Ringkasan dokumen: Aplikasi TNDE merupakan aplikasi untuk membuat dan mengatur naskah dinas secara elektronik sesuai dengan pedoman pemerintah. Aplikasi ini memungkinkan pengelolaan naskah dinas secara terintegrasi antar unit dalam suatu lembaga pemerintahan. Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan proses pengelolaan naskah dinas mulai dari pembuatan konsep, peninjauan, penandatanganan, hingga

1. PAPARAN APLIKASI
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
SESUAI PERMENPAN 006/2011
Di persiapkan oleh Dony Riyanto
Grand Antares Hotel, Desember 2011

2. AGENDA






Pengenalan TNDE
Konsep Aplikasi
Poin-poin Penting
Persiapan Penggunaan Aplikasi
Penggunaan Aplikasi
Penutup

3. Pengenalan TNDE


TNDE = Tata Naskah Dinas Elektronik
TNDE adalah konsep/aturan yang digunakan untuk
membuat dan mengatur naskah dinas badan/SKPD
secara elektronik/komputerisasi

4. Pengenalan TNDE


Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang
dikembangkan sesuai dengan “Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN no 006
tahun 2011
TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah,
khsususnya Kementrian Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi, untuk
penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good
governance) dan pengembangan kepemerintahan
berbasis elektronik (e-Government)

5. Pengenalan TNDE
Dasar dan kekuatan hukum:
 UU ITE no 11/2008, yang mengakui keabsahan
dokumen elektronik.
 UU no 43/2009 tentang Kearsipan
 INPRES no 3/2003 tentang e-Government
 PERMENPAN no 22/2008 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah

6. Pengenalan TNDE


Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang dikembangkan
di web (sama seperti web badan/SKPD)
Dalam dunia bisnis, konsep serupa sudah cukup
lama diterapkan, dengan istilah: Document
Management, Business Process Management, dsb.

7. Konsep Aplikasi TNDE

Aplikasi pilot-project TNDE yang dikembangkan adalah
sebuah sistem yang dikembangkan berbasis web yang
memungkinkan koordinasi yang terintegrasi antar bidang/subbidang dalam badan, dalam melakukan pengelolaan naskah
dinas di lingkungan Balitbang

8. Konsep Aplikasi TNDE


Setelah dilakukan instalasi (hosting/setup), maka
sistem dapat diakses menggunakan browser pada
komputer-komputer yang terhubung dengan
intranet/internet
Contoh akses URL:
http://TNDE.sumutprov.go.id/
http://balitbang.sumutprov.go.id/TNDE/
atau pada komputer lokal:
http://localhost/TNDE/

9. Konsep Aplikasi TNDE

Aplikasi TNDE terdiri dari halaman publik, halaman
user (Ka Badang/Bidang, staf) dan halaman admin
Admin Web
Informasi/dokumen
publikasi
Kepala Badan/Bidang
dan staf yang ditunjuk

10. Borang/templat
e
Lihat borang
berdasarkan
kategori
Konsep Aplikasi TNDE
Hapus/nonaktifk
an/update/tam
bah borang
Lihat
Berdasarkan
Penerima
Nota Dinas
Keluar
Lihat
Berdasarkan
Pengirim
Arsip
Struktur fungsi
dalam TNDE
Lihat
Berdasarkan
Tanggal
Lihat
Berdasarkan
Perihal
Upload naskah
baru untuk di
review
Nota dinas Baru
Komunikasi
Internal
Ketik Kata
Kuncinya
Perbaiki di web
Daftar naskah
konsep utk di
review
(bisa orangnya,
bisa unit)
Isi pesan koreksi/todolist
disertai checklist
Disetujui/approval (perintah
print/tanda tangan dan cap
basah)
Link dari daftar review yang
sudah disetujui, disertakan
attachment file scan yang sudah
bertandatangan/cap
Di Buka
(baca/cetak)
Naskah Dinas
Nota Dinas
Masuk
SURAT KELUAR
Komunikasi
Eksternal
SURAT MASUK
Hardcopy? bila
tidak rahasia,
di scan.
Softcopy? di
upload. Di
agendakan
dengan menulis
form. Surat
masuk dari
sistem TNDE?
otomatis
teragendakan.
Arsip
Apabila rahasia, dapat
membuat surat balasan
langsung (Mekanismenya?)
Buat disposisi lanjutan,
apabila akan di
disposisikan lagi (ke
bawahan)
Disposisi
(menulis form
disposisi)
Membaca Disposisi
(membuat laporan
disposisi)
Apabila salah disposisi,
dikembalikan dengan
keterangan
Membaca
laporan
disposisi
Apabila diperlukan, dapat
membuat balasan dari
laporan disposisi
Membuat konsep surat
dari laporan/balasan
laporan disposisi
Di Agendakan untuk
mendapat nomor surat

11. Konsep Aplikasi TNDE
Lihat borang
berdasarkan
kategori
Borang/template
Hapus/nonaktifka
n/update/tambah
borang
Struktur fungsi
dalam NoDin keluar
Lihat Berdasarkan
Penerima
Lihat Berdasarkan
Pengirim
Nota Dinas Keluar
Arsip
Lihat Berdasarkan
Tanggal
Lihat Berdasarkan
Perihal
Upload naskah
baru untuk di
review
Nota dinas Baru
Ketik Kata
Kuncinya
Perbaiki di web
Daftar naskah
konsep utk di
review
(bisa orangnya,
bisa unit)
Isi pesan koreksi/todolist
disertai checklist
Disetujui/approval (perintah
print/tanda tangan dan cap
basah)
Link dari daftar review yang sudah
disetujui, disertakan attachment file
scan yang sudah
bertandatangan/cap
Di Agendakan untuk
mendapat nomor surat

12. Konsep Aplikasi TNDE
Di Buka (baca/cetak)
Struktur fungsi dalam
NoDin masuk
Nota Dinas Masuk
Apabila rahasia, dapat membuat surat
balasan langsung (Mekanismenya?)
Buat disposisi lanjutan, apabila
akan di disposisikan lagi (ke
bawahan)
Hardcopy? bila tidak
rahasia, di scan.
Softcopy? di upload. Di
agendakan dengan
menulis form. Surat
masuk dari sistem
TNDE? otomatis
teragendakan.
Disposisi (menulis form
disposisi)
Membaca Disposisi
(membuat laporan disposisi)
Apabila salah disposisi, dikembalikan
dengan keterangan
Arsip
Apabila diperlukan, dapat membuat
balasan dari laporan disposisi
Membaca laporan
disposisi
Membuat konsep surat dari
laporan/balasan laporan disposisi

13. Konsep Aplikasi TNDE
Struktur fungsi dalam
komunikasi eksternal
SURAT KELUAR
Komunikasi Eksternal
SURAT MASUK

14. Penggunaan Aplikasi

15. Poin-poin Penting


Aplikasi TNDE harus merupakan suatu sistem yang dibangun dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.
Aplikasi TNDE yang dikembangkan bersifat legal karena memanfaatkan Apache
Web Server sebagai server (hak cipta dan legalitas dapat dibaca di
http://www.apache.org/licenses/). Untuk teknologi web programming
menggunakan PHP (hak cipta dan legalitas dapat di baca di
http://php.net/license/index.php). Instalasi di sistem operasi Windows® dan
Linux® menggunakan XAMPP. XAMP mengikuti lisen GNU Public License (dapat
dibaca di http://www.apachefriends.org/en/xampp.html pada seksi License).
Rincian legalitas GNU Public License dapat dibaca di
http://www.gnu.org/licenses/licenses.html. Browser yang dapat digunakan untuk
mengakses aplikasi TNDE antara lain Mozilla Firefox dan Google Chrome.
Legalitas masing-masing dapat dibaca di http://www.mozilla.org/MPL/ dan
http://code.google.com/chromium. Kedua browser tersebut juga dapat dijalankan
di Linux IGOS yang di kembangkan oleh Pusat Penelitian Informatika Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia (LIPI) atas inisiasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi
(Kemenristek). Untuk selanjutnya dapat dibaca di situs resmi IGOS di http://igosnusantara.or.id.

16. Poin-poin Penting






Petugas dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen
secara elektronik.
Agenda Surat Keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen.
Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi TNDE dengan
menggunakan pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untuk
dokumen yang masuk dalam bentuk
salinan naskah elektronik (softcopy).
Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy) atau merupakan
surat yang bersifat Rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan.
Ketiga hal diatas dan beberapa hal pendukung lainnya, mensyaratkan aplikasi TNDE harus mendukung
penyimpanan data hasil pemindaian, sesuai kondisi yang disyaratkan. Aplikasi TNDE yang dikembangkan
ini mendukung unggah file baik dapat bentuk gambar (image) dan maupun dokumen (doc, PDF, dan
sebagainya). Namun aplikasi antarmuka ke alat pemindai harus disediakan/disertakan beserta perangkat
pemindai, atau menggunakan aplikasi pemindaian lain yang kompatibel dengan perangkat pemindaian
tersebut. Standar teknologi aplikasi web terkini, belum mengizinkan untuk mengakses perangkat pemindai
secara langsung disebabkan karena pertimbangan keamanan dan lain hal. Lebih rinci mengenai desain,
prinsip, arsitektur dan kapabilitas web dapat dibaca pada http://www.w3.org/standards/. Namun
demikian, hal ini tidak menutup kemungkinan dapat dikembangkan aplikasi alternatif kedepan untuk
memenuhi kebutuhan ini.

17. Poin-poin Penting


Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat dilakukan
secara langsung melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakan
di situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain.
Hal ini sudah diakomodasi oleh aplikasi TNDE dengan menggunakan pengaya
(library/plug-ins) dari TinyMCE (di dapat dari http://www.tinymce.com/). Pengaya
ini disediakan secara terbuka-terbatas (dapat dibaca di
http://www.tinymce.com/js/tinymce/jscripts/tiny_mce/license.txt). Secara umum,
pengaya ini menggunakan teknologi JavaScript, yang memungkinkan sebuah
halaman web dapat mengelola sunting (editing) teks menyerupai paket aplikasi
perkantoran (Office Application). Walaupun diciptakan sedemikian rupa
menyerupai paket aplikasi perkantoran, perlu diingat bahwa, pengaya ini adalah
berbasis web, yang tetap harus mengikuti prinsip dan arsitektur web, sehingga
memiliki keterbatasan seperti halnya aplikasi/pengaya web lainnya. Keterbatasan
itu antara lain: tidak dapat melakukan penyimpanan dan membuka file secara
langsung (doc/docx/pdf), tidak dapat melakukan pencetakan secara langsung ke
perangkat pencetak (printer), dan lain sebagainya.

18. Poin-poin Penting

Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia terdiri dari
naskah dinas berikut.

Naskah Dinas Arahan. Naskah Dinas Arahan di antaranya berisi;









Peraturan,
Pedoman,
Petunjuk Pelaksanaan,
Instruksi,
Prosedur Tetap,
Surat Edaran,
Keputusan, dan
Surat PerintahlSurat Tugas
Naskah Dinas Korespondensi. Naskah Dinas Korespondensi meliputi




Nota Dinas,
Memorandum,
Surat Dinas, dan
Surat Undangan.

19. Poin-poin Penting

Naskah Dinas Khusus. Naskah Dinas Khusus meliputi






Surat Pe janjian,
Surat Kuasa,
Berita Acara,
Surat Keterangan,
Surat Pengantar, dan
Pengumurnan.
Laporan
 Telaahan Staf
 Formulir


20. Persiapan Penggunaan Aplikasi

Perangkat Keras
Server (web server)
 PC / Laptop yang memiliki Sistem Operasi dan Browser


Perangkat Lunak
Aplikasi Server (khusus untuk server saja)
 Aplikasi Web Browser (Opera, Mozilla, IE, Chrome)


Sumber Daya Manusia
Operator (Staf Badan/Bidang/Sub-Bidang)
 Pemberi otoritas naskah (Kepala Badan/Bidang/SubBidang)
 Admin Web


21. Persiapan Penggunaan Aplikasi

22. Penggunaan Aplikasi
1.
2.
3.
4.
User membuka browser dan mengakses alamat
TNDE
Halaman awal TNDE akan terbuka. Halaman awal
ini hanya menampilkan informasi yang bersifat
umum/publik
Untuk mulai menggunakan aplikasi TNDE, user
harus melakukan login
Admin akan terlebih dahulu mempersiapkan siapa
saja user yang berhak mengakses aplikasi TNDE

23. Penggunaan Aplikasi
Gambar 4.1 Halaman Awal
Gambar 4.2 Halaman Login

24. Penggunaan Aplikasi
5.
Setelah melakukan login, maka user akan melihat
tampilan awal sebagai berikut:

25. Penggunaan Aplikasi
Berikut adalah susunan menu secara lengkap:

26. Penggunaan Aplikasi


Contoh skenario penggunaan:
Terdapat 3 user yang sudah terdaftar di sistem
TNDE, yaitu:
 A,
sebagai Ka. Bid Pemerintahan dan Kemasyarakatan
 B, sebagai Ka. Bid Ekonomi dan Pembangunan
 C, sebagai staf Bid Ekonomi dan Pembangunan

B hendak membuat dan mengirimkankan nota dinas
kepada A. Maka B memberi instruksi agar C
membuat konsep naskah dengan mengacu pada
borang yang tersedia

27. Penggunaan Aplikasi

1.
2.
3.
Maka, langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
C membuka sistem TNDE, dan melakukan login
C lalu memilih menu Borang
C melihat daftar borang

28. Penggunaan Aplikasi

C dapat membuka salah satu borang
atau menambahkan borang baru

Atau melakukan pengeditan terhadap borang


29. Penggunaan Aplikasi

Borang yang sudah dilihat, bisa dibuatkan menjadi
surat baru

30. Penggunaan Aplikasi

Sistem akan meminta C untuk mengisikan data-data
surat yang dibutuhkan. Antara lain: apakah bersifat
rahasia, siapa yang akan melakukan review, apa isi
pengantar surat

31. Penggunaan Aplikasi

Setelah mengisi data dengan benar, dan klik
tombol „Buat Surat‟, maka C siap untuk mengetik
surat sesuai borang yang dipilih:

32. Penggunaan Aplikasi


Setelah C selesai mengetik konsep naskah, maka
klik „Simpan‟
Selanjutnya C kembali ke halaman utama dan
menunggu naskah yang sudah dikerjakan di review
oleh B

33. Penggunaan Aplikasi

B kemudian melakukan login ke sistem TNDE, dan
melihat di halaman utama, daftar naskah baru
yang harus di review

34. Penggunaan Aplikasi

B lalu melihat naskah tersebut dengan meng-klik
„Lihat‟. Maka akan tampil daftar naskah yang harus
di setujui dan yang sudah disetujui

35. Penggunaan Aplikasi

B dapat melihat, meng-edit, menyetujui dan
membatalkan konsep naskah tersebut dengan
memilih link disebelah kanan masing-masing naskah
Apabila sudah
disetujui, maka status
naskah menjadi
„terkunci‟ sehingga
tidak bisa di edit oleh
orang lain

36. Penggunaan Aplikasi


Setelah naskah disetujui oleh B, maka C dapat
melihat daftar naskah yang telah disetujui.
C akan mencetak dan meminta tandatangan/cap
ke atasan

37. Penggunaan Aplikasi


Setelah surat diberi tandatangan dan cap,
dokumen kemudian di scan menjadi file jpg atau
pdf
C kemudian meng-agendakan surat keluar, dan
melampirkan file jpg/pdf tersebut

38. Penggunaan Aplikasi

Setelah mengagendakan surat, maka C melakukan
pengiriman. Surat yang sudah dikirim akan memiliki
status „terkirim‟

39. Penggunaan Aplikasi


Kemudian, pada saat A melakukan login ke sistem
TNDE, maka A akan melihat surat yang masuk
Berikutnya, A dapat membuat surat tanggapan,
dan/atau melakukan disposisi

40. Penutup




Hal-hal lain yang belum terangkum dalam
presentasi ini akan dilampirkan secara terpisah
Ada beberapa jenis naskah yang dapat dikerjakan
dengan sistem TNDE. Daftar tersebut dapat dilihat
di laporan teknis
Data/naskah/user dalam latihan ini hanya contoh.
Untuk simulai yang benar, akan kita gunakan
nama/jabatan/naskah yang sebenarnya.
Sekian dan terima kasih.

41. Penutup