Gain business benefits by using SharePoint as collaboration platform

1. Copyright © BridgingIT GmbH
Kollaboration mit
SharePoint 2013
14.05.2013
Geschäftsnutzen in der Praxis erzielen
Oliver Wirkus
oliver.wirkus@bridging-it.de

2. bridgingIT / Seite 2
Oliver Wirkus, bridgingIT
Senior Consultant, SharePoint Architekt
(MCTS, MCPD, MCT)

3. bridgingIT / Seite 3
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?

4. bridgingIT / Seite 4
Kollaboration mit SharePoint?

5. bridgingIT / Seite 5
Kollaboration im Unternehmen
15%
38%
47%
Zeit-Anteil an Tätigkeiten
Quelle: McKinsey & Company
Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht
formale Zuordnung der Beschäftigten
Produktion – direktes
Erzeugen von Gütern
Transaktion – z.B. Order
Management, Buchhaltung
Kollaboration – z.B. Projekte,
Organisation, Kundeninteraktion
Standard-Prozesse laufen – man muss die
Veränderung/Innovation meistern
Keiner alleine hat das notwendige Wissen –
man muss es kombinieren
Wir sind nicht mehr an einem Ort – man
muss global agieren und global zusammen-
arbeiten
Facebook und Co sind sehr beliebt – man
muss ähnliches im Unternehmen haben

6. bridgingIT / Seite 6
Individualisierte Kollaboration
Wie kann hier eine einheitliche
Zusammenarbeit entstehen?

7. bridgingIT / Seite 7
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?

8. bridgingIT / Seite 8
Einsatzszenarien für Kollaboration
Ganzheitliche
Arbeitsumgebung
 Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen
 Wiederverwenden von Informationen/Dokumenten
 Weitere Elemente wie Intranet, Wissensmanagement, Compliance,
Reporting, etc.
Einzelne
Projekte/Teams
 Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen
 Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit
 Primär für das Projekt relevante Informationen und Ergebnisse
Vernetzung und
Austausch
 Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit – „Weak Links“
 Relevante Wissensträger finden und sich austauschen
 Transparenz und Zugehörigkeit
Prozess-
unterstützung
 Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen
 Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte
Kollaboration verknüpfen

9. bridgingIT / Seite 9
Funktionsbereiche
Offizielle Inhalte
 Unternehmensinformationen
 Neuigkeiten
 Templates
 Navigation zu Drittsystemen
Informationen & Wissen
 Dokumentenzugriff
 Wissensablage
 Informationen aus anderen
Systemen
 Umfassende Suche
Prozessunterstützung
 Vor allem allgemeine
Geschäftsprozesse
 Integration Excel/Datenbank-
anwendungen
Kommunikation
& Vernetzung
 Schneller Austausch
 Mitarbeitersuche
 Netzwerke
Persönliches
Dashboard
 Aggregation von
Informationen
 Meine
Aktivitäten
 Schnelle
Navigation
Projekt-/Team-Arbeit
 Teamkoordination
 Arbeitsunterlagen

10. bridgingIT / Seite 10
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?

11. bridgingIT / Seite 11
SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform
Bestes Einsatzfeld
 Ganzheitliche Arbeitsumgebung
 Prozessunterstützung
Stärken
 Stabile, gut skalierbare Grundplattform
 Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations-
management und kollaborative Prozesse
 Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing,
Drittsysteme)
Schwächen
 Geringe Unterstützung bzgl. Vernetzung und
persönlicher Arbeitsweisen
 Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den
Möglichkeiten zurück
Zusammenfassung
 Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen
 Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und
Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
Eher „technische“ Kollaboration:
es fehlen die Eigendynamik, die
Emotionen, die Innovationskraft…
Es fehlt das „soziale“
in der Zusammenarbeit

12. bridgingIT / Seite 12
SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
SharePoint 2010 SharePoint 2013
Persönliches Dashboard
 Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben,
News, Dokumenten, eigenen Bereichen
 Leistungsfähiger persönlicher Bereich
Kommunikation & Vernetzung
 Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities
 Vernetzung mit Personen und Kontexten
Allgemein
 Frisches Design
 Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte
Schwächen von SharePoint 2010
 Geringe Unterstützung bei Vernetzung und
persönlichen Arbeitsweisen
 Basistemplates und –konfigurationen bleiben
hinter den Möglichkeiten zurück
 Vernetzung mit Personen und Kontexten
unvollständig
 Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu
bunt bzw. zu Icon-lastig
 Unvollständige Unterstützung für mobile
Endgeräte

13. bridgingIT / Seite 13
Inhalt
Herausforderungen Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?

14. bridgingIT / Seite 14
Kollaboration im Unternehmen - Ziele
Aufwandsreduktion
Qualitätsverbesserung
Innovationsfähigkeit

15. bridgingIT / Seite 16
Mögliches Verbesserungspotential
* Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen
Verbesserungspotential*
Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gut
angenommen
Passendes
bzw.
angepasstes
Kollaborations
-system
Angepasste
Prozesse und
Arbeitsweisen

16. bridgingIT / Seite 17
 Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist
eine Unternehmenskultur, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration
vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!
 Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine
Kollaborationsplattform sollte als „One Stop Hub for Informationen“ aufgebaut werden.
 Verwendete bzw. einbezogene Drittsysteme müssen nahtlos integriert werden (Seamless
Integration und Single Sign-On). Beachten Sie die User-Experience!
 Unterziehen Sie die internen Prozesse im Unternehmen einem gründlichen Review.
Veraltete Prozesse funktionieren nicht auf modernen Systemen!
 Führen Sie Workshops mit allen Abteilungen und Projektteams durch, um zu erfahren, wie
diese bisher arbeiten und wo Verbesserungspotential besteht. Das beste Feedback kommt
immer von den direkt beteiligten Personen!
 Behalten Sie die Benutzer im Fokus, denn diese müssen das System annehmen und damit
arbeiten. Sie werden zuerst fragen: „What‘s in it for me?“. Adoption is everything!
Best practices

17. bridgingIT / Seite 18
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Sprechen Sie uns an!
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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