La simplification administrative
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LIVRE BLANC : la Simplification administrative à l'heure du Cloud

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Dans un monde où tout va plus vite et se complexifie, la simplification administrative s’impose comme un facteur gain de temps pour les entreprises.

En partenariat avec Numergy, Eurécia vous offre ce livre blanc, "La Simplification administrative dans le Cloud", qui propose des axes de réflexions sur les manières d'éviter les corvées relatives aux gestions des temps, des activités et des notes de frais.

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LIVRE BLANC : la Simplification administrative à l'heure du Cloud

  1. 1. La simplification administrative à l’heure du cloud Dans un monde où tout va plus vite et se complexifie, la simplification administrative s’impose comme un facteur gain de temps pour les entreprises. offert par :
  2. 2. 2 Sommaire Les enjeux de la gestion collaborative..........................................................................3 Une nouvelle organisation interne ...........................................................................3 Une mise en place longue et souvent délicate .........................................................4 Les outils de la gestion collaborative : SaaS et Cloud..................................................6 La simplification de la gestion des temps.....................................................................8 Les enjeux ................................................................................................................8 Bien au-delà de la pointeuse !..................................................................................8 Un audit de l’existant...............................................................................................9 Des améliorations crescendo..................................................................................10 Des enjeux organisationnels majeurs.....................................................................11 Les états sont édités instantanément ......................................................................12 La résistance au changement .................................................................................13 Cas concret : la gestion des forfaits jours ..............................................................15 La simplification de la gestion des activités...............................................................16 Les enjeux ..............................................................................................................16 Une vision d’ensemble réaliste ..............................................................................17 Repérer les dysfonctionnements organisationnels .................................................17 Un outil dédié à l’amélioration de la productivité .................................................18 Un outil pour la gestion des heures travaillées ......................................................19 Des freins compréhensibles chez les salariés.........................................................19 Réactivité et compétitivité .....................................................................................20 Vaincre les résistances............................................................................................21 Cas concret : La gestion des déclarations CIR.......................................................23 La simplification de la gestion des notes de frais.......................................................24 Les enjeux ..............................................................................................................24 Un outil pratique qui ne connait que peu de résistance .........................................25 Un gain de temps à tous les niveaux......................................................................25 L'importance d'une ergonomie intuitive.................................................................27 Cas concret : La gestion de la TVA........................................................................28
  3. 3. 3 Les enjeux de la gestion collaborative Plus encore que l’adaptation à de nouveaux outils, la gestion collaborative implique la mise en place d’une nouvelle organisation interne. En mode Cloud ou sans mode Cloud, l’idée est de faire participer chacun à la collecte des ressources de façon transversale pour mieux optimiser leur traitement. Pour boucler les tâches administratives courantes, comme la gestion des temps, la gestion des activités ou encore les notes de frais, chaque entreprise dispose en interne d’outils dédiés. Bonne vieille badgeuse pour les uns, doc Excel récapitulatif pour les autres, formulaire type pour les frais de déplacements et de voyage, fiche de suivi d’activités, relevé d’heures clients... Tous ces outils, qu’ils soient informatisés ou non, sont dans la plupart des cas hérités de pratiques bien installées. Ils répondent souvent à des logiques dictées par l’empilement de strates successives de développements informatiques créés au gré des besoins. Or, ces logiques sont trop souvent cloisonnées ! La collecte des données est verticale et le traitement est lui aussi, par la force des choses, vertical. Au mieux, des passerelles jetées entre chaque strate existent. Au pire, les logiciels utilisés ne communiquent pas ou communiquent mal entre eux, ce qui entraînent des saisies et des re-saisies chronophages, source de nombreuses erreurs qu’il faut retrouver et corriger. Des heures et des heures de tâches répétitives et contre- productives qui s’accumulent, et tout cela coûte cher, très cher même ! Et les choses se compliquent encore lorsque l’entreprise doit gérer des contrats de travail hétéroclites et des monceaux de formulaires administratifs toujours plus complexes dans un environnement juridique et fiscal mouvant. A cela s’ajoutent aujourd’hui, des salariés toujours plus mobiles évoluant en contrat jour et/ou travaillant à distance. S’ajoutent aussi toujours plus de décomptes comme celui des activités de recherche et développement (R&D) et des activités connexes dans le cadre du Crédit d’Impôt Recherche (CIR), ou encore le décompte du Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE)... la liste est longue ! Une nouvelle organisation interne Entre veille légale et calcul de rentabilité, le Daf se prend alors à rêver qu’il met en place une nouvelle organisation plus transversale où chaque salarié sur un mode participatif, saisit ses données directement dans un pot commun. La collecte s’orchestre ainsi de façon transversale. Et ensuite ? Une « moulinette » se charge de redispatcher les décomptes d’heures sur les fiches de paie, les relevés d’activités pour chaque facturation client, les notes de frais pour chaque déplacement, et édite des tableaux de bord en temps réel qui permettent une visibilité optimale et des prises de décisions éclairées !
  4. 4. 4 Cette organisation n’a rien d’un rêve, c’est une réalité pour bon nombre d’entreprises qui ont déjà opté pour des suites logiciels communicantes. Ces solutions peuvent être déployées soit en mode local avec un serveur interne, soit utiliser le cloud pour une utilisation nomade. Développées en mode SaaS, avec ou sans recours au Cloud, ces solutions impliquent une révolution des mentalités. En effet, en passant d’une collecte verticale à une collecte transversale, l’organisation interne est chamboulée. Les procédures sont modifiées. La réactivité prévaut. Et qui dit plus de réactivité dit gain de productivité. Au final, ce n’est pas tant les rapports hiérarchiques qui s’en trouvent modifiés (la mise en place de pare feu et de mots de passe limitent les accès de chacun) mais bien l’approche que les salariés ont de l’entreprise. Chacun se trouve responsabilisé. Les décisions prises par le service RH et le Daf sont elles aussi plus réactives. Ce qui amène l’entreprise à un vrai regain de compétitivité. Une mise en place longue et souvent délicate Si en terme d’enjeux, la solution d’une collecte des informations en mode collaboratif est plus que séduisante, dans la pratique, le déploiement de telles solutions est souvent long et délicat. Pourquoi ? Tout d’abord parce que le changement est toujours facteur de stress et qu’opter pour une nouvelle organisation revient à abandonner des procédures jusqu’alors bien rodées. Sachant que la résistance est forte au changement, l’inertie est bien réelle. A cela s’ajoutent d’autres facteurs de ralentissement comme notamment la difficulté technique de passer d’un système à l’autre, mais aussi l’indispensable temps de formation pour passer d’un système à l’autre pour chaque salarié. Sachant cela, le système collaboratif tant en terme de gestion des temps, que de gestion des activités et de gestion des notes de frais, se doit d’être : Performant : L’intégration globale des données disséminées dans le système d’information est gage de performance. De la qualité de cette intégration dépend le traitement des informations. Facile à utiliser : A l’image des applications sur smartphone ou tablette, l’ergonomie globale de l’interface utilisateur doit être intuitive. Sachant qu’un mode collaboratif brasse des individus aux compétences informatiques diverses, la solution adoptée ne doit en aucun cas être une usine à gaz côté utilisateur ! Évolutif : Le contexte législatif change sans cesse, et l’organisation des sociétés ne saurait être figée. Pour répondre à ces changements, la solution adoptée doit être flexible et adaptable.
  5. 5. 5 A la clé de ce long et fastidieux chamboulement : des heures de tâches répétitives économisées, mais aussi et surtout, une visualisation en temps réel des reporting et tableaux de bords pour une vraie optimisation des activités et des compétences. A retenir : Avec le mode collaboratif, chaque salarié devient acteur de la collecte des informations le concernant. Le système accessible en ligne permet de garder le contact avec l’entreprise pour les salariés itinérants. Facile à utiliser, l’outil déployé accélère la remontée d’information ce qui accélère les prises de décision pour plus de réactivité.

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