El documento describe la factura electrónica y el servicio Expert FIRMA® y Expert Custodia® de DATADEC para la firma y custodia de facturas electrónicas. Expert FIRMA® permite firmar facturas electrónicas de forma segura mientras que Expert Custodia® ofrece servicios de almacenamiento y acceso a facturas electrónicas firmadas desde el datacenter de DATADEC.

1. DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es

2. ¿Qué es la Factura Electrónica?
Premisas
DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es

3. ¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
PREMISAS
¿Qué es la FACTURA ELECTRÓNICA?
La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se
caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en
formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma
validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada,
emitida por una autoridad de certificación reconocida por la Agencia Tributaria.
¿Cuándo es válida una FACTURA ELECTRÓNICA?
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en
papel, el documento electrónico que la representa deberá:
 CONTENER LOS CAMPOS OBLIGATORIOS exigibles a toda factura
 ESTAR FIRMADO MEDIANTE UNA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA basado en
certificado reconocido
 SER TRANSMITIDO DE UN ORDENADOR A OTRO recogiendo el consentimiento de
ambas partes.
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4. ¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
PREMISAS
¿Cual debe de ser el CONTENIDO de una Factura Electrónica?
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal
que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener
los campos obligatorios exigibles a toda factura:
.  Núm. Factura
 Fecha expedición
 Razón Social emisor y receptor
 NIF emisor y “receptor”
 Domicilio emisor y receptor
 Descripción de las operaciones (base imponible)
 Tipo impositivo
 Cuota tributaria
 Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
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5. ¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
PREMISAS
¿Cómo se FIRMA una Factura Electrónica?
Se requieren tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:
1. Que sea una firma electrónica avanzada
2. Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en la Ley
59/2003 de 19 de diciembre en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”
3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: .
 Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y
asegura razonablemente su secreto
 Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de
firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que
la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento
 Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante
contra su utilización por terceros
 Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide
que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).
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6. ¿Qué es Expert FIRMA®?
Presentación
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7. ®
EXPERT FIRMA
PRESENTACIÓN
®
expertFirma es un aplicación que permite el servicio de “Firma y Custodia de Factura Digital” ofrece
la posibilidad de firmar electrónicamente las facturas, emitirlas, almacenarlas, recibir la
aceptación/rechazo del cliente, así como servicios que facilitan a los destinatarios la posibilidad de
localizar y recopilar información fiscal de las facturas.
Mejora de la eficiencia
Disminuyen drásticamente los costes del proceso de facturación
Rapidez de Cobro
Ahorro del espacio físico y de papel
Reducción del número de Incidencias
Posibilidad de consultar el histórico de facturas siempre disponible
Posibilidad de integración con el ERP del cliente
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8. ¿Cómo funciona Expert FIRMA®?
Funcionalidades
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9. ®
¿CÓMO FUNCIONA EXPERT FIRMA ?
GENERACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
Generación de facturas electrónicas
• Expert FIRMA® puede trabajar en modo transparente o bajo
demanda. El usuario puede especificar uno o varios directorios de
entrada donde se leerán las facturas en formato PDF.
• Una vez especificados estos directorios la aplicación informará de
las facturas contenidas en dichos directorios y el usuario podrá
elegir seleccionando una o varias facturas qué hacer con ellas:
solo firmar, firmar y enviar por correo o firmar y enviar al hosting
de Datadec Online
• Asimismo el usuario puede elegir trabajar en modo transparente.
Todas las facturas que se detecten en los directorios indicados se
procesarán automáticamente sin necesidad de que el usuario
tenga que repetir la acción deseada.
• Dependiendo de la opción elegida la factura original será
reemplazada por una factura firmada y se depositará en el
directorio correspondiente, también configurable por el usuario.
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10. ®
¿CÓMO FUNCIONA EXPERT FIRMA ?
PLANTILLAS
Plantillas
• Se pueden definir diferentes grupos de opciones denominados
plantillas. Un ejemplo práctico sería las diferentes empresas con
las que trabajemos. Si tenemos dos empresas se podrían
corresponder con dos plantillas diferentes.
• En cada una de ellas podremos especificar unos directorios, un
certificado de firma, servidor de correo, etc.
• Cada plantilla es independiente de las demás y se puede
conmutar de una a otra de forma sencilla.
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11. ®
¿CÓMO FUNCIONA EXPERT FIRMA ?
CERTIFICADOS
Certificados
• Expert FIRMA® trabaja con certificados en disco o bien
certificados importados desde el repositorio de Windows.
• Si elige un certificado que reside en disco deberá
seleccionarlo. Para ello introduzca la ruta completa del
certificado o bien utilice el examinador de archivos.
• Si elige un certificado que reside en el repositorio de
Windows seleccione “Repositorio del sistema” y a
continuación elija su certificado a partir de la lista de
certificados del sistema.
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12. Servicio de Custodia de Facturas Electrónicas
EXPERT CUSTODIA®: Custodia en data center de alta disponibilidad
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13. SERVICIO DE CUSTODIA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
: ®
EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®
Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert FIRMA® y  Ejecución vía Web
Expert SCAN ®, que le ofrece un servicio online de archivo electrónico
ofrecido desde nuestro DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).  Control facturas emitidas y recibidas
 Multiempresa
Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio
de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de  Mantenimiento de Clientes y Proveedores
facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.
 Firma individual de facturas emitidas
Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se
 Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.
ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un
entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en  Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)
su formato original e imprimirse siempre que se desee.
 Potente buscador de facturas
 Repositorio online para verificación de facturas impresas
 Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas
 Cifrado de Facturas
 Envío por fax
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14. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:
®
EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN
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15. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA ESCENARIOS
Custodia de Facturas de Clientes
 Ofrezca a sus Clientes la posibilidad de
consultar sus facturas, con capacidad de
privacidad a nivel de empresas, grupo de
usuarios y usuarios específicos.
 Además, proporcione a su equipo de
Administración Comercial y Agentes
Comerciales un repositorio documental con
todas las facturas generadas y con los
niveles de seguridad ajustados a sus
necesidades.
 Expert CUSTODIA® puede integrarse con su
portal Web para ofrecer a través de su
intranet, una solución personalizada para
ofrecerla a sus clientes
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16. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Organización de documentos
 Las facturas están organizadas en carpetas con la estructura Empresa, Emitidas/Recibidas, Año/Mes,
Cliente/Proveedor.
 Mediante un sencillo explorador, podremos acceder fácilmente a cada una de ellas.
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17. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
: ®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Consulta de documentos
 Utilizando filtros predefinidos
tenemos acceso a diferentes
listados de facturas que
podremos exportar a Excel.
 Por otro lado, utilizando las
opciones de búsqueda avanzada,
es posible realizar cualquier tipo de
búsqueda, incluso dentro del
contenido de las facturas.
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18. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Parametrización para la personalización del servicio
 En el apartado de parámetros de empresa
tenemos múltiples opciones de
personalización.
 Opciones para los formatos de firma
FacturaE y PDF.
 Tipo de envío de las facturas.
 Plantilla de envío de los diferentes emails.
 También podemos dar permisos por
empresa de forma que cada usuario tenga
acceso únicamente a las facturas de las
empresas que puede administrar.
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19. Plan de Marketing 2011
GRUPO DATADEC
Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335
comercial@datadec.es
www.datadec.es www.ddol.es
DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es