Conférence INGE COM au salon Documation 2012 WebTV : http://www.documation.tv Blog : http://www.documation.net Site : http://www.documation.fr Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense

1. Dématérialiser vos courriers
entrants et dossiers dans
SharePoint 2010
Armando Benzaquen
Inge-Com
Senior ECM Consultant
15 rue Charles Paradinas
abenzaquen@inge-com.fr
92110 Clichy
01-40-87-68-89
Std : 01.40.87.16.16
www,inge-com.fr

2. Agenda
Présentation INGE-COM & Software Innovation
Challenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..)
Bénéfices pour l'Entreprise de dématérialiser les courriers Entrants
Présentation de l’offre 360 Case Management
Démonstration Live
Questions / Réponses

3. Présentation d’Inge-Com
Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration
de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures
techniques associées.
Création en 1988, 60 collaborateurs
CA consolidé : 8,58 Millions €
2 structures
Plus de 1000 clients actifs
Pôle SSII
Pôle Projet & Intégration

4. Ingénierie Documentaire
Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001.
Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM
(méthodologie projet, conduite du changement, intégration au
SI…)
Compétences SharePoint 2007/2010
Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs
Prestations AMOA /AMOE
Case Management 360
Exemples de projets :
Gestion de Contenu
Dématérialisation de documents (contrats, factures…)
Business Process Management (BPM)
Record Management / Archivage légal,
Archivage Messagerie, Applicatifs…

5. Quelques Références Inge-Com

6. Software Innovation in short
Company Facts
25th Anniversary
Focused ISV with a portfolio of standard
Case & Document Management systems
on the SharePoint and Office platforms
Strong Technical and Business Alignment
with Microsoft
Target Market Segments:
Public Sector, Government,
Healthcare
Organizations, Utilities
Oil & Gas, Construction, Engineering
Multi-Channel Business Model
Over 300 employees based out of Norway,
Sweden, and Denmark
R&D in Norway and India
Owned by Borea Private Equity
Approx. 50 MEUR in 2009 revenues

7. Software Innovation international
positioning
Software Innovation has more than 25 years of experience and expertise in the
Information Management area
Software Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Management
solutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizations
control, manage and share information and documents.
With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider of
vertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint.
The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly
standard solutions that promote increased productivity, efficient processes and
business control for public authorities and private enterprises.
The company has local operations and a strong partner network across the EMEA

8. 360° Competitive Positioning
°
360° does not compete directly with ECM
platforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM,
EMC Documentum, or IBM FileNet
360° combines document-, records- , case- and
relationship management in one single product
and is built into a leading ECM & coplatform -
Microsoft SharePoint
360° is a “Composite Content Application”
that can orchestrate people, process and content
Contact
based on a framework and vertical configurations
based on domain expert knowledge Case Project
Document Activity
Custom

9. Challenges des
Entreprises
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10. Quelques chiffres
Entre 70-90% du contenu est de
type non structuré
… a typical organisation spends …
Environ 200 de croissance par an $20 in labor to file one document
$120 in labor to find a misfiled document
Le volume papier continu à $220 in labor to reproduce a lost document
augmenter $8 to $15 to courier or overnight a document
$12,000 per year to maintain one file
Les volumes eMails connaissent cabinet with four file drawers
une croissance exponentielle
Photocopies a typical document 19 times
De plus en plus d’échanges Loses 7.5 percent of all documents
électroniques. Misfiles a remaining 3 percent of all
documents
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11. Challenges des Entreprises
Problème numéro 1 -- > le papier
Au niveau de l’Entreprise :
Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans
l’Entreprise
Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier
versus un document électronique :
- Distribution manuelle
- Indexation
- Recherche
- Classement
- Archivage
Le temps de traitement élevé est un frein à
l’amélioration de la qualité de service Client
Nombreux risques liés aux traitements des courriers
papiers :
- perte/oubli d’un document
- problème de confidentialité
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12. Challenges des Entreprises
Au niveau de l’Entreprise :
Rends plus difficile la mise en conformité
des documents vis à vis des différentes
régulations en vigueur (plus facile à gérer
au format électronique).
Difficulté d’accéder aux documents dans
un contexte multi-site
Difficulté d’avoir un vue globale d’un
dossier (client, affaire, crédit, contrat ..)
Duplication du contenu inévitable
Besoins croissants en espaces de
stockage physique,
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13. Challenges des Entreprises
Au niveau du Service Courrier
Manque d’efficacité et coût de fonctionnement
élevé
Difficulté à fournir un service de qualité et rapide
aux différents départements de l’Entreprise
Erreurs de qualification/dispatch du courrier
Difficulté d’accélérer les processus liés au
courrier entrant
Nécessite de nombreuses ressources pour
préparer les courriers et le capturer
efficacement.
Perte d'information ou documents égarés
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14. Mise en œuvre d’une politique de
dématérialisation progressive :
- Courrier Entrant
- Dossiers (Case)
- Autres Formulaires
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15. 1 - Dématérialisation de certains dossiers/case
Capture de toutes
les informations
du dossier Partenaires
externes
Notes du
dossier
Tâches
Profil du
dossier Collaboration
Documents
du dossier
Traçabilité

16. Exemples de cases Entreprises
Fonctionnalités clés :
110103 Sinistre
Crédit ABC2010 • Capture d’informations
• Extraction des données
• Gestion des processus
métiers
Gestion d’une enquête • Gestion de contenu
Gestion d’un appel d’offre
• Conformité et conservation
Demande de Prêt Bancaire des records
Gestion d’une Plainte
• Collaboration (et workflow ad
Gestion d’un incident Technique hoc)
• Gestion des communications
clients
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17. 2- Dématérialiser le courrier entrant
Pourquoi la dématérialisation du Courrier
entrant est un processus Clé ?
Parce que tous les documents CRITIQUES
de l’Entreprise passent par le Mailroom (les
chèques, les contrats, les propositions, les
avenants, les factures, …) afin d’être
distribués au bon service pour traitement .
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18. Bénéfices pour l’Entreprise
Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux
processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus
Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des
processus manuels.
Réduction des coûts élevés du Back Office
Réduction du temps de traitement par une mise à disposition
immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture &
indexation)
Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement
plus rapide (relance des contrats, facturation, ..)
Réduction des espaces de stockage
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19. Bénéfices pour l’Entreprise
Amélioration de la qualité de Service Client (capacité de
réactivité, )
Réduction des risques en respectant les exigences de
conformité (Traçabilité, Sécurité,..)
Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité
du Front Office )
Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge des
flux Emails, Fax et Formulaires Web.
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20. Enquête AIIM 2012
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21. Solution proposée
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22. Combinaison de Microsoft SharePoint + 360
Fonctions de Case management &
Ergonomie Record Management avancé pour
Facilite Adoption utilisateur SharePoint 2010
Collaboration Module 360 de Correspondance
Moteur de Worfklow Intégré Management Multi-Canal
Portail Intranet/Extranet Dématérialisant de tout type de
Fonctions de Web content dossier (clients, Contrats, Crédits,
HR,)
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23. Part de marché de SharePoint
Un engouement croissant du marché
Monde
100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client),
+17.000 clients dans le Monde
1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans
France :
Plus de 2 millions d’utilisateurs*
1000 clients
Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés
de licences SharePoint
30% de croissance entre FY08 et FY09 + de 55% sur les Grands
Comptes

24. SharePoint as Business Platform
Portail
Workflow
GED
Social
Networking Collaboratif
Business Composites
intelligence
Recherche
d'Entreprise
Formulaires

25. 360 Case Management
Une application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements
Suivi des projets
Tous types de
demandes
(travaux, plaintes, Base de contacts
crédits , ..) internes &
externes
Project (fournisseurs, .)
Case Contact
Process
Document Activity
Property Gestionnaire de
tâches
Courrier, Email, FAX,
formulaire Web
Property,
contracts etc.

26. Diapositive 25
1 Mona - two titles on this page, have translated both
Mac User; 10/06/2011

27. 1
The Case Management Folder 8
9 2
3
7 4
6 5
Capture de toutes les
informations
concernant le Case
depuis sa création
jusqu’à son archivage
Documents
Record
classificatio Process info
n
Etc Board
handling
Case
folder
Access Log history
Parties
References
involved
Case details

28. Schéma fonctionnel

29. SharePoint & 360
Web Upload
Initiate
parts Archive
All components in SharePoint Foundation
can be used with 360
Live Meeting
Documents
& News Project Office
Images Tasks Lists Blogs
Survey/
Calendar Discussions Links Wikis forms

30. Applications 360 de Case
Management prêtes à l’emploi
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31. 360 Correspondance Management

32. 360 Contract Management
Documents Activities Contacts
- contracts - meetings - suppliers
- correspondence etc. - telephone conversations - customers
Vue à 360 degré d’un dossier

33. 360 Project Management
360 degrees overview:
Starting from the project folder
Project
Case Contact
Process
Document Activity
Property

34. 360º Paperless Meetings

35. Mobilité eWorker for iPad
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36. Mobilité eWorker for iPad
Slide 35

37. Démonstration