Tips para MS Project 2003: Características Avanzadas de Riesgos, Problemas y Documentos

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CARACTERÍSTICAS AVANZADAS DE
RIESGOS, PROBLEMAS Y
DOCUMENTOS

CARACTERÍSTICAS AVANZADAS DE RIESGOS, PROBLEMAS
Y DOCUMENTOS
 Características del panel de acción
 Ver informes
 Configurar alertas
 Exportar a una hoja de cálculo en MS Excel
 Modificar configuración y columnas
 Sincronizar con Project Server

Características del panel de acción
Acciones:
 Agregar a mis vínculos
 Ver informes
 Enviarme alertas
 Exportar a hoja de cálculo
 Modificar configuración y columnas
 Sincronizar con Project Server

Características del panel de acción

Ver informes
 Riesgos por categoría  Muestra el número de riesgos por categoría.
 Riesgos por persona  Muestra el número de riesgos asignados a una persona.
 Riesgos creados en un intervalo de fechas  Muestra el número de riesgos
creados en un intervalo de fechas.
 Riesgos para un intervalo de fechas  Realiza un seguimiento de los distintos tipos
tipos de riesgos en un intervalo de fechas.
Tipos de informes

Ver informes
Tipos de informes

Informe de riesgo ‘Creados en un intervalo de fechas’
Ver informes

Configurar alertas
 Enviar alertas a  Correo electrónico.
 Tipo de cambio
- Todos los cambios.
- Elementos agregados.
- Elementos cambiados.
- Elementos eliminados.
 Frecuencia de alertas
- Enviar correo electrónico inmediatamente.
- Enviar un resumen diario.
- Enviar un resumen semanal.
Secciones:

Configurar alertas

Exportar a una hoja de cálculo en MS Excel

Exportar a una hoja de cálculo en MS Excel
Abrir el archivo de consulta

Modificar configuración y columnas
Secciones:
 Configuración general  Riesgos y Problemas
- Cambiar configuración general.
- Cambiar permisos para esta lista.
 Configuración general  Documentos
- Cambiar configuración general.
- Guardar biblioteca de documentos como plantilla.
- Cambiar permisos para esta biblioteca de documentos.
- Eliminar esta biblioteca de documentos.
 Columnas
- Agregar una nueva columna.
- Cambiar el orden de los campos.
 Vistas
- Crear una nueva vista.

Configuración general - Riesgos y Problemas
 Cambiar configuración general

Configuración general - Riesgos y Problemas
 Cambiar permisos para esta lista

Configuración general - Documentos
 Cambiar configuración general

 Guardar biblioteca de documentos como plantilla

 Cambiar permisos para esta biblioteca de documentos
 Similar a la página ‘Cambiar permisos’ para Riesgos y Problemas.
 Eliminar esta biblioteca de documentos

Columnas – Riesgos, Problemas y Documentos
 Modificar configuración de las columnas
Hacer clic sobre el
nombre de cualquier
columna deseada.

 Agregar una nueva columna

 Cambiar el orden de los campos

Vistas – Riesgos, Problemas y Documentos
 Modificar vistas
Secciones:
 Nombre
- Permite renombrar la vista.
- Permite especificar la dirección Web.
- Permite establecer la vista como predeterminada.
 Columnas
- Permite seleccionar qué columnas se mostrará y en qué orden.
 Ordenar
- Permite aplicar 2 niveles de ordenamiento a la vista seleccionada.
 Filtro
- Permite aplicar múltiples niveles de filtro a la vista.

 Modificar vistas  Nombre

 Modificar vistas  Columnas

 Modificar vistas  Ordenar

 Modificar vistas  Filtro

 Modificar vistas
Más Secciones:
 Agrupar por
- Permite aplicar 2 niveles de agrupación.
 Totales
- Permite agregar totales a la vista.
 Estilo
- Permite seleccionar un estilo dentro de 8 disponibles.
 Límite de elementos
- Permite especificar un límite para el número de riesgos que se mostrará
en la página ‘Riesgos’.

 Modificar vistas  Agrupar por

 Modificar vistas  Totales

 Modificar vistas  Estilo, Límite de elementos

 Crear una nueva vista
 Vista Estándar
 Vista de hoja de datos
 Vista Calendario
Tipo de vista:
Similar a la página ‘Editar vista’

 Crear una nueva vista – Vista Calendario
Secciones:
 Nombre
- Permite ingresar el nombre para la nueva vista.
 Audiencia
- Elegir entre: Crear una vista personal o Crear una vista pública.
 Columnas
- Elegir entre: Basar el calendario a una única fecha o en un intervalo de fechas.
 Configuración del calendario
- Permite elegir entre mostrar el calendario de forma semanal, mensual o diariamente.
 Filtro
- Permite mostrar todos los elementos o aplicar un filtro a la lista.

 Crear una nueva vista – Vista Calendario

Sincronizar con Project Server
 Se puede exportar y vincular los Riesgos, Problemas o Documentos al MS Excel o MS Access.
 Para ello, aplicar la vista ‘hoja de datos’ en la página de Riesgos, Problemas o Documentos.
 Luego hacer clic en el botón ‘panel de tareas’.

 Una vez exportado al MS Excel o al MS Access se puede hacer los cambios deseados.
 Luego de realizar cambios y al intentar guardar en el aplicativo, se mostrará la ventana:
 Los cambios deben sincronizarse con la Base de Datos de SharePoint.

CONSULTORÍAYCAPACITACIÓNEN…
SOFT SKILLSSOFT SKILLS
•Habilidades Blandas para la Gestión
de Proyectos.
•Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Gestión de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Facilitación para el
Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
•Gestión del Cambio Organizacional e
Individual.
GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS YGESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS
•Gestión de Proyectos (Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®
) - Cuarta edición, Project Management
Institute, Inc., 2008.
•Estándares para la Gestión de Proyectos.
•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
•Taller de Preparación para la Certificación
Project Management Professional (PMP)®
.
•Gestión de Programas (PPgM).
•Gestión de Portafolios (PPfM).
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).
•Oficina de Proyectos (PMO).
•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional
de Proyectos (OPM3)®
.
HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Curso Taller de MS Project 2003.
• Curso Taller de MS Project 2007.
•MS Project Server 2007.
•Herramientas avanzadas para la Gestión de
Proyectos.

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