Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti. Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco.

1. Enterprise Content Management
Overview

2. Cos’è Bfly
Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione
digitale dei documenti.
Una piattaforma di Enterprise Content
Management basata sulla tecnologia open source
Alfresco.
Bfly permette di acquisire, archiviare,
organizzzare e condividere, in modo facile e
veloce, tutti i documenti e i contenuti che
transitano in un’organizzazione, grazie alle
caratteristiche che rendono unica la piattaforma:
 framework open source
 indipendenza dal numero delle postazioni
 tecnologie avanzate
 versione web, mobile, touch, cloud
 facilità di utilizzo e interfaccia user friendly
TUTTO IN UN CLIC

3. Moduli Bfly
Web Content Management
Protocollo DigitPA
Gestione documentale
Web & Mobile
Conservazione Sostituiva
Firma Digitale e Marca
Temporale
Servizi di postalizzazione H2H
Email & PEC Manager

4. Gestione documentale
Gestione cartelle
La creazione delle cartelle avviene di base
stabilendone un nome, un titolo e una
descrizione, ma volendo è possibile attribuire
vari parametri
Gestione file
I file vengono archiviati tramite upload da
qualsiasi fonte, scegliendo il tipo di documento
e definendo gli attributi legati alla tipologia di
documento scelto.
Sui file si possono compiere numerose azioni:
• Versioning
• Avviare un workflow
• Assegnare dei permessi
• Spostare/Eliminare/Copiare/Scaricare
Firma Digitale
L’applicazione può essere interfacciata con i
comuni sistemi di firma digitale, necessari per
poter attribuire valore legale ad un documento
Documenti
è possibile classificare il documento che si vuole
archiviare con una tipologia specifica
Parametri
ad ogni “Tipo Documento” si possono associare
dei parametri per indicizzare il documento e per
ricercarlo
Protocollo
al documento archiviato può essere assegnato un
protocollo univoco
Scansione
l’archiviazione può essere effettuata tramite uno
scanner collegato al Pc
Upload
l’archiviazione può essere effettuata tramite
l’upload da qualsiasi fonte (Locale, LAN, WEB..)

5. Ricerca documenti e Collaboration
Ricerca Full text: permette di filtrare i documenti indicizzati attraverso
una parola contenuta nel testo o parte di essa
Ricerca avanzata: permette di sfruttare i parametri attribuiti in fase di
archiviazione per filtrare i documenti
Info documento: è possibile visualizzare, tra i documenti frutto di una
ricerca, tutte le informazioni attribuite a quel documento in fase di
archiviazione
Una delle caratteristiche distintive del Bfly è il modulo di Collaboration
che si integra nella classica gestione documentale:
 Organizzazione dei contenuti in spazi di lavoro che possono essere
strutturati e accessibili da diversi gruppi di utenti
 Collaborazione fra utenti sui contenuti appartenenti ad uno spazio
 Calendario condiviso delle attività
 Comunicazione tra gli utenti mediante forum e funzionalità di
discussione associate ai contenuti
 Check-in/out: per la modifica in parallelo dei documenti da parte di un
gruppo di lavoro
 Versioning: per mantenere traccia delle modifiche effettuate su un
documento editato da diversi autori
 Gestione del workflow documentale

6. Workflow
Il workflow, o flusso di lavoro, è l’automatizzazione
di un processo, di un business process, o parte di
esso, costituito da una serie di attività elementari da
eseguire per raggiungere un determinato risultato.
La gestione dei Workflow all'interno di Bfly
automatizza i processi di lavoro all’interno di una
struttura, aumentandone l’efficienza e migliorando il
controllo sul flusso del lavoro.
Il wokflow permette di organizzare, gestire e
controllare il flusso documentale in maniera
completamente informatizzata.
Il modulo workflow di Bfly utilizza un tool grafico che consente di costruire in modo rapido
e semplice l’algoritmo dei processi aziendali. E’ possibile definire le diverse operazioni,
sotto forma di uno schema in cui le diverse fasi del processo e le differenti condizioni
devono essere rispettate.

7. Modulo Protocollo DigitPA
Bfly consente di ottemperare alla normativa DigitPA (ex CNIPA) in materia di
protocollazione informatica.
Il processo di protocollazione permette di integrarsi totalmente con:
 gestione elettronica documentale
 workflow
 firma digitale
Funzionalità principali:
 Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione
dell’organizzazione aziendale (Organigramma, divisioni
aziendali, multi organizzazione)
 Gestione titolario di classificazione
 Stampa giornale di protocollo esportazione (PDF) delle
registrazioni di protocollo per intervallo temporale
 Ricerca avanzata documenti protocollati, degli allegati,
dei Fascicoli e delle voci di titolario in modalità fulltext
e/o per attributi (numero di protocollo, data, oggetto,
stato della registrazione).
 Gestione dei ruoli con assegnazione agli utenti del
sistema del ruolo di protocollista o di responsabile
dell'archivio (archivista)

8. Modulo PEC Manager
Bfly ha sviluppato la soluzione di gestione della PEC, che semplifica, automatizza e rende
accessibili tutte le operazioni legate alla gestione della propria Posta Elettronica Certificata.
La soluzione si presenta all’utente come un portale (site) basato su Alfresco Share, di cui sfrutta
le potenzialità e la natura open per potersi integrare con i principali sistemi di gestione
documentale.
Bfly PEC MANAGER è integrabile anche al sistema di protocollo informatico Bfly
Protocollo, permettendo dunque di protocollare in maniera automatica tutta la posta certificata
in entrata ed in uscita.
Il modulo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dal
software di gestione documentale Bfly e dalla piattaforma di ECM Alfresco:
 Gestione elettronica documentale
 Esecuzione di processi documentale
 Estrazione delle diverse componenti del
messaggio PEC scaricato
 Protocollazione a norma DIGIT PA
 Registrazione delle anomalie
 Gestione automatica massiva della PEC
 Collaboration
 Download delle e-mail
 Predisposizione di un invio automatico di email in modalità batch
 Possibilità di impostare un filtro
Consultazione di tutte le e-mail inviate nella
sezione Log

9. Modulo Conservazione Ottica Sostitutiva
Il modulo COS permette di attivare la
conservazione sostitutiva dei documenti
aziendali in modo semplice e non invasivo
integrandosi con i sistemi informativi già
presenti in azienda.
Come risultato si ottiene un supporto "a
norma" dotato di un'apposita applicazione che
ne permette la consultazione tramite un
qualsiasi browser internet. L'interfaccia utente
consente di eseguire la ricerca e la
visualizzazione dei documenti, e la verifica
delle firme e delle marche temporali previste
in base alla normativa.
Documenti conservabili
La Conservazione Sostitutiva può essere
effettuata su diverse “famiglie” di documenti:
 Documenti fiscali Obbligatori
fatture attive, fatture passive, note
credito/debito, libri contabili obbligatori
(giornale, IVA, inventario, beni
ammortizzabili, lettere di intento)
 Documenti fiscali Ausiliari
ordini, documenti di trasporto, partitari
contabili, schede di mastro
 Documenti del Personale
libri paga, libri
matricola, cedolini, CUD, rilevazione
presenze
 Documenti Generici
contratti, corrispondenza, telegrammi, dic
hiarazioni

10. Servizi di postalizzazione – H2H
Comunicare in modo completamente digitale significa avere una gestione digitale di tutti i
documenti e poter elaborare, inviare e ricevere le comunicazioni all’interno di uno stesso
ed unico ambiente software.
Bfly integra in modo nativo Posteonline, il servizio di posta ibrida di Poste Italiane, che
consente la gestione della corrispondenza on-line in modalità remota ovvero “Host to Host”
(H2H). Tale servizio può rappresentare un tassello fondamentale per la realizzazione di
progetti di comunicazione integrata.

11. Portfolio
Bfly è già una realtà nella vita di molte aziende e PA italiane, e ogni giorno semplifica e
automatizza i processi di gestione documentale e contribuisce all’innovazione del sistema
produttivo.
Gestione
documentale, protocollo e
automatizzazione dei processi
aziendali
Gestione documentale
Protocollo a norma
DigitPA
Gestione
documentale, protocollo
a norma DigitPA
e automazione processi
aziendali
Protocollo a norma DigitPA
Conservazione
Sostitutiva
Gestione documentale e
sviluppo processi documentali
personalizzati
Gestione documentale e
integrazione con i servizi
di COS InfoCert

12. Riassumendo

13. Contatti
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Luca Colomba
Product Manager
Cell: +39.345.4714249
E-mail: luca.colomba@desmos.eu
Annalisa Cirone
Direzione Commerciale
Cell: +39.329.7319975
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