Geotec inventario

Procesos Propuestos
De Inventarios
Preparado para:
GEOTEC
Proyecto:
Implementación de A+
Preparado por:
Karen Rengifo

Descripción del entregable: Documentación de Procesos
Aprobación del Equipo Cons-it
Nombre Fecha Firma
Juan Ygreda 21/11/2012
Karen Rengifo 21/11/2012
Aprobación del Equipo GEOTEC
Nombre Fecha Firma
Elias Tovar 23/11/2012
Carlos Ramirez 23/11/2012
Orlando Bautista 23/11/2012
Michel Medina 23/11/2012
Historial de documentos
Creado por:
ORGANIZACIÓN PERSONA
Cons-it Karen Rengifo
Historial de revisiones:
VERSIÓN FECHA SECCIONES REVISADAS DESCRIPCIÓN
1.0 21/11/2012
Documentos relacionados:
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA

Tabla de contenido
1 INTRODUCCION........................................................................................................................................4
2 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO..............................................................................5
2.7 PROCESO DE INVENTARIOS............................................................................................................7
2.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS.............................................................................7
2.1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO...........................................................................................7
2.1.1.2 RESPONSABLES...................................................................................................................7
2.1.1.3 POLÍTICAS ESPECÍFICAS...................................................................................................7
2.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.....................................................................................8
2.1.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................................9
2.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS..........................................................10
2.1.2.1 DESCRIPCION DEL PROCESO.........................................................................................10
2.1.2.2 RESPONSABLES.................................................................................................................10
2.1.2.3 POLITICAS ESPECÍFICAS.................................................................................................10
2.1.2.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES...................................................................................11
2.1.2.5 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................12
2.1.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES............................................................13
2.1.3.2 RESPONSABLES.................................................................................................................13
2.1.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO............................................................................15
2.1.4.2 RESPONSABLES.................................................................................................................15
2.1.5 PROCESO DE TOMA FISICA...............................................................................................17
2.1.5.2 RESPONSABLES.................................................................................................................17
2.1.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN...............................................................................19
2.1.6.2 RESPONSABLES.................................................................................................................19
2.1.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION...........................................................................21
2.1.7.2 RESPONSABLES.................................................................................................................21
2.1.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO...................................................................................23
2.1.8.2 RESPONSABLES.................................................................................................................23
2.1.8.3 POLITICAS ESPECIFICAS.................................................................................................23

2.1.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTAS.................................................................................25
2.1.9.2 RESPONSABLES.................................................................................................................25
2.1.9.3 POLITICAS ESPECIFICAS.................................................................................................25
3 ANEXOS.....................................................................................................................................................27
3.1 PROCESOS ACTUALES DE GEOTEC.............................................................................................27
3.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS....................................................................................27
3.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS...................................................................29
3.1.3 PROCESO DE VALE DE MATERIALES.......................................................................................31
3.2 CAMBIOS TECNICOS A+ ................................................................................................................33

1 INTRODUCCION
La necesidad del cliente es contar con una herramienta que le permita consolidar la información y
mantener a la vez la independencia en la gestión de cada una de las áreas que conforman la empresa, y
poder explotar esta información en los diferentes escenarios propuestos por la consultora.
El presente documento tiene como objetivo principal el establecer a detalle los procesos de inventarios a
implementar para GEOTEC e identificar los cambios necesarios para reducir el impacto de la transición de
plataformas en los usuarios finales del producto. La premisa del proyecto es orientar la implementación a
la adecuación de los procesos de inventarios de GEOTEC hacia los procesos propuestos por el producto y
solo personalizar los procesos críticos del giro del negocio.
Los procesos propuestos recuperan las mejores prácticas recopiladas por la consultora a lo largo de su
experiencia en la implantación de procesos de negocio, los mismos involucran que GEOTEC deba alinear
sus políticas y procedimiento a lo establecido en el presente documento y en el informe del modelo de
costos de GEOTEC.
El producto a instalar es una versión estándar del mismo, los cambios identificados como necesarios a
realizarse sobre el producto a implementar serán detallados en un documento anexo, el cual deberá pasar
por un proceso de exposición de la consultora y aprobación por parte de GEOTEC.
GEOTEC deberá encargarse de alinear sus recursos propios a fin de asegurar el logro de los objetivos
planteados por el presente documento, y de la implementación del producto en general.
En la tabla siguiente se incluye una descripción general del desarrollo a realizarse por cada proceso
identificado:
SECCIÓN DESCRIPCIÓN
Descripción del proceso Proporciona una descripción del proceso expuesto.
Responsables Proporciona un detalle de los usuarios involucrados en el proceso
expuesto.
Políticas Especificas Proporciona un detalle de políticas a considerar en la
implementación del proceso propuesto y que aseguraran su
funcionamiento.
Descripción de actividades Proporciona una descripción de cada una de las actividades a
seguir para ejecutar el desarrollo del proceso expuesto.
Diagrama de Flujo Proporciona la representación gráfica del proceso expuesto.
4

2 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO
El modulo de Inventarios en un modo simplificado puede verse como una herramienta de control que
procesa todos los tipos de transacciones referente los movimientos de entradas y salidas de artículos de la
empresa mediante documentos definidos por el usuario que abarquen todo lo correspondiente a las
compras o despachos de existencias, tales como guías de recepción o remisión, las cuales pueden haber
sido registradas en diferentes fechas o con diferentes artículos. El sistema intenta cubrir también aquellas
áreas de toma de decisiones de la gerencia media y alta, esto mediante la utilización de módulos de
consulta de artículos, además de los reportes de saldos, kardex, consumos y movimientos en general de los
artículos.
Una vista general de la integración existente la podemos encontrar en el siguiente gráfico.
La responsabilidad recae sobre la Jefatura de Logística de GEOTEC como dueño de los procesos, el cual
debe impartir las políticas y directrices, para su área y las demás áreas de la empresa inclusive. El área de
Inventarios o Almacenes estaría conformada de la siguiente manera:
5

Se han identificado los siguientes procesos:
ID.DEL
PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
MODULO
AMAS OBSERVACIONES
1 2.7.1 PROCESO DE INGRESOS POR COMPRA Inventarios
2 2.7.2 PROCESO ATENCION DE REQUERIMIENTOS Inventarios
3 2.7.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES Inventarios
4 2.7.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO Inventarios
5 2.7.5 PROCESO DE TOMA FISICA Inventarios
6 2.7.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN Inventarios
7 2.7.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION Inventarios
8 2.7.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO Inventarios
9 2.7.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTA Inventarios
6

2.7 PROCESO DE INVENTARIOS
2.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS
2.1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Proceso a través del cual se realiza la recepción de los artículos adquiridos a los diversos
proveedores.
Los productos recepciones deben obedecer a lo solicitado en una Orden de Compra previamente
emitida en el modulo de Compras.
Las recepciones de compras es un procedimiento estándar que deberá llevarse a cabo tanto en el
almacén central como en los almacenes de proyectos.
2.1.1.2 RESPONSABLES
La responsabilidad de este proceso recae en los encargados de los almacenes definidos en GEOTEC.
2.1.1.3 POLÍTICAS ESPECÍFICAS
• Todo ingreso de compra deberá estar sustentado en una Orden de Compra en caso de compras
locales o de un número de envío en el caso de importaciones.
• Las cantidades a recepcionar no deberán ser superiores a las cantidades indicadas en la Orden de
Compra y/o Envío.
7

2.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacenes 1.0. Consultar diariamente las órdenes de compra pendientes de recepcionar.
Proveedor 2.0.
Prepara dentro del tiempo comprometido los productos que deberán ser
entregados en los almacenes de GEOTEC. En caso de importación es la espera del
proceso de Desaduanaje.
Encargado de
Almacenes 3.0.
Recepciona los productos entregados por el proveedor con las opciones de ingreso
por compra locales o por importaciones. Si la entrega no es conforme (no se
cumplen los criterios solicitados se deberá devolver los productos al proveedor
quien debe subsanar las observaciones y reponer los productos observados.
Encargado de
Almacenes 3.1
De ser ingreso de compra local se validará contra la orden de compra emitida al
proveedor.
Encargado de
Almacenes 3.2
De ser ingreso de compra por importaciones se validará contra el envío preparado
por importaciones.
Proveedor 4.0 Debe revisar las devoluciones y reponer los productos observados.
Encargado de
Almacenes 5.0
De requerir el producto control por número de serie deberá registrar cada una de las
series en el sistema.
Encargado de
Almacenes 6.0
Si el proceso es conforme se actualiza la transacción, y el sistema actualizará los
saldos respectivos.
Encargado de
Almacenes 7.0
De evaluar que la Orden de Compra y/o Envío esta recepcionado por el monto
solicitado o superior este documento se cerrará de manera automática.
8

2.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS
2.1.2.1 DESCRIPCION DEL PROCESO
Proceso a través del cual los almacenes centrales reabastecen los almacenes de proyectos u
operaciones.
Las necesidades llegarán a través de los requerimientos de reabastecimiento que es preparado por
cada operación y aprobada previamente.
Estos requerimientos pueden ser atendidos de 5 formas definidas:
1. Stock propio del almacén central
2. Stock de productos usados / sustitutos
3. Stock de almacenes de terceros
4. Stock de almacenes de otros proyectos u operaciones.
5. Gestionando compras
La transacción generada siempre es Traslado entre Almacenes los mismos que deben darse de forma
automática entendiéndose este proceso que a la salida del stock del almacén central se actualizará el
stock de ingreso en el almacén solicitante. Los ajustes de articulo no recibidos se realizan
posteriormente con transacciones de ajuste directas al almacén destino.
La atención con productos usados o sustitutos se da en coordinación con operaciones pues el criterio
de enviar esta clase de artículos depende de factores propios de cada proyecto.
La responsabilidad de este proceso recae en el Encargado de Preparación de Reabastecimiento que
puede ser un perfil independiente o el Encargado del Almacén Central.
2.1.2.3 POLITICAS ESPECÍFICAS
• Este proceso se realiza solo en los almacenes centrales (LIMA).
• Se deberá coordinar siempre con Gerencia de Operaciones el reabastecimiento con el uso de
productos usados y/o sustitutos.
• La gestión de compras debería darse como ultimo criterio. El orden de atención propuesto
debería ser:
o Stock productos usados
o Stock productos nuevos
o Stock Almacén Terceros
o Stock Almacén otros proyectos
o Gestión de Compra
• Los procesos de Traslado entre Almacenes SIEMPRE será por proceso automático es decir con
cada salida por traslado del almacén origen debe realizarse el ingreso por traslado al almacén
destino.
• Los ajustes por diferencias entre la entrada automática por traslado y los artículos recibidos
deberá realizar con transacciones de ajustes que siempre mantengan actualizado el saldo en cada
almacén destino.
10

• Los almacenes de proyectos u operaciones recibirán pre creada la transacción de salida por
traslado para que solo se actualice y se emita la Guía de Remisión.
• El uso de los almacenes de terceros no será de forma directa es decir no se podrá consumir o
despachar desde estos almacenes. SIEMPRE se hará salidas de estos almacenes por el stock
requerido y se ingresarán al almacén central como Ingreso por Compra. Para este fin se tendrán
Órdenes de compra abiertas contra las cuales se vaya recepcionando.
• Las guías de remisión por estas transacciones deberá tener el detalle de cada artículo y la serie
(de corresponder) enviada. Asimismo deberá indicar el requerimiento que está atendiendo.
2.1.2.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCIÓN
Encargado de Almacén
1.0
Recupera SOLO requerimientos aprobados y para reabastecimiento pendientes de
atender.
Debe aplicar en el proceso de atención las políticas definidas en el punto 2.7.2.3.
La preparación siempre se hará sobre el stock disponible considerando ya las
anteriores preparaciones para facilitar un agilizar el control del saldo.
Compradores
2.6.2
Si se indica atención con Gestión de Compra el control pasa al Dpto de Compras donde
se inicia el ciclo de Solicitudes de Compra.
1.1
1.2
Si la atención es con Almacén de Terceros en el proceso de preparación se generará la
salida del almacén de Terceros y el ingreso automática al almacén central con
Transacción de Ingreso por Compra.
1.3
Si es atención con transferencia de otro almacén de proyecto u operaciones se PRE
CREARA la salida por transferencia.
2.0
3.0
Deberá revisar la salida por transferencia pre creada y actualizarla. Esto generará la
Guía de Remisión con la cual transferirá el producto indicado al almacén solicitante.
4.0
Solo los traslados desde almacenes centrales proceden a Generar el Despacho. En esta
actividad hay que confirmar datos del transportista, vehículo donde se realiza la carga.
5.0
5.1
Al generar el despacho se genera la salida por Traslado de los almacenes centrales y el
ingreso automático al almacén solicitante.
Solicitante
6.0
Al recibir la entrada por traslado de manera automática se revisa y confirma la
recepción realizando ajustes de saldos para tener cuadrado su almacén con el físico
real recibido.
11

2.1.3 PROCESO DE TRASLADO ENTRE ALMACENES
Proceso a través del cual se transfieren artículos entre almacenes manteniendo el mismo código y
costo.
No solicitan documento de referencia, es una transacción de manera libre.
Puede realizarse de dos maneras:
1. AUTOMATICA
En el momento de actualizar la salida del origen se genera y actualiza el saldo en el destino.
2. CON CONFIRMACION
Se debe registrar la recepción de los artículos en el destino tomando como base la
transacción de la salida del origen.
En este tipo de proceso de existir transporte de los artículos es OBLIGATORIO la emisión de la Guía
de Remisión por Traslado entre Almacenes.
La responsabilidad de este proceso es de los Encargados de Almacenes tanto del ORIGEN como del
DESTINO.
• En GEOTEC todo Traslado entre Almacenes será AUTOMATICO.
• Todo ajuste por diferencias entre lo enviado y recibido se realizará en el Destino con
transacciones de Ajustes.
• De detectar que los artículos enviados difieren en su totalidad de lo solicitado se deberá realizar
nuevamente un Traslado entre Almacenes del DESTINO al ORIGEN como procedimiento de
devolución.
• Este proceso se realizará en los siguientes casos:
 Para atender por reabastecimiento
 Para transferir de proyecto a pozo.
 Para transferir de proyecto a proyecto
 Para transferir de pozo a pozo
 Al cierre de un pozo o proyecto para devolver los saldos al almacén inmediato superior
(pozo a proyecto, proyecto al almacén central o a otro proyecto).
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Generar la transacción de salida por traslado definiendo ORIGEN y DESTINO.
Encargado de
Almacén
2.0
Procesa la transacción rebajando el saldo del almacén ORIGEN. Se genera la Guía de Remisión.
Encargado de
Almacén
3.0
Se genera automáticamente el ingreso al DESTINO aumentando el saldo de ese almacén.
Encargado de
Almacén
4.0
Revisión y confirmación de diferencias contra lo recibido.
13

Encargado de
Almacén
5.0
Actualización de saldos en DESTINO.
2.1.3.5 DIAGRAMA DE FLUJO
14

2.1.4 PROCESO DE SALIDA POR CONSUMO
Proceso a utilizar cuando se desea dar salida de artículo DIRECTAMENTE al usuario final
(Consumidor).
Un consumo influye también contablemente pues el asiento generado ya refleja el gasto.
Tiene como referencia un requerimiento de consumo previamente registrado por el usuario final y
aprobado.
La responsabilidad esta asignada al Encargado de Almacén.
• No se requerirán requerimientos a los usuarios de las operaciones. Esto por la rapidez con la
que deben ser atendidas esos consumos en el proyecto.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Usuarios 2.6.1 Se registrará el requerimiento de consumo y se requerirán las aprobaciones respectivas.
Encargado de
Almacén
1.0
Registrará la transacción de Salida por Consumo SIN REFERENCIA en las operaciones y con
Requerimiento aprobado para las demás áreas.
Encargado de
Almacén
2.0
Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén y generando el Vale de Materiales que
deberá ser FIRMADO por el USUARIO CONSUMIDOR.
15

2.1.5 PROCESO DE TOMA FISICA
Este proceso estándar en todo control de almacenes, se realizará mínimo una vez al mes por cada
almacén que se controle en la empresa.
Permite realizar cortes de saldos contra los cuales realizar conteos físicos, comparar stock y obtener
diferencias a ajustar.
Es indispensable contar con el VB del área contable que confirme el valor y cantidad a ajustar para
evitar observaciones tributarias.
La gestión de la toma física y su ejecución recae en los encargados de almacenes.
La participación y decisión final de la realización del ajuste recae sobre el Dpto. de contabilidad
como ente auditor de estos ajustes que influyen en los resultados de la empresa.
• Para los artículos considerados críticos en las operaciones se deberá definir periodicidades
semanales de conteo físico.
• El proceso debe realizarse obligatoriamente en todos los almacenes que se controlen en la
empresa.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Realiza la preparación de la Toma Física, es decir, realizando el corte de saldos y operaciones
contra las cuales se harán los comparativos. Se emite el reporte de Conteo Físico.
Encargado de
Almacén
2.0
Con apoyo del reporte de Conteo Físico se procede a realizar de manera manual el conteo de
cada artículo seleccionado en el proceso.
Encargado de
Almacén
3.0
El resultado del conteo se debe registrar al sistema por almacén y producto.
Encargado de
Almacén
4.0
Revisa los cálculos de diferencias como una primaria instancia, tomando decisiones básicas
como volver a realizar conteos en productos donde se determine un posible error. Además si la
diferencia está dentro de los parámetros estándares de diferencias podrían pre aprobar el
ajuste.
Contador
5.0
Revisa y procede a aprobar los ajustes que estén dentro de los parámetros establecidos. De
encontrar observaciones puede volver a realizar conteo o anular el mismo.
Encargado de
Almacén
6.0
Luego de contar con la aprobación del área contable se realizan los ajustes a los productos en el
sistema.
Encargado de
Almacén
7.0
Genera las transacciones que aumenten o disminuyan el saldo de cada producto seleccionado
en el proceso.
17

2.1.6 PROCESO POR PUNTO DE REORDEN
Proceso de apoyo a la Gestión de Almacenes que propone una cantidad a comprar por cada
producto de un almacén evaluado basándose en una formula estándar que utiliza variables como
Punto de Reorden, Stock Maximo, Stock Actual.
Propone comprar la cantidad faltante desde el stock actual para llegar a un stock máximo de los
productos que estén por debajo del Punto de Reorden.
Genera una solicitud de Compra al Dpto. de Compras para que inicie la Gestión de Compras.
La responsabilidad del proceso recae en el Encargado de Almacenes.
• No se han establecido políticas para este proceso.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Se deben registrar por cada producto y almacén las variables que participan en este proceso
como Stock Maximo y Punto de Reorden.
Encargado de
Almacén
2.0
Genera el cálculo de la cantidad propuesta a comprar.
Encargado de
Almacén
3.0
Revisa las cantidades propuestas y determina los valores finales a Gestionar la compra.
Comprador 2.6.2 Recibe la Solicitud de Compra y procede con la Gestión de Compra.
19

2.1.7 PROCESO DE SALIDA A PRODUCCION
Proceso por el cual se despacha los artículos a consumir en el desarrollo de un proyecto.
Este proceso tiene como sustento una Orden de Trabajo previamente registrada y activa al
momento de la salida de productos.
Este proceso ya es considerado un Consumo de Producción y la valorización del mismo afecta el
proceso de costos del servicio por Orden de Trabajo.
Este proceso es desarrollado por el responsable de cada almacén de proyecto o en su defecto por el
Administrador del Proyecto.
• Todo consumo para un POZO específico debe tener como sustento la Orden de Trabajo.
• Este proceso NO DEBE ser utilizado en el consumo de productos de la clase TUBOS.
• Es necesario que al final del mes se devuelva los productos que no se utilizaron o se
transfirieron desde el mismo Pozo a otro Pozo o Proyecto.
• Si existió transferencias a otro pozo o proyecto es indispensable que se regularice la
Transferencia del Almacén Actual al del nuevo proyecto y la salida a producción hacia la nueva
Orden de Trabajo.
• La devolución de lo NO consumido debe volver a registrarse como una nueva salida a
producción hacia la misma Orden de Trabajo el primer día del mes siguiente.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Registra en el sistema la salida por producción afectando a la Orden de Trabajo del Pozo que estará
consumiendo.
Encargado de
Almacén
2.0
Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto y dando por “consumido” los
artículos.
Responsable de
Proyecto
3.0
Desarrolla el proyecto consumiendo según su necesidad.
Responsable de
Proyecto
4.0
En el cierre de mes deberá informar lo que NO ha consumido y lo que ha enviado (de existir) a otros
proyectos o pozos.
Encargado de
Almacén
5.0
Registra como Devolución de Producción lo no consumido y lo enviado a otros pozos.
Encargado de
Almacén
6.0
Se actualiza la transacción retornando el saldo al almacén de proyecto.
Encargado de
Almacén
2.7.3
Si hay traslado a otro pozo reportado se procede de acuerdo a lo expuesto en el proceso 2.7.3
Traslado entre Almacenes. Y se completa realizando nuevamente el proceso 2.7.7 de Salida por
Producción hacia la nueva Orden de Trabajo.
21

2.1.8 PROCESO DE SALIDA A PROCESO
Este proceso recae en el Encargado de Almacén de Proyecto.
2.1.8.3 POLITICAS ESPECIFICAS
• Solo utilizar este proceso para el consumo de productos de la clase TUBOS NUEVOS.
• Este proceso deberá descargar la clase 26 y debitar una cuenta 23. Esta cuenta 23 de Servicio en
Proceso se irá descontando de manera mensual sobre la cantidad de metros perforados por
pozo a un valor de $9.00 por metro perforado. Este proceso lo realizará el módulo de Costos.
• Los TUBOS de esta transacción deben ser transformados en TUBOS USADOS.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Registra en el sistema la salida a procesos para productos de clase TUBOS NUEVOS.
Encargado de
Almacén
2.0
Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto.
Responsable de
Proyecto
3.0
Recepciona los TUBOS NUEVOS enviados.
Contador 4.0 Recupera en su información el asiento de transferencia de la 26 a la 23 en PROCESO.
Encargado de
Almacén
5.0
Con este proceso los TUBOS NUEVOS deberán convertirse en TUBOS USADOS realizando el sistema un
ingreso de la misma cantidad al código de USADOS.
23

2.1.9 PROCESO DE SALIDA POR VENTAS
Proceso con el cual se despacha productos por concepto de Venta.
Se genera la Guía de Remisión por la transacción la misma que es remitida al Dpto. de Créditos y
Cobranzas para su posterior facturación.
El proceso de salida por ventas recae en el Encargado de Almacén.
2.1.9.3 POLITICAS ESPECIFICAS
• No se han definido políticas específicas para este proceso.
RESPONSABLE
ACT.
N°
DESCRIPCIÓN
Encargado de
Almacén
1.0
Registra en el sistema la salida por venta indicando el cliente para el cual estamos despachando.
Encargado de
Almacén
2.0
Se actualiza la transacción rebajando el saldo del almacén del proyecto.
Cliente 3.0 Recepciona la Mercadería despachada.
Encargado de
Almacén
4.0
Con la Guía de Remisión por este proceso proceder a realizar la Factura respectiva.
25

3 ANEXOS
3.1 PROCESOS ACTUALES DE GEOTEC
Se mostrarán a continuación los procesos que se ha identificado que difieren de las prácticas del
módulo del A+ para que se pueda hacer el comparativo contra las propuestas de cambio expuestos en
los párrafos anteriores.
Los procesos que GEOTEC no cuenta actualmente son:
• Salida a Proceso
• Salida a Producción
Los procesos siguientes se realizan manual generando directamente un Requerimiento de Materiales:
• Compra por Punto de Reorden
Los procesos siguientes se mantienen de manera similar con la propuesta A+:
• Proceso de Toma Física
• Salida por Ventas
3.1.1 PROCESO DE INGRESO POR COMPRAS
DESCRIPCION DEL PROCESO
 Esta apoyado con un sistema automatizado.
 El control de recepción se realiza contra la Orden de Compra sea Local o Importaciones.
 Si existen entregas parciales.
 No recepcionan cantidades mayores a la de la Orden de Compra.
27

3.1.2 PROCESO DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS
 Reciben el requerimiento del usuario de manera impresa luego de las aprobaciones de las
gerencias respectivas.
 Tienen la responsabilidad actual de corregir los códigos o completar los códigos en el
requerimiento del usuario.
 Se encargan de registrar el requerimiento en el sistema para luego proceder con la atención.
 Antes de atender el requerimiento actual se consulta por articulo las cantidades pendientes
de atender de esa mismo proyecto de existir se anula el requerimiento mas reciente.
 Se decide si se envía productos nuevos o usados en coordinación con Gerencia de
Operaciones.
 Para los códigos usados de TUBOS se revisan si se envía directamente o se mandan a enroscar
previamente.
 Siempre se evalúa la cantidad requerida dando observaciones cuando se detectan cantidades
que por experiencia no se consumen en un proyecto.
 Se pueden atender de estas formas:
o Comprar directamente a proveedores específicos : B, H, C cuando la solicitud debe ser
comprada a un proveedor del grupo (Boyles, Chrisco o MDF)
o Consignación (uso de Stock de Almacenes de Terceros)
o Stock, es decir, contra el disponible de nuevos o usados.
 El sistema actualmente no muestra el saldo disponible de los requerimientos ya preparados
por lo que hay demora en validar que cantidad ya está comprometida.
 Luego de este proceso se procede a Despachar.
o Se genera una Guía de Remisión por Requerimiento así como para productos nuevos y
otra para productos usados.
o El despacho solo se hace del almacén central, los almacenes de terceros primero
hacen una salida de ese almacén y un ingreso al almacén central.
 Cuando se atiende por Requerimiento de Materiales (COMPRAS) este documento está
pasando actualmente por cuatro aprobaciones antes de poder iniciar con el proceso de
compras propiamente dicho.
 Se notifica por correo electrónica al usuario sobre el estado de su requerimiento, indicándole
inclusive los cambios en los productos, productos aprobados y rechazados.
29

3.1.3 PROCESO DE VALE DE MATERIALES
 Este concepto se utiliza para atender EPP y requerimientos de mantenimiento.
 Para mantenimiento:
o Sigue el ciclo de un requerimiento de usuario y debe ser aprobado previamente.
o Se atiende por Vale de Consumo.
 Para EPP
o Se basan en el requerimiento para procesar un Traslado entre Almacenes.
o Los vales de materiales se imprimen por cada trabajador desde Lima y se adjunta al
envío al proyecto.
o En el proyecto es donde se realiza la entrega al trabajador de cada EPP.
o El vale de materiales firmado no tiene un correcto control de retorno pues debería
llegar a RR.HH. para formar parte del file del trabajador.
31

Ítem Opción Descripción de la mejora
1 Preparación de Atención de
Requerimientos
Se deberá crear una ventana nueva con el detalle de los
requerimientos y productos a atender.
Esta ventana debe mostrar en línea los saldos disponibles para que el
usuario pueda rápidamente saber con lo que cuenta y poder decidir
cómo atender el requerimiento.
Mejorar el proceso de Preparación de Atención existiendo solo 5 tipos:
• Atención con Stock de Almacenes Centrales
• Atención con Stock de Almacenes de Usados
• Atención con Stock de Almacenes de Terceros
• Atención con Stock de Almacenes de otros proyectos
• Gestionando Compra
Por cada tipo pedir el código del almacén del cual se desea atender y
en el caso de compras indicar el código del proveedor propuesto.
Este proceso deberá ser capaz de:
• Crear la salida por traslado en los almacenes de proyectos
para que puedan atender y disminuir la digitación.
• Las salidas de los almacenes de terceros y el ingreso al
almacén central.
2 Generar Despacho Crear una ventana nueva donde en base a lo preparado en el ítem 1, se
complete en esta ventana por cada despacho datos del transportista y
vehículo de carga.
Asimismo deberá permitir seleccionar los números de series a
despachar para los productos que tengan este control.
Deberá generar automáticamente las Guías de Remisión.
3 Maestro de artículos Habilitar campos de número de parte y sustitutos.
4 Ingreso de Transacciones Desarrollar las opciones de ingreso de números de series para
productos que tengan este control.
5 Interfases de Transacciones y
Maestros
Desarrollar las Interfases de envío y recepción de información de
inventarios y compras (maestros y transacciones) pues ambos
servidores deben tener la información actualizada.
6 Formato de Guía de Remisión Se ajustara el formato a la necesidad del cliente.
7 Formato de Parte de Entrada y
Salida
Se ajustara el formato a la necesidad del cliente.
8 Formato de Vale de Consumo Se ajustara el formato a la necesidad del cliente.
9 Punto de Reorden Desarrollo de Ventana que permita consultar las propuestas del
sistema para las compras por Reorden y poder confirmar las
cantidades a gestionar la compra.
34

Ítem Opción Descripción de la mejora
10 Salida a Proceso Generación de la reclasificación del producto nuevo a códigos de
usados.
11 Cierre de Almacenes Generación automática de transferencias hacia un almacén indicado
de los productos de un almacén de proyecto que ha cerrado o
concluido.
12 Alertas Habilitar alertas en los procesos que involucren creación directa en los
almacenes de proyectos (Traslados, Atención de Requerimientos)
35

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