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FoodDrinkEurope entend
automatiser le plus de processus
possibles pour pouvoir
collaborer plus efficacement
avec des ...
« Dès que les jours de vacances sont approuvés,
Lotus Notes active déjà automatiquement un
message out of office pour les ...
L’informatique évolue en permanence et
FoodDrinkEurope se doit de s’y adapter. C’est ainsi
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Food Drink Europe choisit pour EASI

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Food Drink Europe choisit pour EASI

  1. 1. Défi FoodDrinkEurope entend automatiser le plus de processus possibles pour pouvoir collaborer plus efficacement avec des collègues, membres et partenaires. Elle entend utiliser à cet effet les technologies dernier cri mais dans le respect de budgets limités. Solution L’entreprise d’informatique EASI a développé l’infrastructure informatique pas à pas. Aujourd’hui, FoodDrinkEurope utilise une série d’applications de référence pour, entre autres, la messagerie, la planification, les ressources humaines, le CRM, la comptabilité et la vidéoconférence, le tout étayé par des serveurs stables. Avantages Réunions plus efficaces et moins coûteuses avec RadVision, applications « out of office » et « signature » pratiques, simplification de la planification et de la gestion des tâches avec l’application APM d’EASI, communication via un extranet sécurisé contenant de nombreux documents destinés aux membres, service professionnel, proximité avec le client. FoodDrinkEurope professionnalise son fonctionnement grâce aux solutions informatiques accessibles d’EASI FoodDrinkEurope est une organisation professionnelle qui représente les intérêts des industries des aliments et des boissons de la 1e et 2 transformation tant au niveau européen qu’international. Le secrétariat permanent à Bruxelles est le principal interlocuteur des institutions européennes et internationales pour toute question concernant le développement des industries alimentaires. FoodDrinkEurope coordonne les activités de plus de 800 experts siégeant dans différents groupes de travail traitant de des sujets tels que la protection des consommateurs, la recherche et le développement, la concurrence équitable, l’environnement et le développement durable. Même si l’Internet et le courrier électronique étaient encore très limités il y a 20 ans, quand Régine Mynsberghe a rejoint FoodDrinkEurope en tant qu’Office Manager, celle-ci a résolument misé sur l’informatique pour tenter d’insuffler un vent de professionnalisme dans l’organisation. Elle a fait installer Lotus Notes et a collaboré avec le partenaire d’IBM, EASI qui semblait être l’interlocuteur idéal pour l’aider à concrétiser son ambition d’ériger FoodDrinkEurope en bureau sans (trop de) papier. « Afin d’améliorer la collaboration, nous avons mis sur pied un extranet où toute l’information et tous les fichiers étaient sauvegardés et répartis en groupes d’intérêt », explique Régine Mynsberghe. « Nous publions de tels document par le biais d’un serveur externe. Il est couplé à notre application de messagerie e-mail Lotus Notes et à notre base de données de contacts EASI BS CRM. Toutes les données de contact, tant notre carnet d’adresses personnel que les contacts de la base de données, sont accessibles via e-mail et BlackBerry. Si un élément est modifié à un endroit, il est adapté partout. Lorsque quelqu’un place aujourd’hui un nouveau document sur l’intranet ou l’extranet, les personnes qui doivent en être informées sont automatiquement averties par e-mail avec un hyperlien pointant vers un service externe. En cliquant sur cet hyperlien, elles peuvent télécharger et consulter le document, après s’être connectées avec un nom d’utilisateur et un mot de passe sécurisé. » FoodDrinkEurope ne doit donc plus envoyer de grandes pièces jointes, ce qui allège énormément et optimalise le trafic e-mail. EASI BS CRM permet également d’organiser des courriers personnalisés et d’envoyer en une seule fois le courrier à tous les destinataires visés. « Out of office » : tout naturellement Plus aucun développement n’était prévu pour le progiciel comptable utilisé par FoodDrinkEurope. Son évolution était pourtant impérative afin de s’adapter aux modifications de la législation. C’est la raison pour laquelle FoodDrinkEurope a opté pour l’EASI BS Financial & Purchase Management pour la prise en charge de l’ensemble de sa comptabilité. EASI a ensuite également installé son progiciel RH qui permet à FoodDrinkEurope d’assurer rapidement le suivi des salaires et des évaluations du personnel, ou d’approuver les demandes de vacances, autant de processus devenus aujourd’hui totalement sans papier. Quand des collaborateurs demandent des vacances, cette demande est acheminée aux personnes ad hoc en vue de l’approbation. Même le secrétariat social en est informé. « Le lien avec la fonction out of office de Lotus Notes s’avère très pratique dans ce cadre », estime R. Mynsberghe.
  2. 2. « Dès que les jours de vacances sont approuvés, Lotus Notes active déjà automatiquement un message out of office pour les jours de vacances visés. Ces fonctions simples rendent le travail plus agréable. Ainsi, plus personne n’oublie de prévoir son message out of office. » Le module « signature » de Lotus Notes se révèle aussi très pratique. C’est ainsi que les signatures avec un lien URL ou une illustration sont adaptées au bas des e-mails, par exemple en fonction de campagnes ponctuelles ou d’événements comme des congrès. Régine Mynsberghe crée alors un modèle qu’elle envoie ensuite à chaque collaborateur au sein de l’organisation. Les collègues ne doivent alors plus qu’y cliquer pour adapter leurs données personnelles. Régine Mynsberghe, Office Manager du FoodDrinkEurope Planification simplifiée FoodDrinkEurope a aussi adopté l’application APM (acronyme de ‘Activity & Planning Management’) d’EASI. Cette application fait également partie d’EASI BS CRM. Une nécessité pour une organisation telle que FoodDrinkEurope, où des réunions se tiennent en permanence. Par le passé, on utilisait le calendrier dans Lotus Notes associé à une petite application pour les réunions internes. EASI BS CRM permet aujourd’hui de travailler dans des conditions nettement plus professionnelles. En effet, l’organisation de réunions est beaucoup plus rapide, parce que la disponibilité des collègues est directement visible, via un lien entre la CRM, Lotus Notes et la base de données de contacts. EASI BS CRM permet également de convenir de rendez- vous privés dans votre agenda, qui restent toutefois « invisibles » pour les personnes extérieures. Et ce n’est pas tout ! « Notre président souhaite obtenir chaque mois un résumé des contacts avec des membres, partenaires ou interlocuteurs déterminants. Par le passé, les secrétaires de chaque département devaient parcourir tous les agendas de tous les collègues séparément et rassembler les principaux rendez-vous dans un fichier Excel. Un travail titanesque. Aujourd’hui, EASI BS CRM produit une telle liste en quelques clics », constate Mynsberghe. « Le document Excel pour le président est composé sur la base des queries définies et programmées ainsi par EASI. Les dîners d’affaires et les rendez-vous privés ne sont par exemple pas repris dans le document, et les collaborateurs peuvent, le cas échéant, encore apporter des corrections a posteriori, lors du contrôle de la liste. Nous utilisons aussi l’application APM d’EASI BS CRM pour gérer nos tâches. Vous voyez ainsi immédiatement chaque matin ce que vous devez faire. » RadVision et Mobilité La mobilité est un des grands points d’attention de FoodDrinkEurope. Par conséquent, tous les collaborateurs disposent aujourd’hui de leur propre ordinateur portable. Grâce à l’infrastructure informatique moderne, ils peuvent en principe travailler partout. Une connexion internet suffit pour accéder à toutes les informations du serveur. FoodDrinkEurope a récemment investi dans RadVision pour la vidéoconférence. En raison de ses nombreux contacts avec des organisations et membres internationaux, il n’est pas toujours simple pour FoodDrinkEurope d’organiser simplement et rapidement des réunions en face à face. Régine Mynsberghe: « Des entretiens téléphoniques ne sont pas toujours une solution de remplacement valable : la qualité sonore laisse souvent à désirer et vous ne voyez pas votre interlocuteur. C’est pourquoi nous utilisons désormais la vidéoconférence pour certains types de réunion. RadVision est intéressant, parce que les participants ne doivent pas disposer eux-mêmes d’un logiciel spécial pour pouvoir l’utiliser. En effet, une webcam et un téléphone suffisent. Nous avons acquis deux écrans full HD. Nos secrétaires ont suivi une formation pour organiser des réunions et nos membres ont également reçu un manuel abrégé. Les écrans peuvent être divisés de telle sorte que vous voyiez tous les participants. La personne qui prend la parole s’affiche à l’avant de l’écran. Nous devons encore, il est vrai, nous familiariser avec ce système, mais il représente en tout cas un gain de temps et d’argent pour nous et nos membres. » À proximité du client Aujourd’hui, EASI fournit à FoodDrinkEurope tout ce qui a rapport à l’informatique : le matériel, les logiciels et l’infrastructure sous-jacente.
  3. 3. L’informatique évolue en permanence et FoodDrinkEurope se doit de s’y adapter. C’est ainsi qu’elle a récemment choisi des serveurs virtuels, gages de gains de place et d’économies (coûts de refroidissement). En outre, FoodDrinkEurope dispose désormais de plus de capacités de stockage et EASI peut plus rapidement dispenser l’assistance si nécessaire. « Les collaborateurs d’EASI ont non seulement des connaissances approfondies de leurs propres produits, mais également des produits que nous utilisions par le passé. Ils nous ont également formés de sorte que nous puissions résoudre des problèmes simples des installations. Ils partagent ainsi leurs connaissances avec nous. Il va de soi que nous pouvons toujours faire appel à leur helpdesk pour des problèmes plus complexes. La société EASI nous fournit des services professionnels depuis déjà plus de quinze ans et nous connaît dont parfaitement : elle est très proche de nous. Par ailleurs, la rotation interne de cette entreprise est très limitée, ce qui représente un autre atout décisif. Les collaborateurs d’EASI déploient des efforts pour comprendre comment nous fonctionnons, de manière à pouvoir nous fournir les technologies dont nous avons besoin pour encore optimiser notre fonctionnement. Et le résultat est excellent », conclut Régine Mynsberghe. Copyright © EASI. All rights reserved Website: www.easi.net Mail: info@easi.net Blog: blog.easi.net Tel. - EASI Nivelles: +32 67 28 10 00 - EASI Malines: +32 15 28 75 00 - EASI Luxembourg: +352 26 18 58 11 - EASI France: +33 1 72 75 73 89 Please Recycle

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