Filing system

1. I Can’t Find What I NeedI Can’t Find What I Need

2. ETIMOLOGI KATA “ARSIP”ETIMOLOGI KATA “ARSIP”
• KATAARSIPKATAARSIP ::
• ““archief”archief” (Bhs. Belanda = tempat penyimpanan(Bhs. Belanda = tempat penyimpanan
secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis,secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis,
piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb.piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb.
• ““arche”arche” (Bhs. Yunani) = permulaan(Bhs. Yunani) = permulaan  “ta archia”“ta archia”
(catatan)(catatan)  “archeon”“archeon” (gedung penyimpanan)(gedung penyimpanan)
KATA FILE :
“file” (Bhs. Inggris) berasal dari Bhs. Latin “filum”
= tali atau benang

3. KATA RECORDKATA RECORD ::
• ““recordia”recordia” (Bhs. Latin), Bhs. Perancis :(Bhs. Latin), Bhs. Perancis : recorderrecorder
mengingat kembalimengingat kembali (call to mind)(call to mind)
• RecordiaRecordia dari katadari kata ReRe dandan Cor/CordCor/Cord
• ReRe = kembali atau lagi= kembali atau lagi
• CorCor = hati atau ingatan= hati atau ingatan
• RecordsRecords berarti setiap catatan, setiap bahan yangberarti setiap catatan, setiap bahan yang
tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar,tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar,
monumen, fakta-fakta atau data, plat ataumonumen, fakta-fakta atau data, plat atau
piringan hitam, pita rekaman, dsb.piringan hitam, pita rekaman, dsb.

4. Menurut UU No. 43 tahun 2009 tentangMenurut UU No. 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1, bahwa :Kearsipan Pasal 1, bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalamArsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai denganberbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasiperkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-
rakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaanrakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

5. PENGERTIAN UMUMPENGERTIAN UMUM
ARSIPARSIP adalahadalah kumpulan warkat
yangyang disimpan secaradisimpan secara
sistematissistematis karenakarena mempunyaimempunyai
nilai kegunaan (value)nilai kegunaan (value),,
sehingga apabila diperlukansehingga apabila diperlukan
dapat ditemukan dengan cepatdapat ditemukan dengan cepat

6. TIPOLOGI ARSIPTIPOLOGI ARSIP
• Arsip berbasis kertas (paper records)Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsipyaitu arsip-arsip
berupa teks yang ditulis di atas kertas.berupa teks yang ditulis di atas kertas.
• Arsip pandang-dengar (audio-visual records)Arsip pandang-dengar (audio-visual records)
merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsipmerupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip
pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
– Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
– Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
– Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
• Arsip elektronik,Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpanmerupakan arsip-arsip yang disimpan
dan diolah di dalam suatu format, dimana hanyadan diolah di dalam suatu format, dimana hanya
komputer yang dapat memprosesnya maka seringkomputer yang dapat memprosesnya maka sering
dikatakan sebagai machine-readable records.dikatakan sebagai machine-readable records.
Contoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, opticalContoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical
disk, cd rom, dsb.disk, cd rom, dsb.
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media
penyimpan informasi arsip:

7.  Sebagai alat bantu ingatan organisasiSebagai alat bantu ingatan organisasi
 Sebagai alat pembuktianSebagai alat pembuktian
 Sebagai bahan pengambilan keputusanSebagai bahan pengambilan keputusan
 Sebagai cermin efektifitas/efisiensiSebagai cermin efektifitas/efisiensi
suatu manajemensuatu manajemen
Manfaatnya:

8. PROBLEMPROBLEM
PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP
- Kurangnya pengertian tentang arsip
Tahun 2000
Tahun 1995
Tahun 1990
- Arsip sulit/tdk ditemukan
- Volume arsip membengkak
- Kurangnya tenaga terlatih
- Belum ada pedoman baku
- Sarana sederhana

9. MERENCANAKAN SISTEMMERENCANAKAN SISTEM
FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK
a. Mengapa suatu organisasi perlu
memiliki sistem file yang baik?
b. Apa manfaat Manajemen File?
c. Hal apa saja yang perlu diketahui
tentang filing?
d. Bagaimana cara merancang sistem
filing yang baik?

10. MANFAAT MANAJEMENMANFAAT MANAJEMEN
FILEFILE
 Mengurangi kesulitan, kebosanan danMengurangi kesulitan, kebosanan dan
ketidaktertarikanketidaktertarikan
 Mudah dan cepat menemukan informasi (30Mudah dan cepat menemukan informasi (30
detik)detik)
 Menjamin integritas dan kontinuitasMenjamin integritas dan kontinuitas
 Adanya keseragamanAdanya keseragaman
 Mudah mengidentifikasi penyingkiran arsipMudah mengidentifikasi penyingkiran arsip
in aktifin aktif
 Jelas dan sederhana dalam pengelompokanJelas dan sederhana dalam pengelompokan
 Dapat dikembangkan dan fleksibel bagiDapat dikembangkan dan fleksibel bagi
pegawaipegawai
Sistem yang baik dimaksudkan:

11. HIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTSHIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTS
TUJUAN UTAMA MANAJEMENTUJUAN UTAMA MANAJEMEN
FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK
TUJUAN UTAMA MANAJEMENTUJUAN UTAMA MANAJEMEN
FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK
TIME SAVINGS :TIME SAVINGS :
 Cepat menemukanCepat menemukan
informasiinformasi
 MengurangiMengurangi
misfilemisfile
 MeningkatkanMeningkatkan
produktivitasproduktivitas
COST SAVINGS :COST SAVINGS :
 Mengurangi frekuensiMengurangi frekuensi
pembelian peralatanpembelian peralatan
 Mengurangi pemakaianMengurangi pemakaian
ruangruang
 Mengurangi waktuMengurangi waktu
penyimpananpenyimpanan
 Mengurangi perkaraMengurangi perkara
kehilangan arsipkehilangan arsip
 Mengurangi biayaMengurangi biaya
untuk arsip vitaluntuk arsip vital

12. PENGGOLO-PENGGOLO-
NGAN ARSIPNGAN ARSIP
FUNGSINYA
WUJUDNYA
NILA GUNA
KEPENTINGAN
KEASLIANNYA
Arsip Dinamis
Arsip Statis
Surat, Pita rekaman,
Piringan hitam,
Mikrofilm, Compact
Disk, Disket
Aktif
Inaktif
ALFRED VALUE/
ALFPOHR VALUE
Non Essential Record
Useful Record
Important Record
Vital Record
Arsip asli;
Arsip tembusan;
Arsip salinan/turunan:
Arsip kutipan/petikan;

13. • Administrative Value
• Legal Value
• Fiscal Value
• Research Value
• Education Value
• Documentary Value
• Information Value
• Evidence Value

14. Arsip suatuArsip suatu
OrganisasiOrganisasi
(secara umum)(secara umum)
 10% arsip10% arsip
permanenpermanen
 25% arsip aktif25% arsip aktif
 30% arsip inaktif30% arsip inaktif
 35% arsip tidak35% arsip tidak
bergunaberguna

15. Apa saja yang perluApa saja yang perlu
disimpan?disimpan? korespondensikorespondensi
 laporanlaporan
 memomemo
 data-datadata-data
 gambargambar
 fotofoto
 emailemail
 rekaman audio visualrekaman audio visual
 data administratifdata administratif
 Komputer (Magnetic tape atau Disk)Komputer (Magnetic tape atau Disk)
 Film atau media lainnyaFilm atau media lainnya

16. ARSIP AKTIFARSIP AKTIF
DOKUMENDOKUMEN
PROSESPROSES
DI-FILEDI-FILE
ARSIP INAKTIFARSIP INAKTIF
PERMANENPERMANEN
Arsip NasionalArsip Nasional
ARSIP STATISARSIP STATIS
MUSNAHMUSNAH