Le Drive : Quelle place dans la gestionde documents aujourd’hui ?mardi 11 juin 2013Thomas DECHILLY – CTO SOLLAN
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Page 17© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredConvergence des solutions « GED » historiques
Page 18© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLes fonctionnalités « GED » couvertesDesktop sync Tempo BoxDisque ...
Page 19© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredPoints d’attention: la gouvernanceClientsFORDPSARENAULTDEVIS…COMMA...
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Sollan / Le Drive : Quelle place dans la gestion de documents aujourd'hui

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Présentation de Thomas Dechilly, CTO de Sollan à l'occasion d'un déjeuner-débat organisé par Sollan le 11/06/2013 (Plus d'information sur ces évenements trimestriels ou sur cette présentation, contactez nous : contact@sollan.com).

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Sollan / Le Drive : Quelle place dans la gestion de documents aujourd'hui

  1. 1. Le Drive : Quelle place dans la gestionde documents aujourd’hui ?mardi 11 juin 2013Thomas DECHILLY – CTO SOLLAN
  2. 2. Page 2© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured• Présentation de Sollan• EIM 360 by Sollan• Les domaines de l’EIM• Continuité des pratiques et des accès à l’information• Urbanisation• Le propos: la gestion de documents• Les « Drives »• Convergence des solutions « GED » historiques• Points d’attention dans ce contexte• ConclusionAGENDA
  3. 3. Page 3© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredUne expertise fonctionnelle et techniqueéprouvéePlus de 100 références clients en Europedans les administrations et servicespubliques, banques assurances, industrie,services et médiasSociété franco-anglaise fondée en 2001Présent en France, Royaume-Uni, Benelux,Espagne et PologneDes services étudiés pour vousaccompagner dans tous vos projets ECMGED, Collaboratif, CMS, Intranet,Enterprise search, Productiondocumentaire, DAM, RSE,Dématérialisation, Workflow, BPMPrésentation de SollanSollan, le spécialiste de l’ECM
  4. 4. Page 4© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredConseils, audits, expertisefonctionnelle et techniqueIntégration de solutions,développements spécifiquesEdition de solutionslogicielles ECMLe spécialiste de l’ECM
  5. 5. Page 5© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredFacilitateurd’ECMNos référencesLe spécialiste de l’ECM
  6. 6. Page 6© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLe spécialiste de l’ECMFacilitateurd’ECMFacilitateurd’ECMTechnologies et partenaires
  7. 7. Page 7© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured- Evènement trimestriel- Une thématique de l’EIM est abordée en profondeur (Cloud, GED, DAM,Production documentaire, etc…)- S’en suit un déjeuner-débat d’une vingtaine de personnes dans un restaurantparisien- Les entreprises participantes sont issues de secteur variés : Saint Gobain,Altran, Thales, Editions Francis Lefebvre, GENIE FLEXION, EDF, Euro Disney,Campus Veolia, AGIRC-ARRCO, etc…Plus d’information sur les Eim360 by Sollan : contact@sollan.comLes Eim360 by SollanLes Eim360 by Sollan
  8. 8. Page 8© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured L’information numérique au centre des processusde l’entreprise L’information « non structurée » Nouveau gisement de productivité Passage inévitable pour l’entreprise L’augmentation exponentielle de la massed’information non structurée nécessite d’identifierdes outils appropriésLes domaines de l’EIM
  9. 9. Page 9© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured Nombreuses solutions: Messagerie électronique, Gestion Electronique des Documents (GED), Gestion de contenus (Content Management Systems, ou Web CMS), Portail intranet ou extranet, Moteurs de recherche transversaux, Systèmes d’archivage numériques, Dématérialisation, Outils permettant la collaboration synchrone ou asynchrone, Gestion des processus documentaires ou métiers (BPM), Systèmes de veille numérique, Intranets, extranets sociaux, Réseaux sociaux d’entreprise, Gestion et capitalisation des connaissances de l’entreprise. Réintroduction des usages provenant des applicationsWeb Grand Public (Web 2.0). Nouveaux acteurs (ex: logiciel libre, SAAS, …) etnouvelles offres…Les domaines de l’EIM
  10. 10. Page 10© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured Dans le cas d’un nouveau besoin Ne pas « juxtaposer » la nouvelle solution aux solutions existantes Assurer la continuité des pratiques avec les applications existantes Gain de productivité en intégrant les fonctions dela gestion de l’information (IM) Eviter une discontinuité des pratiques et des accèsà l’information Centraliser les accès aux applications et informations Et/ou permettre l’accès aux applications tierces et informationsassociées depuis chaque applicationContinuité des pratiques et des accès à l’information
  11. 11. Page 11© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured Mise en place d’une démarche « d’urbanisation » Chaque fonctionnalité liée à la gestion del’information doit pouvoir être mobilisée commeun service par les autres applications L’annuaire d’entreprise (identités et groupesapplicatifs): une application et un référentielessentiel pour cette démarche d’urbanisation Définir les périmètres applicatifs de chaquesolution en évitant les zones de recouvrementUrbanisation
  12. 12. Page 12© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLe propos: la gestion de documentsPartagerRelire/valider
  13. 13. Page 13© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLes offres du Cloud: les drives
  14. 14. Page 14© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredQuelques exemples
  15. 15. Page 15© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredQuelques exemples
  16. 16. Page 16© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured Continuité des pratiques par rapport aux disquespersonnels ou réseaux Information toujours accessible et centralisée Synchronisation avec différents « devices »,travail hors ligne Partage d’informationLes usages du drive
  17. 17. Page 17© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredConvergence des solutions « GED » historiques
  18. 18. Page 18© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLes fonctionnalités « GED » couvertesDesktop sync Tempo BoxDisque en ligne      Plan de classement      Tags      Gestion des droits      Synchronisationoffline      Mobilité      Notifications      Visualisation en ligne      Collaboration/annotation      Workflows    (Sharepoint)  Versions      Recherche      * Attention ce tableau n’est pas exhaustif et ne couvre pas toutes les fonctionnalités des offres. Il est important de le nuancer. Pour plus d’explications merci de nouscontacter sur contact@sollan.com
  19. 19. Page 19© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredPoints d’attention: la gouvernanceClientsFORDPSARENAULTDEVIS…COMMANDES…Droits desuppressionLe propriétaire del’information (horsGoogle Vault)Définition dedroits dansl’espacedocumentaireDéfinition dedroits dansl’espacedocumentairePlan declassementSansgouvernanceDepuis l’espacedocumentaireDepuis l’espacedocumentaireNiveau departageDossierPersonnel ouniveau de partaged’un collaborateurDossierPersonnel ouToute labibliothèqueDossierpersonnel ou undossier de labibliothèqueConflits Versions Versions oufusionsVersions
  20. 20. Page 20© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured Gouvernance Différencier les approches « Drive personnel » et « Espaces partagés par le Drive »• Drive personnel– absence de gestion centralisée des plans de classement et des droits– les collaborateurs sont seuls maîtres de l’organisation, de la gestion des droits et du cycle devie des documents• Espaces partagés:– Règles sur le niveau du partage peuvent varier (site collaboratif vs. dossier particulier) « Une seule fonction drive » dans l’entreprise Localisation géographique de l’information Le « Cloud » ne s’engage pas toujours sur l’endroit où sont stockées les informations Intégration avec le Système d’Information La gestion documentaire n’est pas l’exclusivité des collaborateurs, elle est également centraledans le partage de documents « entre applications » Par souci d’urbanisation, les modèles « hybrides » Cloud/SI internalisé constituent souvent uneapproche incontournable des DSI Attention sur les services d’authentification, de sauvegarde et d’archivagePoints d’attention dans ce contexte
  21. 21. Page 21© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredCONCLUSION / Questions & Réponses
  22. 22. Page 22© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructuredLe spécialiste de l’ECMFrance

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