Gel des documents &                                          e-discovery :                                       comment a...
Klee Group :                                      présentation© 2012 Klee Group   Documation 2012
Chiffres clés                                                        1987                                               Cr...
Une présence internationale                                               Klee Studio             Klee Group              ...
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Clients SPARK Archives© 2012 Klee Group   Documation 2012
Gel & E-discovery :                                         Introduction© 2012 Klee Group   Documation 2012
De quoi parle-t-on ?                                      Les procédures de recherche dans les                            ...
Définitions                                      E-discovery : processus dans lequel les                                  ...
E-discovery© 2012 Klee Group   Documation 2012
Pourquoi le e-discovery                                       Initialisée en 2000, la valeur juridique de l’écrit         ...
E-discovery : quel risque ?                                        L’e-discovery peut être effectué hors                  ...
Exemple…                                      Goldman Sachs / Fabrice Tourre / 3 janvier 2007                             ...
E-discovery : plus d’informations                                           Voir aussi la CNIL : Délibération n° 2009-474 ...
E-discovery : résumé                                      +                 =       Masse                               Ou...
Le gel des                                      documents© 2012 Klee Group   Documation 2012
Gel des documents                                      Les gels de destruction suspendent                                 ...
Faire face© 2012 Klee Group   Documation 2012
Comment s’organiser                                                  Recenser & classer                                   ...
Plan de classement© 2012 Klee Group   Documation 2012
Politique d’archivage :                                      conservation & stockage© 2012 Klee Group   Documation 2012
Accès à l’information© 2012 Klee Group   Documation 2012
SPARK Archives :                                        Présentation© 2012 Klee Group   Documation 2012
Plate-forme d’archivage d’entrepriseSpark Archives vous offre un véritable service de plateforme métier pour l’archivaged’...
Une couverture fonctionnelle complète                                      Fonctions d’archivage         Description      ...
Respect des normes en vigueur       SPARK Archives respecte les normes en vigueur dans le domaine       documentaire, dans...
Spark Archives : un référentiel des archives de                                             l’entreprise …                ...
Politique de conservation   Règles de conservation des archives, par périmètre d’application           Global, par entité ...
Politique de stockage Basée sur la notion de magasin         Capacité de stockage : Ml, Go         Périmètre d’utilisation...
Sécurité & traçabilité      Gestion fine des droits d’accès et de la confidentialité des archives      Mécanisme d’Audit T...
Réversibilité      Restitution des métadonnées et des documents archivés      Restitution de l’audit trail      Fonctions ...
Reprise des données existantes  Facilitée via l’utilisation de formats pivots et de l’outil d’aide au redressement  des do...
Architecture technique                             Accessible via un navigateur Internet (zéro déploiement)               ...
En savoir plus …                                      Merci de votre attention                           Retrouvez-nous su...
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Klee Group / Spark Archives - Gel des documents & e-discovery - comment archiver pour maîtriser vos risques

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Conférence Klee Group et Spark Archives au salon Documation 2012

WebTV : http://www.documation.tv
Blog : http://www.documation.net
Site : http://www.documation.fr
Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense

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Klee Group / Spark Archives - Gel des documents & e-discovery - comment archiver pour maîtriser vos risques

  1. 1. Gel des documents & e-discovery : comment archiver pour maîtriser vos risques ? Lionel Husson Responsable Pôle Spark Archives Klee Group© 2012 Klee Group Documation 2012
  2. 2. Klee Group : présentation© 2012 Klee Group Documation 2012
  3. 3. Chiffres clés 1987 Création : Employés : 350 CA 2010 : 37 M€ Clients actifs : +500 Pays équipés: 35© 2012 Klee Group Documation 2012
  4. 4. Une présence internationale Klee Studio Klee Group Klee Performance Klee Group Italy Klee Group UK Milano Le Mans Le Plessis-Robinson Issy-les-Moulineaux London Klee Group Spain MadridKlee Group USASan Francisco Bureaux Partenaires Paris - Londres - Madrid Chili – Inde - Russie – Milan – San José Pologne - Turquie© 2012 Klee Group Documation 2012
  5. 5. Klee Group et les archivesEditeur de SPARK Archives, depuis 20 ans Un savoir-faire reconnu dans la gestion des archives physiques et électroniques, comme en témoignent nos références Membre de l’A.A.F., de l’Aproged et de la Fedisa Des équipes pluridisciplinaires couvrent l’intégralité des besoins : Conseil (consultants avec de fortes compétences métier & systèmes d’informations), Etude d’adéquation, Paramétrage, développements spécifiques (interfaces avec le SI) Reprise de données, Formations, accompagnement au changement Maintenance, Possibilité d’hébergement de la solution© 2012 Klee Group Documation 2012
  6. 6. Clients SPARK Archives© 2012 Klee Group Documation 2012
  7. 7. Gel & E-discovery : Introduction© 2012 Klee Group Documation 2012
  8. 8. De quoi parle-t-on ? Les procédures de recherche dans les données des entreprises se multiplient, notamment du fait des recherches de preuves. Sans organisation ni contrôle, larchivage de vos documents physiques ou électroniques non maitrisé engendre des risques pour votre organisation. Comment déterminer les informations en votre possession afin de limiter au strict nécessaire leur communication ?© 2012 Klee Group Documation 2012
  9. 9. Définitions E-discovery : processus dans lequel les données électroniques sont recherchées avec lintention de les utiliser comme preuve dans une affaire civile ou criminelle, un audit. Gel des documents : suspension temporaire de leur destruction La prise en compte du gel des documents et de la mise en œuvre du e-discovery sont indispensables dans votre politique darchivage.© 2012 Klee Group Documation 2012
  10. 10. E-discovery© 2012 Klee Group Documation 2012
  11. 11. Pourquoi le e-discovery Initialisée en 2000, la valeur juridique de l’écrit numérique s’est depuis renforcée (signature électronique, facture électronique, DMP, Marchés publics, recommandé électronique, bulletins de paye…) L’information engageante au format électronique se multiplie : Nombre de courriels Echanges dématérialisés : factures, relevés… La puissance et la vitesse des recherches électroniques croît de manière exponentielle© 2012 Klee Group Documation 2012
  12. 12. E-discovery : quel risque ? L’e-discovery peut être effectué hors connexion sur un ordinateur particulier ou par parcours d’un réseau. Sans connaissance et identification des documents concernés, risque fort de présence de documents « dangereux » qui n’ont pas été détruits à l’issue de leur période de conservation obligatoire Savoir détruire : processus et technique de destruction© 2012 Klee Group Documation 2012
  13. 13. Exemple… Goldman Sachs / Fabrice Tourre / 3 janvier 2007 "Tu devrais jeter un oeil à cet article [du Financial Times, NDLR]... Très perspicace... Effet de levier financier de plus en plus fort, lédifice entier risque de seffondrer à tout moment... Seul survivant potentiel, le fabuleux Fab ( [...])debout au milieu de toutes ces transactions complexes, à fort effet de levier, exotiques, quil a créées sans forcément comprendre toutes les implications de ces monstruosités !!! …© 2012 Klee Group Documation 2012
  14. 14. E-discovery : plus d’informations Voir aussi la CNIL : Délibération n° 2009-474 du 23 juillet 2009 portant recommandation en matière de transfert de données à caractère personnel dans le cadre de procédures judiciaires américaines dite de « Discovery »© 2012 Klee Group Documation 2012
  15. 15. E-discovery : résumé + = Masse Outil de Information d’informations recherche transparente© 2012 Klee Group Documation 2012
  16. 16. Le gel des documents© 2012 Klee Group Documation 2012
  17. 17. Gel des documents Les gels de destruction suspendent temporairement la destruction de certains documents. Le but est de s’assurer que les documents archivés susceptibles d’être produits comme preuve dans une procédure juridique ne sont pas détruits simplement en application d’une règle existante. Gel des documents : la communication Reprise du délai de conservation© 2012 Klee Group Documation 2012
  18. 18. Faire face© 2012 Klee Group Documation 2012
  19. 19. Comment s’organiser Recenser & classer Plan de classement Conserver politique d’archivage Accéder à l’information droits d’accès© 2012 Klee Group Documation 2012
  20. 20. Plan de classement© 2012 Klee Group Documation 2012
  21. 21. Politique d’archivage : conservation & stockage© 2012 Klee Group Documation 2012
  22. 22. Accès à l’information© 2012 Klee Group Documation 2012
  23. 23. SPARK Archives : Présentation© 2012 Klee Group Documation 2012
  24. 24. Plate-forme d’archivage d’entrepriseSpark Archives vous offre un véritable service de plateforme métier pour l’archivaged’entreprise : Référentiel extensible d’archives hybrides Indépendance entre politique de conservation et politique de stockage Politique de conservation Référentiel d’archives hybrides Politique de stockage Applicatifs ERP, GED, Applications Métier © 2012 Klee Group Documation 2012
  25. 25. Une couverture fonctionnelle complète Fonctions d’archivage Description Traitement Versement Recherche Communication des archives du sort final Pilotage & Traçabilité Droits d’accès Thésaurus, Plan de classement, Espaces de stockage aux archives Typologie Règles de conservation Physiques & électroniques et aux modules documentaire Administration© 2012 Klee Group Documation 2012
  26. 26. Respect des normes en vigueur SPARK Archives respecte les normes en vigueur dans le domaine documentaire, dans toutes les dimensions qui le composent : ISO 15489 sur le cycle de vie d’une archive. le modèle fonctionnel OAIS. En termes de description documentaire : ISAD(G) et DTD EAD ISAAR(CPF) et DTD EAD En matière d’archivage électronique: NF Z42-013 Moreq 2© 2012 Klee Group Documation 2012
  27. 27. Spark Archives : un référentiel des archives de l’entreprise … Portail d’accès web à l’ensemble des archives : Solution HYBRIDE : Physiques & électroniquesAccessible à tous Accès via un moteur de recherche ‘à la Google’ Simplicité d’utilisation : zéro formation, grâce une ergonomie efficace Fonctionnement multi-sociétés, multi-sites, multilingue Fort niveau de paramétrage du référentiel: Métadonnées administrables et extensibles Evolutif Ajout de nouveaux formulaires de saisie d’archives Evolution des règles de conservation Connecteurs applicatifs pour la capture automatique des documents & méta-données Communicant GED (Documentum, SharePoint ,…), ERP(SAP, PeopleSoft,..) Messageries (Exchange, Lotus), applications métier… Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO© 2012 Klee Group Documation 2012
  28. 28. Politique de conservation Règles de conservation des archives, par périmètre d’application Global, par entité juridique, par service, … Gestion du sort final Gel / dégel d’archives (Litigation Hold, Discovery) Gestion des durées de vie des supports (D.U.T.) Plan de classement, évolutif, administrable par société Gestion automatique ou manuelle des documents selon le mode de versement Services de conversion en formats pérennes PDF/A, PNG, MPEG, EML, Icalendar Services de renfort de la valeur probante : Signature électronique (XAdES) Authenticité Chiffrement (XMLEnc) Intégrité (calcul d’empreintes, déduplication) Horodatage (RFC 3161) Traçabilité© 2012 Klee Group Documation 2012
  29. 29. Politique de stockage Basée sur la notion de magasin Capacité de stockage : Ml, Go Périmètre d’utilisation : entité juridique / service propriétaire Mesure du taux d’occupation :espace disponible / occupé / réservé Une gestion unifiée des espaces de stockage Magasins physiques Magasins électroniques Description arborescente (bâtiment, Chaque magasin est configuré sur un salle, épi, travée, tablette,…) support physique (File System, SAN, Par entité juridique / site physique / site NAS, Coffre-fort électronique, …). tiers archiveur Chaque support physique peut-être Algorithme d’attribution d’emplacements interne ou externe (cas d’un tiers-archiveur optimisant l’espace occupé externe)© 2012 Klee Group Documation 2012
  30. 30. Sécurité & traçabilité Gestion fine des droits d’accès et de la confidentialité des archives Mécanisme d’Audit Trail, gardant la trace de toutes les opérations effectuées sur les données Identification Dispose d’un accès sécurisé Profil Authentification via LDAP Caractéristiques ProfilIdentité • Nom• Nom • Description• PrénomConnexion sécurisée Niveau d’habilitation• Login• Mot de passe Description métier Contexte Profils standards organisationnel • Gestionnaire métier • Responsable Centre • Demandeur d’archives • Archiviste • AdministrateurContexte d’utilisation• Service de rattachement• Fonction © 2012 Klee Group Documation 2012
  31. 31. Réversibilité Restitution des métadonnées et des documents archivés Restitution de l’audit trail Fonctions d’export via des formats standard Exports XML EAD Exports au format SEDA© 2012 Klee Group Documation 2012
  32. 32. Reprise des données existantes Facilitée via l’utilisation de formats pivots et de l’outil d’aide au redressement des données : Données Client Kleeexistantes ---------- Formats ---------- Injection ---------- Base de Derniers pivots en base ---------- reprise Contrôles Extraction & ---------- Outil de Conversion ---------- contrôle ---------- CSV ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- X ---------- ---------- ---------- X ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- Corrections des rejets Base de recette© 2012 Klee Group Documation 2012
  33. 33. Architecture technique Accessible via un navigateur Internet (zéro déploiement) Architecture 3-tiers, reposant sur des standards du marché : Java, Oracle Solution scalable pour un déploiement à grande échelle Solution ouverte et interopérable : WebServices, REST Connecteurs : GED : Documentum, SharePoint ,…, ERP : SAP, PeopleSoft,.. Messageries : Exchange, Lotus Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO Compatibles avec les principales infrastructures de stockage : SAN, HSM Connecteur EMC Centera, Hitachi HCP Coffre-fort électronique (internalisé ou externalisé)© 2012 Klee Group Documation 2012
  34. 34. En savoir plus … Merci de votre attention Retrouvez-nous sur le stand B15© 2012 Klee Group Documation 2012

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