1. WHITEPAPER
Alignment Workshops

2. Inhoudsopgave
1 INHOUDSOPGAVE
1
2 INLEIDING
3
3 ALIGNMENT WORKSHOPS
6
© 2013
Transitieprofs
2-8

3. 1
Inleiding
Dit document beschrijft op hoofdlijnen een aantal stappen en processen die moeten worden voltooid
gedurende het transitie proces. Elke stap en elk proces maakt onderdeel uit van ons bewezen Transitiemodel.
Wij voeren dit al ruim 15 jaar grotendeels op dezelfde manier uit en verzorgen daarbij maatwerk, omdat geen
enkele organisatie hetzelfde is ingericht en/of dezelfde wensen en eisen heeft. Bovendien kunnen wij dit ook
100% objectief uitvoeren.
Uitgangspunt van het Transitiemodel is, dat wij gezamenlijk als doel stellen om elke grote wijziging voor u te
begeleiden (zoals bijvoorbeeld vervanging van de ICT- Infrastructuur of bijvoorbeeld uw primaire (ERP)
applicatie) en om dit uiteindelijk te borgen door “Managed Services” te implementeren, waarbij Regie centraal
e
is belegd. Of dit intern, extern of in combinatie met 3 partijen en ons zal worden opgeleverd aan ICT- beheer is
een onderzoeksrichting, maar op voorhand zeker geen uitgangspunt. Wij bekijken wat het beste past bij uw
wensen en eisen. Wat verstaan wij onder Managed Services met centraal georganiseerde Regie:
o
o
o
o
o
o
Een ICT- Service is een product of dienst, welke meetbaar is op basis van functionele beschikbaarheid;
Om deze meetbaar te kunnen maken, moet dit centraal (door SPOC of Regie) gemeten worden over
alle factoren die hier invloed op kunnen hebben. Dit noemen wij de keten van afhankelijkheden en
deze moet inzichtelijk gemaakt worden per ICT- Service. Vanaf het moment dat deze inzichtelijk zijn
gemaakt en centraal worden aangestuurd, kan je hierop gaan managen;
Vanaf het moment dat je dit kan managen kan je met elke keten- afhankelijkheid ook afspraken gaan
vastleggen (SLA’s opstellen);
Zodra je deze SLA’s gaat managen kan je ook de onderlinge werkafspraken vastleggen in een DAP
(Dossier Afspraken en Procedures);
Zodra elke afhankelijkheid zich hieraan gaat conformeren middels ondertekening van één gezamenlijk
DAP, spreken wij van een Managed Service;
En nadat dit proces is doorlopen voor alle ICT services en het DAP digitaal en direct beschikbaar is,
spreken wij van Managed Services: en eerder dus niet.
Bewezen is dat je dit stap voor stap moet doen, omdat mensen moeten wennen aan verandering en aan
processen. Daarom hebben wij ons Transitiemodel als volgt opgebouwd:
© 2013
Transitieprofs
3-8

4. Na oplevering van een grote wijziging (project) is er een optimale samenwerking tussen projecten (op basis van
Prince II, uitgevoerd door ICT- medewerkers, IT- architecten, Programmamanagers, Informatiemanagers, etc.),
omlijnde processen (op basis van ITIL), maatwerk documenten (SLA, PID en DAP) en bewezen tooling voor
beheer (Callregistratie en beheer- tooling): met één transparante Rapportage over beschikbaarheid en kosten
van ICT- Services. Het Transitiemodel zal primair worden begeleid door één vaste Transitiemanager. De
Transitiemanager is namens de opdrachtgever eindverantwoordelijk om de gewenste omgeving aantoonbaar
op te leveren conform het Regiemodel en zal zorg dragen dat alle andere rollen projectmatig worden
aangestuurd gedurende de gehele Transitie periode:
Het Transitiemodel is complex en kan (afhankelijk van de wensen en de omgeving) meerjarig van aard zijn.
Daarom hebben wij het Transitiemodel “opgeknipt” in korte, verantwoorde stappen. Hierdoor blijft het
overzichtelijk en is het eenvoudig om zogenaamde go/no-go momenten te omlijnen. Ook zal met deze
werkwijze bereikt worden dat er sprake is van optimaal gebruik van voortschrijdend inzicht en samenwerking
en zal er voldoende tijd zijn om veranderingen te borgen binnen de eigen organisatie. Enkele voordelen van
ons Transitiemodel en onze aanpak zijn:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Concrete diensten vanaf Interviews tot en met Regie begeleiding naar Managed Services. Deze bieden
wij aan als losse projecten met maatwerkcalculaties;
Een duidelijke product- en diensten catalogus met volledige transparantie van kosten en
beschikbaarheid van ICT services, inclusief diensten van 3e ICT- partijen;
Uitstekende verantwoording naar de lijnmanagers en de directie;
Permanente benchmark voor alle mogelijke diensten en ICT- partijen in de markt;
Een permanente sparringspartner op strategisch en tactisch niveau;
Een vaste Transitiemanager die verantwoordelijk zal zijn voor harde opleveringen;
Een groot netwerk van (tijdelijke) specialisten inzetbaar, van Informatiemanagers tot IT- Architecten;
100% onafhankelijke begeleiding: geen enkele “baat” bij commerciële oplossingen;
Bewezen succes met ruim 15 ervaring in vrijwel elk type organisatie;
De mogelijkheid om elk project door Transitieprofs te laten begeleiden, van ERP- selectie tot en met
complete vervanging van de ICT- Infrastructuur.
Door stapsgewijs te werken, is er stapsgewijs ruimte om te bepalen of, hoe en met wie de volgende stap in het
Transitiemodel genomen kan worden. Wilt u het daarna of tussentijds zelf doen: ook prima. Er zijn daarmee
geen langlopende verplichtingen.
In deze toelichting beschrijven wij het Transitiemodel op hoofdlijnen. U zult begrijpen dat wij voor alle stappen
in het plan beschikken over alle mogelijke tools, expertise en documenten. Deze geven wij natuurlijk niet
© 2013
Transitieprofs
4-8

5. zomaar weg, aangezien wij deze zorgvuldig hebben opgebouwd in de afgelopen 15 jaar en omdat deze enkel
succesvol tot één geheel kunnen worden gebracht met inzet van onze ervaren Transitiemanagers. Gedurende
het traject komen deze zaken “vanzelf” beschikbaar voor u op maat. Denk hierbij aan:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Bewezen documenten en rapportages voor de Sourcing Stack, Interviews, Workshops en Gap Analyse;
Technische tooling voor onderzoek van de ICT- omgeving;
Een maatwerk product- en dienstencatalogus;
Een vast model (Gap Analyse) voor het onderzoeken van alle ICT- Services: kosten, maximale uitval,
benchmarkcalculaties, knelpunten, Cloud ready, etc;
Zeer professioneel onderzoek van uw ICT- organisatie: tooling, processen, SLA, DAP, Regie, 3e partijen,
rapportage, medewerkers en Callregistratie;
Uitstekende documenten om rapportage op te stellen vanuit de Gap Analyse: als nul-meting en
uitgangspunt voor het gehele vervolgtraject;
Bewezen architectuur voor het inrichten van Callregistratiesystemen op basis van meetbaarheid van
en Regie over ICT- Services, ICT- medewerkers en 3e partijen. Hierbij zal de gehele ICT- keten
meetbaar worden;
Bewezen model voor proces- inrichting op basis van ITIL;
Professionele SLA’s met verbinding naar één DAP. Deze kunnen wij digitaal beschikbaar maken in het
Callregistratiesysteem voor optimale Regie;
Beheertooling om verbindingen te leggen tussen ICT- componenten en ICT- Services;
Beheertooling met integratie naar de Callregistratie en 3e partijen om Regie ook meetbaar én
uitvoerbaar te maken;
Bewezen en uiterst professionele projectdocumentatie op basis van Prince II, voor elke stap in het
Transitiemodel.
Elke ICT- rol, elk proces en elk project past in ons model. De kennis en ervaring is opgebouwd bij
opdrachtgevers op locatie, maar vooral ook opgebouwd bij commerciële ICT- beheerpartijen, waarbij
beschikbaarheid en meetbaarheid is toegepast op basis van harde resultaatverplichtingen met 7*24
ondersteuning. Juist deze mix van ervaring zorgt ervoor dat wij dit ook voor u professioneel kunnen
begeleiden. Dit lichten wij graag toe tijdens de Interviews en Workshops en/of in het voortraject.
Met onze inzet zijn wij vaak een “ontbrekende spil” in het geheel. Wij vinden helemaal niet opnieuw het wiel
uit en doen inhoudelijk niets speciaals. Wij maken gebruik van alle aanwezige zaken en rollen die al bij u
aanwezig zijn. Enige wat wij echt doen als onderscheidend vermogen is:
Wij leggen namens de eindverantwoordelijke voor ICT de juiste verbanden op basis van bewezen oplossingen,
wij zorgen voor ontbrekende onderdelen/rollen en wij zorgen ervoor dat dit uiteindelijk als één geheel zal
worden geborgd binnen uw eigen organisatie als wij weer vertrekken: met één meetbare rapportage.
In de navolgende hoofdstukken behandelen wij één
onderwerp van ons Transitiemodel. In dit geval is dat het
Format voor: de Alignment Workshop.
© 2013
Transitieprofs
5-8

6. 2
Alignment Workshops
De Alignment Workshops behoren tot de meest belangrijke onderdelen van het totale Transitiemodel. Dit zijn
per definitie tactisch/strategische Workshops. Tijdens deze Workshops brengen wij bijvoorbeeld alle rollen bij
elkaar die zijn betrokken bij de Interviews en/of alle rollen bij elkaar die zijn betrokken in het verandertraject.
Hierbij is bijvoorbeeld ook altijd de directie betrokken. Uw vaste Transitiemanager zal deze Workshops altijd
zelf verzorgen, aangezien hier het draagvlak en vertrouwen zal moeten ontstaan voor het gehele vervolgtraject
en de onderlinge samenwerking. Het zal dan ook duidelijk zijn dat uw Transitiemanager moet beschikken over
veel ervaring, van ICT- beheer tot en met directieniveau, om het nodige vertrouwen bij iedereen te kunnen
wekken.
Het meest belangrijke doel van de Workshops is om ICT- vraag en ICT- aanbod bij elkaar te brengen. Dit is voor
vrijwel elke organisatie (structureel) een uitdaging en dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat het algemene
rapportcijfer gegeven vanuit de organisatie (vraag) vaak een stuk lager uitvalt dan het rapportcijfer dat de ICTafdeling (aanbod) zelf heeft gegeven. Ook maken wij helaas dagelijks mee dat ICT- partners van opdrachtgevers
de bedrijfsdoelstellingen niet goed begrijpen. Deze nodigen wij dan ook graag uit om de Workshops bij te
wonen.
De Workshops zorgen ervoor dat er een open gesprek ontstaat over alle bevindingen vanuit het door ons
opgestelde rapporten over bijvoorbeeld de afgenomen Interviews en de uitkomsten van de Gap Analyse. Wij
geven hierbij vanuit onze ervaring al mogelijke oorzaken aan voor de verschillen om te “sparren”. Maar
belangrijker is dat wij zeer goed luisteren naar wat de aanwezige rollen zelf als mogelijke oorzaken aanreiken.
Tijdens de Workshops leren wij uw specifieke situatie en de “cultuur” kennen.
© 2013
Transitieprofs
6-8

7. De Workshops zijn per definitie maatwerk. Onderwerpen die vaak de basis zijn voor een traject waar
Workshops noodzakelijk zijn kunnen zeer divers zijn:
Wij onderscheiden 2 typen Workshops:
o
o
De Workshops over bevindingen (bijvoorbeeld de bevindingen van de Gap Analyse en de Interviews
De Workshops over Visie en Budget
De Workshop Visie en budget laat vooral al mogelijke optie zien (budgettair) over mogelijke oplossingen. Veel
zien wij dat organisaties bijvoorbeeld vragen om drie menukaart- opties:
o
o
o
Oplossingen in huis (On Premise), intern of extern in beheer genomen en waar mogelijk met Cloud;
Oplossingen in een Datacentrum met eigen functionaliteiten (Private Cloud) en waar mogelijk met
Cloud;
Public Cloud oplossingen.
Wij presenteren in de Workshop Visie en budget ook onze onderzoeksresultaten:
© 2013
Transitieprofs
7-8

8. In de juiste volgorde voeren wij dan meestal het traject als volgt uit:
o
o
o
o
o
o
o
Invullen Sourcing Stack en waar nodig afnemen van de Interviews;
Uitvoeren Gap Analyse, vaak met een Techniekscan en een Securityscan;
Workshop bevindingen (met de stuurgroep: operationeel/tactisch/strategisch);
Diepgaand onderzoeken en ontwerpen van mogelijke oplossingen;
Workshop Visie en Budget (met de stuurgroep: operationeel/tactisch/strategisch);
Opstellen Transitieplan (met of zonder RFP);
Uitvoeren Transitieplan naar Managed Services.
Voor elke type Workshop maken wij een unieke agenda en proberen wij ook het leuke met het feitelijke te
combineren door soms wat spelvormen in de Workshop te integreren in combinatie met de actuele
onderwerpen:
Voordelen van ons Workshop Format zijn onder andere:
o
o
Met een bewezen formaat worden de Workshops afgenomen op elk niveau binnen uw organisatie en
ontstaat er draagvlak voor verandering;
o
100 % objectieve bevindingen en een pro- actieve benadering om ICT behoefte te koppelen aan ICT
diensten en functionaliteiten die in de markt aangeboden worden;
o
© 2013
De Workshops brengen alle primaire bedrijfsonderdelen dichter bij elkaar met inzet van de
uitkomsten van de Interviews;
Tijdens de Workshops blijken er altijd direct uitvoerbare QuickWins te zijn.
Transitieprofs
8-8