De Nederlandse vestiging van het transportbedrijf K’Line Europe is gespecialiseerd in de verscheping van cargo en logistieke service. Sinds 2001 is het bedrijf begonnen met het automatiseren van de inkoopfactuurverwerking en werkt daarbij samen met software producent 20/20 vision. Als een van de voorlopers in Nederland die destijds begon met het automatiseren van de factuurverwerking kijkt zij terug op een succesvol project. Inmiddels is er ook gestart met het automatiseren van de verkoopfacturering in samenwerking met 20/20 vision.

1. CASE STUDY
K’Line vaart door op
automatiseringskoers
De Nederlandse vestiging van het transportbedrijf K’Line Europe is voor het implementeren van geautomati-
gespecialiseerd in de verscheping van cargo en logistieke service. seerde factuurverwerking en konden binnen
een half jaar met het systeem starten. Door
Sinds 2001 is het bedrijf begonnen met het automatiseren van de het hele goedkeuringsproces in de computer
inkoopfactuurverwerking en werkt daarbij samen met software vast te leggen, kregen we veel meer overzicht
over zaken zoals bijvoorbeeld aanmaningen,
producent 20/20 vision. Als een van de voorlopers in Nederland die waar staat een factuur uit, bij wie, hoe lang
destijds begon met het automatiseren van de factuurverwerking en ook konden er nu teksten bij gezet wor-
kijkt zij terug op een succesvol project. Inmiddels is er ook gestart den. Dat leverde een enorme verbetering op
die zo succesvol was dat in 2005 dit systeem
met het automatiseren van de verkoopfacturering in ook bij onze zusterorganisatie in Engeland in
samenwerking met 20/20 vision. gebruik is genomen. De prijs/kwaliteit
verhouding en de opzet gaven de doorslag
voor de Engelsen die ook andere aanbieders
hadden onderzocht.
Reversed billing
Vanwege het succes besloot K’Line daarop
ook de inkoopfactuur verwerking van de
logistieke afdeling van het bedrijf te automa-
tiseren. Deze afdeling zorgt ervoor dat de
door K`Line verscheepte containers voor de
deur van de klant afgeleverd worden. Daartoe
werkt de afdeling logistiek met een aantal
vaste vervoerders. De Witte: “We zijn overge-
schakeld op een systeem van reversed billing
voor deze afdeling, zoals dat heet. In plaats
van dat wij afzonderlijke facturen ontvangen
“Het begon allemaal in 2001 met een kleine van de vervoerder voor de verschillende
vraag vanuit het Japanse hoofdkantoor. We opdrachten, sturen wij nu zelf één overzicht
werden verzocht om de originele facturen naar de vervoerder met daarop gespecificeerd
niet meer op te sturen naar Japan, maar in het totaalbedrag voor de opdrachten die zij
plaats daarvan alles digitaal aan te leveren,” per week voor ons uitgevoerd hebben. Het
zo vertelt Jan de Witte, financieel directeur komt dan feitelijk neer op; “dit krijg je van
van K’Line in Nederland. “Met ons boekhoud- ons, bevestig het en je krijgt sneller betaald”.
pakket Exact konden we dat toen niet en Als alles klopt wordt de factuur betaald.
hoewel we natuurlijk alles handmatig Alleen de facturen die niet matchen worden
hadden kunnen inscannen, besloten we om nog bekeken en uitgezocht.
het grootser aan te pakken. De pakweg
25.000 inkoopfacturen op jaarbasis die via Het bedrijf K’Line heeft de afgelopen jaren
diverse afdelingen in de organisatie goedge- een enorm snelle groei meegemaakt. “Een
keurd moesten worden, wilden we voortaan groot deel van onze kosten bestaat uit
elektronisch door de organisatie gaan sturen. personeelskosten, vertelt de Witte. Ik schat
Voor die tijd nog geen gebruikelijke gang van zo’n 75%. Het is ons gelukt om door goede
zaken, maar het bood ons veel voordelen. Via automatisering de personeelskosten op
onze Exact partner kwamen we in contact sommige afdelingen op hetzelfde niveau te
met 20/20 vision. We sloten de overeenkomst houden, ondanks de groei. De mensen die
nummer 9/10 • 2009 33

2. Jan de Witte
34 VIP – Vakblad voor Informatie Professionals

3. CASE STUDY
hoeft niet alles meer met de hand gecontro-
leerd te worden want als het bedrag niet
afwijkt wordt de factuur automatisch
goedgekeurd. Voorheen moesten verschil-
lende mensen in een traject dezelfde hande-
lingen uitvoeren. Dat hoeft nu niet meer. Eén
keer invoeren is genoeg en dat scheelt veel
tijd. Het bespaart functies en maakt het
proces efficiënter en overzichtelijker met
minder kans op fouten.”
Onderzoek
Op het gebied van de verkoopfacturering
wordt momenteel samen met 20/20 vision
onderzocht hoe daar de volgende stap in
automatisering kan worden gezet. Onder
haar klanten wordt onderzocht wat ze willen
op het vlak van elektronisch factureren en
hoe K’Line daaraan tegemoet kan komen. De
Witte: “Ik ben er van overtuigd dat ook hier
nog veel te besparen valt. Alleen al het
zich voorheen bezig hielden met het contro- elektronisch versturen van facturen levert
leren en goedkeuren van facturen, hebben we minimaal een besparing van 0,80 eurocent
nu op andere gebieden in de organisatie per factuur op. Denk hierbij aan de porto- en
kunnen inzetten. Momenteel zijn we bezig printkosten, de archivering en de overige
om het systeem van 20/20 vision te koppelen handelingen die met het proces verbonden
aan het wereldwijde systeem van K’Line. In zijn. We willen dit gestructureerd aanpakken.
de shipping business gaat het over grote Niet zomaar eenzijdig een elektronische
bedragen. K’Line verwerkt haar inkomende factuur sturen, maar in ieder geval een
facturen op twee manieren. Voor de logis- bepaalde overeenkomst sluiten. Bijvoorbeeld
tieke afdeling wordt zoals beschreven, dat de factuur naar een vast adres binnen de
gebruikt gemaakt van reversed billing. Bij de ontvangende organisatie gaat waarbij we de
andere afdelingen wordt de inkomende klant de mogelijkheid bieden de ontvangen
factuur vergeleken met een schatting van de facturen inclusief betaalstatus op een portal
kosten die vooraf wordt gemaakt. in te zien. Middels deze terugkoppeling kan
de klant controleren of alles ontvangen is.
Matching met de inkooporder Sommige klanten hebben wel honderden
“Om voor het hoofdkantoor inzichtelijk te orders openstaan. De vraag is, hoe ver ga je?
maken hoe het gesteld is met onze winst- en We praten daar binnen de Europese tak van
verliesrekening, maken we voor elke inkoop, K’Line en met onze software producent 20/20
een schatting van de kosten. Deze schatting vision over. Vroeger ging alles op papier,
wordt gemaakt in het wereldwijde systeem tegenwoordig gaat alles digitaal en dat kun je
en wordt nu als inkooporder verplichting tot in de kleinste handelingen doorvoeren. Ik
geïmporteerd in 20/20 vision. Wanneer de ben er van overtuigd dat er nog heel veel
factuur binnenkomt wordt deze vergeleken bespaard kan worden door slimmer om te
met de verplichting. Zo kan precies herleid gaan met informatie. De digitalisering gaat
worden waar eventuele verschillen vandaan een grote toekomst tegemoet!”
komen, ten opzichte van de oorspronkelijke
schatting. Het matchen van de schatting met
de factuur heeft een aantal grote voordelen,
zowel met betrekking tot extra interne
controle mechanismen als op het aantal
handelingen dat met de afwikkeling gemoeid
is. Allereerst kan een inkooporder door de
codering niet dubbel gefactureerd worden,
verder valt het meteen op als er een afwij-
kend bedrag wordt gefactureerd. Bovendien
nummer 9/10 • 2009 35