Dossier de la empresa DigitalCLM de servicios a empresas entre los que destacan la digitalización documental, certificada de documentos, gestión documental, custodia documental, etc

1. SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL
CASTILLA LA MANCHA

2. Qué es
DigitalClm

3. DigitalClm
es
una
empresa
castellano-­‐manchega
con
sede
en
Ciudad
Real
cuya
finalidad
es
dar
servicios
de
consultoría
documental
a
las
dis9ntas
empresas,
asociaciones
y
administraciones
de
Cas9lla
La
Mancha.
A
través
de
los
diagnós9cos
de
DigitalClm
asesoramos
a
nuestros
clientes
sobre
como
afrontar
tanto
proyectos
de
digitalización
de
documentación
(facturas,
expedientes,
informes,
etc)
como
su
posterior
implementación
de
un
soGware
de
ges$ón
documental
para
agilizar
su
trabajo
diario.

4. Razones

5. Disponer
de
un
elevado
número
de
documentos,
la
dificultad
en
su
consulta
y
el
deterioro
producido
por
su
manipulación,
son
algunas
de
las
razones
que
hacen
recomendable
la
digitalización
de
archivos,
además
de
la
seguridad,
reducción
de
espacio,
economía
y
movilidad
de
la
información.
Desde
DigitalClm
consideramos
como
principales
razones
las
siguientes:
1.Incrementar
el
acceso,
con
lo
que
ello
conlleva
en
ahorro
de
$empo
y
recursos.
2.Mejorar
la
infraestructura
técnica
información
puede
ser
compar9da
por
varias
personas
a
la
vez
sin
tener
que
generar
costosos
duplicados,
además
del
incremento
del
conocimiento
que
se
genera
en
la
empresa.
3.Reducir
la
manipulación
y
el
uso
de
materiales
originales
frágiles
o
u9lizados
intensivamente
y
crear
una
“copia
de
seguridad”
para
el
material
deteriorado
como
libros
o
documentos
quebradizos.

6. Servicios

7. DigitalClm
apuesta
por
un
toda
una
serie
de
servicios
de
calidad
que
engloben
todos
los
pasos
de
un
proyecto
de
digitalización
y
de
integración
en
sistemas
de
ges9ón
documental,
Por
ello DigitalClm
ofrece
los
siguientes
servicios:
1.Servicios
de
Diagnós$co
Inicial.
2.Servicios
de
Digitalización
Cer$ficada
masiva
de
documentación
(digitalización
por
medio
de
soGware
cer9ficado
por
AEAT)
3.Integración
de
la
documentación
en
sistemas
de
Ges$ón
Documental.
4.Custodia
y
destrucción
cer$ficada
de
documentación.

8. Diagnóstico
Inicial

9. DigitalClm
antes
de
afrontar
cualquier
proyecto,
ofrece
un
servicio
de
prediagnos9co
inicial,
en
el
cual
los
técnicos
de
DigitalClm de
forma
gratuita,
valoran
los
dis9ntos
pasos
a
tomar
para
el
desarrollo
de
un
proyecto
de
digitalización
documental
y
su
posible
integración
en
sistemas
de
ges$ón
documental.
Tras
este
diagnos9co
inicial,
DigitalClm
elabora
un
informe
donde
se
indican
las
medidas
a
llevar
para
la
mejora
de
la
ges9ón
documental
diaria
de
su
empresa
y
la
desconges9ón
de
sus
archivos.

10. Servicios de
Digitalización
Documental

11. Tras
el
diagnos9co
inicial,
DigitalClm
ofrece
el
servicio
de
Digitalización
masiva
de
la
documentación
de
su
empresa
o
ins9tución.
Por
medio
de
soDware
cer$ficado
por
la
AEAT
(Agencia
Tributaria)
y
escáneres
de
digitalización
masiva,
conver9mos
toda
la
documentación
de
su
trabajo
día
a
día
(albaranes,
presupuestos,
facturas,
expedientes,
etc)
en
ficheros
digitales
para
facilitar
su
búsqueda
y
consulta.
Esta
documentación
contable
digitalizada
se
puede
(según
soGware
disponible
por
su
empresa)
integrar
con
sus
programas
de
ges9ón
empresarial
o
integrar
dentro
de
sistemas
de
ges9ón
documental
que
agilizarán
el
trabajo
diario
de
su
empresa.

12. Software de
Gestión
Documental

13. DigitalClm
ofrece
servicios
y
soGware
de
ges$ón
documental.
Estos
servicios
son
recomendables
ante
las
siguientes
situaciones:
• ¿No
9enes
control
sobre
los
documentos?
• ¿Tienes
o
recibes
más
documentos
de
los
que
puedes
manejar?
• ¿Tienes
iden9ficados
los
9pos
de
documentos
y
todos
9enen
procedimientos
similares?
• ¿Pierdes
9empo
y
dinero
buscando
documentos?
• ¿Tienes
que
estar
pendiente
de
los
documentos
(fechas
de
expiración,
carpetas
donde
se
ubican,
usuarios
que
pueden
acceder)?
• ¿Sabes
que
centralizando
los
procesos
y
el
almacén
de
la
información
mejorarías
tu
negocio?
• ¿Dedicas
9empo
a
la
realizar
acciones
sobre
los
documentos
que
son
siempre
las
mismas?
• ¿Necesitas
auditar
los
pasos
por
los
que
pasa
un
documento?
Si
la
repuesta
a
varias
de
estas
preguntas
es
afirma9va,
no
dudes,
contacta
con
DigitalClm
sin
compromiso
y
estudiaremos
la
viabilidad
de
implementar
un
sistema
de
ges9ón
documental.

14. Custodia
Documental

15. DigitalClm
ofrece
servicios
de
custodia
documental
y
destrucción
cer$ficada
de
su
documentación.
Los
servicios
de
custodia
documental,
le
repercu9rán
en
su
empresa
de
la
siguiente
forma:
1-­‐Un
importante
ahorro
de
espacio
sin
perder
la
facilidad
de
consulta
de
su
información.
2-­‐Una
adecuada
conservación
de
sus
documentos
con
los
máximos
criterios
de
seguridad
y
confidencialidad.
3-­‐Un
mayor
conocimiento
y
control
de
su
archivo.
Por
su
parte
con
los
servicios
de
destrucción
cer$ficada
podrá
destruir
de
una
manera
fiable
cumpliendo
la
norma9va
de
la
Ley
de
protección
de
datos,
toda
aquella
documentación
que
ya
no
es
necesaria
para
su
empresa
o
ins9tución,
liberando
igualmente
sus
archivos
de
documentación
obsoleta.

16. SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL
CASTILLA LA MANCHA
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