Gestion du temps communication prof

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Gestion du temps communication prof

  1. 1. La gestion du temps Université sidi Mohamed Ben Abdellah Fès BACK- OFFICE BANCAIRE Encadré par : Mme. KIRAMI Préparé par: Mlle Imane TABOUT Mlle Najwa TELMCANI21/07/13 1
  2. 2. Introduction • Il est impératif d’évaluer notre utilisation du temps et d’analyser nos attitudes et comportements face au temps,afin de mieux le gérer. • La gestion du temps exige beaucoup de motivation et demande une réflexion permanente orientée par une démarche et des techniques… 21/07/13 2
  3. 3. Plan Introduction I-Le temps :une notion complexe 1/Moment ou instant 2/Durée ou délai 3/Ordre ou priorités II- comment gérer votre temps 1/objectifs 2/la démarche 21/07/13 3
  4. 4. …Plan III- Méthodes du gestion du temps 1/ le pendulage 2/ l’auto-analyse continue 3/ la planification 4/La N.E.R.A.C. Conclusion Bibliographie 21/07/13 4
  5. 5. I- Définir une notion complexe: Temps . • Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d’organisation dans le temps, c’est précisément que le temps n’est pas un ensemble d’éléments homogènes et présente une variété d’aspects. 21/07/13 5
  6. 6. 1. Moment ou instant  Définition: I l s’agit de la localisation temporelle ou situations des événements par rapport à une échelle conventionnelle Ex: date de relance ;date de rendez vous 21/07/13 6
  7. 7. 2. Durée ou délai  Définition : C’est le temps passé ou « volume temps » entre le début et la fin de réalisation d’une tâche, d’un travail. Ex:  durée de frappe d’une lettre,  Durée d’une réunion  Délai de livraison  Terme d’un prêt 21/07/13 7
  8. 8. 3. Ordre ou priorités  Définition :  Contraintes dans l’enchaînement des opérations qui déterminent les relations d’antériorités.  Ex: Chronologie de réalisation d’une lettre : • prise de notes, • frappe de la lettre, • relecture, signature, • envoi. 21/07/13 8
  9. 9. II. Comment mieux gérer votre temps 21/07/13 9
  10. 10. 1. Pourquoi une gestion du temps  Pour une meilleure utilisation, le temps doit d’abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. Il est donc important de connaître l’emploi de son temps afin de savoir :  ce que l’on fait,  ce que l’on a à faire,  et comment on le fait 21/07/13 10
  11. 11. 2. La démarche  Détermination des objectifs : L’objectif est :  un critère d’appréciation pour mesurer la performance d’une action,  un instrument pour apprécier l’efficacité de l’exécutant. 21/07/13 11
  12. 12.  La planification des activités :  La planification est l’organisation du déroulement du travail pour des périodes définies à venir. La planification vise à assurer la meilleure utilisation du temps, c'est-à- dire :  à employer le temps disponible pour les activités les plus rentables et les plus performantes,  à atteindre dans le minimum de temps les objectifs recherchés 21/07/13 12
  13. 13.    La condition d’une bonne planification du temps est d’établir en permanence une liste de toutes les tâches à accomplir (liste de contrôle) et de les regrouper selon l’échéance de réalisation (court, moyen, long terme). 21/07/13 13
  14. 14.  La prise de décision L’une des plus grandes difficultés que l’on rencontre dans l’organisation du travail quotidien est l’affectation d’un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle à agir et la vision à court terme amènent souvent à faire d’abord à ce qui semble urgent. 21/07/13 14
  15. 15.  L’importance et l’urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace pour établir les priorités.  La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d’efficacité. 21/07/13 15
  16. 16. *le syndrome de l’échéance: Une échéance officielle, prévue et annoncée, organisée suffisamment longtemps à l’avance, peut se transformer en échéance biologique pour les acteurs du projet et peut donc, en conséquence, être respectée. Mais le stress doit être suffisant pour vaincre les tendances biologiques internes. 21/07/13 16
  17. 17.  L’organisation du temps :  Estimation des temps: *La loi de chronobiologie La durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l’échéance chronobiologique la plus proche et l’horloge chronobiologique est "discrète" et avance par à coups (les unités de temps chronobiologique sont la journée, la semaine, la saison, l’année). 21/07/13 17
  18. 18.  Le suivi et le contrôle de résultat: La réalisation de l’activité doit être suivie et contrôlée ; une fois achevée, elle doit être évaluée. 21/07/13 18
  19. 19. III.Techniques du gestion du temps 1-Le pendulage Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l’exécution d’une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature. 21/07/13 19
  20. 20. 2- L’auto-analyse continue La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. 21/07/13 20
  21. 21. 3- La planification:   La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel.  Définir les tâches et préciser le délai d’exécution :  Quel travail à exécuter ?  Quel volume (nombre de documents…) ?  Quelle difficulté ?  De quel délai dispose-t-on ?  Quel temps d’exécution prévoir ? 21/07/13 21
  22. 22.  Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps  Quel outil d’ordonnancement choisir ?  Comment réaliser la planification ?  Quelles sont les tâches les plus urgentes ?  Quelles sont les priorités ?  Quelles sont les antériorités ?  Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu  Le planning est-il respecté ?  Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences 21/07/13 22
  23. 23. 4- La méthode N.E.R.A.C   Noter Dans la colonne "Activités", sans s’occuper de l’ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.  Estimer A chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue 21/07/13 23
  24. 24.  Réserver L’estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut "prévoir large" de façon à réserver du temps pour les imprévus. On considère généralement que 60 % du temps seulement peut être planifié.  Arbitrer Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : "Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ?" 21/07/13 24
  25. 25.  Contrôler Puis en fin de semaine on fait le point (tâches prévues qui n’ont pu être réalisées, tâches accomplies qui n’avaient pas été prévues) et on analyse : comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ? 21/07/13 25
  26. 26.  Les agendas : Pour les activités courantes, l'indispensable agenda- papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant.  Les échéanciers Ils permettent de classer des documents à la date ou ils doivent être traités (lettres; notes; traites à remettre à l’encaissement; suivi des règlements de facture). 21/07/13 26
  27. 27.  Les plannings les plannings visualisent l’organisation des taches dans le temps ou leur répartition sur différents postes de travail  La méthode QQOQCCP Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Elle est aussi appelée "Hexamètre mnémotechnique de Quintilien". 21/07/13 27
  28. 28. CONCLUSION  Classer vos activités par ordre d’urgence  Face à la liste des travaux fixez les dates d’exécution -avec des échéances réalistes. -et en coordonnant les différentes activités.  Mettez votre liste à jour chaque matin (ou chaque soir)  Réglez les petits problèmes immédiatement.  Interdisez vous de reprendre le même travail plus de trois fois Et tenez minutieusement votre agenda 21/07/13 28
  29. 29. Bibliographie •Gauthier.L & Poulin .N « Savoir apprendre »(1987)2 édition • Goulet.L & Lépine.G «Cahier de méthodologie»(1986)3 édition 21/07/13 29
  30. 30. Wébographie  www.marketing-etudiant.fr 21/07/13 30
  31. 31. Merci pour votre attention 21/07/13 31

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