Presentatie van Herbert van Til: Presales Consultant StreamServe Benelux

1. Klantendag MFG/PRO
Breda, 23 maart 2010
E-Invoice
Herbert van Til
Presales Consultant StreamServe Benelux

2. Agenda
 StreamServe
 Bedrijf / Missie
 Oplossingen
 Waarom e-factureren
 Verschillen
 E-Invoice Center
 Overzicht oplossing
 Korte demo
 Klant voorbeelden
 Vraag en Antwoord

3. StreamServe
Oprichting
Opgericht in 1997
Prive eigendom, sterk vermogend
Licentie omzet groei ~20%
Klanten >5,000
>93% ratio vernieuwing onderhoud
Technologie patent
Hoofdkantoor in Boston, MA USA
Focus
Erkend categorie leider
(Enterprise Document Presentment/Dynamic Publishing)
Wereldwijd bereik – 14 kantoren met klanten in 130 landen
Strategische relaties met Adobe, IBM, SAP, Lawson en Infor
Momentum
Internationale uitbreiding
Winstgevend 2008, record omzet

4. Missie
Effectieve zakelijke communicatie
Stroomlijnen zakelijke processen
Besparen geld
Sparen milieu

5. Duurzaamheid

6. StreamServe
Vóór Na

7. Waarom e-factureren
 Besparing factuurkosten
 Optimaliseren factuurproces
 Duurzaamheid
 Compliance / Risk management (veiliger)
 Wet- en regelgeving
 Snellere betaling
 Voldoen aan vraag / relatiebinding
 ....

8. E-factureren verschillen
 In- en uitgaand:
 IN: elektronische factuurverwerking
 UIT: elektronisch factureren
 Van > naar
 Zakelijk > zakelijk
 Zakelijk > consument
 Zakelijk > overheid

9. E-factureren verschillen
Lokaal Internationaal
 FR > FR  CH > NL
 NL > NL  SE > DE
Formaten Kanalen
 Pdf  Email
 XML  X.400
 EDI  Http(s)
 Flat files  Ftp(s)
 …  …

10. Europese regelgeving
 Vanuit EU BTW-perspectief is het toegestaan om
papieren facturen te vervangen door elektronische
facturen, mits er aan bepaalde vereisten wordt
voldaan. Deze vereisten worden beschreven in de
Europese richtlijn 2001/115/EC, die als doel heeft de
regels rond elektronische facturatie te vereenvoudigen
en te harmoniseren.
 Vanaf 1 januari 2004 zorgt de richtlijn voor een zekere
harmonisatie tussen de EU-lidstaten met betrekking tot
het factureringsproces, de inhoud van de factuur,
elektronisch factureren en (elektronische) archivering
van facturen.

11. Nationale wetgeving(en)
 Internationaal gezien bestaan er verschillen in de
juridische waarde van een elektronische factuur. De
EU-richtlijn werd immers niet door alle lidstaten op
dezelfde manier in nationaal recht omgezet en dus
bestaan er internationaal verschillen in de juridische
waarde van een elektronische factuur.
 Vanuit “VAT” perspectief mogen facturen in principe
overal bewaard worden, in elk land en op elk medium.
Echter bedrijven moeten in staat zijn om de facturen
aan de belastingdienst te kunnen verstrekken binnen
een redelijke termijn en de authenticiteit, integriteit en
leesbaarheid van de data kunnen garanderen.

12. Digitale handtekening
 Voor elektronische facturen zijn er twee soorten digitale
handtekeningen die binnen de EU lidstaten (en daarbuiten)
worden toegepast:
 geavanceerde digitale handtekening
 gekwalificeerde digitale handtekening
 Een digitale handtekening is een handtekening die
onlosmakelijk verbonden is aan de ondertekenaar en aan
de inhoud van het document dat getekend wordt. Een
gescande handtekening is geen digitale handtekening.
 Gekwalificeerde handtekeningen zijn is juridisch “zwaarder en
technisch nog veiliger”. Enkele landen in de EU, waaronder
Duitsland en Oostenrijk eisen het gebruik van deze digitale
handtekening.

13. E-Invoice Center
Verzorgt het automatisch
genereren van
digitaal ondertekende facturen
(over grenzen heen)
die voldoen aan de “VAT”
regelgevingen

14. Uw bedrijf , 2011…
Errr we stopped
paper invoices in
2006, so these
(Hello I am your tax are electronic
inspector. I have originals…
come to see your
invoices from
between 1 February
and 24 August 2007.
Show me the binders
please?)

15. What he wants to see:
?
1. Human-readable
invoice
2. Proof that the invoice
is real and has not
been changed
3. Explanatory
documentation from
three years ago 2007-2011
What you have

16. Overzicht oplossing (high level flow)
Print
Sign Validate
Pdf Email
E-Invoice Center
Data of
document
Billing
Applicatie
Xml
….
Electronisch
Archief
18

17. Belangrijke componenten
 Signing and validation
 Seller service
 Buyer service
 Audit tools
 For tax authorities,
financial dept., ...
 Verify past validity
 Tax documentation
 Compliance MapTM
20

18. 45+ landen
Spain
Portugal
Italy
Ger many
Romania
Bulgaria Austria
Poland Belgium
Czech Republic France
Slovak Republic Denmar k
Greece Lithuania
Sw itzerland Latvia
Serbia Luxembourg Netherlands
Montenegro Cyprus Finland
Slovenia Australia Ireland Sw eden
Mexico New Zealand Norw ay United Kingdom
Brazil South Africa Canada Estonia
Pakistan Morocco Singapore USA
Tunisia Israel Hong Kong United Arab Emirates
Country categories
Prescriptive Functional
(focus on form) (focus on result)
Compliance options
Data-level measures : E-signatures or discrete Freedom of evidence for
usually electronic originals w ithout signature if demonstrating proper VAT
signatures ”Proper EDI”. treatment of transactions:
Non-compliance high Non-compliance high to signatures, EDI but any
risk medium ris k. other business processes
Basic audit trails Any functional requirements including “internal control”-
required taken seriously only are also accepted
Extensive audit trails for non - Extensive audit trails for
signed processes non-signed processes
21

19. Signing & Validation Process
Trusted 3rd
PDF parties
PDF Signature (CAs and TSAs)
RosettaNet
S/MIME
signature
XML
XML
Signature
IDOC
PKCS#7
signature
E-Invoice Center
Seller Buyer
Seller archive Buyer archive
23

20. Korte demo

21. Korte demo

22. Korte demo

23. Korte demo

24. Demo Flow: Data > Documents
Output (Pdf, XML)
Data

25. Enkele E-Invoice Center klanten

26. Vraag en Antwoord

27. Thank You