La facture électronique 
Canon Information Management 
12/11/2014
La facture électronique 
Contexte et périmètre 
12/11/2014 2
La facture électronique 
La réforme récente sur la facturation électronique est issue de la transposition de la directive ...
L’échange de données informatisées 
L’art. 289 du CGI confirme donc la facture « sous la forme d'un message structuré selo...
La facture signée électroniquement 
L’art. 289 du CGI précise que la facture électronique peut recourir « à la procédure d...
PDF simple et piste d’audit 
L’art. 289 du CGI précise que la facture peut être produite « sous forme électronique en reco...
La facture électronique 
Canon vous accompagne 
12/11/2014 7
L’expertise Canon 
Edition de logiciel 
Une offre complète pour la 
composition, la capture, l’archivage 
et le partage de...
La mise en place 
Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en oeuvre de votre solution de facturation électroni...
L’accompagnement au changement 
Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation 
L’arrivée d’une nouvelle solutio...
La facture électronique 
En conclusion 
12/11/2014 11
Alors, on passe à la facture électronique! 
L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de ces...
Un retour sur investissement assuré 
1 
Edition 
2 
Envoi 
3 
Rapproche-ment 
4 
Archivage 
5 
Relance 
6 
Litiges 
7 
Coû...
Prêts pour la prochaine étape? 
Nous vous remercions de votre attention! 
Florian Reboullet 
Business Process Consultant 
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Canon information management - Facture électronique - You can

  1. 1. La facture électronique Canon Information Management 12/11/2014
  2. 2. La facture électronique Contexte et périmètre 12/11/2014 2
  3. 3. La facture électronique La réforme récente sur la facturation électronique est issue de la transposition de la directive européenne 2010/45/UE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation. Cette transposition facilite notamment le recours à la facture dématérialisée en assouplissant les techniques de dématérialisation acceptées par l’Administration fiscale. L’article 289 du CGI fixe cependant deux grands principes : • L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation • Les factures électroniques peuvent être produites selon trois types : Les factures par voie d’échange de données informatisées (EDI) (art. 289 VII-3 CGI) ; Les factures comportant une signature électronique certifiée (art. 289 VII-2 CGI) ; Les factures recourant à toute autre solution technique (art. 289 VII-1CGI) . Il est à noter également que si les factures électroniques émises et reçues sous une forme électronique quelle qu'elle soit tiennent lieu de factures d'origine, leur transmission et mise à disposition sont soumises à l'acceptation du destinataire. 12/11/2014 3
  4. 4. L’échange de données informatisées L’art. 289 du CGI confirme donc la facture « sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque ». Il est cependant à noter que si l’automatisation complète de la chaine de facturation est ici optimale, ce procédé reste couteux et doit donc être mis en avant dans le cas du traitement d’un volume important de factures. l’Echange de Données Informatisées (EDI) sous-tend donc : • Coût de mise en oeuvre • Nécessité de traiter des volumes importants de factures • Nécessité de définir une convention d’échange avec ses clients • Echange nativement sous forme de données donc intégration dans le SI simplifié (car automatisable) 12/11/2014 4
  5. 5. La facture signée électroniquement L’art. 289 du CGI précise que la facture électronique peut recourir « à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation » Ce procédé nécessite donc de recourir à une signature électronique avancée, qui a même valeur légale qu'une signature manuscrite dans l'ensemble de l'Union européenne. Il s'agit d'une signature électronique avancée interopérable créée sur un dispositif sécurisé de création de signature (typiquement une carte à puce ou une clé USB). La «signature électronique avancée» doit satisfaire aux exigences suivantes : • être liée uniquement au signataire • permettre d'identifier le signataire • être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif • être liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable Dans les faits, une telle signature repose donc nécessairement sur un certificat de type RGS ** 12/11/2014 5
  6. 6. PDF simple et piste d’audit L’art. 289 du CGI précise que la facture peut être produite « sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement » Ce point ouvre donc la possibilité de procéder par facturation sous forme de PDF Simple, émise vers vos clients par email ou via un portail de téléchargement. Cette solution simple à mettre en oeuvre est également la moins couteuse, elle requiert cependant une analyse du système de facturation. Ainsi, la piste d’audit fiable consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir retracer et justifier comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. En pratique, des contrôles de la piste d’audit doivent être mis en place par l’entreprise dès lors qu’un processus de facturation (papier et/ou numérique) existe. Ces contrôles sont choisis et mis en oeuvre sous la responsabilité de l’entreprise. Il s’agit de contrôles organisés et permanents. A l’issue de cet audit, l’entreprise peut définir « une piste d’audit fiable » comprenant :  la description du processus de facturation,  les contrôles opérés,  et les personnes responsables de ces contrôles 12/11/2014 6
  7. 7. La facture électronique Canon vous accompagne 12/11/2014 7
  8. 8. L’expertise Canon Edition de logiciel Une offre complète pour la composition, la capture, l’archivage et le partage des documents Service professionnel Une démarche projet structurée autour d’une équipe de spécialiste Service commercial Une présence à vos côtés, une connaissance de vos métiers, vos contraintes, vos attentes 45 ressources spécialisées Capture / Gestion documentaire 20 consultants 5 experts projet 4 experts support 16 techniciens solution Centre de support solution Account Manager Business Process Consultant Solution Consultant 12/11/2014 8
  9. 9. La mise en place Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en oeuvre de votre solution de facturation électronique  Cadre réglementaire  Analyse des processus : Piste d’audit, conformité au sens CGI  Design, mise en oeuvre, implémentation  Documentation : Exploitation, rédaction du document de contrôle  Accompagnement au changement : Formation interne, communication client (recueil consentement…) 12/11/2014 9
  10. 10. L’accompagnement au changement Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation L’arrivée d’une nouvelle solution au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise. Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place. Matériels Prestations de services Logiciels Outil Organisation Métier Culture d’entreprise Communication Participation Sollicitation Anticipation Support 12/11/2014 10
  11. 11. La facture électronique En conclusion 12/11/2014 11
  12. 12. Alors, on passe à la facture électronique! L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de cesser de faire des signatures électroniques ou de l’échange des données informatisées les seules modalités de transmission et de mise à disposition des factures électroniques (art. 289 VI du CGI). On peut estimer que l’approche suivie est fonctionnelle et ce, quelque soit le support (papier ou électronique). C’est une opportunité pour des gains multiples : • Gain sur les coûts d’envoi (courrier, affranchissement) • Gain de temps dans la transmission • Respect de la loi LME • Gain écologique • Modernisation de l’image de marque • Mise en conformité en vue de la mise en application de l’obligation de transmettre des factures électroniques dans le cadre du règlement des marchés publics 12/11/2014 12
  13. 13. Un retour sur investissement assuré 1 Edition 2 Envoi 3 Rapproche-ment 4 Archivage 5 Relance 6 Litiges 7 Coût trésorerie 9,50 € 0,30 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 0,80 € 2,40 € 2,00 € Impression Mise sous pli Affranchissement Dépôt poste Suivi paiements Pointages Matériel classement Espace Manipulations Identification non paiement Relances Traitement écarts de paiement Consommation de BFR Facture papier 1 Edition 2 Envoi 3 Rapproche-ment 4 Archivage 5 Relance 6 Litiges 7 Coût trésorerie 6,30 € Impression Mise sous pli 0€ 0 € 2,00 € 0 € 0,80 € 2,00 € 1,50 € Affranchissement Dépôt poste Suivi paiements Pointages Simplification du processus Matériel classement Espace Manipulations Identification non paiement Relances Traitement écarts de paiement Simplification du processus Consommation de BFR Réduction et fiabilisation des délais Facture électronique 12/11/2014 13
  14. 14. Prêts pour la prochaine étape? Nous vous remercions de votre attention! Florian Reboullet Business Process Consultant Canon France S.A.S Réseau Direct Région Sud-Est Agence de Lyon Mobile: +33 (0)6 46 05 27 79 Email : florian.reboullet@cf.canon.fr 12/11/2014 14

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