1. Docsvision 5
Управление документацией СМК
Решение компании Системная Экспертиза по
автоматизации системы менеджмента качества
(СМК) на базе Docsvision
2. www.docsvision.com Слайд: 2
Назначение
• Организация единого хранилища документации СМК;
• Обеспечение регистрации документов с использованием атрибутов для
однозначной идентификации каждого вида регистрируемой документации СМК;
• Инициация процесса создания нового документа, модификации или отмены
действующих документов СМК компании уполномоченными должностными
лицами;
• Обеспечение маршрутизации документа между участниками процесса
согласования;
• Построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла
документа;
• Реализация механизма уведомлений пользователей об определенных событиях,
произошедших в Системе;
• Обеспечение поиска по атрибутам, зарегистрированной в Системе документации;
• Построение механизма разграниченного доступа сотрудников к хранилищу
документации;
• Обеспечение формирования отчетов и выгрузка их в MS Excel.
3. www.docsvision.com Слайд: 3
Цель внедрения
Целью автоматизации с использованием системы Docsvision
является создание единого корпоративного хранилища
внутренней нормативной документации СМК компании и
автоматизация процесса создания новых или модификации
действующих документов СМК.
5. www.docsvision.com Слайд: 5
Модули решения, представленные в презентации
• Справочники системы
• Процессы СМК
• Документы СМК
• Заявки СМК
• Анализ со стороны руководства
• Внутренние аудиты
• Несоответствия продукции
• Анализ данных
• Улучшения
Примечание: Отсутствующие в презентации модули не имеют
принципиальных отличий от рассматриваемых.
6. www.docsvision.com Слайд: 6
Основные условные обозначения
Задача
Документ
(карточка решения)
Уведомление
(сообщение)
Внешний документ
или данные
Внешняя учетная
система
Данные, действия
Данные, действия выполняются
бизнес-процессом Docsvision
Возможна интеграция с внешней
системой на этапе внедрения
Часть логики функционирования
элемента реализована через
бизнес-процессы
КиПД
(задача по улучшениям,
изменениям,
корректирующим
и предупреждающим действия)
11. www.docsvision.com Слайд: 11
Разработанный нумератор
Индекс вида документа
(из справочника видов
документов)
Назначение документа
(из справочника
назначений документов)
ААА-ББ-ВВГГ-ДДДД
Номер
подразделения
разработчика
Привязка к препарату
(из справочника
препаратов)
Порядковый номер
документа внутри
типа
14. www.docsvision.com Слайд: 14
Процессы СМК
Паспорт процесса
Документ
мониторинга
Периодичность
мониторинга
Владелец
Показатели
процесса
Владелец Задачи по расчету
показателей
Исполнители
Результат
расчета
КиПД
Внешняя учетная
система
15. www.docsvision.com Слайд: 15
Документы СМК
• Документ СМК
• Заявки
заявка на разработку
заявка на модификацию
заявка на отмену документа
заявка на отзыв с согласования
23. www.docsvision.com Слайд: 23
Поисковые запросы
В системе реализованы
поисковые запросы для
документов:
• По автору
• По дате введения в действие
• По дате окончания срока действия
• По коду
• По названию
• По номеру
• По подразделению
• По состоянию документа
24. www.docsvision.com Слайд: 24
Поисковые запросы
Система позволяет
осуществлять отбор
документов по виду:
• Инструкции
• Инструкции по охране труда
• Карты процессов
• Перечни инструкций по охране труда
• Положения
• Стандарты предприятия
• Таблицы бизнес-процессов
26. www.docsvision.com Слайд: 26
Состав решения
• Настройки системы
• Документация:
Общее описание системы
Руководство администратора
Руководство по настройке и внедрению
Руководство пользователя – Владелец процесса СМК
Руководство пользователя – Менеджер по качеству
Руководство пользователя – Регистратор документов СМК
Руководство пользователя – Руководитель высшего звена
Руководство пользователя – Исполнитель
27. www.docsvision.com Слайд: 27
Типовой план внедрения
• Анализ СМК предприятия в рамках элементов решения *
• Принятие решения о необходимости и возможности
реализации различных элементов в рамках действующей
СМК
• Установка и настройка решения
• Обучение пользователей по ролям
• Опытная эксплуатация
Ориентировочная продолжительность внедрения 2-3 недели (без учета срока
опытной эксплуатации)
*) Предполагается, что СМК на предприятии уже есть. При отсутствии СМК
типовое решение принимается за основу, анализ не производится.