopo
autorizzazione
~ 5 gg
0 gg
Tempo medio archiviazione moduli cartacei
~ 2 gg
0 gg
40

41. SEA – Aeroporti di Milano: il
supporto ai processi della
Direzione HR
Supporto ai processi della Direzione HR:
Valutazione competenze




Dossier del dipendente
On Board & Off Board
Politiche Retributive
…
Trattato in
presentazione
41

42. Il Processo di VALUTAZIONE DELLE
COMPETENZE: obiettivo
Introdurre un sistema di censimento, valutazione e monitoraggio del
potenziale dei dipendenti, con riferimento a:
•
PROCESSI (conoscenze operative necessarie per l’esecuzione delle
mansioni assegnate)
•
CONOSCENZE (background teorico in possesso della persona)
•
CAPACITÀ (abilità che caratterizzano la persona, indipendentemente
dalla mansione svolta)
DOCFLOW ha costituito la piattaforma su cui sono state articolate le
fasi del processo, conferendo uniformità di metodo
La prima campagna di valutazione, di seguito descritta, ha coinvolto 300 tra dirigenti e quadri.
Agli altri dipendenti è stata dedicata una seconda campagna, con modalità simili.
42

43. Il Processo di VALUTAZIONE DELLE
COMPETENZE: aspetti chiave
1) Formazione dei Responsabili sulle modalità di
valutazione
Finalità: ottenere valutazioni
uniformi
2) Mappatura mestieri (mediante interviste con i
Responsabili, da parte di consulenti esterni)
Finalità: definire «schede mestiere»,
che guidano la valutazione esplicitando
le competenze chiave di ciascuna
mansione
3) Autovalutazione dei dipendenti
Ogni dipendente assegna punteggio
alle proprie competenze sulla scheda
mestiere
4) Valutazione dei componenti del proprio Ufficio,
da parte dei Responsabili
La valutazione avviene senza
conoscere le autovalutazioni dei
dipendenti
5) Normalizzazione delle valutazioni espresse dai
Responsabili, da parte della Dir. del Personale
Finalità: eliminare gli estremi
negativi e positivi («outlier»)
dell’insieme delle valutazioni
6) Feedback: colloqui individuali tra dipendenti e
loro Responsabile, per confronto su valutazioni
Finalità: stimolare il confronto e
definire percorsi di crescita
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44. Messaggi chiave
Con riferimento all’automazione dei processi di gestione delle richieste dei dipendenti:

DocFlow ha costituito lo strumento per allineare l’Area Risorse Umane rispetto a
due fabbisogni emergenti a livello aziendale:
• la riduzione dei tempi di registrazione contabile dei costi del personale (per
accelerare i tempi delle chiusure di bilancio mensili)
• la razionalizzazione della struttura organizzativa.

Conferendo ai processi un iter formalizzato (in quanto eseguito su un applicativo
informatico), è stato possibile strutturare e uniformare processi in precedenza non
disciplinati da procedure, con conseguenti benefici sul controllo di costi e attività.

Mantenendo «cablate» al suo interno le relazioni gerarchiche che caratterizzano la
struttura organizzativa, Docflow ne consente il rinforzo; il beneficio che ne deriva è
particolarmente apprezzabile in una realtà organizzativamente complessa, sia per
ramificazione della struttura che per numerosità di dipendenti.

L’utilizzo di un applicativo informatico ha portato un’accelerazione dei tempi di
approvazione delle richieste e un azzeramento del rischio di perdita di
documentazione (esclusi i giustificativi spese), entrambi fattori critici in presenza di
una popolazione lavorativa dislocata su 2 sedi molto grandi e distanti tra loro.
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45. Messaggi chiave
Con riferimento al processo di valutazione delle competenze del personale:

Il progetto ha consentito di ricostruire il modello di business aziendale, a partire
dalla definizione delle mansioni («mestieri») svolte dalle persone che vi lavorano;
tale percorso «bottom-up» ha anche permesso di verificare la tenuta
dell’impostazione strategica.

Il processo ha costituito un importante generatore di motivazione del personale:
ogni dipendente è stato «posto al centro» di un doppio sistema di valutazioni
autovalutazione e valutazione del suo Responsabile diretto; il punto di incontro tra
le due ha consentito un confronto «capo-collaboratore», basato su elementi
oggettivi anziché su una relazione gerarchica.

L’utilizzo di un applicativo informatico per la gestione documentale connessa al
processo di valutazione ha assicurato uniformità di metodo e tracciabilità delle
attività.
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