Le nuove Regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici appena pubblicate in G.U. hanno dato il definitivo riconoscimento al Responsabile della Conservazione digitale e al Responsabile del trattamento dati, due professionisti IT la cui presenza è ormai obbligatoria per tutti gli enti pubblici e le aziende che gestiscono documenti informatici e fatturano elettronicamente e per i quali ANORC Professioni ha aperto i primi Registri nazionali.

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"Le nuove professioni digitali: Il Responsabile
della conservazione "

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Le regole generali…
(Codice dell’amministrazione digitale e le nuove regole
tecniche )

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ART. 43 CAD (Riproduzione e conservazione dei documenti)
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e‘
prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove
riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel
tempo sono effettuate in modo da garantire la conformita' dei
documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche
stabilite ai sensi dell'art. 71.
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione
per legge o regolamento, possono essere archiviati per le
esigenze correnti anche con modalità cartacee e
sono conservati in modo permanente con modalità digitali,
nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71.
La conservazione digitale non è una scelta eventuale, ma un dovere!

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Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici)
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento
di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b) l’integrità del documento;
c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni
identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36
del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico
pubblicato in Allegato B a tale decreto.
Chiave interpretativa per la normativa sulla conservazione digitale

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Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici) - NEW
Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera
d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui
all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove
previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui
all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva
competenza. Conservatore
ArchivistaPrivacy
La
conservazione
digitale si fa in
tre!

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Normativa vigente applicabile:
- Codice dell’Amministrazione Digitale
- Regole tecniche

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Uno sguardo alle Regole tecniche in materia di sistema di
CONSERVAZIONE ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma
4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.
( DPCM 3 dicembre 2013)
Pubblicate in G.U. il 12 Marzo sostituiscono le attuali regole tecniche contenute
nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004, recante “Regole
tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

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Il sistema di conservazione (art 3)
Attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del Codice
Il sistema di conservazione consiste nell’adozione di regole, procedure e tecnologie al
fine di garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità dei seguenti oggetti informatici:
a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad
essi associati;
b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i
metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i
singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione
documentale.
La conservazione va dalla presa in carico dell'oggetto da conservare fino all'eventuale
suo scarto.
Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

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Gli oggetti della conservazione sono organizzati in
PACCHETTI INFORMATIVI
Tipologie di pacchetti informativi (art. 4)
Pacchetto di versamento : il pacchetto inviato ad un sistema di conservazione dal
Produttore. Di solito, la sua forma e il suo contenuto sono concordati tra il
Produttore e il Conservatore
Pacchetto di archiviazione : il pacchetto conservato in un sistema di
conservazione. È derivato dalla trasformazione di uno o più Pacchetti di
versamento a scopo di conservazione
Pacchetto di distribuzione: il pacchetto inviato ad un Utente da un sistema di
conservazione.

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Rapporto di versamento
Viene rilasciato dal sistema di conservazione, anche in automatico, successivamente
alla presa in carico e alla verifica del pacchetto di versamento.
Viene univocamente identificato e conservato dal sistema di conservazione.
Contiene un riferimento temporale e una o più impronte del pacchetto di versamento.
Può essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione (consigliabile ove
viene rilasciato da un outsourcer)

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I modelli organizzativi per la conservazione (art. 5)
Il sistema di conservazione funziona secondo modelli organizzativi distinti da
quelli di gestione documentale.
La conservazione può essere svolta all'interno della stessa struttura organizzativa
che produce il documento da conservare.
In alternativa può essere affidata, in modo totale o parziale, all'esterno
(Outsourcing) mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo
del rispetto del manuale della conservazione. L'outsourcer assumerà il ruolo di
responsabile esterno del trattamento dei dati. (art. 6, commi 7 e 8)
Le Pubbliche Amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione
all'interno delle struttura organizzativa che produce il documento o affidando i
processi a conservatori accreditati ai sensi dell'art. 44-bis del CAD (art. 5, comma
3)

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Ruoli e responsabilità
Sistema di
Conservazione
Responsabile della Conservazione
Produttore Utente
 Produttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da
conservare
 Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche
complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con
piena responsabilità e autonomia
 Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti
presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di
interesse

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Art.7 DPCM 3 dicembre 2013

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Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:
Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici)
Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei
documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo
processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle
regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti,
pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche.
Possibilità anche per la P.A. di affidare in outsourcing i processi di
conservazione digitale e ottenere la “certificazione di conformità” dei
relativi processi!

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Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:
Art. 44 bis (Conservatori accreditati)
1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per
conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso
dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza,
chiedono l’accreditamento presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad
eccezione del comma 3, lettera a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali
con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.
Vi è ora la possibilità di far accreditare presso DigitPA
i propri processi di conservazione sotto il profilo della
sicurezza e della qualità (nel rispetto, quindi, di una
serie di misure di sicurezza che variano a seconda
della tipologia del dato trattato e degli strumenti
utilizzati).

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Il responsabile della conservazione
Opera d'intesa con:
- il responsabile del trattamento dei dati personali
- il responsabile della sicurezza
- il responsabile dei sistemi informativi (solo Pa centrali)
- il responsabile (o coordinatore) della gestione documentale (solo Pa)
Compiti del responsabile della conservazione
a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione
della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in
conformità alla normativa vigente;
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla
normativa vigente;
c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;

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Compiti del responsabile della conservazione
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma
elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di
conservazione;
f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni,
dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici,
adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la
corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei
formati;
h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione
all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di
conservazione;
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione;

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Compiti del responsabile della conservazione
l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo
intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e
le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti
conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto
previsto dalle norme vigenti;
o. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico
in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici
rilevanti.

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Il responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al
Cad e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione
Nelle Pa il ruolo del Responsabile della conservazione:
DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato
PUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione
documentale

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.
Accreditamento dei conservatori
Circolare DigitPa n.59 del 29 dicembre 2011 recante Modalità per presentare la
domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono
attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'art. 44-bis, comma 1,
del CAD

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Art. 12 - Il nuovo Piano della sicurezza del sistema di
conservazione dovrà essere predisposto dal Responsabile
della conservazione, di concerto con il Responsabile della
sicurezza, nell’ambito del Piano generale della sicurezza,
nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli
da 31 a 36 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice privacy) e dal
disciplinare tecnico di cui all’allegato B dello stesso Codice,
nonché coerentemente a quanto previsto dagli artt. 50-bis
e 51 del CAD.
Cosa dicono le nuove regole
tecniche sulla conservazione?

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Il Manuale della conservazione
Art. 8
Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti
coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione
del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le
misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla
verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Diviene obbligatoria la sua redazione

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La digitalizzazione documentale ha aperto la strada
all’avvento di NUOVE FIGURE PROFESSIONALI
deputate a gestire i nostri documenti informatici.
Tra queste, particolare importanza assume, in ogni
moderna organizzazione pubblica o privata, il
Responsabile della conservazione digitale dei
documenti, incaricato di gestire tutti i flussi informativi
e documentali di un ente e tutte le fasi di vita dei
documenti, sino alla loro corretta archiviazione e
conservazione nel tempo.

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La figura professionale del Responsabile della
conservazione è obbligatoria per privati e PA che
formano i loro documenti informatici, ma…
Non è l’unica!
Il Responsabile della conservazione deve
necessariamente operare d’intesa con il
Responsabile del trattamento dei dati personali e
con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le
sole PA – il
Responsabile del protocollo informatico.
Titolo della presentazione

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In quest’ottica, la qualificazione della professione, come di
ogni altra attività economica, non è basata solo su norme
cogenti come nel caso degli Ordini professionali ma anche
su strumenti (certificazioni, marchi, attestati etc.) di
carattere volontario, a volte anche con controllo pubblico
ma più spesso lasciati all’autoregolamentazione dei privati.
LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4
Disposizioni in materia di professioni
non organizzate

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 Le nuove norme definiscono "professione non organizzata in ordini o collegi"
l'attività economica, anche organizzata, volta alla prestazione di servizi o di
opere a favore di terzi, esercitata abitualmente e prevalentemente mediante
lavoro intellettuale, o comunque con il concorso di questo, con esclusione delle
attività riservate per legge a soggetti iscritti in albi o elenchi ai sensi dell'articolo
2229 c.c., e delle attività e dei mestieri artigianali, commerciali e di pubblico
esercizio disciplinati da specifiche normative.
 Si introduce il principio del libero esercizio della professione fondato
sull’autonomia, sulle competenze e sull’indipendenza di giudizio intellettuale e
tecnica del professionista.
 Si consente inoltre al professionista di scegliere la forma in cui esercitare la
propria professione riconoscendo l’esercizio di questa sia in forma individuale,
che associata o societaria o nella forma di lavoro dipendente.
 I professionisti possono costituire associazioni professionali (con natura
privatistica, fondate su base volontaria e senza alcun vincolo di rappresentanza
esclusiva) con il fine di valorizzare le competenze degli associati, diffondere tra
essi il rispetto di regole deontologiche, favorendo la scelta e la tutela degli utenti
nel rispetto delle regole sulla concorrenza.

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Proprio per dare regolamentazione e il giusto riconoscimento a
queste due figure che operano in maniera complementare, è da
poco nata l’associazione ANORC Professioni, prima
associazione italiana che ha aperto per i Responsabili della
conservazione e i Responsabili del trattamento due registri
nazionali, istituendo un percorso virtuoso di formazione e
aggiornamento a loro dedicato
http://www.anorc.it/anorc_professioni/
Grazie ad ANORC Professioni queste due figure, spesso
sottovalutate e poco conosciute, vedono finalmente certificate le
loro competenze attraverso l'iscrizione a un registro nazionale,
in ottemperanza a quanto stabilito dalla Legge del 14 gennaio
2013 n. 4 sulle professioni non organizzate in Ordini o Collegi.

28. www.anorc.it
Simonetta Zingarelli Copyright 2014 -Vietata diffusione e duplicazione
Grazie per l’attenzione
…e per contatti o ulteriori
informazioni:
Avv. Simonetta Zingarelli
Tesoriere Anorc
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