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Pourquoi un audit de vos bulletins de paie ?

  1. 1. • Externalisation de la Paie • Audit des Paies • Conseil • Accompagnement de projets Offshore OptimyZ HR Innovation, Expertise et sens du Service sont les valeurs de notre organisation 23 octobre 2010 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR
  2. 2. • Externalisation de la Paie • Audit des Paies • Conseil • Accompagnement de projets Offshore Audit de vos paies : les raisons pour agir maintenant 23 octobre 2010 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR
  3. 3. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore SommaireSommaire 1. Comment apprécier la qualité de son service Paie ou de son prestataire externe 2. La dernière chance pour vous assurer que les cotisations sociales payées par votre entreprise en 2010 sont exactes 3 Pg 4 à 7 Pg 8 à 10 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR en 2010 sont exactes 3. Disposer d’un budget RH reflétant la réalité de vos charges et vous permettant de meilleures prévisions 4. Identifier d’éventuels gisements d’économies pour une meilleure utilisation de votre trésorerie Pg 11 Pg 12
  4. 4. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 4 Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note? AA : Très satisfaisant: Très satisfaisant BB : Satisfaisant: Satisfaisant CC : Insuffisant: Insuffisant DD : Ne peut se prononcer: Ne peut se prononcer Si la note que vous lui attribuez est « C » ou « D », alors un audit de vos bulletins de paie constitue le premier palier d’une démarche de mesure de la qualité de votre outil de production des bulletins de paie (qu’il soit interne ou externe) Pour se faire une idée de la qualité des services rendus par votre service Paie ou votre prestataire Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR Pour se faire une idée de la qualité des services rendus par votre service Paie ou votre prestataire externe, au regard du calcul des charges sociales, il convient de s’interroger sur les 5 items suivants: 1. Réclamations et litiges salariés 2. Ajustements, réclamations et litiges des organismes sociaux 3. Redressement URSSAF 4. Apurement des comptes comptables de dettes sociales 5. Ecart significatif entre « Budget » du Personnel et le « Réalisé »
  5. 5. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 5 Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note? Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies Thèmes Description Réponse/Interrogation 1. Réclamations/ litiges salariés • Fréquence des réclamations des salariés pour des anomalies constatées sur leurs bulletins de paie • Fréquence des litiges prud’homaux (perdus ou en-cours) • Tous les mois • Tous les ans Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR • Fréquence des litiges prud’homaux (perdus ou en-cours) • Tous les ans 2. Ajustements de charges sociales • Fréquence des ajustements de charges sociales demandés par les organismes sociaux (URSSAF, Pôle Emploi, Caisses de retraite et de prévoyance…) au cours de l’année et relatifs à l’année civile précédente déjà clôturée ? • Montant de ces ajustements de charges sociales ? NB : d’ailleurs, avez-vous été convaincus par les explications de votre Service Paie ou de prestataire pour justifier ces ajustements ? • Tous les ans • En tout cas au moins 2 fois sur les 3 dernières années • Sur le montant payé par l’entreprise, quelle est la part qui incombe normalement aux salariés ?
  6. 6. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 6 Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note? Thèmes Description Réponse/Interrogation 2. Réclamations • Fréquence et/ou nombre de courriers de réclamation reçus des organismes sociaux en 2010 ? NB : d’ailleurs, avez-vous été convaincus par les explications de votre Service paie ou de prestataire pour justifier ces • Au moins 3 courriers depuis le début de l’année 2010 Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR 2. Réclamations des organismes sociaux de votre Service paie ou de prestataire pour justifier ces réclamations? • Bénéficiez-vous encore de la remise gracieuse des majorations et des pénalités de retard accordée par les organismes sociaux aux cotisants « sans trop de souci » ? • Non 3. Redressement URSSAF et du Pôle Emploi • Avez-vous été redressé lors du dernier contrôle URSSAF ? • Montant des redressements? Y compris les cotisations réclamées par le Pôle Emploi ? NB : d’ailleurs, avez-vous été systématiquement redressés lors des précédents contrôles ? Etes-vous sereins quant à l’issue du prochain contrôle ? • Oui • Sur le montant total payé par l’entreprise, quelle est la part qui incombe normalement aux salariés ?
  7. 7. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 7 Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note? Thèmes Description Réponse/Interrogation 4. Apurement des comptes comptables de dettes sociales • Fréquence des apurements ? • mensuellement • ou trimestriellement ? ...lors du paiement des charges sociales ? • Soldes inexpliqués et reportés d’un exercice à l’autre Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR dettes sociales 5. Budget du Personnel V/S Réalisé • Montant de l’écart entre le Budget prévisionnel et le « Réalisé » à périmètre constant ? • Est-ce que les écarts s’expliquent majoritairement par des cotisations sociales non prévues : ex. ajustements de charges sociales demandés par les organismes alors que l’entreprise ne les avait jamais provisionnées…etc.? • Ecart qui ne s’explique pas par un changement de périmètre ou par la mise en place d’un nouveau régime de cotisations sociales • Oui
  8. 8. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 8 Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010 • En effet, si vous devez opérer des régularisations ou prendre des options d’évaluation (exemple: modalités de calcul des avantages en nature véhicule), la paie de décembre constitue votre dernière « fenêtre de tir » • Par ailleurs, les inspecteurs du recouvrement Urssaf effectuent, pour la plupart, leurs contrôles sur des bases cumulées, au plus égales aux 12 mois de l’année. Cette approche concerne également le contrôle des cotisations dues au Pôle Emploi qui relèvent dorénavant de l’URSSAF Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR • La même approche est retenue par les autres caisses sociales, à savoir les régimes de retraite complémentaire et de prévoyance (y compris frais de santé), lors du traitement de vos déclarations annuelles • Dans ce contexte, il est toujours temps, sur la paie de Décembre 2010, de corriger les éventuelles erreurs effectuées au cours de l’année 2010 dans le calcul des contributions sociales • Les corrections à passer sur les paies de Décembre s’appuyant alors sur les conclusions de l’audit de vos charges sociales
  9. 9. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 9 • La réalisation d’un audit des bulletins de paie trouve alors toute sa justification : il permet à l’entreprise d’évaluer, de réduire, voire de maîtriser les risques financiers liés à un redressement URSSAF et relatifs aux ajustements demandés par les autres caisses sociales • Pour mémoire, les redressements URSSAF et les ajustements demandés par les autres organismes sociaux, concernent les contributions patronales mais également les cotisations incombant normalement aux salariés (la fameuse part « ouvrière » : la part salariale) Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR • Lors d’un redressement ou d’une demande d’ajustement, peu, voire aucune entreprise ne procède à une régularisation de la part salariale sur les bulletins de salaire, bien que cette option soit légalement autorisée. En effet, c’est aux salariés de supporter le poids des contributions & taxes mises à leur charge par la Loi. • Dans ce contexte, le coût d’un redressement URSSAF ou d’une demande d’ajustement émanant d’un organisme social est très significatif pour votre trésorerie. Vous êtes mis en demeure de : - Payer les contributions patronales que vous n’aviez pas « budgétées » - Payer les contributions salariales qui normalement ne vous incombent pas (perte sèche en l’absence de récupération auprès des salariés) - Payer les pénalités et majorations de retard qui se calculent à la fois sur les contributions patronales et salariales
  10. 10. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 10 • A titre d’information et pour illustrer mon propos en cas de redressement URSSAF Les prérogatives de l’URSSAF étant élargies aux contributions du Pôle Emploi (depuis 2009), l’employeur doit dorénavant en cas de redressement, régler des cotisations qui s’élèvent à environ 55% de l’élément de salaire non assujetti à tort aux charges (sans compter les majorations & pénalités associées). Avant ce changement, le taux de redressement était fixé à 48% (au maximum) Dans tous les cas, l’employeur supporte « A TORT » les contributions salariales pour un montant Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR Dans tous les cas, l’employeur supporte « A TORT » les contributions salariales pour un montant minimum de 15% à 18% de l’élément de rémunération non déclaré, soit 32% des cotisations totales réclamées (alors que ces contributions incombent aux salariés et qu’elles auraient dû, en cours d’année, être prélevées sur les salaires). Il est à noter que les compétences de l’URSSAF devraient également, dans un futur proche, comprendre les contributions dues aux caisses de retraite ARRCO & AGIRC. Le coût net pour l’employeur en cas de redressement s’en trouvera alors naturellement augmenté (soit environ 65% de l’élément de salaire non déclaré, dont environ 34% des cotisations totales redressées au titre des seules contributions salariales) • Sans compter les effets néfastes d’un contrôle URSSAF : cet événement est générateur, auprès du personnel, de suspicions de « non-conformité » généralisées à l’ensemble des traitements opérés en interne par le Service paie ou par votre prestataire externe
  11. 11. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 11 • Le budget, comme vous le savez, constitue un outil de gestion et de management primordial; il permet de fixer des objectifs, de planifier les moyens et de mobiliser les salariés • Il s’appuie en synthèse sur l’analyse des données réelles (recettes, dépenses et saisonnalité) • Il permet de mesurer la performance de l’entreprise, d’un département, d’un salarié…et de prendre si nécessaire des actions correctives lorsque les écarts entre le budget et le « réalisé » sont significatifs L’audit des paies permet d’évaluer de façon plus précise le coût de la mainL’audit des paies permet d’évaluer de façon plus précise le coût de la main-- d’œuvre employée : le Budget du Personneld’œuvre employée : le Budget du Personnel Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR sont significatifs • Pour remplir efficacement son objet, le budget du Personnel (les dépenses prévisionnelles de salaires & primes…et des charges sociales associées) doit s’appuyer sur des données réelles et complètes • Une sous-évaluation de ses charges patronales peut, si elle est significative, générer des problèmes de trésorerie pour l’entreprise : des sorties de « cash » non prévues • Une sur-estimation, si elle est importante, privera l’entreprise d’un investissement par exemple : des charges payées à tort aux organismes alors que ces fonds auraient pu financer l’activité
  12. 12. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 12 • Prescription du remboursement des cotisations indûment versées : principe général URSSAF & ASSURANCE CHOMAGE : Lorsque l’employeur a versé des cotisations qui n’étaient pas dues, il est en droit d’en réclamer le remboursement. Sa demande de remboursement se prescrit par 3 ans à compter de la date à laquelle les cotisations ont été acquittées (c. séc. soc. art. L. 243-6 + règlt Ass. chômage. du 19 février 2009, art. 54 § 2) RETRAITE : Au titre des contributions de retraite complémentaire relevant du régime ARRCO & Comment identifier les éventuels gisements d’économies de chargesComment identifier les éventuels gisements d’économies de charges sociales? L’audit de vos paies constitue le moyen d’identifier les tropsociales? L’audit de vos paies constitue le moyen d’identifier les trop--versésversés Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR RETRAITE : Au titre des contributions de retraite complémentaire relevant du régime ARRCO & AGIRC, la prescription est de 5 ans (art. 2262 du Code Civil) • Compte tenu du principe et des délais de prescription, il est judicieux de procéder régulièrement à un audit de vos bulletins de paie pour être en mesure de récupérer, avant qu’il ne soit trop tard, les contributions indûment (calculées et) payées aux organismes sociaux • «Calculer et payer ce qui est règlementairement dûCalculer et payer ce qui est règlementairement dû» constitue une règle de bonne gestion. De plus, se prémunir de ce type d’anomalie permet d’utiliser efficacement les moyens financiers à disposition de l’entreprise (qui sont par définition limités) en les affectant de façon mesurée aux différents projets définis par la direction générale
  13. 13. Daniel CLEMENTINE @ : optimyzhr@gmail.com Blog : http://optimyz-hr.blogspot.com/ OptimyZ HR Innovation, Expertise et sens du Service sont les valeurs de notre organisation 23 octobre 2010 Toute reproduction est interdite sauf autorisation écrite de OptimyZ HR. No part of this document may be reproduced without prior written permission from OptimyZ HR

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