1. IVÁN MARTÍNEZ
ORDENAMIENTO Y
FILTROS DE DATOS
INTRODUCCIÓN:
El mantener ordenado un grupo de datos extensos e insertado un filtro, en especial
para una base de datos es de gran importancia ya que nos permitirá encontrar el tipo
de información que tenemos, de una forma muy rápida y precisas
2. Contenido
ORDENAMIENTO Y FILTROS DE DATOS ......................................................................................... 3
ORDENAMIENTO ....................................................................................................................... 3
TIPOS DE ORDENAMIENTO ........................................................................................................... 5
FILTROS.......................................................................................................................................... 6
AUTOFILTRO .............................................................................................................................. 7
FILTRO AVANZADO .................................................................................................................... 7
3. TABLA DE ILUSTRACIONES
1. VENTANA ORDENAR ............................................................................................................... 3
2. OPCIONES .................................................................................................................................. 4
3. CRITERIO.................................................................................................................................... 4
4. AUTOFILTRO .............................................................................................................................. 7
5. ORDEN ....................................................................................................................................... 7
6. FILTRO AVANZADO .................................................................................................................... 8
4. ORDENAMIENTO Y FILTROS DE DATOS
ORDENAMIENTO
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una
lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos
acceder al menú Datos y pulsar sobreOrdenar... y escoger el criterio de ordenación o bien
pulsar sobre uno de los botones
de la barra de herramientas para que la
ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por
el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos
sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogoOrdenar donde podemos seleccionar
hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.
1. VENTANA ORDENAR
En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio
de la ordenación.
5. 2. OPCIONES
Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir
ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la semana.
Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro
combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación
queremos.
Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y
alfanumérico).
3. CRITERIO
Una lista se puede ordenar de la siguiente manera:
Cronologicamente-----Fechas
Alfabeticamente-------Rotulos
Numericamente-------Valores
Una lista puede ser:
1.
2.
Un solo campo(ascendente o descendente)
Multiples campos (ascendente o descendente) (máximo 3 campos)
6. TIPOS DE ORDENAMIENTO
Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden
descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)
1.
Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
2.
Haga clic en Orden ascendente
o en Orden descendente
.
Nota En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo seleccionado
para ordenar.
Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)
Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener etiquetas o
encabezados de columna.
1.
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que
desee ordenar, comenzando por la más importante.
Datos
Alto
Medio
4.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)
1.
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3.
En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor
importancia.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
6.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres
columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
7.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Ordenar filas por meses o días de la semana
1.
Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.
2.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3.
En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
4.
Haga clic en Opciones.
5.
En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado
que desee y haga clic enAceptar.
6.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Utilizar datos propios para definir el orden
1.
En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el
orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
7. Bajo
2.
Seleccione el rango.
3.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas
personalizadas.
4.
5.
Haga clic en Importar y después en Aceptar.
Seleccione una celda del rango que desee ordenar.
6.
7.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
8.
Haga clic en Opciones.
9.
En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada que
ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
10.
Haga clic en Aceptar.
11.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Ordenar columnas en lugar de filas
La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.
1.
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2.
3.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
Haga clic en Opciones.
4.
En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a
continuación, en Aceptar.
5.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee
ordenar.
FILTROS
Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para
poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas
que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se desean mostrar.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
8. AUTOFILTRO
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el
menú Datos -- Filtro --Autofiltro).
4. AUTOFILTRO
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que
tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para
indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas),
reaparecerán todos los registros de la lista.
5. ORDEN
FILTRO AVANZADO
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el
cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo,
unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro
Avanzado....
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el
filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado
(la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando
la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de
celdas que recibirán el resultado del filtrado.
9. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactemente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro Mostrar todo.
6. FILTRO AVANZADO
