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Leçons apprises suite à la
                        refonte de la RS&DE

                Évolution du processus de réclamation
             depuis la nouvelle T661 de novembre 2008




Emergex RS&DE Conseil inc. • 514-765-3333
  © Emergex 2012. Tous droits réservés.
Sujets couverts

     1. Introduction et mise à niveau

     2. La loi ne change pas, mais plus de shérifs en ville

     3. Soyez concis, mais précis et pertinent

     4. Méfiez-vous du loup

     5. Les questions qui tuent

     6. The « smoking gun » : qui a rédigé?

     7. Il tire plus vite que son ombre : les délais de traitement

     8. Tirer d’abord, poser les questions après : les inspections

     9. Observations et leçons

1er mars '12                   Leçons pratiques suite à la refonte                 2
Introduction et mise à niveau
        Votre profil
              Qui réclame déjà? Comment?

        Pour qui?
              Surtout ceux qui réclament déjà

              Ceux qui veulent réclamer

        Définitions
              RS&DE     Recherche scientifique et développement expérimental
                         R&D pour simplifier
              T661      Annexe fiscale incluse dans la déclaration de revenus
              ARC       Agence du Revenu du Canada




1er mars '12                       Leçons pratiques suite à la refonte      3
Objectifs initiaux de la refonte

    1. Faciliter l’accès au programme de RS&DE

    2. Transmission électronique

    3. Simplifier le processus de production

    4. Améliorer les délais de traitement

    5. Révision des politiques de la RS&DE

    6. Faciliter le processus d’examen

    7. Réduire le fardeau administratif des demandeurs

    8. Améliorer l’uniformité d’application




1er mars '12                 Leçons pratiques suite à la refonte   4
La loi ne change pas,
               mais plus de shérifs en ville




1er mars '12            Leçons pratiques suite à la refonte   5
La loi et le programme n’ont pas changé

         La loi et le programme de RS&DE
                  Objectif : encourager les investissements technologiques
                  La nature des projets et activités admissibles
                  Les 3 critères fondamentaux :
                   Incertitude, avancement et contenu technologiques


         Les taux de crédit d’impôt
                  82 % des salaires admissibles, pour les SPCC


         Les délais maximum
                  18 mois après une fin d’exercice


         Les montants distribués
                  3,5 G$ par an du fédéral + 700 M$ du Québec


1er mars '12                            Leçons pratiques suite à la refonte   6
Les inspecteurs


        Les nouveaux                                     Les anciens


        Plusieurs nouveaux                               Quelques promus
         inspecteurs recrutés
                                                          Départ à la retraite prévus
        Plus exigeants, « by the book »
                                                          D’autres dépassés
        Plus équitables et prévisibles?
                                                          Mur infranchissable
        Moins de place à
         l’interprétation                                 Délais sans fin prévisible




1er mars '12                        Leçons pratiques suite à la refonte                  7
Description technique




1er mars '12   Leçons pratiques suite à la refonte       8
T661 et processus de réclamation

              Formulaire T661 entièrement revu
                   Contient l’information financière
                   et technologique des projets à même le formulaire


              Nouvelles contraintes pratiques
                   Limite de 350, 350 et 700 mots
                   Formatage impossible (pas de souligné, gras ou puces)
                   Peu de caractères spéciaux (exposants et indices)
                   Plus limitatif en français qu’en anglais


                 Soyez concis, mais précis et pertinent


1er mars '12                             Leçons pratiques suite à la refonte   9
Conséquences et impacts




1er mars '12          Leçons pratiques suite à la refonte   10
Preuve par la doc contemporaine

        Entraîne une refonte du processus de réclamation


        Prouver autant avec moins

              Il faut mieux comprendre le projet pour n’en rédiger que les
               parties pertinentes et conformes

              La barre monte quant à la qualité des
               descriptions à rédiger


        Déplacement de la preuve vers
         la doc contemporaine


1er mars '12                        Leçons pratiques suite à la refonte       11
Méfiez-vous du loup

         La version officielle
                  « L’espace fourni est suffisant »

                  « Description de haut niveau »

                  Donnez juste un indice sur la présence de RS&DE


         Mais on vous juge sur les détails
                Rester spécifique, concret et technologique

                  Plus difficile de se reconnaître pour un réclamant


         Plus faible barrière à l’entrée
                  Coût d’opportunité chute

1er mars '12                             Leçons pratiques suite à la refonte          12
Nouvelle question piège

          « Quand avez-vous rencontré le premier obstacle? »



          Section Obstacles surmontés

                  Mur technologique, pas juste
                   un nid de poule

                  Question piège : devient le début
                   officiel du projet

                  Dans un contexte de chronologie à justifier


                Maintenir un registre daté des obstacles rencontrés


1er mars '12                           Leçons pratiques suite à la refonte   13
Les questions qui tuent

         « Pouvez-vous fournir le détail des activités expérimentales? »


         « Comment avez-vous calculé les dépenses reliées aux
          activités du projet? »


         Section Travaux effectués
                  Moins clair que activités expérimentales

                  Plus de granularité requise pour prouver

                   Lien entre activités, employés et heures

                  Contraignant mais convaincant; devenu incontournable



1er mars '12                            Leçons pratiques suite à la refonte   14
The smoking gun




1er mars '12      Leçons pratiques suite à la refonte   15
Qui a rédigé la description technique?




1er mars '12           Leçons pratiques suite à la refonte   16
Les préparateurs RS&DE

              Réputation et crédibilité comptent



              L’ARC aime les bons préparateurs!
                   Ils investissent dans notre formation

                   Ils participent aux événements organisés par les préparateurs

                   C’est une assurance de conformité

                   Travail pour préparer le client et le terrain



              Y a-t-il une liste noire?



1er mars '12                              Leçons pratiques suite à la refonte       17
Il tire plus vite que son ombre :
                                                    Délais de traitement
              Statistiques des derniers 5 ans

              Plus courts
                   Première réclamation
                   Petites entreprises


              Plus longs
                   En cas d’inspections
                   Grandes entreprises


              Revenu Québec : nouvelles étapes administratives

              Délais : plus vite… et plus long, c’est selon


1er mars '12                           Leçons pratiques suite à la refonte   18
Inspections :
                           tirer d’abord, poser les questions après
         A.K.A.
                  Examen technique, audit ou même visite de courtoisie (!)

         Processus
                  Statistiques historiques
                  Visites pas plus fréquentes, mais moins courtoises
                  Plus d’inspections dans l’industriel
                  Analyse activité par activité, leur lien avec dépenses, pour les
                   couper plus facilement
                  Focus sur premier obstacle comme début du projet
                  Recoupement de données et tests de cohérence

         Le fardeau de la preuve?
                  Refus complets = pente à remonter
                  Incitatif ou conformité?

1er mars '12                            Leçons pratiques suite à la refonte           19
Soyez prêt à présenter les preuves




1er mars '12      Leçons pratiques suite à la refonte   20
Documentation

Avant
    →    Pour l’ARC, « la documentation émerge naturellement du processus de
         R&D »
         → Feuilles de temps, carnet de laboratoire (log book)

           → Réalité des PME : doc inexistante




               Après
                →   Tentative d’encourager de meilleures pratiques de doc et R&D
                    → La liste à cocher force la documentation contemporaine

                      → Se manifeste par de longues listes de doc demandées



                               Demande de documentation complémentaire
                                              Liste générique (longue) de documents
                                              Délais sans fin prévisible

1er mars '12                        Leçons pratiques suite à la refonte               21
Vos papiers svp!
               d’abord financiers, puis techniques




1er mars '12               Leçons pratiques suite à la refonte   22
T661 chiffrée
                                  Description technique

                        Feuilles de temps

                                   Tableau salaires et h
                Factures, contrats et CVs des sous-traitants

                                        Factures dépenses en capital
                       CVs employés et description de rôle

               Tableau liant h et dépenses de sous-traitants avec activités

                            Tableau liant matériaux et activités décrites

                 Ententes de subventions autres

                                                   Registre des salaires / T4

                          Organigramme de l’entreprise

                                    Minutes de l’entreprise

                                 Preuves de paiement
                                 (chèques encaissés)

                                           Grand livre

1er mars '12                           Leçons pratiques suite à la refonte      23
Nouvelle étape par Revenu Québec

              Demandes d’informations et vérifications
                   Financières et technologiques (!?)


              Inspecteurs redondants
                   Les financiers se mêlent de technologie


              Infos à transmettre à Revenu Québec
                   Nom, NAS, salaire horaire et temps affecté à la R&D
                   Nom des employés du sous-traitant ayant effectué
                    le travail, copie des factures et preuves de paiement



1er mars '12                            Leçons pratiques suite à la refonte   24
En coulisses
         Sur la nouvelle T661
                  Descriptions insuffisantes même pour les inspecteurs

                  « Il y a beaucoup de problèmes, on est en réflexion à l’interne »


         On discute en coulisses
                                Nouvelle édition à venir, relaxant les contraintes
                                 strictes

                                Contexte de l’entreprise pour mettre en perspective?

                                Annexes autorisées?

                                Schémas, diagrammes ou images pour faciliter
                                 l’explication de concepts?

1er mars '12                            Leçons pratiques suite à la refonte              25
Sujets chauds dans l’industrie

         Ébauche : Politique sur l'admissibilité des
          travaux pour les CI pour la RS&DE
                  Doit remplacer 20+ textes publiés entre 1994
                   et 2005, mais ne compte que 12 pages
                  Beaucoup plus général donc sujet à interprétation

         Vérificateurs plus exigeants
                  Avancement technologique et activités expérimentales :
                   des projets acceptés hier ne passent plus aujourd’hui
                  Les règles changent rétroactivement et sans préavis ni
                   communication officielle

         Avis d’opposition et appels
                  Insatisfaction générale sur le processus et les résultats



1er mars '12                             Leçons pratiques suite à la refonte   26
Sujets chauds dans l’industrie

         Application nouvelle des pénalités

         Ombudsman
                  Révise la gestion du programme par l’ARC
                  Délais dans la rédaction du rapport, à cause
                   des nombreux commentaires de l’industrie

         Groupe d'experts sur le soutien fédéral à la R&D
                  Sondage, étude et recommandations par l’industrie
                  Efficacité économique questionnée face aux autres pays

         Articles dans la presse
                  Globe & Mail, puis La Presse




1er mars '12                           Leçons pratiques suite à la refonte   27
Observations et leçons

    1.         La loi ne change pas, mais plus de shérifs en ville

    2.         Soyez concis, mais précis et pertinent
    3.         Déplacement de la preuve vers la doc contemporaine

    4.         Maintenir un registre daté des obstacles rencontrés

    5.         Établir des liens entre activités, employés et heures

    6.         La réputation du préparateur de RS&DE compte

    7.         Délais de traitement : plus vite et plus long, c’est selon

    8.         Visites pas plus fréquentes, mais moins courtoises

    9.         Soyez prêts à sortir vos preuves, techniques mais surtout
               financières

1er mars '12                        Leçons pratiques suite à la refonte      28
Bilan après 2 ans

   1. Faciliter l’accès au programme de RS&DE

   2. Transmission électronique

   3. Simplifier le processus de production

   4. Améliorer les délais de traitement

   5. Révision des politiques de la RS&DE

   6. Faciliter le processus d’examen

   7. Réduire le fardeau administratif des demandeurs

   8. Améliorer l’uniformité



1er mars '12                   Leçons pratiques suite à la refonte                  29
Questions
Contactez Emergex :
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Emergex : les avantages
 Recevez en crédits d’impôt jusqu’à 95 % des salaires en R&D

 Nous optimisons les combinaisons de programmes gouvernementaux

 Nous identifions les enjeux spécifiques à chaque dossier




7 juillet 2010               Leçons pratiques suite à la refonte           30

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Leçons apprises suite à la refonte de la rs&de

  • 1. Leçons apprises suite à la refonte de la RS&DE Évolution du processus de réclamation depuis la nouvelle T661 de novembre 2008 Emergex RS&DE Conseil inc. • 514-765-3333 © Emergex 2012. Tous droits réservés.
  • 2. Sujets couverts 1. Introduction et mise à niveau 2. La loi ne change pas, mais plus de shérifs en ville 3. Soyez concis, mais précis et pertinent 4. Méfiez-vous du loup 5. Les questions qui tuent 6. The « smoking gun » : qui a rédigé? 7. Il tire plus vite que son ombre : les délais de traitement 8. Tirer d’abord, poser les questions après : les inspections 9. Observations et leçons 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 2
  • 3. Introduction et mise à niveau  Votre profil  Qui réclame déjà? Comment?  Pour qui?  Surtout ceux qui réclament déjà  Ceux qui veulent réclamer  Définitions  RS&DE Recherche scientifique et développement expérimental R&D pour simplifier  T661 Annexe fiscale incluse dans la déclaration de revenus  ARC Agence du Revenu du Canada 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 3
  • 4. Objectifs initiaux de la refonte 1. Faciliter l’accès au programme de RS&DE 2. Transmission électronique 3. Simplifier le processus de production 4. Améliorer les délais de traitement 5. Révision des politiques de la RS&DE 6. Faciliter le processus d’examen 7. Réduire le fardeau administratif des demandeurs 8. Améliorer l’uniformité d’application 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 4
  • 5. La loi ne change pas, mais plus de shérifs en ville 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 5
  • 6. La loi et le programme n’ont pas changé  La loi et le programme de RS&DE  Objectif : encourager les investissements technologiques  La nature des projets et activités admissibles  Les 3 critères fondamentaux : Incertitude, avancement et contenu technologiques  Les taux de crédit d’impôt  82 % des salaires admissibles, pour les SPCC  Les délais maximum  18 mois après une fin d’exercice  Les montants distribués  3,5 G$ par an du fédéral + 700 M$ du Québec 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 6
  • 7. Les inspecteurs  Les nouveaux  Les anciens  Plusieurs nouveaux  Quelques promus inspecteurs recrutés  Départ à la retraite prévus  Plus exigeants, « by the book »  D’autres dépassés  Plus équitables et prévisibles?  Mur infranchissable  Moins de place à l’interprétation  Délais sans fin prévisible 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 7
  • 8. Description technique 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 8
  • 9. T661 et processus de réclamation  Formulaire T661 entièrement revu  Contient l’information financière  et technologique des projets à même le formulaire  Nouvelles contraintes pratiques  Limite de 350, 350 et 700 mots  Formatage impossible (pas de souligné, gras ou puces)  Peu de caractères spéciaux (exposants et indices)  Plus limitatif en français qu’en anglais  Soyez concis, mais précis et pertinent 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 9
  • 10. Conséquences et impacts 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 10
  • 11. Preuve par la doc contemporaine  Entraîne une refonte du processus de réclamation  Prouver autant avec moins  Il faut mieux comprendre le projet pour n’en rédiger que les parties pertinentes et conformes  La barre monte quant à la qualité des descriptions à rédiger  Déplacement de la preuve vers la doc contemporaine 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 11
  • 12. Méfiez-vous du loup  La version officielle  « L’espace fourni est suffisant »  « Description de haut niveau »  Donnez juste un indice sur la présence de RS&DE  Mais on vous juge sur les détails  Rester spécifique, concret et technologique  Plus difficile de se reconnaître pour un réclamant  Plus faible barrière à l’entrée  Coût d’opportunité chute 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 12
  • 13. Nouvelle question piège  « Quand avez-vous rencontré le premier obstacle? »  Section Obstacles surmontés  Mur technologique, pas juste un nid de poule  Question piège : devient le début officiel du projet  Dans un contexte de chronologie à justifier  Maintenir un registre daté des obstacles rencontrés 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 13
  • 14. Les questions qui tuent  « Pouvez-vous fournir le détail des activités expérimentales? »  « Comment avez-vous calculé les dépenses reliées aux activités du projet? »  Section Travaux effectués  Moins clair que activités expérimentales  Plus de granularité requise pour prouver   Lien entre activités, employés et heures  Contraignant mais convaincant; devenu incontournable 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 14
  • 15. The smoking gun 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 15
  • 16. Qui a rédigé la description technique? 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 16
  • 17. Les préparateurs RS&DE  Réputation et crédibilité comptent  L’ARC aime les bons préparateurs!  Ils investissent dans notre formation  Ils participent aux événements organisés par les préparateurs  C’est une assurance de conformité  Travail pour préparer le client et le terrain  Y a-t-il une liste noire? 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 17
  • 18. Il tire plus vite que son ombre : Délais de traitement  Statistiques des derniers 5 ans  Plus courts  Première réclamation  Petites entreprises  Plus longs  En cas d’inspections  Grandes entreprises  Revenu Québec : nouvelles étapes administratives  Délais : plus vite… et plus long, c’est selon 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 18
  • 19. Inspections : tirer d’abord, poser les questions après  A.K.A.  Examen technique, audit ou même visite de courtoisie (!)  Processus  Statistiques historiques  Visites pas plus fréquentes, mais moins courtoises  Plus d’inspections dans l’industriel  Analyse activité par activité, leur lien avec dépenses, pour les couper plus facilement  Focus sur premier obstacle comme début du projet  Recoupement de données et tests de cohérence  Le fardeau de la preuve?  Refus complets = pente à remonter  Incitatif ou conformité? 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 19
  • 20. Soyez prêt à présenter les preuves 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 20
  • 21. Documentation Avant → Pour l’ARC, « la documentation émerge naturellement du processus de R&D » → Feuilles de temps, carnet de laboratoire (log book) → Réalité des PME : doc inexistante Après → Tentative d’encourager de meilleures pratiques de doc et R&D → La liste à cocher force la documentation contemporaine → Se manifeste par de longues listes de doc demandées Demande de documentation complémentaire  Liste générique (longue) de documents  Délais sans fin prévisible 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 21
  • 22. Vos papiers svp! d’abord financiers, puis techniques 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 22
  • 23. T661 chiffrée Description technique Feuilles de temps Tableau salaires et h Factures, contrats et CVs des sous-traitants Factures dépenses en capital CVs employés et description de rôle Tableau liant h et dépenses de sous-traitants avec activités Tableau liant matériaux et activités décrites Ententes de subventions autres Registre des salaires / T4 Organigramme de l’entreprise Minutes de l’entreprise Preuves de paiement (chèques encaissés) Grand livre 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 23
  • 24. Nouvelle étape par Revenu Québec  Demandes d’informations et vérifications  Financières et technologiques (!?)  Inspecteurs redondants  Les financiers se mêlent de technologie  Infos à transmettre à Revenu Québec  Nom, NAS, salaire horaire et temps affecté à la R&D  Nom des employés du sous-traitant ayant effectué le travail, copie des factures et preuves de paiement 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 24
  • 25. En coulisses  Sur la nouvelle T661  Descriptions insuffisantes même pour les inspecteurs  « Il y a beaucoup de problèmes, on est en réflexion à l’interne »  On discute en coulisses  Nouvelle édition à venir, relaxant les contraintes strictes  Contexte de l’entreprise pour mettre en perspective?  Annexes autorisées?  Schémas, diagrammes ou images pour faciliter l’explication de concepts? 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 25
  • 26. Sujets chauds dans l’industrie  Ébauche : Politique sur l'admissibilité des travaux pour les CI pour la RS&DE  Doit remplacer 20+ textes publiés entre 1994 et 2005, mais ne compte que 12 pages  Beaucoup plus général donc sujet à interprétation  Vérificateurs plus exigeants  Avancement technologique et activités expérimentales : des projets acceptés hier ne passent plus aujourd’hui  Les règles changent rétroactivement et sans préavis ni communication officielle  Avis d’opposition et appels  Insatisfaction générale sur le processus et les résultats 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 26
  • 27. Sujets chauds dans l’industrie  Application nouvelle des pénalités  Ombudsman  Révise la gestion du programme par l’ARC  Délais dans la rédaction du rapport, à cause des nombreux commentaires de l’industrie  Groupe d'experts sur le soutien fédéral à la R&D  Sondage, étude et recommandations par l’industrie  Efficacité économique questionnée face aux autres pays  Articles dans la presse  Globe & Mail, puis La Presse 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 27
  • 28. Observations et leçons 1. La loi ne change pas, mais plus de shérifs en ville 2. Soyez concis, mais précis et pertinent 3. Déplacement de la preuve vers la doc contemporaine 4. Maintenir un registre daté des obstacles rencontrés 5. Établir des liens entre activités, employés et heures 6. La réputation du préparateur de RS&DE compte 7. Délais de traitement : plus vite et plus long, c’est selon 8. Visites pas plus fréquentes, mais moins courtoises 9. Soyez prêts à sortir vos preuves, techniques mais surtout financières 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 28
  • 29. Bilan après 2 ans 1. Faciliter l’accès au programme de RS&DE 2. Transmission électronique 3. Simplifier le processus de production 4. Améliorer les délais de traitement 5. Révision des politiques de la RS&DE 6. Faciliter le processus d’examen 7. Réduire le fardeau administratif des demandeurs 8. Améliorer l’uniformité 1er mars '12 Leçons pratiques suite à la refonte 29
  • 30. Questions Contactez Emergex :  Pour toute information  Pour une copie de cette présentation  Disponible sur www.emergex.com > Documentation Emergex : les avantages  Recevez en crédits d’impôt jusqu’à 95 % des salaires en R&D  Nous optimisons les combinaisons de programmes gouvernementaux  Nous identifions les enjeux spécifiques à chaque dossier 7 juillet 2010 Leçons pratiques suite à la refonte 30