KvK Wet & Regel Dag, 30 november 2010

1. Administratie en e-factureren
KvK Wet & Regel Dag
30 november 2010

2. Sinds 12 februari 2009 …………...

3. Sinds 12 februari 2009 …………...

4. Sinds 12 februari 2009 …………...

5. Sinds 12 februari 2009 …………...
• Sterk vereenvoudigde regels
– Vormvrij
– Eisen papieren factuur = elektronisch factuur
• Doel
– Brede acceptatie en toepassing e-factureren
– Kostenbesparing
• Mooie geformuleerd maar wat betekent dit nu
concreet voor u als ondernemer?

6. Agenda
• De factuur (definitie en functie)
• Fiscale eisen
• Bewaren, conversie en ter beschikking
stellen
• Controleerbaarheid
• Gevolgen van het besluit
• Crossborder-facturatie
• Informatiebronnen
• Samenvatting

7. Wat is een factuur ?
Definitie Belastingdienst:
“een Rekening voor geleverde goederen
of verleende diensten die voldoet aan de
voorgeschreven vereisten”
http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/glos/gl
os-06.html
• Naamvrij, bestemmingsonafhankelijk,
vormvrij

8. Functies van de factuur
• Handelsrechterlijke bewijsfunctie
• Betaalsignaal
• Communicatiefunctie
• Integratiefunctie - ketendigitalisering
• Marketingfunctie

9. Fiscale eisen (1)
• Opmaak en uitreikverplichting van een
factuur door:
– de presterende ondernemer;
– een derde (outsourcing)*,
– waaronder de opdrachtgever (selfbilling)*
* Indien uitdrukkelijk overeengekomen
• Ondernemer blijft altijd verantwoordelijk

10. Fiscale eisen (2)
• “Op voorgeschreven wijze opgemaakt”
– wettelijk verplichte gegevens
• Opmaak en het versturen van
(elektronische) facturen is vorm- en
middelvrij
• Elektronische factuur heeft dezelfde
status als een papieren factuur

11. Fiscale eisen (3)
• Aanvaarding door afnemer van
elektronische factuur hoeft niet meer in
administratie van leverancier te worden
vastgelegd. Wel dient de afnemer
elektronische facturen te aanvaarden
• Meldingsplicht bij het toepassen van
elektronisch factureren vervalt

12. Bewaren
• Uitgereikte/ontvangen facturen bewaren
gedurende de wettelijke bewaartermijn
• Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid
van de factuurgegevens gedurende die
termijn waarborgen
• In beginsel in de ‘orginele’ vorm

13. Conversie
• Overzetten van de ene gegevensdrager
naar de andere gegevensdrager
– Bijv.scannen van een elektronische
factuur
• Volledige en juiste conversie
• Controleerbaarheid binnen redelijke
termijn mag niet afnemen

14. Ter beschikking stellen
• Deze gegevens op verzoek van de
inspecteur binnen een redelijke termijn
beschikbaar stellen
• Oude systemen hoeven ook niet
operationeel te blijven als de
geconverteerde gegevens maar binnen
redelijke tijd benaderbaar en
controleerbaar zijn

15. Gericht op ……..
(Zelfstandig) controleerbaarheid
Aspecten van controleerbaarheid zijn:
– authenticiteit
– integriteit
– beschikbaarheid en leesbaarheid

16. Wat is authenticiteit van de
herkomst?
• Voor de afnemer is het van belang dat hij
weet dat het document daadwerkelijk
van de leverancier afkomstig is
• Dit kan op verschillende manieren
gewaarborgd worden

17. Voorbeeld authenticiteit

18. De factuur

19. Wat is integriteit van de inhoud?
• Leverancier en afnemer moeten er zeker
van kunnen zijn dat de inhoud van de
factuur NIET is veranderd
• Dit kan op verschillende manieren
gewaarborgd worden
• Papier is geduldig, bits zijn vluchtig

20. Voorbeelden maatregelen
• Toevoegen van unieke kenmerken
(bijv. geavanceerde elektronische
handtekening, ...)
• Maatregelen op de omgeving
(bijv. webpresentatie, … )
• Afstemmen met andere
brondocumenten (order, betaling
etc.)(bijv. EDI, … )
• Verzender heeft met name invloed op 1
en 2

21. Gevolgen van het besluit
• E-facturen vormvrij (verstuurd worden/
binnen komen als PDF, Word, XML, e-
mail, transactie op portal of ERP
systeem)
• Nadruk op controleerbaar
facturatieproces (uitgaand / inkomend)
• Registratie, goedkeuring, boeking en
betaling moet ingericht worden voor alle
mogelijke vormen

22. Gevolgen van het besluit
• Nadruk op de (materiële toets van de)
transactie en de controleerbaarheid hiervan
• Factuur als brongegevens
• Vergelijk bankafschrift (ook een brongegeven)
• Vrije bewijsleer. Afnemer aannemelijk kunnen
maken dat hij/zij recht heeft op aftrek van de
omzetbelasting en zakelijkheid kosten

24. Crossborder facturatie
• Crossborder betekent facturen versturen
naar een afnemer in een andere lidstaat
• Regelgeving wel van belang !
– Authenticiteit en integriteit
– geavanceerde elektronische handtekening
– EDI
– andere methode als lidstaat deze methode
accepteert.

25. Informatiebronnen (1)
• www.platformelfa.nl

26. Informatiebronnen (2)
• www.belastingdienst.nl/efactuur

27. Informatiebronnen (3)
• Brochure “uw geautomatiseerde
administratie en de fiscale bewaarplicht”
• Specifieke vragen over uw eigen bedrijf ?
• Uw eigen belastingkantoor

28. Samenvatting (1)
• Regels sterk vereenvoudigd
• Invulling door marktpartijen
• Fiscale eisen:
Papieren factuur = elektronische factuur
• Elektronische factuur sluit aan bij
algemene eisen brongegevens

29. Samenvatting (2)
• De transactie moet controleerbaar zijn
• Let bij bewaarplicht op Conversie
• Crossborder factureren
(mogelijk wel eisen van toepassing!)

30. Bedankt voor uw aandacht !