2. Agenda
♦ Geschiedenis
♦ Aanleiding
♦ Factuurproces Heineken
♦ Scope en opzet project
♦ Oplossing in detail
♦ Supplier adoption
♦ Resultaten
♦ Wat levert het ons nu op?
♦ Lessons learned
♦ Vragen
2
3. Geschiedenis
1864 De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam
1889 Heineken® wint 2 Gouden Medailles bij de Grand Prix Paris
Eerste lading Heineken® naar de VS na opheffen alcoholverbod
1933
Heineken neemt de Amstel brouwerij over
1968 Opening brouwerij Zoeterwoude: grootste in Europa
Overname van BBAG, Scottish & Newcastle, FEMSA Cerveza
1982
2003-
2010
3
4. Heineken internationaal
>140 brouwerijen
in 71 landen.
70,000 werknemers
Groep Bier Volume
in 2011: 214
miljoen hl
4
5. Aanleiding
♦ Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het
factuurproces.
♦ Cijfers 2009
■ Totaal 453.000 fact ren
453 000 facturen
■ 286.000 EDI/XML
■ 167.000
167 000 papier
♦ Medio 2009 RFP traject met 5 partijen gestart.
♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost
Certipost.
5
6. Factuurproces Heineken
Scan applicatie Elektronische facturen SAP
Scanning & OCR EDI/XML Posting invoices
SAP HNL
XML
Invoice
scanningg
Invoice SAP Corporate
posting
Scan applicatie Basware
SAP Export
SAP HeiCore
Invoice
approval
SAP Horeca
Matching & workflow
6
7. Scope en opzet project
♦ Scope project:
■ Start mei 2010
■ 75.000 facturen
■ 800 leveranciers
♦ Keuze voor Certipost als message broker.
K C i l b k
♦ Eén standaard factuurformaat.
♦ Directe import in factuursysteem.
p y
♦ Gratis webportaal voor leveranciers.
Eenmalige
mapping
factuur-
formaat
7
8. Oplossing in detail
♦ Leverancier heeft 3 mogelijkheden: Webportaal
■ Webportaal: directe invoer door leverancier via
een beveiligde webpagina.
■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit Geïntegreerde leverancier
systeem leverancier en mapping door Certipost
naar Heineken formaat.
■ Roaming: factuurbericht via ander platform
platform.
♦ In alle gevallen voor Heineken één ingang!
XML, EDI, flat file
, ,
Roaming
8
9. Supplier adoption
♦ Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.
♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie
informatie.
♦ Correcte masterdata noodzakelijk voor juiste opzet accounts.
♦ Gezamenlijk effort in het opzetten van geïntegreerde leveranciers.
♦ Na initiële benadering leveranciers in scope opgeknipt in 4 waves.
■ Per wave “wens” veranderen in “must”.
■ Na iedere wave starten met “bouncen” van papieren facturen.
■ Na iedere wave sterke groei aantal facturen.
♦ Opzet van escalatieproces met inkoop, administratie en Certipost.
9
10. Resultaten # leveranciers.
♦ Aantal leveranciers die Aantal berichten via portal en
elektronisch kunnen geïntegreerd
factureren: 516
♦ Aantal geïntegreerde
periode 04/11 - 04/12
leveranciers: 12 3000
♦ Stand april 2012: 60 240
60.240
facturen jaarlijks! 2500
♦ Gemiddelde stijging van
2000
elektronische facturen antal
afgelopen jaar: 8,7 % per
Aa
1500
maand geïntegreerd
♦ Stijging totaal in 1 jaar: Portal
1000
160 %
500
0
201104
201105
201106
201107
201108
201109
201110
201111
201112
201201
201202
201203
201204
10
11. Wat levert het ons nu op?
♦ Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen.
■ Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling
♦ Business case inmiddels positief!
♦ Best practices binnen Heineken
Heineken.
♦ Cijfers heden:
■ Totaal 495.000 facturen
495 000
■ 327.000 EDI
■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope
■ 107.760 papier
11
12. Lessons learned
♦ E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.
♦ Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nodig!
♦ Fasering loont in focus voor organisatie en snelheid inrol.
♦ Samenwerking met inkoop is essentieel.
♦ Opzet stuurgroep voor overall commitment.
♦ E-invoicing als vereiste opnemen in contracten en/of
g p /
inkoopvoorwaarden.
♦ Correcte masterdata is echt noodzakelijk!
♦ Verander indien mogelijk “wens” in “must”!
12
