KEWIRAUSAHAAN 6

1. 25
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
A. KOMPETENSI
1. Standar Kompetensi :
Mengelola Usaha Kecil/Mikro
2. Kompetensi Dasar :
Mempersiapkan Pendirian Usaha
3. Indikator :
Administrasi
MODUL 6
MEMPERSIAPKAN ADMINISTRASI USAHA YANG
TELAH DIBENTUK DALAM KEGIATAN USAHA

2. 26
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
B. MATERI (Ringkasan)
Fungsi administrasi adalah sebagai alat penolong
dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan
kegiatan usaha. Sebuah perusahaan memerlukan
administrasi yang baik dan efisien untuk mencapai
tujuannya, jika tidak dilakukan dengan seksama maka
pekerjaan lainnya tidak dapat dilaksanakan secara
maksimal. Kegiatan administrasi meliputi : Surat
menyurat, kepegawaian, keuangan, produksi,
pergudangan, pemasaran dll.
1. Surat Menyurat adalah salah satu bentuk
komunikasi dengan relasi atau perusahaan lain,
seperti Surat Penawaran, Surat Pesanan, Surat
Perjanjian dsb
2. Pembukuan adalah berfungsi sebagai pencatatan
kekayaan, hutang-hutang serta cash flow ( arus
kas ) perusahaan.
Manfaat Pembukuan adalah :
• Kita dapat melihat kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan keuangan perusahaan,
sehingga dapat diketahui apakah perusahaan maju
atau tidak
• Alat untuk Mengontrol dan Mengendalikan
Keuangan Perusahaan
Pembukuan menggunakan KONSEP KESATUAN
USAHA, artinya pembukuan dalam suatu unit
ekonomi tidak boleh dicampur dengan satuan unit
lainnya.
Mis : Seorang pengusaha memiliki dua usaha,
Bengkel dan Toko Suku Cadang. Maka kegiatan
pembukuan / akuntansi kedua usaha tersebut harus
dipisah.
Macam-macam Pembukuan :
• Neraca ( Buku yang digunakan untuk mengetahui
berapa jumlah modal awal dan kekayaan
Perusahaan )
• Buku Besar yaitu Buku kas ( Buku untuk
mencatat keluar masuknya keuangan ) , Buku
Bank, Buku Barang, Buku Hutang, Buku Piutang
dll
• Laporan Rugi Laba
• Laporan Perubahan Modal
• Buku Penjualan, Buku Pembelian dll
3. Administrasi Kepegawaian bertujuan :
• Efektifitas
• Terciptanya hubungan kerja yang harmonis
• Perkembangan kerja yang maksimal
Pokok Masalah dalam Kepegawaian :
• Susunan Personalia mencerminkan tata
hubungan antar bagian. Berikut adalah contoh
susunan personalia dalam perusahaan :

3. 27
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
• Tugas dan Wewenang, Wewenang adalah hak untuk bertindak atau memberi perintah untuk
menimbulkan tindakan dari orang lain. Sumber Wewenang :
- Peraturan perundang-undangan yang berlaku
- Posisi seseorang sesuai ketetapan yang berlaku
- Pelimpahan wewenang
- Perintah dari pejabat yang lebih tinggi
• Perincian Kerja adalah uraian tugas dan wewenang, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lancer
sesuai rencana yang ditetapkan perusahaan.
4. Administrasi Produksi . Kegiatan Administrasi Produksi meliputi aspek-aspek sbb :
• Perencanaan Produk Barang atau Jasa yang akan diproduksi
• Keputusan perencanaan kapasitas produksi
• Sistem Penyediaan, Penyimpanan dan Logistik Produksi
• Perencanaan Kebutuhan dan pengawasan ( QC ) Produksi Mis. Perencanaan Kebutuhan
Perusahaan Mebel Yang memproduksi Sofa tamu, Apa Bahan Bakunya ? Apa Bahan
Pembantunya ? BAgaimana Teknisnya ? Berapa Cadangan Persediaan ? Tindakan pengawasan
dilakukan oleh Pengawas Produksi ( Quality Control )
• Desain Produksi memerlukan inovasi produk dan inovasi proses agar bisa mendorong kemajuan
usaha. Inovasi Produk : Pembaharuan dari desain-desain yang sudah ada. Contoh : Motor yang
selalu berubah model. Inovasi Proses : inovasi pada proses pembuatan produk, menyangkut
peralatan yang digunakan. Contoh : Perusahaan percetakan yang tadinya menggunakan mesin
sederhana, kini menggunakan mesin offset yang lebih canggih
5. Adminstrasi Research dan Development ( R&D ) Yaitu penelitian secara terus menerus yang diikuti
dengan pengembangan usaha agar lebih maju. Terdapat 2 pendekatan dalam R & D :
a. Pendekatan Non Ilmiah
1) Akal sehat yaitu pendapat umum. Contoh : kalo pusing obatnya minum air jahe. Padahal
belum tentu pusingnya akibat masuk angin, bisa jadi karena matanya lelah, tekanan darah
rendah dll
2) Prasangka, sesuai dengan kepentingan orang tertentu
3) Intuisi, berdasarkan pengalaman atau proses yang tidak disadari
4) Penemuan coba-coba dan kebetulan ( trial and error ) Contoh, penemuan tanpa sengaja obat
malaria pada parit yang berisi air pahit dari kulit pohon kina
5) Pendapat otoritas dan pikiran kritis, pendapat orang yang memiliki pengalaman yang
banyak atau telah menempuh pendidikan yang tinggi, sering diterima walau tanpa diuji
dahulu.

4. 28
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
b. Pendekatan Ilmiah, melalui penelitian ilmiah menggunakan teori-teori tertentu, artinya dilaksanakan
secara sistematik dan terkontrol, dan dapat diuji kebenarannya.
Kegagalan sebuah usaha dapat diawali dari tidak adanya sistem administasi yang teratur, akurat, detail,
dan rapi untuk dijadikan sebuah alat dalam melakukan analisa kinerja perusahaan dan bagian-bagiannya
(departemen, fungsional, dan divisional)
1. Administrasi
Kata administrasi berasal dari kata bahasa latin, yaitu ad yang artinya intensif, dan ministare yang
artinya adalah melayani, membatu, melengkapi, dan memenuhi. Kata administrasi yang sering
digunakan dalam bahasa indonesia berasal dari bahasa belanda yaitu “ administratie” yang dalam
bahasa inggris adalah “administration”. Menurut pendapat jhon M. P. Fiffer, administrasi adalah
digunakan untuk sistem pencatatan, pengorganisasian , pengelompokan, dan penataan data dari sumber-
sumber manusia untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Maksud Dan Tujuan Administrasi
Maksud dan tujuan dari diterapakan administrasi yang baik dan rapi adalah membantu kelancaran usaha
dan pengelolaan perusahaan, khususnya dalam pencatatan dan pelaporan hasil usaha. Tujuan penting
diterapkan administrsi yang baik adalah sebagai berikut :
 Mendapatkan informasi atas kegiatan usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan.
 Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan mengambil keputusan strategis (strategic decision
making process) seperti keputusan pemodalan, keputusan investasi, keputusan efisien, dan keputasan
penetapan harga .
 Penyusun program dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba (franchise) atau lisensi
 Mengetahui kinerja perusahaan dulu dan sekarang.
 Memperlancar proses-proses antar bagi dalam menjalakan pekerjaannya.
Adapun kegunaan utama dari catatan administrasi perusahaan adalah sebagai berikut :
 Administrasi digunakan sebagai alat bukti (catatanya)
 Administrasi digunakan sebagai alat manajemen (laporanya)
 Administrasi dibutuhkan sebagai penilian ( catatan dan laporannya)
3. kegiatan administrasi
Kegiatan administrasi atau tata usaha meliputi seluruh pekerjaan pencatatan yang perlu dilakukan dalam
perusahaan, antara lain :
 Menyelenggarakan pembukuan
 Membuat daftar gaji karyawan
 Mencatat penyenggaraan produksi

5. 29
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
 Melakukan surat-menyurat kedalam dan keluar perusahaan
 Mencatatan pesanan-pesanan
 Melakukan pengarsipan dokumen
 Menyusun rencana anggaran perusahaan
4. Jenis Pencatatan Dalam Administrasi
Sistem pencatatan administrasi harus disesuaikan dengan jenis usahanya, administrasi untuk berskala
produksi dimulai proses permintaan dan penawaran bahan baku bunga proses pendistribusian,
sedangkan untuk usaha yang tidak berskala produksi seperti usaha jasa, perdagangan dan kolsutan tidak
ada pencatatan proses produksi. Sistem pencatatan dan administrasi untuk usaha yang berbasis produksi
dapat digambarkan sebagai berikut :
a. Pada Bagian Pembelian. Sistem administrasi dan pencatan yang harus diperhatikan pada bagian
pembelian antara lain:
 Surat-menyurat (komersial)
 Letter of credit (latauc)
 Buku pembelian dan laporan pembelian
 Buku pengiriman barang dari pemasok (delivery order) dan tanda terima barang.
 Order pembelian (purchasenorder)
 Catatan transaksi pembelian
b. Pada Bagian Proses Produksi. Sistem administrasi yang harus diperhatikan oleh bagian produksi
antara lain :
 Semua kegiatan selama proses produksi
 Pencatatan mutu hasil produksi
 Pembuatan surat jalan
 Pencatatan biaya-biaya selama produksi berlangsung.
c. Pada Bagian Pemasaran Dan Penjualan. Sistem administrasi dan pencatatan yang dilakukan bagian
pemasaran dan penjualan, antara lain :
 Hasil dari kegiatan pemasaran dan penjualan
 Data penjualan dicatat dalam buku piutang
 Catatan dari seluruh proses pemasaran dan penjualan yang nantinya di catat kembali oleh
akutansi untuk dihitung pendapatan
d. Pada Bagian Keuangan . sistem pencatatan yang sering digunakan dalam manajemen keuangan
biasanya terdiri dari dua jenis, antara lain :

6. 30
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
 Sistem pencatatan secara continue ( terus-menerus)
 Sistem pencatatan secara periodic.
e. Persiapan Surat-Menyurat. Sebagai media komunikasi dan informasi, surat memiliki beberapa
fungsi, antara lain :
 Sebagai alat pengingat
 Sebagai pedoman
 Sebagi duta organisasi
 Sebagai alat bukti tertulis
 Sebagai sarana promosi
 Pengarsipan Dokumen
Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan administrasi kantor yang sangat penting untuk
dilakukan dalam sebuah usaha. Menurut George R. Terry, Ph.D dalam buku office managemenent and
control, kearsipan adalah penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik, sesuai
dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu . dengan demikian, semua dokumen perusahaan
perlu disortir, dicatat, dan disimpan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengarsipan dokumen, yaitu:
1. Pemeriksaan atau penyortiran dokumen
2. Pengkodean dokumen
3. Penyimpan dokumen
4. Pencarian dokumen
5. Penemuan kembali dokumen.
6. Menginventariskan Kekayan Perusahaan
Menginventariskan kekayaan perusahaan adalah mencatat apa saja harta yang dimilki perusahaan, baik
yang berwujud maupun tidak berwujud. Kekayaan perlu dijaga dengan sebaik-baiknya.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam memelihara investaris, antara lain :
 Menyediakan ruang penyimpan khusus
 Menyiapkan peralatan sesuai dengan tempatnya
 Membuat kartu untuk perawatan
 Menepatkan tenaga terampil dalam penanganan dan pemeliharaan, serta perawatan peralatan
 Mengadakan pemeriksaan secara teratur
 Menjaga kebersihan dan keamanan
 Mengatur penerangan dan suhu ruangan
 Membuat gudang yang baik untuk menyimpan barang

7. 31
MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK
KELAS XII SEMESTER GASAL
C. SOAL ( Latihan )
1. Jelaskan apa saja tujuan penting diterapkannya administrasi yang baik. !
Jawaban :
• Mendapatkan informasi atas kegiatan saa yang telah dilakukan oleh perusahaan
• Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan untuk mengambil keputusan investar keputusan
efisiensi, dan keputusan penetapan harga
• Menyusun ptogram dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba atau license
• Mengetahui kinerja perusahaan dulu dan sekarang
• Memperlancar proses-proses antarbagian, departeen, dan divisi daam menjalankan pekerjaannya.
2. Sistem pencatatan yang digunakan dalam manajemen keuangan terdiri dari dua jenis sebutkan dan
jelaskan !
Jawaban :
• Sistem pencatatan secara kontinu (terus menerus), meliputi transaksi penjuaan, pembelian,
biaya persediaan, utang, setoran modal hingga administrasi pajak dan surat menyurat
• Sistem pencatatan secara periodik. Meliputi laporan laba rugi, laporan neraca, laporan
perubahan modal. Arus perusahaan, hingga laporan posisi kas perusahaan.
3. Jelaskan pengertian administrasi menurut pendapat jhon M. P. Fiffer?
Jawaban : Administrasi adalah digunakan untuk sistem pencatatan, pengorganisasian ,
pengelompokan, dan penataan data dari sumber-sumber manusia untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.
4. Jelaskan pengertiaan wewenang dan sebutkan beberapa sumber-suumber wewenang !
Jawaban :
Wewenang adalah hak untuk bertindak atau memberi perintah untuk menimbulkan tindakan dari
orang lain. Sumber Wewenang :
- Peraturan perundang-undangan yang berlaku
- Posisi seseorang sesuai ketetapan yang berlaku
- Pelimpahan wewenang
- Perintah dari pejabat yang lebih tinggi
5. Jelaskan pengertain kearsipan menurut George R. Terry, Ph.D dalam buku office managemenent and
control!
Jawaban : kearsipan adalah penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik,
sesuai dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu . dengan demikian, semua dokumen
perusahaan perlu disortir, dicatat, dan disimpan.