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  1. 1. Une société du groupe Euriware Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP* * ERP : Enterprise Ressource Planning Dominique Hébert Denys Pallet Mai 2001 PEA Consulting Conseil en Stratégie et Systèmes d’Information
  2. 2. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/032 Une société du groupe Euriware Sur la base de l’expérience du Groupe Euriware dans la mise en œuvre et l’exploitation d’un ERP ce document a pour objet : Objectif de ce document  De présenter l’origine des difficultés les plus fréquemment rencontrées  D’anticiper sur les problèmes susceptibles d’intervenir peu après la mise en œuvre  D’exposer des axes de solution envisageables
  3. 3. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/033 Une société du groupe Euriware Discussion Assistance potentielle de PEA Principales difficultés Décision Projet Techno- logie Causes essentielles Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP
  4. 4. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/034 Une société du groupe Euriware Principales difficultés Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Actuelles Budgets élevés et souvent dépassés Dérapage des délais de mise en oeuvre Rejet des utilisateurs Adhésion faible des responsables  Futures Rentabilité difficile à trouver Manque de flexibilité Dépendance à l’égard du prestataire
  5. 5. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/035 Une société du groupe Euriware Secteur d’activité Chiffre d’affaires Coût de l’investissement  Industrie de process  Distribution automobile  Construction automobile  …  45 MdF  250 MdF  150 MdF  300 Mf  50 Mf  200 Mf  … La mise en œuvre d’un ERP se traduit fréquemment par des coûts élevés …
  6. 6. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/036 Une société du groupe Euriware La mise en œuvre d’un ERP se traduit fréquemment par des coûts élevés … … des budgets dépassés 50 40 5 4 26 13 18 6,5 16 9 Agro-alim. SSII Disribution automobile Cosmétiques Holding groupe Comparaison budget et coût final en MF Budget Coût réel
  7. 7. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/037 Une société du groupe Euriware La mise en œuvre d’un ERP se traduit fréquemment par des coûts élevés, des budgets dépassés … des délais longs et non respectés 16 12 12 9 18 9 24 12 16 12 Agro- alimentaire SSII Distribution automobile Cosmétique Holding groupe Comparaison délai prévu et délai constaté (en mois) Prévu Constaté
  8. 8. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/038 Une société du groupe Euriware Un rejet des utilisateurs et une adhésion faible des responsables Discours utilisateurs Discours hiérarchie Discours éditeur  « Le paramétrage est une tâche en plus et ce n’est pas mon boulot»  « La saisie me prend plus de temps qu’avant »  « Vous allez faire le travail en perruque »  « Normalement vous devriez accroître votre productivité »  « Profitons-en pour suivre tel indicateur »  « Votre projet ne réussira que si les utilisateurs sont impliqués »  « La version XX réglera ce problème »
  9. 9. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/039 Une société du groupe Euriware Une rentabilité difficile à trouver Raisons Conséquences  Prolixité de l’outil et richesse fonctionnelle  Difficultés de mise en oeuvre  Ergonomie du système  Inflation des demandes utilisateurs  Augmentation des demandes utilisateurs  Renforts d’intérimaires parfois difficiles à résorber  Perte de productivité (ex : de 60 à 20 factures saisies à l’heure, lors du démarrage)  Accroissement des développements et de la charge de travail sur le poste
  10. 10. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0310 Une société du groupe Euriware La structure de l’ERP est mal adaptée à la structure de l’entreprise Groupe Branche Société Sites Entreprise ERP Mandant Société Domaine ? Services ? Vision de l’entreprise par un ERP
  11. 11. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0311 Une société du groupe Euriware La flexibilité est faible … Rachat d’une concession automobile Ajout d’une occurence Paramétrage mal adapté Documentation mal adaptée Remise en cause du paramétrage opérationnel ou
  12. 12. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0312 Une société du groupe Euriware La flexibilité est faible … … et entraîne une dépendance à l’égard du prestataire Rachat d’une concession automobile Ajout d’une occurence Paramétrage mal adapté Documentation mal adaptée Remise en cause du paramétrage opérationnel ou Appel à SSII
  13. 13. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0313 Une société du groupe Euriware Les produits sont bons mais ils ne sont pas universels et leur mise en œuvre est délicate Causes essentielles Projet Techno- logieDécision Idée majeure : Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP
  14. 14. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0314 Une société du groupe Euriware Les décisions d’investir sont souvent prises sur la base d’une analyse ignorant certains éléments essentiels du dossier Causes essentielles Projet Techno- logieDécision Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Mauvaise définition du périmètre de l’applicatif  Méconnaissance des processus stratégiques de l’entreprise  Existence de processus de même nature mais spécifiques à chaque métiers  Sous-estimation des conséquences sur l’organisation  Ignorance par le Maître d’Ouvrage de l’importance et de la nature de son rôle  Méconnaissance des enjeux
  15. 15. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0315 Une société du groupe Euriware Les choix informatiques doivent conforter les avantages stratégiques Intérêt stratégique des processus* Prise en charge par l’ERP Très élevé Elevé Faible Très faible Paramétrage Spécifique Ne pas faire chercher autre chose Faire Faire s’il n’existe pas d’autre solution Aller au-delà pour maîtriser les FCS *L’ntérêt stratégique du processus est apprécié par sa contribution aux facteurs clé de succès Risques de perte d’avantages concurrentiels Risques de coûts élevés
  16. 16. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0316 Une société du groupe Euriware L’existence de métiers différents peut impliquer des processus et des intérêts stratégiques différents Processus d’ordonnancement des fabrications Produits de marque Premiers prix Vente Fabrication Livraison Achats MP Fabrication Vente Livraison Les ventes déterminent la production Les opportunités d’achat déterminent la fabrication puis les ventes
  17. 17. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0317 Une société du groupe Euriware Un domaine peut nécessiter des traitements comptables spécifiques Groupe Branche Société Sites Entreprise Vision ERP Mandant Société Domaine ? Services ?
  18. 18. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0318 Une société du groupe Euriware Les conséquences sur l’organisation et le fonctionnement sont mal perçues Choix de paramétrage Conséquences  Remontée au siège des commandes d’achat  Ajout lors de la saisie de commande d’informations complémentaires destinées à la gestion (groupe d’acheteur, imputation comptable)  Rallongement des circuits  Démotivation des responsables  Allongement du temps de saisie
  19. 19. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0319 Une société du groupe Euriware Les décisions d’investir sont souvent prises sur la base d’une analyse ignorant certains éléments essentiels du dossier Causes essentielles Projet Techno- logieDécision Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Mauvaise définition du périmètre de l’applicatif  Méconnaissance des points clés de décision du Maître d’Ouvrage dans le déroulement du projet  Méconnaissance des enjeux
  20. 20. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0320 Une société du groupe Euriware Un projet se déroule généralement en sept étapes Évaluation Mise en service Test / validation RéalisationConceptionDéfinition “Obtient-on le résultat escompté ?” “Lancement opérationnel” “Quels enseignements peut-on tirer du projet ?” “Quels sont les enjeux, les risques et les opportunités ?” “Quel est l’ensemble des nouveaux besoins utilisateurs ?” “Quelles solutions doit-on retenir ?” “Comment réaliser dans le respect des coûts et des délais ?” Avant- projet
  21. 21. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0321 Une société du groupe Euriware Le maître d’ouvrage doit intervenir à des moments clés Axe opérationnel Axe de gestion Évaluation Mise en service TestRéalisationConceptionDéfinitionAvant-projet Risques Objectifs Plan Test du plan Exécution du plan 2 1 3 4 6 Décisions du Maître d ’Ouvrage 7
  22. 22. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0322 Une société du groupe Euriware … or ces moments clés sont souvent ignorés Situation dans le déroulement du projet Type de décision Erreurs constatées  Début d’avant-projet  Fin d’avant-projet  Fin de définition  Décision d’étudier l’opportunité  Décision de lancer le projet  Validation des objectifs et de leur hiérarchie  Phase « shuntée »  Pas de réflexion à MT  Le choix de SAP est fait a priori  Le produit est vendu par l’éditeur avant l’arrivée de l’intégrateur  Les dimensions projet ne sont pas prises en compte  Les objectifs ne sont pas formalisés, ni hiérarchisés  La définition et la conception se font simultanément
  23. 23. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0323 Une société du groupe Euriware … or ces moments clés sont souvent ignorés (suite) Situation dans le déroulement du projet Type de décision Erreurs constatées  Fin de conception  Lancement opérationnel  Bilan  Vérification de la cohérence des solutions avec les objectifs  Décision de mettre en œuvre  Enseignements pour prochains projets  Choix effectués vagues et souvent non formalisés  Pas d’arbitrages entre coûts et utilité  Censure pour limiter les dérapages  Formation insuffisante et non orientée sur le poste de travail  Absence de support pendant la phase de démarrage et surcharge des utilisateurs  Rarement fait
  24. 24. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0324 Une société du groupe Euriware Les décisions d’investir sont souvent prises sur la base d’une analyse ignorant certains éléments essentiels du dossier Causes essentielles Projet Techno- logieDécision Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Mauvaise définition du périmètre de l’applicatif  Méconnaissance du rôle du Maître d’Ouvrage dans le déroulement du projet  Méconnaissance des enjeux  Optimisation des processus n’impliquant pas l’optimisation du poste de travail  Prototypage provoquant une inflation des besoins  Paramétrage dévolu aux utilisateurs réalisé dans la pratique par une SSII  Tarification fondée sur le nombre d’utilisateurs déclarés
  25. 25. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0325 Une société du groupe Euriware L’optimisation d’un processus affecte partiellement de nombreuses fonctions DG Adm/Fin RH R&D Industriel Commercial Prod Logist. Ing. Mkg. Ventes 1 2 3 4 6 5 7 8 9 Etc. 1 2 3 4 6 5 7 8 9 Etc. Nouveaux produits Prévisions de ventes Référencements Plan de production Equipements nouveaux Marchés MP et transports Effectifs Budgets Arbitrages Nouvelle itération Exemple : l’élaboration du budget annuel concerne au moins neuf fonctions … … mais chaque fonction n’est concernée que pour une part de ses activités
  26. 26. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0326 Une société du groupe Euriware Le prototypage de la solution permet d’intégrer la définition et la conception Avant- projet Défi- nition Concep- tion Réali- sation Tests Mise en oeuvre Evalua- tion Prépa- ration Concep- tion Réali- sation Livrai- son Démar- rage Décisions dans le déroulement classique d’un projet Décisions dans le déroulement d’un projet ERP Evalua- tion ?
  27. 27. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0327 Une société du groupe Euriware Les prototypages successifs peuvent provoquer une surenchère des besoins SSII Utilisateurs Besoin Besoin Besoin Besoin Solution Solution Solution L’utilisateur est en liaison directe avec la SSII
  28. 28. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0328 Une société du groupe Euriware Le système de tarification est basé sur le nombre d’utilisateurs déclarés  Les licences sont souvent calculées selon un principe qui ne tient pas compte du nombre de fonctions réellement utilisées par les utilisateurs : • Un opérationnel qui doit faire une sortie de stock par semaine ou émettre une demande d’achat par mois doit payer une licence entière • Inflation rapide du nombre de licences dans des environnements ou on cherche à décentraliser le fonctionnement  Saisie des commandes  Ordre de mission  ….
  29. 29. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0329 Une société du groupe Euriware Le management de projet, souvent insuffisant, est à l’origine d’une partie des difficultés Causes essentielles Projet Techno- logie Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Organisation de projet défaillante  Système d’information de projet insuffisant  Conduite du changement réduite aux seuls aspects formation
  30. 30. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0330 Une société du groupe Euriware L’organisation de projet est souvent défaillante  Propriétaire du projet, il possède le droit de vie et de mort sur le projet  Instance de prise de décision et d’arbitrage présidée par le Maître d’ouvrage  Dispose de la totalité de la responsabilité opérationnelle du projet Conseillent et orientent sur des sujets techniques et transverses  Animateurs du projet et / ou acteurs du changement  Disposent de la responsabilité de validation et de contrôle de conformité des solutions retenues Maître d’ouvrage Comité de pilotage Maître d’œuvre Groupes d’experts Correspondants Utilisateurs finals Fonctions Responsabilités Constats  Souvent introuvable  Perd de la hauteur en s’enfermant dans les aspects opérationnels  De moins en moins sollicité
  31. 31. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0331 Une société du groupe Euriware Le système d’information de projet qui doit permettre le pilotage, est souvent tourné vers le passé … Plan Réel Réestimé Axe opérationnel Axe de gestion Évaluation Mise en service Test / validation RéalisationConceptionDéfinition Phase préparatoire Exécuter le plan Tester le plan Planifier le travail Définir les objectifs Analyser les risques ?
  32. 32. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0332 Une société du groupe Euriware … et plusieurs dimensions de ce système sont souvent ignorées Évaluation Mise en service Tests / validation RéalisationConceptionDéfinition Avant- projet Domaine du perceptuel Étapes du projet Nature de l’information Structurée Informelle Domaine de l’information de pilotage Domaine de l’information “Matière Première" Domaine de l’information de gestion Dimensions ignorées
  33. 33. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0333 Une société du groupe Euriware La mise en place d’un ERP peut avoir des conséquences négatives sur certains postes Processus de facturation Commande Réception Facturation Paiement Impact sur le service réception Avant Après Accroissement de la charge de travail des opérationnel Amélioration du suivi comptable •Le suivi des réceptions sur les contrats de services n’est pas réalisé dans le SI •Les comptables évaluent manuellement les charges à payer •Toutes les commandes font l’objet d’une réception dans le SI, ce qui permet d’automatiser le calcul des charges à payer •Alourdissement et ralentissement du processus
  34. 34. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0334 Une société du groupe Euriware La technologie utilisée est mal maîtrisée Causes essentielles Techno- logie Techno- logie Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  La technologie retenue est souvent complexe et les compétences sont rares  L’intégration dans l’environnement informatique est compliquée  Les informaticiens sont appelés à jouer un nouveau rôle  L’infrastructure est complexe et coûteuse à gérer
  35. 35. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0335 Une société du groupe Euriware La technologie retenue est souvent complexe  Rareté des experts : Mise en œuvre difficile Dépendance en phase d’exploitation  Manque d’expertise de la maîtrise d’œuvre Contrôle technique difficile de la qualité  Sous-estimation des besoins matériels … Serveurs PC Réseau  … ayant des conséquences négatives sur les coûts et les temps de réponse
  36. 36. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0336 Une société du groupe Euriware L’intégration dans l’environnement informatique est compliquée  Impact des changements de version sur le spécifique  Le souhait de ne réaliser aucun spécifique s’apparente en réalité à la quête du Graal Interfaces nombreuses si l’ensemble de l’ERP ne couvre pas toutes les fonctions de l’entreprise Besoins d’améliorer les états de reporting Fonctions manquantes dans l‘ERP souvent pour ne pas renoncer à des fonctions à fort enjeux
  37. 37. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0337 Une société du groupe Euriware Les informaticiens ne doivent plus être considérés comme de simples techniciens Les projets ERP ont été souvent initiés par le ou les maîtres d’ouvrages fonctionnels L’informaticien est mis devant ces décisions Il faut remettre l’informaticien dans une logique d’urbaniste du SI • Définition des grands axes technico-fonctionnels • Type de construction • Maîtrise de l’ensemble et des projets unitaires Décisions Évolution du rôle de l’informaticien
  38. 38. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0338 Une société du groupe Euriware L’infrastructure est complexe et coûteuse à gérer  Complexité du paramétrage de l’entreprise selon l’ERP  Adaptation au vocabulaire de l’ERP  Importance des coûts de changement de version  Fréquence des changements de version
  39. 39. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0339 Une société du groupe Euriware Assistance potentielle de PEA Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP  Cinq dimensions à prendre en compte à chaque étape du projet  Un diagnostique préalable
  40. 40. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0340 Une société du groupe Euriware La maîtrise d’un projet ERP nécessite la mise sous contrôle de cinq dimensions Décision Stratégie/organisation Gestion du projet Technique Accompagnement du changement Documenter les décisions qui doivent être prises par le Maître d’ouvrage et rendre effective la prise de décision Assurer la cohérence des choix d’organisation et de moyens avec la stratégie de l’entreprise Mettre en œuvre et faire vivre les règles de l’art de la gestion de projet Assurer le choix et la mise en œuvre des moyens les mieux adaptés aux objectifs de l’entreprise Trouver le meilleur équilibre socio- technique entre les attentes des utilisateurs, leurs besoins, les choix techniques et les objectifs de l’entreprise Dimensions Objectifs de PEA
  41. 41. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0341 Une société du groupe Euriware A chaque étape du projet … Axe opérationnel Axe de gestion Évaluation Mise en service TestRéalisationConceptionDéfinitionAvant-projet Risques Objectifs Plan Test du plan Exécution du plan Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Etape 6 Etape 7
  42. 42. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0342 Une société du groupe Euriware A chaque étape du projet … chaque dimension nécessite un ensemble d’actions Décision Stratégie/ organisation Projet Technique Changement Projet Conduite Définition du profil des acteurs Désignation des acteurs de la phase Négociation de leur disponibilité avec leur hiérarchie Mise au point du formalisme des documents Gestion Mise au point du système d’information Validation du système d’information Définition de l’organisation de validation du cahier d’objectifs
  43. 43. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0343 Une société du groupe Euriware Ce modèle permet aussi de diagnostiquer l’état du projet à un instant donné Avant-projet Conception Tests Bilan Décision Stratégie/organisation Technique Changement Gestion
  44. 44. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0344 Une société du groupe Euriware Discussion Maîtriser et anticiper les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP

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