1. 29/10/2010
Le classement
“Les documents enregistrés sont organisés en
dossiers. Pour chaque affaire (…) un seul
dossier officiel est constitué. Chaque dossier
officiel doit être complet (…).
(Décision 2002-47 annexe, art. 5)

2. 29/10/2010
Qu’est-ce qu’un dossier officiel ?
 Nous ne devons pas enregistrer tous
les documents
 Mais chaque document enregistré doit
être classé
 Le dossier officiel contient tous les
documents enregistrés concernant une
affaire donnée
… est géré par l’unité « chef de file » sur
cette affaire

3. 29/10/2010
Chef de file et gestionnaire
 Dans le déroulement d’une affaire, une unité est
désignée comme « chef de file »
 responsable du classement [SEC(2009)1643 II.3.4.1]
et de la conservation [SEC(2009)1643 II.4.2.1.1]
 On appelle « gestionnaire » l’agent de l’unité
qui est en charge de ce dossier dans l’unité.
 Ce dossier de référence est appelé « dossier
officiel »
 Au sein de l’unité, on doit disposer de la liste
des dossiers (et de préférence, du nom du
gestionnaire pour chacun d’eux) [ICS 11]

4. 29/10/2010
Dossier officiel Dossier de travail
 Géré par le service Chef de file
 Doit être complet
 Fait preuve et doit être
conservé
 Doit pouvoir faire l’objet de
contrôle et d’audit
 Fera l’objet d’un tri pour
transfert, le cas échéant, aux
Archives historiques
 Librement constitué
 N’a pas de valeur juridique
 Peut être détruit à n’importe
quel moment (normalement
quand l’affaire est terminée)
 Ne doit pas être transféré
aux Archives historiques
[ne pas confondre !]
Dossiers officiels/Dossiers d’info.

5. 29/10/2010
Dossiers officiels :
Dossier d’action et Dossier sériel
Dossier d’action Dossier sériel
 Affaire à caractère ponctuel et
unique
 Durée non connue a priori
 Détermination précise de
l’acte procédural permettant
de clôturer l’affaire
 Affaire à caractère répétitif
 Durée d’exécution en
général liée à une année ou
un exercice budgétaire
 Déroulement procédural
toujours identique

6. 29/10/2010
Dossiers papier, électroniques, mixtes
Il n’est pas nécessaire d’avoir une copie
intégrale du dossier électronique en
papier
 Dans le « e-dossier » :
 tous les documents avec leur version
électronique –scan ou original élec.
 Dans le dossier papier:
 Les courriers reçus sur papier
 Les docs avec signature comme condition de
validité
 Restreint-UE:
 fiche sans scan (papier à part - élec  RUE)

7. 29/10/2010
Dossiers officiels : résumé
 Pour chaque affaire traitée
 Nous devons prévoir une fin...
 Il doit y avoir un dossier officiel
 Chaque dossier officiel
 A un « chef de file » (une unité)
 Est géré par un « gestionnaire » (un agent de l’unité)
 Est unique
 Un dossier officiel
 Doit contenir tous les documents clés de l’affaire
(documents enregistrés) >>
 Peut contenir tout autre document qui peut aider à la
compréhension de l’affaire