29/10/2010
Les dossiers
officiels
“Les documents enregistrés sont organisés en
dossiers. Pour chaque affaire (…) un seul
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Un dossier...
 C’est un ensemble de documents (papier et
électroniques),
qui concernent une même affaire,
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Un dossier...
 sert à justifier ou informer sur une affaire. Il
garantit l’efficacité et la continuité dans le...
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Qu’est-ce qu’un dossier
officiel ?
 Nous ne devons pas enregistrer tous
les documents
 Mais chaque document e...
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Chef de file et gestionnaire
 Dans le déroulement d’une affaire, une unité est
désignée comme « chef de file »...
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Dossier officiel Dossier de travail
 Géré par le service Chef de file
 Doit être complet
 Fait preuve et doi...
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Dossiers officiels :
Dossier d’action et Dossier sériel
Dossier d’action Dossier sériel
 Affaire à caractère p...
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Dossiers papier, électroniques, mixtes
Il n’est pas nécessaire d’avoir une copie
intégrale du dossier électroni...
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Dossiers officiels : résumé
 Pour chaque affaire traitée
 Nous devons prévoir une fin...
 Il doit y avoir un...
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Dossiers officiels : résumé
 Pour chaque affaire traitée
 Nous devons prévoir une fin...
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E domec dossiers officiels

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E domec dossiers officiels

  1. 1. 29/10/2010 Les dossiers officiels “Les documents enregistrés sont organisés en dossiers. Pour chaque affaire (…) un seul dossier officiel est constitué. Chaque dossier officiel doit être complet (…). (Décision 2002-47 annexe, art. 5)
  2. 2. 29/10/2010 Un dossier...  C’est un ensemble de documents (papier et électroniques), qui concernent une même affaire, et qui est organisé de façon cohérente.  il a un début (le jour où nous commençons à traiter un problème, une question)  et une fin (le jour où nous avons pris la décision finale, nous avons trouvé et adopté la solution qui résout le problème…)  un dossier retrace toutes les étapes d’une action « le noyau autour duquel sont organisés les documents » (Décision 2002-47 annexe, art. 1)
  3. 3. 29/10/2010 Un dossier...  sert à justifier ou informer sur une affaire. Il garantit l’efficacité et la continuité dans le travail.  c’est une ACTION  Un dossier doit être clos à un moment donné > pour que puissent s’appliquer les règles de conservation [SEC(2007)734]  Un ensemble de documents sans relation entre eux ne constitue pas un dossier > donc un chrono n’est pas un dossier au sens de la Décision 2002-47
  4. 4. 29/10/2010 Qu’est-ce qu’un dossier officiel ?  Nous ne devons pas enregistrer tous les documents  Mais chaque document enregistré doit être classé  Le dossier officiel contient tous les documents enregistrés concernant une affaire donnée … est géré par l’unité « chef de file » sur cette affaire
  5. 5. 29/10/2010 Chef de file et gestionnaire  Dans le déroulement d’une affaire, une unité est désignée comme « chef de file »  responsable du classement [SEC(2009)1643 II.3.4.1] et de la conservation [SEC(2009)1643 II.4.2.1.1]  On appelle « gestionnaire » l’agent de l’unité qui est en charge de ce dossier dans l’unité.  Ce dossier de référence est appelé « dossier officiel »  Au sein de l’unité, on doit disposer de la liste des dossiers (et de préférence, du nom du gestionnaire pour chacun d’eux) [ICS 11]
  6. 6. 29/10/2010 Dossier officiel Dossier de travail  Géré par le service Chef de file  Doit être complet  Fait preuve et doit être conservé  Doit pouvoir faire l’objet de contrôle et d’audit  Fera l’objet d’un tri pour transfert, le cas échéant, aux Archives historiques  Librement constitué  N’a pas de valeur juridique  Peut être détruit à n’importe quel moment (normalement quand l’affaire est terminée)  Ne doit pas être transféré aux Archives historiques [ne pas confondre !] Dossiers officiels/Dossiers d’info.
  7. 7. 29/10/2010 Dossiers officiels : Dossier d’action et Dossier sériel Dossier d’action Dossier sériel  Affaire à caractère ponctuel et unique  Durée non connue a priori  Détermination précise de l’acte procédural permettant de clôturer l’affaire  Affaire à caractère répétitif  Durée d’exécution en général liée à une année ou un exercice budgétaire  Déroulement procédural toujours identique
  8. 8. 29/10/2010 Dossiers papier, électroniques, mixtes Il n’est pas nécessaire d’avoir une copie intégrale du dossier électronique en papier  Dans le « e-dossier » :  tous les documents avec leur version électronique –scan ou original élec.  Dans le dossier papier:  Les courriers reçus sur papier  Les docs avec signature comme condition de validité  Restreint-UE:  fiche sans scan (papier à part - élec  RUE)
  9. 9. 29/10/2010 Dossiers officiels : résumé  Pour chaque affaire traitée  Nous devons prévoir une fin...  Il doit y avoir un dossier officiel  Chaque dossier officiel  A un « chef de file » (une unité)  Est géré par un « gestionnaire » (un agent de l’unité)  Est unique  Un dossier officiel  Doit contenir tous les documents clés de l’affaire (documents enregistrés) >>  Peut contenir tout autre document qui peut aider à la compréhension de l’affaire
  10. 10. 29/10/2010 Dossiers officiels : résumé  Pour chaque affaire traitée  Nous devons prévoir une fin...  Il doit y avoir un dossier officiel  Chaque dossier officiel  A un « chef de file » (une unité)  Est géré par un « gestionnaire » (un agent de l’unité)  Est unique  Un dossier officiel  Doit contenir tous les documents clés de l’affaire (documents enregistrés) >>  Peut contenir tout autre document qui peut aider à la compréhension de l’affaire

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