GoBD und Compliance - was geht mich das an?

1. 22.09.2015
Christian Heselhaus (GWAVA)
Raphael Köllner (MVP Office 365)
GoBD und Compliance –
was geht mich das an?

2. Agenda
• Einführung
• GoBD
• Compliance
• Q&A

3. Raphael
Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
MVP Office 365, MCT Trainer
Community Lead:
Office 365 Community
Deutschland Windows 10
Community Deutschland
E-Mail:
raphael.koellner@rakoellner.com
Twitter: ra_koellner
 Blog |
http://www.rakoellner.de
und www.rakoellner.com
 Podcast
www.mvpkaffeeklatsch.de

4. GoBD & Compliance
Drei Beispiele zur Cloud
Nutzung:

6. Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon
mal in der Bahn oder im Flugzeug über
Interna des Unternehmens unterhalten?

7. http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052

8. ordnungsgemäße Buchführung
GoBD

9. Was ist eigentlich GoBD?
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“
Schreiben des BMF vom 14.11.2014
gesetzliche Regelungen:
§§ 145 ff. AO

10. steuerrechtliche
Aufbewahrungspflichten
(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB)
• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

11. Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
 geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)
• Eröffnungsbilanzen
• Abschlüsse

12. Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
 Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen
 Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar
sein (§ 257 Abs. 3)
Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:
§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB
Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend
im Einzelfall zu bestimmen.

13. Fristen
Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für
Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB
6 Jahre: z.B.
• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)

14. Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung
Auszug
Steuerrechtliche:
 Steuerschätzung
 Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungssystems
 Bis zu 300k Strafe
(Diese muss die Ersparnis/Gewinn, der durch den Einsatz ermöglicht wurde übersteigen)
Handeslrechtliche:
 Vertragsstrafen
 schlechte Stellung im Verfahren oder bei der Nachverhandlung
 Verlust neuer Aufträge

15. Compliance
“Compliance ist mehr als die
bloße Anwendung gesetzlicher
Regelungen.”
Prof. Dr. Teichmann
(Universität Würzburg)

16. Was ist eigentlich Compliance?
Compliance
Gesellschaft
srecht
Kartellrecht
Kapitalmark
trecht
Arbeitsrecht
Risikoman
agement
PR und
Marketing
Haftungsver
meidung

17. Typische Compliance Probleme
Schwerpunkte:
 Korruption (BSP: Auftragsvergabe)
 Sexuelle Belästigung
 Datenverlust
 Falscher Empfänger der Sendung
 Unsachgemäßer Einsatz von IT (BSP: Überwachungskameras)
 Gerüchte/Behauptungen (BSP: PR)

18. Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung
Auszug:
 Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE
 Datenschutz –> Geldstrafe, Verbot der Nutzung des Verarbeitungssystem
 Vertragsstrafen -> Geldstrafe, Verlust des Auftrages, Kündigung

19. In die Cloud gehen?
sinnvoll für Standard - Dienste
 wie Email, Aufgaben, Kalender
 Kommunikationsdienste (Skype for Business)
 zusätzliche Backups und Datensicherung
 Flexible, schnelle Szenarien
ABER:
 Cloud-Provider haben nur unzureichende Hyprid/ OnPrem
Archivierungslösungen! -> greift z.B. GWAVA Retain
BSP: Exchange Online
 Verschlüsselungen und Datenintegrität nachbessern

20. Q&A
Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA)
Email: christian.heselhaus@gwava.eu
Web: www.gwava.eu
Raphael Köllner (MVP Office 365)
E-Mail: Raphael.koellner@rakoellner.com
Twitter: ra_koellner
Blog: www.rakoellner.de