Artikel over elektronisch factureren uit de Software Guide.

1. E-factureren moet je doen!
E-factureren, het digitaal verzenden van facturen van leverancier naar klant, staat
sterk in de belangstelling. Uit verschillende onderzoeken, onder andere de Factuur
Monitor 2008 en de enquête van de VVCM, blijkt dat ruim 60% van de organisaties
binnen drie jaar verwacht e-factureren te gaan invoeren. E-factureren past in het per-
manent streven van organisaties naar het verbeteren van de operational excellence.
Naast deze intern gedreven belangstelling is ook het commercieel management
geïnteresseerd in e-factureren, simpelweg omdat klanten ernaar vragen of er zelfs
door aangetrokken kunnen worden. De overheid zet ook zwaar in op dit thema met
de benoeming van Marco Pastors als ambassadeur e-factureren (zie elders in dit num-
mer). Reden om stil te staan bij de inhoudelijke aspecten van deze nieuwe trend.
Wat is e-factureren? ment (bijvoorbeeld in pdf-formaat) opgeslagen het bericht elektronisch ontvangen en direct in
E-factureren staat voor het digitaal verzenden in het systeem. Velen zullen bekend zijn met Op- zijn eigen systemen verwerken. Groot voordeel
van factuurgegevens tussen klant en leverancier. tical Character Reading (OCR). Hierbij wordt de hiervan is dat de facturen door vooraf afspraken
De factuur wordt op de conventionele manier fysieke factuur niet alleen elektronisch gemaakt, te maken over de lay-out van het bericht, zonder
geprint, in een envelop gedaan (met logo van maar wordt ook een aantal velden op de factuur problemen aan de ontvangende kant kunnen
de leverancier!) en per post verstuurd. De klant herkend en in de juiste velden van het systeem worden verwerkt. Deze vorm van berichten-
ontvangt de envelop, opent deze, interpreteert van de klant ingevuld (bijvoorbeeld naam leve- verkeer is in de figuur weergegeven bij 3.
de factuur, voert de factuurgegevens in het rancier en bedragen). Deze vorm van berichten- De nieuwste techniek, toepasbaar in de B2C-
eigen systeem in, laat deze rondgaan in de verkeer is in de figuur weergegeven bij 2. markt, is het direct koppelen van betaal-
organisatie voor goedkeuring, voert de goed- De volgende efficiencyslag is dat facturen, na- methoden aan de digitale factuur. Dan is de
keuring in het systeem in en hopelijk wordt hij dat ze zijn aangemaakt in het facturatiesysteem cirkel rond. Deze methodiek wordt beschreven
voldaan. Deze vorm van berichtenverkeer is in van de leverancier, in een elektronisch formaat onder ‘betaalmethoden’, verderop in dit artikel.
de figuur weergegeven bij 1. worden doorgestuurd naar een zogenaamde
De volgende stap in de evolutie is scanning. ‘hub’. Een hub heeft de functie van doorgeef- Linksonder in het figuur is het verschil tussen een
Hierbij wordt de factuur nog ‘ouderwets’ per luik. In de hub worden de (factuur)berichten ont- particuliere (B2C) en een zakelijke klant (B2B) af
post verstuurd, maar wordt hij door de ont- vangen en doorgestuurd naar het elektronische te lezen. Het is belangrijk naar de verschillende
vanger gescand en als een elektronisch docu- adres van de bestemming (de klant). De klant kan aspecten van e-factureren te kijken in deze twee
verschillende typen markten.
Elektronisch
factureren
E-factureren aan zakelijke klanten
In de B2B-wereld zal het digitaal ontvangen van
facturen in meer of mindere mate bekend zijn.
In de industrie- en handelssector is sinds jaar en
dag elektronisch berichtenverkeer via EDI (Elec-
tronisch Data Interchange) een feit. Het gaat
dan om een 1-op-1-relatie tussen leverancier
en klant. Het kenmerk van e-factureren is juist
dat de leverancier hetzelfde bericht stuurt naar
vele klanten (1 to many). De tussenliggende hub
zorgt voor de onderlinge afspraken over formaat
en content: de leverancier kiest een formaat en
levert het op die manier aan bij de hub. De klant
Software Guide 08 | 09 | 55

2. kiest zijn formaat en krijgt het op die manier aan- De organisatie kan ervoor kiezen dit zelf te doen Service providers op de Nederlandse markt ko-
geleverd door de hub. of het uit te besteden aan de service provider. men voort uit de IT (Logica, Tietoenator), uit de
Ondanks dat het een hele klus is, biedt het meer bankwereld (Billington), uit de telecom (Certi-
In de B2B-markt zijn klanten soms al met hubs voordelen. Denk aan de mogelijkheden voor post) of uit de logistieke wereld (TNT). Daarnaast
verbonden. Hubs hebben onderling afspraken up- en cross-selling wanneer het e-mailadres van zijn er service providers zoals Anachron die uit
over het gebruiken van elkaars diensten. Deze de klant bekend is. Klanten in de B2C-markt die eigen beweging zijn gegroeid. De verwachting
zijn te vergelijken met de roaming-afspraken facturen elektronisch wensen te ontvangen, zul- is dat de service providers in de toekomst zullen
die in de telecom gebruikelijk zijn. Hierdoor is len ook elektronisch willen betalen. Hiervoor zijn consolideren om op die manier ‘economies of
het voor een partij niet nodig om met meerdere verschillende producten in de markt, waarvan scale’ te realiseren.
hubs verbonden te zijn, maar volstaat een con- een aantal hierna nader wordt toegelicht.
Betaalmethoden
nectie met één hub, die vervolgens de berichten
doorgeeft aan andere hubs, die er op hun beurt Wanneer de factuur elektronisch binnenkomt bij
Het gaat er niet om of
weer voor zorgen dat de berichten op de juiste een particuliere of klein-zakelijke klant, ligt het
u aan e-factureren begint,
plek terechtkomen. voor de hand ook de betaling elektronisch uit te
maar wanneer u eraan
Wanneer de leverancier besluit om met een ser- voeren. Meestal zal de klant gebruikmaken van
begint.
vice provider (hub) in zee te gaan, kunnen klan- elektronisch bankieren zoals dit door zijn huis-
ten kiezen in welk formaat zij de factuur wensen bank wordt aangeleverd. Inmiddels zijn er ver-
Service providers
te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door op het schillende producten op de markt die dit proces
portaal van de leverancier een service in te rich- Om e-factureren te realiseren is een infrastruc- vereenvoudigen. Voorbeelden:
ten waar (elektronische) adresgegevens en ge- tuur nodig die aansluit op het facturatiesysteem • AcceptEmail
wenst formaat (pdf, csv, xml of toch nog gewoon van de leverancier. Het is mogelijk hier zelf in Dit product voorziet in een elektronische versie
via de post) kunnen worden achtergelaten. De te investeren, maar het ligt meer voor de hand van de bekende acceptgiro, maar dan in elek-
service provider kan in deze functionaliteit voor- om gebruik te maken van één van de service tronisch formaat in een e-mail. Betalen kan direct
zien in de ´look and feel´ van de website van de providers. In het algemeen voorzien zij in hub- via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch
leverancier. De mate van ontwikkeling van de diensten en zorgen zij er ook voor dat de leve- bankierenpakket van de bank van de klant. Dit
klant zal bepalen of hij ervoor kiest de factuur ranciers technisch gezien worden aangesloten. product is uitstekend geschikt voor frequente
fysiek te ontvangen of dat hij een elektronisch Zij kunnen berichten ontvangen en versturen in betalingen in de B2C-markt. Denk aan verze-
bericht direct in zijn crediteurenadministratie de gangbare formaten en leveren in die zin een keringen, nutsvoorzieningen, abonnementen,
verwerkt. ´total billing solution´. Verder zorgen zij ook voor internetaankopen, giften aan liefdadigheidsin-
Betalingen in de B2B-markt vinden vervolgens de afspraken met de klanten over het formaat stellingen etc. Het voordeel zit vooral in het be-
op de reguliere manier plaats. Als de B2B- klant van de berichten (B2B). In het geval van B2C zal heer van de facturen via de e-mail, een medium
een klein-zakelijke klant is, zal hij zich voor wat de leverancier vaak de content dicteren van het dat de meeste particuliere klanten inmiddels
Elektronisch
betreft de betaalmechanismen als een particu- uitgaande bericht. dagelijks gebruiken.
factureren
lier gedragen. • Digitale nota
Service providers bieden: Dit product zorgt voor een elektronische versie
E-factureren aan particuliere klanten • definitie van het berichtenverkeer; van de factuur in het bankpakket van de klant.
In de B2C-markt wordt van hetzelfde mechanisme • het verzamelen en beheren van voor elek- Wanneer de factuur in het pakket is gepresen-
gebruikgemaakt als hierboven beschreven. Hier tronisch berichtenverkeer relevante klant- teerd, kan de betaling elektronisch worden af-
geldt echter dat het verzamelen van de klant- gegevens; gehandeld. De klant moet zich wel éénmalig be-
informatie die voor e-factureren relevant is, een • het verzenden van de berichten in de ge- kendmaken bij de leverancier en de ontvangst
behoorlijke (permanente) klus is. Denk aan infor- wenste formaten (csv, pdf, xml etc maar ook van digitale nota’s autoriseren. Bij eenmalige of
matievragen als ‘in welk formaat wilt u de factuur papier); niet-frequente factuurstromen zal de klant hier-
ontvangen’ en ‘wat is uw e-mailadres’. Deze in- • rapportages; toe niet geneigd zijn.
formatie moet constant up-to-date zijn. En zo- • eventuele ondersteunende programma´s om • Betalen via webportals
als we allemaal weten, veranderen particulieren klanten ´aan te haken´. Dit is een bekende manier van betalen. Het
nogal eens van e-mailaccount. hele order-to-cash-proces vindt plaats in inter-
56 | Software Guide 08 | 09

3. actie met de webportal. De klant identificeert goed gestructureerd en accuraat worden
Over de auteurs
zich, kiest zijn producten uit een catalogus, gaat aangeleverd, verwerkt en opgeslagen. Zeker
naar zijn boodschappenmand, krijgt zijn factuur als er van een derde partij gebruik wordt ge-
gepresenteerd, kiest zijn betaalmethode en re- maakt.
kent af (vooraf of achteraf). De betaalprocedure • De implementatierisico’s worden beperkt
wordt meestal ondersteund door een zoge- wanneer eerst voorzien wordt in het gereed-
naamde PSP (payment service provider en soms maken van de benodigde infrastructuur, deze
ook door een kredietinformatiebureau voor een in pilots wordt getest en vervolgens bij vol-
online creditcheck). Voor bepaalde producten doende robuustheid verder wordt uitgerold
en diensten is deze wijze van zakendoen zeer naar grotere aantallen klanten.
geschikt en efficiënt. • ‘Sponsorship’ binnen de organisatie is
Cees-Willem van Rooij is partner bij Tacstone
• Mobiel pinnen en chippen noodzakelijk voor de invoering van het imple-
La Rive en Tacstone Solutions. Hij adviseert
Voor leveringen aan huis kan de monteur of mentatieproject en zal de doorlooptijd ver-
het management van (inter)nationale be-
chauffeur worden uitgerust met apparatuur om korten.
drijven over het verbeteren van bedrijfspro-
de factuur te printen/presenteren en elektronisch • Laat u adviseren door mensen met kennis
cessen door zinvolle ICT-investeringen.
naar de klant te versturen om vervolgens direct van zaken. De ontwikkelingen gaan snel, de
de betaling af te handelen via pin of chip. De service providers zijn ervaren. Het gaat te ver
investering is gering en is meestal gebaseerd op om in dit artikel de juiste projectaanpak te
éénmalige aanschaf van het pinapparaat en een beschrijven, maar laat u zich begeleiden door
maandelijks abonnement. De service provider goede onafhankelijke adviseurs om e-facture-
van de pinapparatuur zorgt voor afhandeling ren succesvol te implementeren.
van de betaling. U heeft uw geld dezelfde dag
Toekomstverwachtingen
binnen.
Uitgaande van de resultaten van het onderzoek
Randvoorwaarden van Factuur Monitor 2008 en de stimulans van
Om e-factureren succesvol toe te passen gelden de overheid zal e-factureren zonder twijfel een
Janpieter Koning is partner bij Tacstone La
de volgende randvoorwaarden: enorme vlucht nemen in de komende jaren. De
Rive alsmede bij X-PACT. Hij richt zich op
• Een goede communicatie naar zakelijke en ontwikkeling van de service providers zal daarbij
advies inzake de optimalisatie van credit ma-
particuliere klanten is essentieel voor de ac- niet achterblijven. De markt zal sterk consoli-
nagement in grote organisaties, alsmede in
ceptatie van elektronisch factureren. Het moet deren en zich beperken tot een aantal grote aan-
het eventueel outsourcen hiervan.
minimaal inzichtelijk zijn wat zij eraan hebben/ bieders. Het ligt voor de hand om, als de plat-
verdienen. forms eenmaal in gebruik zijn, de infrastructuur
Elektronisch
• Zorg voor voldoende en juiste e-mailadressen ook te gebruiken voor andere typen berichten
factureren
en onderhoud daarop. Vooral bij B2C is dit tussen zakelijke partners. Denk bijvoorbeeld aan
essentieel. Sommige service providers bieden inkooporders, werkopdrachten etc. Dezelfde
hiervoor programma’s. Ook kunnen e-mail- service providers maken dan gebruik van hun
adressen worden gekocht. infrastructuur met zakelijke partners om meer
Een multi-channel- en multi-format-strategie berichten te verwerken. E-factureren speelt dus
bieden de beste mogelijkheden om op korte een voortrekkersrol in het digitale berichtenver-
termijn rendement te realiseren. De keuze keer tussen zakelijke partners in de toekomst.
voor een Total Billing Solution voorziet hierin. Het gaat er niet om of u aan e-factureren begint,
Eveliene de Jager is directeur van More
• Pas processen alleen aan als dat niet anders maar wanneer u eraan begint. Wellicht ‘dwingt’
Credible. Zij ondersteunt organisaties bij het
kan vanwege e-factureren (e-factureren is een een van uw grote klanten u wel binnenkort. En
realiseren van projecten met een sterke ICT-
instrument, een middel; geen doel op zich). als het dan toch moet, wacht er dan niet te lang
component die de processen binnen order-
• Het is van essentieel belang dat gegevens mee!
to-cash verbeteren.
Software Guide 08 | 09 | 57