Keurmerk E Factureren Business Case

1. Business Case
Het Keurmerk E-factureren speelt in op de groeiende behoefte aan onder meer betrouwbaarheid,
duurzaamheid en transparantie van partijen die producten en/of diensten leveren op het gebied
van e-factureren. Het Keurmerk E-factureren doet dit door:
- Organisaties die het Keurmerk E-factureren willen voeren te vragen akkoord te gaan met de
algemene beginselen die verbonden zijn aan het Keurmerk E-Factureren.
- De algemene beginselen af te leiden van al langer bestaande bepalingen uit wet- en
regelgeving en zelfregulering in deze branche en in andere branches
- Het Keurmerk E-Factureren te laten flankeren door de Checklist E-factureren en het Certificaat
E-factureren die voorzien in specifieke inhoudelijke criteria
1. Introductie
Aanleiding
Aanvankelijke belemmeringen voor grootschalige adoptie van e-factureren zoals onbekendheid, het
gebrek aan standaarden en onduidelijke wetgeving zijn in Nederland snel aan het verdwijnen.
De Staatssecretaris van Financiën heeft e-factureren vorm- en middelvrij verklaard. Door dit
besluit en tal van promotionele activiteiten en instrumenten aangevuld met de aandacht in de
media, is het aantal organisaties dat producten en diensten inzake e-factureren aanbiedt bijna
verdubbeld.
Aan de ene kant gaat het om volledig nieuwe bedrijven of initiatieven op het gebied van e-
factureren. En andere kant is een duidelijke trend waarneembaar dat boekhoudpakketten,
webshops, administratiekantoren, accountants, financiële instellingen, grote verzenders en
document management aanbieders e-factureren als een aanvulling op hun diensten en producten
zien.
Snelgroeiende behoefte aan inzicht in de betrouwbaarheid, transparantie en continuïteit van
aanbieders op het gebied van e-factureren: vertrouwen
Mede door deze ontwikkelingen is de idee ontstaan om een initiatief te ontplooien waarmee
(potentiële) gebruikers van e-factureren aanvullend kunnen bepalen in welke mate de aanbieder
heeft uitgesproken dat hij kan worden vertrouwd in de zin van: transparantie, betrouwbaarheid,
vertrouwelijkheid en continuïteit.
1

2. 2. Positionering
Het Keurmerk E-factureren positioneert zich als volgt:
1. Het Keurmerk E-factureren speelt in op de groeiende behoefte aan onder meer
betrouwbaarheid, duurzaamheid en transparantie van partijen die producten en/of diensten
leveren op het gebied van e-factureren.
2. Het keurmerk bevat algemene beginselen die betrekking hebben op e-factureren. Ze gelden
voor elke organisatie die te kennen heeft gegeven het Keurmerk E-factureren te willen voeren.
3. De voorwaarden vormen het minimumkader waartoe een organisatie zich inspant bij het
leveren van producten en diensten inzake e-factureren. Deze voorwaarden zijn onder meer
gebaseerd op of afgeleid van: [logo’s toevoegen]
- De dagelijkse praktijk van e-factureren en geautomatiseerde factuurverwerking
- Bedrijfs Proces Analyse E-factureren van de Belastingdienst, vormgegeven in de E-invoicing
Compliance Guidelines van 28 mei 2009
- Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of
value added tax as regards the rules on invoicing
- Factuurmonitor 2008 en Factuurmonitor 2009.
- De ‘Code of Practice on Electronic Invoicing in Europe” van de EU Expertgroep van 24
maart 2009
- De ‘Model Gedragscode voor Elektronisch Zakendoen’ van ECP-EPN/UN-CEFACT van
oktober 2001
- Het ‘beoordelingsmodel voor software’ op de website van NOIV, januari 2010
- Gedragsregels Thuiswinkel Waarborg 16 juni 2009 van Stichting Thuiswinkel Waarborg
4. Het Keurmerk E-factureren richt zich op organisaties zoals Billing Service Providers, aanbieders
van online factuurdiensten, leveranciers van boekhoudpakketten, administratiekantoren,
accountants, credit management organisaties, webshops, grote verzenders en andere
organisaties die van e-factureren hun beroep of bedrijf maken of die e-factureren in hun
organisatie toepassen.
5. Ten behoeve van de doelgroep genoemd in punt 4 hierboven wordt e-factureren omschreven
als het geheel van processen rondom het elektronisch verzenden van een factuur die
vervolgens elektronisch kan worden verwerkt, zoals: aanmaken factuurdata, genereren
factuur, factuur verzenden/presenteren, ontvangen, verifiëren/workflow, verwerken, on-/off
boarding, betalen.
2

3. 6. Het Keurmerk E-factureren is een codificatie van de ontwikkeling in e-factureren en de branche
van e-factureren van de afgelopen vijf jaren.
Het Keurmerk E-factureren leidt tot geen andere of meer verplichtingen voor de beoogde
keurmerkvoerders, dan de verplichtingen die al voortvloeien uit de wet- en regelgeving die van
toepassing is bij e-factureren. In dat opzicht kunnen partijen niet meer rechten ontlenen uit de
beginselen in het Keurmerk E-factureren, dan dat uit de onderliggende wet- en regelgeving en
aanwijzingen kan worden ontleend.
7. Het Keurmerk E-factureren wordt geflankeerd door twee andere ‘producten’: aan de linkerkant
door de Checklist E-factureren en aan de rechterkant door het Certificaat E-Factureren. Beide
zijn nog niet gereed.
Checklist E-factureren
De Checklist E-factureren is gratis, richt zich op een nog ruimere doelgroep en bevat
inhoudelijke criteria waar idealiter aan zou moeten worden voldaan bij de toepassing van de
diverse processen inzake e-factureren. De basis van de checklist wordt gevormd door de BPA
E-factureren, omgewerkt door Factuurwijzer, en aangevuld door input vanuit de
Belastingdienst, Softwarepakketten.nl, NIVRA/SRA en andere materiedeskundigen. Voldoen
aan de criteria in de checklist moet idealiter leiden tot een positieve beslissing door de
Belastingdienst.
Certificaat E-factureren
Het Certificaat E-factureren wordt verkregen door een onafhankelijke inhoudelijke toetsing van
de criteria in zowel het Keurmerk E-factureren als in de Checklist E-factureren. De investering
voor het verkrijgen van een certificaat ligt beduidend hoger dan het verkrijgen van het
Keurmerk E-factureren, vanwege de inschakeling van onafhankelijke deskundigen en de
inhoudelijke toetsing van de criteria. De investering ligt beduidend lager dan investeringen in
een reguliere audit, omdat de processen en niet de technologie worden getoetst en het oordeel
tenminste 12 maanden geldig is.
8. Elke keurmerkvoerder krijgt een pagina op de website www.keurmerkefactureren.nl. Daar
kunnen bezoekers sterren aan de keurmerkvoerder toekennen op basis van de beginselen van
het Keurmerk E-factureren.
3. Voordelen
De voordelen voor een organisatie om het Keurmerk E-factureren te voeren zijn:
- Het verkrijgen van een betrouwbare uitstraling tegen een relatief lage investering
- Onderscheiden van organisaties die geen keurmerk voeren
- Keurmerk E-factureren inzetten als marketing-instrument
- Toevoegen van het keurmerk aan de profielen op sites als www.factuurkompas.nl,
www.platformelfa.nl, www.eeiplatform.com, et cetera.
3

4. - Toevoegen van profielinformatie op de pagina van de keurmerkvoerder, inclusief doorlink
- Invloed op de herziening van het Keurmerk E-factureren begin 2011
- Gratis onderzoek naar het gebruik van het Keurmerk E-factureren
4. Roadmap
Hieronder staat de voorlopige roadmap van het Keurmerk E-Factureren:
1. Februari 2010 – mei 2010: verzamelen gegadigden voor een pilot inzake het Keurmerk E-
factureren
2. April 2010: Stichting Waarborg E-Factureren en website gereed.
3. Mei 2010: uitreiking eerste keurmerken aan pilot deelnemers
4. Juni 2010: Checklist E-factureren beschikbaar
5. Oktober 2010: voorbereiding op accreditatie van het Keurmerk E-Factureren door de
Consumentenautoriteit
6. Januari 2011: Herziening beginselen van het Keurmerk E-factureren.
5. Interesse?
Bent u geïnteresseerd om gebruik te maken van het Keurmerk E-Factureren?
1. Ga naar de website www.keurmerkefactureren.nl
2. Vul het aanmeldformulier in en ga akkoord met de voorwaarden van het Keurmerk en het
Reglement Gebruik Logo’s
3. De Stichting Waarborg E-factureren controleert de ingevulde gegevens
4. Betaal de ontvangen digitale factuur voor de jaarlijkse kosten van € 195,-
5. Plaats de ontvangen embed code voor de logo’s op de website
6. Uw organisatie mag gebruikmaken van het Keurmerk E-factureren
4