Este documento presenta conceptos generales sobre la organización y la administración. Define la organización como un sistema socio-técnico abierto y describe sus elementos constitutivos como personas, recursos, conocimientos, medio ambiente interno y externo. Explica diferentes clasificaciones de organizaciones y enfoques de la administración. Finalmente, analiza el concepto de medio ambiente externo y su influencia en la organización.

1. 1
GESTIÓN Y DESARROLLO DE SOLUCIONES TELEMÁTICAS
ESPECIALIZACIÓN EN TELEMATICA
Universidad del Cauca
Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones
Instituto de Postgrado en Electrónica y
Telecomunicaciones
Universidad Autónoma de Occidente
Escuela de Postgrados

2. 2
GESTIÓN Y ADMINISTRACION ORGANIZACIONAL
Temario
1. La Organización y los enfoques utilizados en el estudio
de su gestión y administración.
2. El proceso de toma de decisiones.
3. El rol del administrador.
4. La Función de Planeación.
5. La Administración Estratégica.
6. La Función de Diseño Organizacional.
7. Tipos de Estructuras Organizacionales.
8. La Función de Dirección.
9. La Motivación del Personal.
10. Las Comunicaciones.
11. El Liderazgo.
12. La Función de Control.

3. 3
La Organización
Conceptos Generales
Organización:
Sistema Socio – Técnico organizado para realizar un propósito.
Personas
Equipos
Materiales
Dinero
Información
Tecnología
Bienes
Servicios
Imagen

4. 4
La Organización
Conceptos Generales
Definiciones de Organización
• Robert Miles: Coalición de grupos de interés
interdependientes, que comparten una base común de
recursos, rinden homenaje a una misión común y
dependen de un contexto mayor para su legitimidad y
desarrollo.
• Richard Hall: Colectividad con unos límites relativamente
identificables, un orden normativo, rangos de autoridad,
sistemas de comunicaciones y sistemas de pertenencia
coordinados. Existe de manera relativamente continua en
un medio y se embarca en actividades que están
relacionadas, por lo general, con un conjunto de objetivos.

5. 5
La Organización
Conceptos Generales
Definiciones de Organización
• Richard Osborn, James Hunt y Lawrence Jauch:
Colectividad de personas que pueden entrar a formar
un contrato que los compromete jurídicamente. Se
utiliza la capacidad jurídica para hacer contratos
porque se requiere que la entidad sea reconocida por
otros y que pueda actuar como colectividad.
Los conceptos sobre organización no son ajenos a los
momentos históricos y suponen un entendimiento de
sus dinámicas internas, estructuras, tensiones y
resultados.

6. 6
La Organización
Conceptos Generales
Definiciones de Organización
• Don Tapscott: Casi todo el mundo coincide en que es
necesario un cambio a partir de la jerarquía burocrática
tradicional. La nueva organización tiene muchos
nombres:
Peter Drucker – Organización en Red;
Peter Senge – Organización en proceso de aprendizaje;
Davidow y Malone – Corporación virtual;
Peter Keene – Organización relacional;
Tom Peters – Organización loca;
Lo cierto es la necesidad de un cambio fundamental.

7. 7
La Organización
Conceptos Generales
Definiciones de Organización
• Charles de Gaulle: ¿Cómo se puede gobernar un país
con 246 variedades de queso?
• Petronius Arbiter (año 60 a.c.): Llegué a aprender
tarde en la vida que tenemos la tendencia a enfrentar
cualquier situación nueva mediante la reorganización,
y este puede ser un maravilloso método para crear la
ilusión de progreso, mientras se genera confusión,
ineficiencia y desmoralización.
• Don Tapscott: En lo fundamental, las compañías
necesitan nuevas estrategias para la nueva economía.

8. 8
La Organización
Conceptos Generales
Elementos de una Organización
Personas Recursos
Conocimiento
Tecnológico
Conocimiento
Administrativo
Medio Ambiente Interno
Medio Ambiente Interno
Medio
Ambiente
Externo
Fuerzas

9. 9
La Organización
Conceptos Generales
Elementos de una Organización
• Personas: Toman y ejecutan las decisiones.
• Recursos: Elementos materiales necesarios (físicos, financieros,
etc.)
• Conocimiento tecnológico: Requerido para producir bienes y
servicios.
• Conocimiento Administrativo: Requerido para poner en
funcionamiento la organización.
• Medio Ambiente Interno: Clima Organizacional; Características
propias percibidas por los miembros, y que pueden afectar el trato
con sus integrantes y el medio externo.
• Medio ambiente externo: Otras organizaciones y sectores sociales
que influyen y afectan la organización.
• Fuerzas externas: Económicas, políticas, culturales, ecológicas,
sociales, tecnológicas, etc.
• Fuerzas Internas: Contrarrestan las presiones externas.

10. 10
La Organización
Conceptos Generales
Otros Elementos
• Estructuras: Medios formales y semiformales
utilizados para dividir y coordinar el trabajo y
establecer patrones estables de comportamiento.
• Procesos: Comportamientos, actitudes e
interrelaciones en los niveles individuales,
grupales y entre los grupos, tales como liderazgo,
comunicación, toma de decisiones, administración
de conflictos, etc.

11. 11
La Organización
Conceptos Generales
Organización como Sistema Abierto
• Sistema: Todo unitario organizado, compuesto
por partes (subsistemas) interdependientes, con
límites identificables entre ellos y el medio
ambiente externo. Puede ser abierto o cerrado.
• Organización: Sistema socio-técnico abierto,
compuesto de un conjunto de subsistemas.
Recibe entradas que transforma y retorna al
medio externo.
Una organización no es simplemente un sistema
técnico o social, sino la estructuración e
integración de las actividades humanas alrededor
de distintas tecnologías.

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La Organización
Conceptos Generales
Organización como Sistema Abierto
• Sistema Técnico (Tecnologías): Afectan el tipo de
insumos requeridos por la organización, la
naturaleza de los procesos de transformación y
los productos obtenidos del sistema.
• Sistema Social: Determina la eficacia y eficiencia
de la utilización de la tecnología.
El punto de vista de sistema abierto reconoce que
las organizaciones se encuentran en una relación
dinámica con su medio ambiente externo.

13. 13
La Organización
Conceptos Generales
Clasificación de las organizaciones
• Propiedad: Públicas, privadas, mixtas.
• Tamaño: Pequeñas, medianas, grandes, corporaciones,
conglomerados.
• Utilidades: Con ánimo de lucro, sin ánimo de lucro.
• Procesos: Producción en masa, por pedidos, continuos, etc.
• Productos: Bienes o servicios.
• Compromiso de sus integrantes: Voluntarios, no
voluntarios.
• Naturaleza del medio ambiente externo: Estable o dinámico,
simple o complejo, receptivo u hostil.

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La Organización
Conceptos Generales
Clasificación de las organizaciones
• Parsons: Según su contribución a la sociedad
– Organizaciones de producción de bienes.
– Organizaciones orientadas a objetivos políticos.
– Organizaciones integrativas para la solución de
conflictos o la motivación social.
– Organizaciones que tratan de preservar la continuidad
social (educativas, culturales, expresión).

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La Organización
Conceptos Generales
Clasificación de las organizaciones
• Mintzberg, las clasifica según su estructura:
– Estructura simple: Pequeñas, con poca tecnología, supervisión
directa, poder centralizado y medio ambiente externo estable.
– Burocráticas: Gran tamaño, estandarización de trabajo,
estructura administrativa elaborada, poder centralizado, medio
externo estable.
– Burocráticas Profesionales: descentralización vertical y
horizontal, Empleo especializado, medio externo estable y
complejo.
– Divisiones: Grandes corporaciones o instituciones públicas, con
estructura propia por división, poder en la gerencia media y
mercados diversificados.
– Adhocráticas: Sin división precisa del trabajo, informal, poca
planeación y control, medio externo dinámico y complejo.

16. 16
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Gestionar:
• (De gestión)
• Tr. Hacer diligencias conducentes al logro de un
negocio o de un deseo cualquiera.
Gestión:
• (Del Lat. Gestĭo, -ōnis).
• f. Acción y efecto de gestionar.
• f. Acción y efecto de administrar.
 de negocios: Cuasicontrato que se origina por el
cuidado de intereses ajenos sin mandato de su
dueño.
Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.

17. 17
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Administrar:
• (Del lat. administrare)
• Tr. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un
territorio y sobre las personas que lo habitan.
• Tr. Dirigir una institución.
• Tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o
los bienes.
• Tr. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad.
• Tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo.
• Tr. Conferir o dar un sacramento.
• Tr. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento.
• Tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor
rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto.
Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
Concepto de Administración.
• Forma de coordinar las organizaciones. Campo de
estudio desde hace 100 años aproximadamente.
No hay un concepto unificado.
• Leon Blank Bubis: Campo de conocimiento para
diseñar organizaciones y coordinar sus
actividades eficientemente, tomando en cuenta el
medio ambiente externo y la tecnología usada
para el cumplimiento eficaz de su misión.

19. 19
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Funciones de la Administración.
• Planeación: Investigar y analizar condiciones futuras para
escoger un curso de acción según condiciones externas y
potencialidades internas. Comprende: Misión, objetivos ,
estrategias.
• Diseño Organizacional: Forma de asignar, agrupar y
relacionar personas, recursos y tecnología para formar
sistemas y subsistemas, teniendo en cuenta la estrategia,
los objetivos y la misión.
• Dirección: Motivación y guía de las personas para el trabajo
conjunto, buscando usar los recursos y la tecnología en
desarrollo de la estrategia.
• Control: Determinar nivel de eficacia de la estrategia en el
logro de los objetivos y cumplimiento de la misión.
Mejoramiento, ajuste y corrección de la estrategia.

20. 20
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Concepto de Eficiencia.
• Se refiere a qué también se desarrollan las
actividades internas sin tomar en cuenta el
medio externo. Básicamente mide la relación
producto/insumos.
Concepto de Eficacia.
• Se refiere a cómo actúan las organizaciones
tomando en cuenta el medio ambiente externo
y las actividades internas. Básicamente mide
el nivel de éxito en la labor organizacional.
¡Se puede ser eficiente sin ser eficaz!

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
Enfoques Administrativos.
• Tradicional o Clásico: Organización como una estructura
formal y rígida. Interés en la eficiencia y productividad.
Medio externo estable.
• Frederick Taylor: Enfoque mecanicista – División del
trabajo, métodos científicos, control de tiempos, motivación
económica, capacitación y dotación. (Frank Gilbreth, Lilian
Gilbreth, Henry Gantt).
• Henry Fayol: Cinco funciones – Planeación, Organización,
Mando, Coordinación y Control. 14 principios de aplicación
universal (tiempo, selección de personal, programación,
presupuestos).
Énfasis en la estructura sobre las interrelaciones y dinámica
organizacional. Enfoque estático.

22. 22
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Enfoques Administrativos.
• Comportamiento Humano: Énfasis en el
comportamiento humano en la organización, desde la
perspectiva individual y grupal. Se basa en los
desarrollos de las ciencias sociales (psicología,
sociología, antropología, ciencia política). Centrada en
la motivación y la satisfacción de necesidades.
Reconoce la organización informal (cultura
organizacional). (Elton Mayo, Douglas McGregor,
Maslow, etc.)
No todos los problemas organizacionales son de
relaciones humanas.

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
Enfoques Administrativos.
• Sistémico: Énfasis en los componentes, sus
interacciones y sus efectos sobre el resto de la
organización (interdependencia). Impulso al concepto
de información gerencial. Articulación de objetivos de
los componentes al objetivo general del sistema.
Las interacciones entre subsistemas no siempre son
elementos mecánicos del sistema. Alta complejidad
en las interacciones. Problemas de abstracción del
concepto de sistema.

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
Enfoques Administrativos.
• Contingencial: Énfasis en las interrelaciones
entre las variables clave y los subsistemas de
la organización, para determinar causas de
relación. Reconoce naturaleza multi-variada y
dinámica de las organizaciones dependiendo
de las circunstancias.
Las guías de acción para determinar la forma de
administrar no son extensibles y requiere habilidades
especiales para el diagnóstico.

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
Enfoques Administrativos.
• Sistémico Socio-Técnico: Balance en la
importancia relativa entre el sistema técnico y
el sistema social de la organización y
reconocimiento de la influencia recíproca
entre ambos.
El estudio organizacional es muy complejo y
no está suficientemente desarrollado.

26. 26
Gestión y Administración
Conceptos Generales
El Medio Ambiente Externo.
M.A.E. dominante,
Organizaciones
dominadas (pequeñas,
muy reguladas,
más pequeñas que las
Competidoras)
Relación
Simbiótica
Equilibrada
Organización
Dominante
(Monopolios
sin regulación)
Alto
Medio
Bajo
Bajo Medio Alto
ControldelM.A.E.
Control de las Organizaciones

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Gestión y Administración
Conceptos Generales
El Medio Ambiente Externo.
• Todo lo que está por fuera o no forme parte de la organización.
• Este concepto general no diferencia:
– Los elementos explícitamente relevantes para la organización y que
están en contacto con ella.
– Elementos potencialmente relevantes y en contacto indirecto.
– Elementos residuales que no influyen en la organización.
• La afectación del entorno sobre la organización y la reacción de
esta dependen de:
– La clase y calidad de información que llega a las personas que toman
decisiones.
– La manera como las personas interpretan y utilizan la información
proveniente del entorno (actitudes y objetivos)
• Las estrategias seleccionadas dependen de la interpretación de la
información.

28. 28
Gestión y Administración
Conceptos Generales
El Medio Ambiente Externo.
• El M.A.E. Se puede clasificar en:
– General: Afecta por igual a todas las organizaciones de una
determinada región geográfica o sociedad.
– Específico: Afecta a una determinada organización de manera directa.
Fuerzas específicas que pueden afectar el éxito de una organización.
• El M.A.E. General comprende un conjunto de factores o aspectos
económicos, socio-culturales, tecnológicos, políticos, jurídicos y
ecológicos, que deben ser tenidos en cuenta en relación con las
organizaciones.
• El M.A.E. Específico está compuesto por el conjunto de grupos y
organizaciones que, estando por fuera de la organización,
proporcionan las entradas, ejercen presión sobre las decisiones,
compran o usan sus productos. Está mas sujeto al control e
influencia de la organización.

29. 29
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Factores del M.A.E. General.
• Factores Económicos: Estado general de la economía en la
sociedad en que está inserta o actúa. Los principales
elementos son: disponibilidad de crédito, tasa de inflación,
nivel de desempleo, crecimiento económico, tasas de
interés, etc.
• Factores Tecnológicos: Clase y velocidad del cambio
tecnológico para resistir la obsolescencia y realizar
innovaciones.
• Factores Jurídicos: Leyes, regulaciones y requisitos vistos
como restricciones u oportunidades. Leyes contra
monopolios, salario mínimo, leyes medio ambientales,
impuestos, protección al consumidor, propiedad industrial,
etc.

30. 30
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Factores del M.A.E. General.
• Factores Socio-Culturales: Comprende las creencias,
valores, normas, actitudes, estilos de vida y experiencias
colectivas de las personas que componen el entorno o
ámbito de acción de la organización.
• Factores Políticos: Especialmente los derivados de las
presiones de los grupos de presión: ligas de consumidores,
organizaciones gremiales, etc.
• Factores Ecológicos: Comprende los aspectos relacionados
con la conservación y uso de los recursos renovables y no
renovables, el efecto de los productos y procesos de
transformación, etc. Hoy constituye una de las principales
preocupaciones.

31. 31
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Factores del M.A.E. Específico
• Proveedores: Proporcionan personal, capital, materias
primas, etc. Se requieren relaciones firmes.
• Clientes y Consumidores: Consumen o usan los productos.
Requerido un estrecho y permanente conocimiento de sus
tendencias y prioridades.
• Competidores: Comprende los que compiten por los
clientes y los que compiten por las entradas.
• Instituciones de Regulación: Superintendencias, oficinas de
planeación, institutos descentralizados, etc.

32. 32
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Tipos de M.A.E. (Fred Emery, Eric Trist – Tavistock - Londres)
Tipo Movimiento Interconexión Adaptación
I Plácido Aleatorio Tácticas
II Plácido Conglomerado Estrategias
III Perturbado Reactivo Operaciones
IV TurbulentoMutual – Causal Acuerdos

33. 33
Gestión y Administración
Conceptos Generales
La Tecnología Organizacional.
• Conjunto de conocimientos, métodos y procesos
que se utilizan para la transformación de las
entradas en productos finales.
• Sólo desde hace 40 años se considera a la
tecnología como una variable importante en la
administración organizacional.
• La tecnología no se refiere sólo al ámbito de la
automatización, mecanización o sistematización.
• No existe una sola clasificación de la tecnología
organizacional.

34. 34
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Clasificación de la Tecnología Organizacional.
• Joan Woodward (1958):
– Producción por unidades o pequeños lotes: Nivel de
mecanización o automatización menor; Personal muy
calificado o especializado. Ej.: Astilleros, Muebles,
Constructoras, etc.
– Producción en masa o grandes lotes: Nivel de
mecanización o automatización varias desde medio a
muy alto; Personal semi-calificado o no calificado. Ej.:
Electrodomésticos, Automóviles.
– Procesos continuos: Nivel muy alto de automatización;
Personal altamente calificado para el control del proceso.
Ej.: Química, Refinerías, Embotelladoras, etc.

35. 35
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Clasificación de la Tecnología Organizacional.
• Grupo de Aston (Inglaterra):
– Tecnología de Operaciones: Técnicas utilizadas en las
actividades del flujo de trabajo: “Dotar de equipos y
determinar la secuencia de actividades”.
– Tecnología de Materiales: Las características de los
materiales utilizados en el flujo de trabajo.
– Tecnología del Conocimiento: Características del
conocimiento utilizado en el flujo de trabajo, la
tecnología y complejidad tecnológica.

36. 36
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Clasificación de la Tecnología Organizacional.
• Charles Perrow (usa):
– Concepto de Tecnología: Acciones que una persona
realiza sobre un objeto, con o sin ayuda de
herramientas o aparatos mecánicos, para
transformarlo.
– Tareas o actividades rutinarias: Tareas bien
establecidas sobre materias primas esencialmente
iguales. Baja incertidumbre en métodos y poco
cambio en tareas.
– Tareas no rutinarias: Pocas técnicas bien
establecidas; Baja certeza sobre los métodos y
variedad en tareas. Materias primas no estándar.

37. 37
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Clasificación de la Tecnología Organizacional.
• S. Lall (Usa – 1992):
– Clasifica las tecnologías por su grado de complejidad
(básica, intermedia y avanzada) para cada uno de los
cuales es necesario desarrollar capacidades en los
ámbitos de incorporación de tecnología (inversión), en
el uso de las tecnologías (producción: procesos y
productos) y en el intercambio de tecnologías
(vinculación). Las capacidades exigidas varían desde
sencillas y rutinarias, basadas en la experiencia,
pasando por las de adaptación y duplicación, basadas
en la búsqueda, hasta las innovadoras de alto riesgo,
basadas en la investigación.

38. 38
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Tecnología Organizacional.
• Elección Tecnológica: Presionada por el entorno
(competencia, legislación, desarrollo) y por
condiciones internas (obsolescencia, costos, etc.)
• En las organizaciones, generalmente coexisten
varios tipos de tecnologías lo cual hace más
complejo los procesos de administración y
capacidades a desarrollar.
• La tecnología impacta el sistema social de la
organización, demandando grados diversos de
complejidad estructural, diferentes tipos de
coordinación, toma de decisiones y comunicación.

39. 39
Gestión y Administración
Conceptos Generales
El proceso de toma de decisiones.
• Las organizaciones se consideran un sistema de
toma de decisiones. Las decisiones son el
elemento que activa la administración.
• Decisión: Elección que se hace entre varias
alternativas disponibles. Juicio que se hace en
una situación determinada frente a cursos de
acción alternos.
• Su importancia depende del número de personas
o recursos que involucra. Por la prioridad en
términos de tiempo que demanda.
• Las decisiones pueden ser programadas o no
programadas.

40. 40
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Modelos del proceso de toma de decisiones.
• Modelo de racionalidad económica: Centrado en
maximizar los logros y supone que se pueden
identificar todas las alternativas y considerar las
consecuencias. Demanda información confiable.
– Descubrir problema.
– Determinar objetivos.
– Establecer criterios (Costo-Beneficio).
– Identificar alternativas
– Establecer consecuencias.
– Seleccionar e implementar alternativa.
Se considera un modelo ideal.

41. 41
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Modelos del proceso de toma de decisiones.
• Modelo de racionalidad limitada: Centrado en
obtener una solución satisfactoria o aceptable.
Recurre a la heurística para minimizar la
complejidad.
– Definir problema y determinar objetivos.
– Establecer criterios de nivel apropiado.
– Utilizar heurística para identificar una alternativa.
– Evaluar alternativa para determinar si es aceptable.
– Implementar alternativa.
Se considera un modelo descriptivo de la toma de
decisiones.

42. 42
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Condiciones para tomar decisiones.
Absoluta
Certeza
Absoluta
Incertidumbre
Disminución de Información
Aumento de Información
Probabilidades
Objetivas
Probabilidades
Subjetivas
Riesgo

43. 43
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Factores que influyen en la toma de decisiones.
• Importancia de la decisión.
• La presión del tiempo.
• El gusto por el riesgo.
• Los valores del decisor.
• Las normativas.
• Las políticas organizacionales.

44. 44
Gestión y Administración
Conceptos Generales
El Rol de Administrador.
Roles
Interpersonales
Roles
de Decisión
Roles
de Información
- Figura representativa
- Líder
- Enlace
- Innovador
- Manejador de Problemas
- Ubicador de recursos
- Negociador
- Observador o Monitor
- Propagador de Información
- Vocero

45. 45
Gestión y Administración
Conceptos Generales
Qué se espera del Administrador:
• Solucionar problemas.
• Escuchar.
• Administrar su tiempo.
• Comunicarse de forma clara.
• Motivar a su personal.
• Respeto por los demás.
• Que proporcione una visión clara del trabajo.
• Soporte presiones.