Wettbewerbsbeitrag zu sharedBW im November 2015 der Gemeinde Hilzingen. Ziel: Serviceverbesserung für Einwohner durch digitalen Workflow. Pilotprojekt für Gemeinden ohne eigene IT Abteilung. Ansprechpartner www.dreher-consutling.com

1. 1
Hilzingen
Shared Bürgerservice 24/7
Case study booklet Kooperationsprojekt
Gemeinde Hilzingen, Dreher Consulting und
CyberLAGO

2. 2
Dies ist ein Pilotprojekt, welches
bei erfolgreicher Umsetzung für
andere kleine Gemeinden ohne
eigene IT-Abteilung übernommen
werden kann (shared knowledge).
Damit soll vermieden werden, dass
der ländliche Raum zwar mit
Netzinfrastruktur versorgt, das Netz
aber ohne Inhalte bleibt. Der digitale Bürgerservice soll
verbessert werden, damit die
Gefahr des Wegzugs von Familien
und Einwohnern verhindert werden
kann.
Die Attraktivität des ländlichen
Raumes und damit des Dorfes
Hilzingen soll für junge Menschen
erhöht werden.

3. 3
Case Study für Projektwettbewerb SHAREBW
Hilzingen
schafft
Zukunft
Bürgerservice 24/7
Aktives Gestalten statt
reaktives Verwalten
Gesellschaftliche
Herausforderungen der
Kommunen werden vor
Ort gelöst.
Motto des Bürgermeisters
Ruppert Metzler, Hilzingen
Ein Blick auf den Ortsteil Weiterdingen.
Im Hintergrund der markante Basaltberg Höhenstoffel mit
einem Doppelgipfel. Der Berg steht unter Naturschutz.
Davor ist der Ortsteil Weiterdingen mit Schloss und Kirche
zu sehen.
Regionale Ausgangslage:
Gemeinde Hilzingen
mit 6 Ortsteilen
im ländlichen Raum
Knapp 8500 Einwohner, aufgeteilt auf
6 Orte, von denen die Kerngemeinde
Hilzingen der größte Ortsteil ist.
Fakten:
Hilzingen - 4774 Einwohner
Duchtlingen - 590 Einwohner
Schlatt am Randen - 458 Einwohner
Weiterdingen - 876 Einwohner
Binningen - 747 Einwohner
Riedheim - 1125 Einwohner

4. 4
Bevölkerungsentwicklung
Altersstruktur 2015-2030
Regionale Ausgangslage
Die Demografie verändert die
Gemeinde drastisch
Basis der Überlegungen sind die Veränderungen
der Einwohnerstrukturen auf Grundlage der
Studie www.wegweiser-kommune.de, in der über
den demographischen Wandel in Kommunen
über 5000 Einwohner dargestellt werden. Die
Studie ist aus dem Jahr 2015 und wurde von der
Bertelsmann Stiftung durchgeführt.
Zwischen den Herausforderungen der
Kommunen und ihren Möglichkeiten, eine
Entwicklung vor Ort nachhaltig zu steuern, klafft
inzwischen ein dramatisches Spannungsfeld.
Dies betrifft vor allem Dienstleistungen im
Digitalen Umfeld. Diese können von großen
Gemeinden mit eigenen Rechenzentren und den
entsprechenden Möglichkeiten an Humankapital
viel einfacher erdacht und erbracht werden.
Dieser Herausforderung stellt sich die Gemeinde
Hilzingen mit einem Projekt „Bürgerservice 24/7“
Wie wird sich Hilzingen entwickeln?
Den größten Einfluss auf die
Gemeindeentwicklung wird die Demografie
ausüben.
Das prognostizierte Wachstum der Bevölkerung
ist bis 2030 mit ca. 1,5% berechnet.
Aber das Problem ist die Verschiebung der
Altersstruktur. Es muss daher ein Leistungspaket
entwickelt werden, das für junge Menschen
attraktiv genug ist, um auf dem Land zu leben.
Bevölkerungsentwicklung
Zunahme 2015-2030

5. 5
„
Die Hilzingen mit Blick auf den Bodensee.
in dessen Mitte ist die Insel Reichenau zu erkennen.
Links der Hohentwiel.
Es wird für die schrumpfenden und
alternden Regionen immer
schwieriger, eine gute Infrastruktur zu
gewährleisten“
Brigitte Mohn, Vorstand der
Bertelsmann Stiftung
Diese Altersgruppe wird
zunehmen.

6. 6
Motivation und Zielsetzung
Wie sehen die Herausforderungen
aus, die uns antreiben?
Was passiert, wenn nichts
passiert?
Inzwischen sind in einigen Ortsteilen
keine Grund- und Hauptschulen mehr
vorhanden.
Die Aufrechterhaltung der
Kindergärten gestaltet sich immer
schwieriger.
Auch der zur Verfügung gestellte
Nahverkehr dünnt immer mehr aus.
Für Besorgungen auf dem Rathaus
gibt es für die Sprechstunden am
Morgen einen Bus um 7:02 und dann
wieder um 11:26 Uhr. Fahrtdauer nach
Hilzingen 11-12 Minuten.
Wenn die Rathausverwaltung um 12h
schliesst, ist die zur Verfügung
stehende Zeit für Eltern mit Kind recht
kurz. Daher ist davon auszugehen,
das diese Besorgung per Auto erledigt
wird.
Viel drastischer ist es aber, wenn
solche Termine in der Stadt einfacher
und schneller erledigt werden können.
Daher muss von der Verwaltung auch
ein attraktives Angebot bestehen, das
junge Leute wegziehen und jedes 3.
Haus im Dorf leer steht. Dies wollen
wir mit diesem Projekt verhindern.
Quelle: bus-bahn-plan.de
Was ist das Ziel des
Projektes?
Teilziel I:
Für Familien mit Kindern im ländlichen
Raum soll diese digitale Plattform die
Möglichkeit bieten, alle amtlichen
Erledigungen direkt online
durchzuführen. Zum Beispiel
Kindergarten, Schulen,
Musikunterrricht, egal welcher Träger -
eine Plattform in der Nutzung. Alle
Transaktionen, Bescheide, An- und
Abmeldungen, digital und
rechtswirksam durchzuführen.
Teilziel II:
Der Ausbau des derzeitigen Services
bzw. dessen Verfügbarkeit auf 24/7 zu
erhöhen. Dieser Service richtet sich in
erster Linie an die Unternehmer.
Damit wird es möglich, seine
Angelegenheiten direkt und komplett
in einer IT-Sicherheitsumgebung
abzuwickeln. Es soll möglich sein, den
Verwaltungs- bzw.
Abarbeitungsfortschritt zu erkennen
und (tracking + tracing) des Vorgangs
zu ermöglichen.
Gestartet werden soll mit klassischen
Genehmigungsverfahren. Die
Erkenntnisse werden dann als
Grundlage für die weitere Entwicklung
dienen.
Als Pilotenwendung ist vorgesehen,
dass die aufwändige An- und
Abmeldung von Erntehelfern in der
Saisonzeit bei der Landwirtschaft
zuallererst digital abgebildet werden
soll.
Zusätzliche Einspareffekte diese
Prozesses:
In der Regel benötigt ein Antragsteller
2 Besuche. Durchschnittliche
Entfernung zur Gemeinde 6km
einfacher Weg. Dies sind 24 Km für
den Geschäftsvorgang.
Zählung in der Gemeinde: ca. 300
Anträge in der Saison.
Annahme: 100 Antragsteller stellen für
300 Bewilligungen den Antrag
bedeutet dies 24km x 100 Fahrten=
2400 Km Antragsfahrleistung.
Annahme 220g/km CO2 Ausstoß:
führt zu 528 Kg CO2 Belastung und
bei 8-10 Liter Spritverbrauch zu einer
Reduktion von ca. 200 Liter Treibstoff.
Alleine an diesem kleinen Beispiel ist
erkennbar:
Einspareffekte im Sinne der
Umweltbetrachtung:CO2 Footprint
ca. 200 Liter Treibstoff
ca. 2400 km Fahrleistung
ca. 528 kg CO2 Belastung
ca. 100-150 h Arbeitszeit des
Antragstellers eingespart.

7. Feature 1
Das Projekt soll die Aufwendungen für die
Bürger im Zusammenhang mit der
Gemeindeverwaltung reduzieren.
Präsenz reduzieren und Antragstellung
und Abarbeitung direkt im sicheren
digitalen Workflow ermöglichen.
Feature 2
Die Lösung ist für Gemeinden im
ländlichen Raum gedacht, die bisher und
in Zukunft keine eigenen IT-Abteilungen
für Entwicklung und Hosting von
Serviceleistungen haben und haben
werden. „Easy to install und easy to use“
ist eine der Prämissen.
Feature 3
Die Bedienerfreundlichkeit soll so einfach
sein, dass damit alle Menschen dieses
digitale Dienstleistung nutzen können.
Skalierbarkeit für neue, größere oder
kleinere Anwendungen soll gegeben sein.
Qualitätssicherung durch direkte
Rückmeldung des Nutzers soll die
Weiterentwicklung der Lösung
ermöglichen und die Portierung zu andern
kleineren Gemeinden ermöglichen.
3
2
1

8. 8
Gemeinde Hilzingen:
Vertreten durch den Bürgermeister Ruppert Metzler
ist die Gemeindeverwaltung intensiv auf der Suche
nach Lösungen, um den Servicegrad für die Bürger zu
verbessern.
Es geht um einen wirklichen Mehrwert, der durch ein solches digi-
tales Service Dienstleistungsangebot direkt dem Bürger auf dem
Land zugute kommt. Ziel ist es für den Bürgermeister, aufgrund
der Demografie Lösungen zu erarbeiten, die helfen den älteren
Menschen den Gang zur Behörde zu erleichtern, oder sogar un-
nötig werden zu lassen, da alles online erledigt werden kann.
Es geht nicht darum, nur mehr Inhalte in das Netz zu stellen,
sondern einen Workflow mit Ergebnis sicherzustellen.
CyberLAGO - Digital Competence Net-
work
Das Kompetenznetzwerk am Bodensee
für Unternehmen der IT-Branche vernetzt
digitale Kompetenzen und fördert die
Zusammenarbeit von Wirtschaft und
Wissenschaft. Dreher Business Consul-
tants ist Gründungsmitglied von Cyber-
LAGO und auch Business Speaker bei
CyberLago.
Projektpartner
Beteiligte und Kompetenzen
Dreher Business Consultants®
(DBC®)wurde 1992 als Ideen und Kom-
petenz Consulting gegründet und
beschäftigt sich seit der Gründung mit
Design und Optimierung von Prozessen.
Als Business Process Designer setzen
wir alle modernen Methoden der Prozes-
soptimierung ein und erstellen daraus
Anforderungskataloge und Pflichtenhefte
für die Umsetzung dieser Lösungen. Wir
haben über 20 Jahre Erfahrung in der
Definition und Einführung von IT-Lösun-
gen in der Praxis. Für die Projektiniti-
ierung und Projektleitung ist
Dr. Harald Dreher verantwortlich.

9. 9
1. 2.
Identitätsmanagement
Wir müssen sicherstellen können, dass
wir die Integrität der Nutzer beim Aus-
tausch der Daten, beim Speichern und
beim Weiterverarbeiten garantieren kön-
nen.
Wir müssen sicherstellen, dass die unter-
schiedlichen Plattformen eine Nutzung
des Services 24/7 zulassen. Dies im Hin-
blick auf Datensicherheit und Darstellung
der Inhalte auf unterschiedlichen Bild-
schirmgrößen und Hardware.
Schulung und Wissensvermittlung
im Umgang mit den Digitalen Dien-
stleistungen.
Eine wichtige Aufgabe wird die Erstel-
lung von Schulungs- und Lerninhalten
zur Nutzung dieser digitalen 24/7 Dien-
stleistungen der Gemeinde sein.
Umsetzungsrisiken / Herausforderungen
Wir haben 3 Herausforderungen für dieses Projekt identifiziert.
3.
Qualitätssicherung
Durch intensiven Austausch mit den
Nutzern über die Erfahrung (Usability) in
allen Altersgruppen muss die digitale Di-
enstleistung ständig verbessert werden.
Dies können Gestaltungs- und Darstel-
lungsanforderungen sein, sowie die
Übersetzungen in die verschiedenen
Sprachen für ausländische Mitbürger.
Vor allem im Hinblick auf die
Sprachvielfalt der Flüchtlinge, denen
diese Nutzung rasch zugänglich gemacht
werden soll.
Technische Umsetzungsprobleme, die wir derzeit nicht lösen können, sehen wir augenblicklich nicht. Verwaltungsvorschriften, Datenschutz
und andere gesetzliche Anforderungen und Abläufe werden durch die Gemeindemitarbeiter eingebracht.

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Roadmapping - Meilensteinplanung
Bürgerservice 24/7 Hilzingen
Product Roll out
Prototyp zum Ausrollen für 2 Testgemeinde steht
Entwicklung SW
Erste Tests SW
Pilot für Saisonarbeiter
Konzept Feinplanung
LastenHeI
Agiles Projekt
1/2016
11/2015
3/2016
6/2016
12/2016
1
2 3
4
5
Aktueller Stand
Alle Projektbeteiligten sind informiert.
Projektskizze ist definiert.
Ziel ist gemeinsam verabschiedet.
Umsetzung kann starten.
Planung: Kick off im November 2015
Wofür soll das Geld verwendet werden?
Eine gesellschaftliche Herausforderung zu meistern, ist für kleine Gemeinden nicht einfach. Sachmittel
sind leichter zu beschaffen als Mittel für Schulung, Aufklärung und Hilfe bei der Nutzung von digitalen An-
wendungen.
Deshalb werden wir Ihre Mittel einsetzen, um die Nutzung durch den Anwender ständig zu optimieren,
Schulungsunterlagen zu erstellen und Schulungen durchführen. Wir werden große Anstrengungen un-
ternehmen, um das Angebot so schnell wie möglich in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Wir denken
dabei auch an die direkte Mitarbeit von Flüchtlingen, um deren Integration zu fördern. Dort werden wir
vermutlich diese zusätzlichen Mittel benötigen. Dazu würden wir diesen Preis gerne einsetzen.
Öffentlichkeitsarbeit betreiben und entsprechend dem Projektfortschritt die Qualität der Leistung
verbessern.
Alle Mittel kommen daher direkt dem Nutzer zugute.

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Wir für diese
Herausforderungen
Lösungen
haben…
Bürger-
service 24/7
hat einen
Preis
verdient,
weil…
Digitaler Service heißt auch
Dörfer bewahren.
Der Wert der Kommune ist hoch und
wird wachsen.
Die Zukunftsfähigkeit unseres
Gemeinwesens wird wesentlich vor
Ort bestimmt.
Das Zusammenspiel zwischen Politik,
Verwaltung und Zivilgesellschaft wird
neu verhandelt. Dabei soll das Dorf
nicht verlieren.
Demographischer Wandel verstärkt
die Unterschiede zwischen Stadt und
Land.
Deutschlands Bevölkerungsstruktur
wird sich in den kommenden Jahren
spürbar verändern. Deshalb ist es
wichtig, dass es gelingt, junge Fami-
lien und Fachkräfte anzuziehen und
zu halten.
Diesen wollen wir digitalen Service
anbieten, den Sie in der Wirtschaft
gewohnt sind. Während die Städte
eher wachsen, dünnt der ländliche
Raum weiter aus. Die Kommunen
stellt das vor ganz unterschiedliche
Herausforderungen.
Diesen Herausforderungen wollen wir
mit dem Projekt Bürgerservice 24/7
gerecht werden.
Gleichzeitig wollen wir diese Lösung
als Pilot für die vielen anderen kleinen
und kleineren Gemeinden mit dem
gleichen Problem aufbauen.
Damit sie diese Lösung direkt einset-
zen können.
Die Projektpartner sind auf ihrer Startposition.
Dieses Projekt hat gesellschaftliche Relevanz.
Bürgermeister Ruppert Metzler

12. Ansprechpartner
Dr. Harald Dreher
Dreher Business Consultants
gl.@dreher-consulting.com
+49 171 67 19 111
Amthausstr. 1
Hilzingen
Bildquellen: Gemeinde Hilzingen, Wikipedia, Bigstockfoto
Statistik: Gemeinde Hilzingen, Bertelsmann Stiftung