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II. Le Calendrier




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III. La Messagerie




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    a. Gestion des signatures

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IV. L’Infolog


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VI. Les Ressources



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VII. Les Communiqués



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IX. Créer une feuille de temps




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a. Présentation des icônes :

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Le guide de l’utilisateur 2008, version 1.01, vous est offert par Gestion-Ressources.

Ce guide est le fruit du travail d’un de nos représentant en réponse aux demandes de plusieurs de nos clients.

Il n’est pas complet à 100%. Grâce à la nature de la licence GFDL nous allons pouvoir ensemble construire un manuel complet et à jour.

Nous espérons que cet e-Book sera bénéfique pour la communauté francophone d’eGroupWare.

Bonne lecture !

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  1. 1. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Guide pour les Utilisateurs eGroupWare v.1.4.002 Français Manuel v.1.02 www.gestion-ressources.com 1
  2. 2. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Petit Mot de Gestion-Ressources Chers Lecteurs, Le guide de l’utilisateur 2008, version 1.01, vous est offert par Gestion- Ressources. Ce guide est le fruit du travail d’un de nos représentant en réponse aux demandes de plusieurs de nos clients. Il n’est pas complet à 100%. Grâce à la nature de la licence GFDL nous allons pouvoir ensemble construire un manuel complet et à jour. Nous espérons que cet e-Book sera bénéfique pour la communauté francophone d’eGroupWare. Bonne lecture ! Copyright (C) 2010 Gestion-Ressources. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License". 2
  3. 3. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com -Index- I.Le Carnet d’adresses...............................................................5 a.Ajouter un contact :................................................................................................................6 b. Rechercher un contact :........................................................................................................8 c. Modifier un contact :...........................................................................................................13 d. Supprimer un contact :........................................................................................................14 f. Exporter un contact :...........................................................................................................15 g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :........................................16 II. Le Calendrier.......................................................................18 a.Naviguer entre les différentes vues :  ..................................................................................19 b. Description des Popups :....................................................................................................20 c. Créer un rendez­vous :........................................................................................................21 d. Modifier ou supprimer un rendez­vous :............................................................................25   ..............................................................................................................................................25 ..............................................................................................26 III. La Messagerie....................................................................26 a. Gestion des signatures........................................................................................................27 b.Comprendre et lire les messages.........................................................................................28 c.Composer des messages.......................................................................................................28 d. Ajouter un contact à partir d’un message...........................................................................30 e. Rechercher un message :.....................................................................................................31 f. Répondre aux messages :....................................................................................................32 g. Supprimer des messages :...................................................................................................33 h. Imprimer des messages :.....................................................................................................33 i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :...........................................................................34 j. Organiser les messages dans des dossiers :.........................................................................35 ..............................................................................................38 IV. L’Infolog.............................................................................38 a. Présentation :.......................................................................................................................38 b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : ....................................................................................39 c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :...............................................................................42 d. Modification dans l’Infolog :  ............................................................................................43 e. Supprimer dans l’Infolog : .................................................................................................44 V. La Base de connaissance......................................................45 a.Créer une catégorie :   .........................................................................................................46 b.Créer une sous­catégorie :...................................................................................................47 c.Créer un article :..................................................................................................................47 3
  4. 4. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com d. Publier une question :  .......................................................................................................49 e. Supprimer un article :.........................................................................................................50 f. Répondre à une question :    ...............................................................................................50 g. Chercher un article :  .........................................................................................................50 VI. Les Ressources...................................................................52 a.Créer des catégories : ..........................................................................................................53 b.Supprimer des catégories : ..................................................................................................53 c.Créer des ressources :..........................................................................................................54 d.Réserver une ressource :  ....................................................................................................54 VII. Les Communiqués..............................................................55 a.Ajouter des communiqués : ................................................................................................56 b.Lire les communiqués :  ......................................................................................................57 c.Les préférences de communiqués : .....................................................................................57 d. Rechercher un communiqué :  ...........................................................................................58 e. Droit sur les accès aux communiqués :  .............................................................................59 ..............................................................................................60 VIII. Gestionnaire de projet......................................................60 a.Création d’un nouveau projet :  ..........................................................................................61 b.Assigner des tarifs à un projet : ..........................................................................................64 IX. Créer une feuille de temps..................................................66 X. Gestionnaire de fichiers.......................................................71 a.Présentation des icônes :  ....................................................................................................72 b.Créer un nouveau fichier :   ................................................................................................73 c.Créer un nouveau dossier :...................................................................................................74 d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : ..........................................75 e. Comment supprimer un fichier ou un dossier :...................................................................76 ..............................................................................................77 XI. Les Signets.........................................................................77 a.L’interface signet : ..............................................................................................................78 b.Créer un nouveau signet :  ..................................................................................................79 c.Trouver un signet existant :   ..............................................................................................81 d. Envoyer un signet à un collègue :  .....................................................................................82 ..............................................................................................84 XII. Les Sondages....................................................................84 a.Consulter la liste des sondages :..........................................................................................84 b.Consulter les résultats des sondages :  ................................................................................85 c.Répondre aux sondages : ....................................................................................................85 ..............................................................................................87 XIII. My DMS............................................................................87 a. Ajouter un dossier conteneur..............................................................................................88 b. Supprimer un dossier..........................................................................................................89 c. Importer un nouveau document..........................................................................................89 d. Supprimer un document......................................................................................................91 e. Consulter un document ......................................................................................................92 f. Importer une mise à jour d’un document............................................................................93 4
  5. 5. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com g. Consulter une version antérieure du document..................................................................94 h. Supprimer une mise à jour..................................................................................................95 i. Envoyer une notification à un autre utilisateur....................................................................95    Remerciements                                                                                                                                .........................................................................................................................  96   5
  6. 6. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com I. Le Carnet d’adresses a.  Ajouter un contact :                                          Error: Reference source not found .......................................... b. Rechercher un contact :                                   Error: Reference source not found ................................... c. Modifier un contact :                                          Error: Reference source not found .......................................... d. Supprimer un contact :                                     Error: Reference source not found ..................................... f. Exporter un contact :                                          Error: Reference source not found .......................................... g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :  Error: .. Reference source not found 6
  7. 7. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Ajouter un contact : • Pour accéder au carnet d’adresses, cliquez sur l’icône « Carnet d’adresses » . • Dans la fenêtre « Carnet d’adresse » cliquez sur le bouton en haut à droite. • Vous obtenez la fenêtre suivante : • Dans l’onglet « Général », remplissez les champs correspondants aux informations recueillies. • Dans l’onglet « Catégories », cochez les cases correspondantes aux catégories dont le nouveau contact fait parti. • Dans l’onglet « Privé », vous pouvez enregistrer les données personnelles de ce contact, comme par exemple sa date d’anniversaire ainsi que ses coordonnées à son domicile. 7
  8. 8. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Dans l’onglet « Détails », vous pouvez inscrire des notes concernant le contact que vous êtes en train de créer. • Dans l’onglet « Liens », vous pouvez attacher un fichier, pour cela :  Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.  Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . 8
  9. 9. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Une fois la fiche de contact terminée, vous pouvez : o Annuler les changements en cliquant sur . o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur . o Enregistrer les changements en cliquant sur . o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur . b. Rechercher un contact : Dans la fenêtre « Carnet d’adresses », il est possible d’effectuer une recherche. On peut combiner plusieurs champs de recherche qui sont les suivants : • La recherche par « Catégories » : o Si des catégories ont été créées auparavant, il suffit de choisir à partir de la liste déroulante la catégorie comprenant les contacts désirés. o Si les catégories n’ont pas été créées, il faut le faire avant de pouvoir utiliser cette fonction de recherche.  Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Carnet d’adresses ». 9
  10. 10. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com  Cliquez sur « Modifier les catégories ».  Cliquez sur .  Vous pouvez choisir une « catégorie parente ». o Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au sein du département Marketing de l’entreprise.  Donnez un nom à la catégorie.  Écrivez la description de la catégorie.  Vous pouvez créer cette catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ».  Le code de couleur est optionnel. 10
  11. 11. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com  Une fois fini, vous pouvez : o Enregistrer la catégorie en cliquant sur . o Annuler les informations entrée en cliquant sur . Remarque : Pour rattacher un contact à une catégorie, se référer au a) Ajouter un Contact. • La recherche par « Carnet d’adresses » : o Il est possible de faire une recherche à partir de carnets d’adresses différents. Exemple : On veut effectuer une recherche à partir du carnet d’adresse d’un autre utilisateur d’eGroupWare dans l’organisation. o Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le carnet d’adresse correspondant à votre recherche. • La recherche par « Listes de distribution » 11
  12. 12. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Cette fonction permet de faire une recherche à partir d’une liste d’envoie créée précédemment. o Pour créer une liste d’envoie :  Cliquez sur la liste déroulante du champ de recherche « Liste de distribution ».  Cliquez sur « Ajouter une nouvelle liste ».  Entrer le nom de la « liste de distribution ».  Cliquez sur « OK ».  Vous pouvez maintenant faire une recherche à partir d’une « liste de distribution ». o Pour rattacher un contact à une « liste de distribution » :  Effectuez une recherche afin d’afficher les contacts que vous souhaitez ajouter.  Cochez la case dans la colonne de droite correspondant au contact que vous souhaitez ajouter à la « liste de distribution ».  Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ».  Choisissez l’option « Ajouter à la liste de distribution » que vous avez créée. 12
  13. 13. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • La recherche « textuelle » o Exemple : Nous souhaitons ici faire une recherche pour le nom de famille « Choux ». o Dans le champ de recherche textuel écrire le nom « Choux ». N.B. : Une recherche peut être faite pour chacun des mots contenus dans la fiche de contact, ce n’est pas spécifique au nom de famille. o Cliquer sur . o Voici le résultat de notre recherche : • La « Recherche avancée » 13
  14. 14. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Il est possible également de faire une recherche à partir d’une fiche de contact vide. o Cliquez sur . o La fiche contact vide apparaît à l’écran : o Cliquez sur le Champ « Nom » et écrivez « Choux » dans le nouveau champ « Nom » puis cliquez sur . o Cliquez sur , en bas à gauche de la fiche contact. c. Modifier un contact : Dans l’éventualité où les coordonnées d’un contact changent, il est possible d’apporter les modifications dans la fiche de contact eGroupWare. • Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez modifier. • Cliquez sur le bouton « modifier » à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Apporter vos modifications puis cliquez sur : 14
  15. 15. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o pour annuler les changements. o pour appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert. o pour enregistrer les changements. o pour supprimer la fiche de contact. d. Supprimer un contact : • Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez supprimer. • Cliquez sur le bouton « Supprimer » à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Confirmez la suppression en cliquant sur « OK ». e. Importer des contacts : eGroupWare vous permet d’importer des fichiers au format CSV. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur « CSV-Importer ». 15
  16. 16. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • La fenêtre d’importation suivante s’affiche: • Cliquez sur puis allez chercher le fichier CSV que vous souhaitez importer. • Choisissez le séparateur de champs que vous avez utilisez lors de la sauvegarde de votre fichier au format CSV. • Cliquez sur . f. Exporter un contact : Il est également possible d’exploiter comme bon vous semble les données de eGroupWare dans un autre logiciel. 16
  17. 17. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cochez, dans la colonne de gauche, les contacts que vous souhaitez exporter. o N.B. : Il est possible d’exporter tous les contacts du « Carnet d’adresses » en cochant la case « requête entière » en bas de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Choisissez le format d’exportation souhaité : • Cliquez sur « Enregistrer sur le disque » puis sélectionnez l’emplacement ou vous souhaitez enregistrer le fichier contenant les données du « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de téléchargement. g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse : • Faites une recherche pour trouver le contact auquel vous voulez ajouter une entrée dans l’Infolog. • Dans la colonne de gauche cliquez sur l’icône « Voir » . 17
  18. 18. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • La fenêtre suivante apparaît : • En bas vous remarquez la fenêtre « Infolog ». • Vous pouvez alors choisir d’ajouter une « Tâche » , un « Appel téléphonique » ou tout simplement une « Note » . N.B. : Si vous choisissez d’ajouter un « appel téléphonique » ou une « Tâche », les données seront directement inscrites dans votre calendrier. • Remplissez les champs (informations supplémentaires dans la rubrique Infolog). • Cliquez sur . 18
  19. 19. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com II. Le Calendrier a.  Naviguer entre les différentes vues :         Error: Reference source not found ......... b. Description des Popups    :                              Error: Reference source not found .............................. c. Créer un rendez-vous :                                     Error: Reference source not found ..................................... d. Modifier ou supprimer un rendez-vous :    Error: Reference source not found .... 19
  20. 20. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Naviguer entre les différentes vues : Il est possible de modifier la vue du calendrier. Vous devez cliquer sur un des boutons situés sur le côté gauche : • L’icône « Vue Journalière » affiche le jour courant (aujourd’hui). • L’icône « Vue hebdomadaire » affiche la semaine courante (cette semaine), vous pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le menu déroulant sous les icônes : o « Vue hebdomadaire avec week-end » : affiche une semaine avec samedi / dimanche inclus. o « Vue hebdomadaire sans week-end » affiche une semaine sans samedi / dimanche. • L’icône « Vue Mensuelle » affiche le mois courant (ce mois). o Il existe une autre façon d’afficher le mois au complet :  Dans la colonne de gauche vous pouvez observer un petit calendrier.  Sélectionnez le mois que l’on veut afficher grâce aux flèches.  Une fois le mois sélectionné vous pouvez cliquer sur celui-ci au dessus du petit calendrier et vous verrez votre mois au complet dans la fenêtre principale. 20
  21. 21. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • L’icône « Planificateur » affiche le planificateur d’un groupe, vous pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le menu déroulant sous les icônes : o « Planificateur par catégorie » : permet de sélectionner une ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant situé sous le « calendrier de navigation ».Pour sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également en sélectionner un via le menu déroulant situé à côté de l’icône . Le résultat sera une vue d’ensemble des catégories de rendez- vous pour les utilisateurs et/ou groupes sélectionnés. o « planificateur par utilisateur » permet de sélectionner une ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant situé sous le « calendrier de navigation ». Pour sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également utiliser l’icône , ou en sélectionner un via le menu déroulant situé à côté de l’icône . Le résultat sera une vue d’ensemble des utilisateurs et/ou groupes sélectionnés et filtrés par les catégories de rendez-vous choisies. • L’icône « liste d’événements » affiche tous les rendez-vous dans une liste pouvant être triés et/ou filtrés en utilisant les différents menus déroulants déjà mentionnés. b. Description des Popups : • En plaçant le curseur de la souris sur un rendez-vous du calendrier, vous pouvez obtenir des informations détaillées dans un Popup. • Vous pouvez trouver les symboles suivants : • : indique que le rendez-vous a une priorité élevée. • : indique que le rendez-vous est privé. • : indique que le rendez-vous est répétitif. • ou : indique que le rendez-vous a plusieurs participants utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. 21
  22. 22. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Si vous passez le curseur de la souris sur un rendez-vous particulier, un popup apparaît avec les informations du rendez-vous. c. Créer un rendez-vous : • Dans le calendrier de gauche, cliquez sur le jour du rendez-vous • Cliquez sur l’heure de début du rendez-vous dans la fenêtre journalière centrale. 22
  23. 23. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • La fenêtre d’ajout apparaît : o Dans l’onglet « Général » remplissez les champs suivants :  Dans le champ « Titre », inscrivez une brève description du Rendez-vous.  Par défaut la date ainsi que l’heure sur lesquelles vous avez cliquées pour ajouter un Rendez-vous s’insèrent automatiquement.  Cliquez sur la liste déroulante pour choisir la durée du rendez-vous. Par défaut le champ « Durée » est toujours d’une heure. N.B. : Il est possible d’étaler la durée du Rendez-vous sur toute une journée en cochant la case « Journée entière ».  En cliquant sur vous saurez s’il y a un conflit d’honoraire dans votre horaire.  Inscrivez textuellement l’emplacement de votre rendez-vous dans le champ textuel « Emplacement ».  Vous pouvez choisir un degré de priorité en cliquant sur la liste déroulante « Priorité ». 23
  24. 24. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com N.B. : Une icône s’affichera lorsque vous passerez le curseur de votre souris sur le rendez vous.  Si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs puissent voir que vous avez un rendez-vous, cochez la case « Privé ». o Dans l’onglet « Description », inscrivez textuellement une description approfondie de ce que va être votre rendez-vous. Vous pouvez également ajouter des notes. o Dans l’onglet « Participants », vous pouvez inviter d’autres personnes à ce rendez-vous :  À partir de la liste déroulante des utilisateurs et des groupes dans eGroupWare. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez la touche contrôle enfoncée. Un courriel leur sera envoyé afin de leur communiquer l’information.  À partir du carnet d’adresse. Choisissez « Carnet d’adresses » dans la liste déroulante et inscrivez le nom de la personne dans votre carnet d’adresse que vous souhaitez inviter. Cliquez sur .  Cliquez sur . o Dans l’onglet « Récurrence », vous pouvez afficher à intervalles réguliers le rendez-vous. Par exemple : tous les lundis à 9h00. 24
  25. 25. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Dans l’onglet « Liens », vous pouvez attacher un fichier au rendez-vous :  Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.  Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . o Dans l’onglet « Alarmes », vous pouvez vous fixer des alarmes pour vous fixer des rappels.  Choisissez le nombre de jours et le nombre d’heures avant le rendez-vous où vous souhaitez être averti.  Vous pouvez également appliquer ces alarmes à tous les participants à partir de la dernière liste déroulante.  Cliquez sur . • Cliquez sur : o : Pour enregistrer les changements. o : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer. o : Pour supprimer le rendez-vous. N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission d’effacer le rendez-vous. 25
  26. 26. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com d. Modifier ou supprimer un rendez-vous : • Cliquez sur le rendez-vous à modifier. • Vous serez alors redirigé vers la même fenêtre que pour créer un rendez-vous. Maintenant vous pouvez changer les données. En bas de la fenêtre il y a 3 boutons : • : Pour enregistrer les changements. • : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer. • : Pour supprimer le rendez-vous. N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission d’effacer le rendez-vous. 26
  27. 27. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com III. La Messagerie a. Gestion des signatures :                                  Error: Reference source not found .................................. b.  Comprendre et lire les messages :             Error: Reference source not found ............. c.  Composer des messages :                              Error: Reference source not found .............................. d. Ajouter un contact à partir d’un message :Error: Reference source not found e. Rechercher un message :                                Error: Reference source not found ................................ f. Répondre aux messages :                                Error: Reference source not found ................................ g. Supprimer des messages :                              Error: Reference source not found .............................. h. Imprimer des messages :                                Error: Reference source not found ................................ i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :  Error: Reference source not found .. j. Organiser les messages dans des dossiers :Error: Reference source not found 27
  28. 28. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Gestion des signatures eGroupWare permet aux utilisateurs de créer plusieurs signatures à pour les messages. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de « Messagerie ». • Cliquez sur « Gérer les signatures » o Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur l’icône « Nouveau » .  Choisissez le nom de votre signature dans le champ « Description ».  Cochez la case « Signature par défaut » si vous souhaitez que ce soit celle-ci qui s’insère automatiquement à la fin de chacun de vos messages.  Rédigez votre signature.  Cliquez sur pour enregistrer la signature. o Pour « Supprimer », cochez la case correspondante à la signature que vous souhaiter supprimer et cliquez sur l’icône « Supprimer » . 28
  29. 29. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com b. Comprendre et lire les messages Pour lire un message, vous n’avez qu’à cliquer sur le sujet du message. Les nouveaux messages sont des messages « Non-lus » par défaut et sont en caractères gras. En effet, eGroupWare affiche les messages d’une certaine manière en fonction des actions qui ont été faites sur ceux-ci. o Message « Non-lu ». o Message « Répondu ». o Message « Lu ». o Message contenant un fichier attaché Cependant, vous pouvez à tout moment choisir de modifier le format d’affichage de vos messages. • Cochez la case correspondante au message que vous voulez afficher d’une certaine manière. • Puis sélectionnez le format d’affichage souhaité : • : Marquer le message sélectionné comme « Lu ». • : Marquer le message sélectionné comme « Non-lu ». • : Marquer le message sélectionné comme « marqué ». (surligne le sujet du message en rouge) • : Marquer le message sélectionné comme « Non-marqué ». c. Composer des messages • Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre « Messagerie » . • Cliquez sur l’icône « Composer un message » . 29
  30. 30. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Il est possible d’envoyer un message à plusieurs personnes en même temps. • Pour cela, remplissez les champs centraux destinés aux adresses de courriels des destinataires.  Plusieurs options d’envoie s’offrent à vous dans les listes déroulante à gauche de chacune des adresse messages que vous avez entrées, vous pouvez : o Envoyer un message en « Copie cachée », ce qui signifie que les autres destinataires ne verront pas que le message a été envoyé à cette personne. o Envoyer une « Copie » du message à un destinataire, ce sera visible aux autres destinataires. o Envoyer au destinateur principal en choisissant l’option d’envoie « A ». 30
  31. 31. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Envoyer le message directement dans un des dossiers conteneurs de votre Messagerie personnelle, en choisissant « Folder ».  Vous devez en suite sélectionner le dossier dans lequel le message va se retrouver. • Si vous avez saisi une adresse de courriel et vous ne souhaitez plus que ce destinataire reçoive le message, il est possible de le supprimer de la liste d’envoie en cliquant sur le bouton « Enlever » à sa droite. • Remplissez le champs « Sujet » avec le sujet de votre message, comme ici : Guide d’utilisation eGroupWare. • Écrivez votre texte en utilisant l’éditeur de texte situé au dessus de la zone de texte. • Choisissez la signature qui s’insérera automatiquement à la fin de votre message via la liste déroulante. • Si vous voulez insérer un accusé de réception, cochez la case « Notification de réception ». • Une fois fini, cliquez sur « Envoyer » . d. Ajouter un contact à partir d’un message • Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre « Messagerie » . • Cliquez sur l’icône « Composer un message » . 31
  32. 32. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cliquez sur l’icône « Carnet d’adresses » . • Cliquez sur puis rentrez les informations comme expliqué dans la section « Ajouter un contact » de la partie « Carnet d’adresses ». e. Rechercher un message : Lorsque vous souhaitez rechercher un message dans votre boite de messagerie, eGroupWare vous offre plusieurs options de recherche : • Dans la liste déroulante centrale, choisissez une option de recherche : o La « Recherche rapide » est la plus vaste des fonctions de recherche et permet de rechercher à travers toutes les informations contenues dans les messages. o La recherche par « Sujet » vous permet de rechercher les messages dont le sujet est identique. o La recherche par expéditeur en utilisant la fonction « De » vous donnera tous les messages que vous avez reçus d’un certain expéditeur. o La recherche par destinataire en utilisant la fonction « A » vous donnera tous les messages envoyés à ce destinataire. o La recherche par copie de message envoyé à un destinataire avec la fonction « Copie à ». • Inscrivez dans le champ à côté des options de recherche le, ou les mots contenus dans les messages que vous recherchez. • Appuyer sur « Entrée ». 32
  33. 33. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Vous pouvez également choisir quelles sortes de messages doivent être affichés dans votre fenêtre de « Messagerie » : o Choisissez dans la liste déroulante « l’État » des messages que vous souhaitez afficher. Vous avez plusieurs options :  « N’importe quel statut » affichera tous les messages contenant le sujet de votre recherche.  « Marqué » affichera seulement les messages marqués contenant le sujet de votre recherche.  « Non-lu » affichera seulement les messages non-lus contenant le sujet de votre recherche.  « Répondu » affichera seulement les messages auxquels vous avez répondus et contenant le sujet de votre recherche.  « Lu » affichera seulement les messages lus contenant le sujet de votre recherche.  « Effacés » affichera seulement les messages supprimés contenant le sujet de votre recherche. f. Répondre aux messages : Lorsque vous ouvrez un message, plusieurs options sont alors envisageables. 33
  34. 34. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Envisageons un scénario dans lequel un message serait envoyé à une douzaine de personnes dont vous-même. o Pour répondre uniquement à l’expéditeur, cliquez sur l’icône « Répondre » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. o Pour répondre à l’ensemble, cliquez sur l’icône « Répondre à tous » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. o Pour faire suivre le message à une personne qui ne faisait pas partie des destinataires au départ, cliquez sur l’icône « Transférer » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. À côté du message auquel vous venez de répondre sera alors affiché l’icône « Répondu » . g. Supprimer des messages : • Pour supprimer des messages, il vous suffit de cocher la case correspondante aux messages que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône « Supprimer » . N.B. : Lorsque vous supprimez un message il est mis en quarantaine et peut être récupéré dans le dossier Corbeille situé dans la liste des dossiers de la colonne de gauche de la fenêtre « Messagerie ». Pour le supprimer totalement il faut que vous répétiez une deuxième fois la suppression dans la corbeille directement. h. Imprimer des messages : 34
  35. 35. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Lorsque vous consultez un message il est possible de l’imprimer en cliquant sur l’icône « Imprimer » dans la barre du haut de la fenêtre message. i. Enregistrer des messages dans l’Infolog : Il est possible de sauvegarder dans « l’Infolog » les messages envoyés et reçus afin de les rattacher à une fiche de contact. • Pour un message reçu : o Lorsque vous ouvrez le message reçu cliquez sur l’icône « enregistrer dans l’Infolog » . o La fenêtre suivante apparaît : o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent automatiquement. 35
  36. 36. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de l’enregistrement dans l’Infolog. • Pour un message envoyé : o Avant votre envoie, cochez la case « Enregistrer comme Infolog » dans la barre du haut de la fenêtre de rédaction du message. o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent automatiquement. o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de l’enregistrement dans l’Infolog. j. Organiser les messages dans des dossiers : Pour une utilisation rapide et efficace de la messagerie, eGroupWare propose un système de classification par dossier. Vous pouvez par la suite placer vos messages dans les différents dossiers selon vos normes établies. • Créer un nouveau dossier : o Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de messagerie. o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. 36
  37. 37. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Cliquez sur le dossier devant contenir le nouveau répertoire. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » du formulaire. Le répertoire racine est le « Inbox » ou bien encore la boite aux lettres. o Inscrivez le nom du nouveau dossier dans le champ « Créer un sous-dossier ». o Cliquer sur le bouton . • Renommer un dossier : o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. o Cliquez sur le dossier devant être renommé. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » ainsi que dans le champ « Renommer le dossier ». o Effacez le champ « Renommer le dossier » et entrez le nou- veau nom. o Cliquez sur le bouton pour finir de renommer le dos- sier. • Supprimer un dossier : o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. o Cliquez sur le dossier devant être supprimé. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » du formulaire. o Cliquez sur le bouton pour terminer la suppression. • Déplacer les messages vers un dossier : o Sélectionnez les messages que vous voulez déplacer vers un dos- sier en cliquant sur la case à cocher se trouvant devant le titre du 37
  38. 38. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com message. Vous pouvez sélectionner tous les messages affichés en cliquant sur la première case à cocher (celle qui se trouve de- vant « Sujet »). o Cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez placer les mes- sages. 38
  39. 39. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com IV. L’Infolog a. Présentation    :                                                    Error: Reference source not found .................................................... b. Ajouter une entrée dans l’Infolog :              Error: Reference source not found .............. c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :      Error: Reference source not found ...... d. Modification dans l’Infolog :                            Error: Reference source not found ............................ e. Supprimer dans l’Infolog :                               Error: Reference source not found ............................... a. Présentation : 39
  40. 40. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com L’Infolog est un CRM (gestion de la relation Client) qui utilise les données contenues dans le « Carnet d’adresses » et qui combine les fonctions de liste des tâches, de notes et de gestion d’appel. Il permet de regrouper toutes les activités liées à un contact ou à un projet. Les entrées peuvent être visualisées, modifiées ou ajoutées dans « l’Infolog » ou depuis « le Carnet d’adresses », « la Gestion de Projets » ou le « Calendrier ». Des documents et des fichiers peuvent être liés à l’Infolog et sauvegardés. b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : Il est possible d’ajouter une entrée dans « l’Infolog » à partir de plusieurs endroits, la « Messagerie », le « Carnet d’adresses », ou directement dans « l’Infolog ». • À partir de la « Messagerie » : voir III.i. Enregistrer des messages dans l’Infolog. • À partir du « Carnet d’adresses » : voir I.d. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse. • À partir de l’Infolog : o Sélectionnez en haut à droite de la fenêtre « Infolog » le type d’entrée voulu :  « Tâche »  « Appel téléphonique »  « Note » o la fenêtre suivante apparaît : 40
  41. 41. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Par défaut le champ « Type » est automatiquement rempli par le type d’entrée choisie précédemment. o Choisissez dans la liste déroulante la « Catégorie » correspondante à l’entrée ou au contact. o Dans la liste déroulante « Contact » choisissez le « Carnet d’adresses » puis inscrivez le nom de la personne auquel vous voulez rattacher l’entrée dans l’Infolog. Cliquez sur . N.B. : Si vous souhaitez afficher le courriel ainsi que le numéro de téléphone du contact, cochez la case « Téléphone/Email ». o Inscrivez le sujet de l’entrée dans le champ textuel « Sujet ». 41
  42. 42. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Dans l’onglet « Description » : o Inscrivez la description de l’entrée dans l’Infolog. • Dans l’onglet « Liens » : o Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher. o Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . • Dans l’onglet « Délégation » : o Vous pouvez donner un ordre de priorité à l’entrée dans la liste déroulante « Priorité ». o Vous pouvez envoyer un courriel aux utilisateurs eGroupWare pour les mettre au courant de l’entrée dans l’Infolog. Si vous souhaitez envoyer un courriel à plusieurs personnes, utilisez la touche contrôle. • Dans l’onglet « Gestionnaire de projets » o Vous pouvez choisir un projet en relation avec l’entrée et y attribuer un budget d’heures de travail. • Vous pouvez alors : o Annuler les changements en cliquant sur . o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouverte en cliquant sur . o Enregistrer les changements en cliquant sur . 42
  43. 43. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com c. Rechercher une entrée dans l’Infolog : • Il existe 5 fonctions de recherche différentes que l’on peut combiner pour une recherche plus précise : o La recherche par « Catégorie » : Vous pouvez choisir dans la liste déroulante d’afficher « Tous » les résultats ou bien exclusivement ceux faisant partis d’une catégorie. o La recherche par « Type » : Choisir parmi les trois options suivantes, « Note », « Tâche » ou « Appel téléphonique ». o La recherche par « Statut » : Vous pouvez sélectionnez les entrées suivant différents statuts (Fait, Facturé, Appel, …). o La recherche avec la fonction « Filtrer » : permet de choisir si on veut afficher les données « Privées » ou accessibles à « Tous ». o La fonction « Chercher » : permet d’effectuer des recherches textuelles. • Cliquez sur 43
  44. 44. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com 1 d. Modification dans l’Infolog :  Cliquez sur l’icône « Infolog » .  Cliquez sur l’icône « Modifier » correspondant à l’Infolog que vous voulez modifier.  La fenêtre suivante s’ouvre :  Modifiez les champs.  Cliquez sur . 44
  45. 45. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com e. Supprimer dans l’Infolog :  Cliquez sur l’icône « Infolog » .  Cliquez sur le bouton « Supprimer » correspondant à l’entrée dans l’Infolog que vous souhaitez supprimer. 45
  46. 46. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com V. La Base de connaissance a.  Créer une catégorie :                                        Error: Reference source not found ........................................ b.  Créer une sous-catégorie :                             Error: Reference source not found ............................. c.  Créer un article :                                                 Error: Reference source not found ................................................. d. Publier une question :                                       Error: Reference source not found ....................................... e. Supprimer un article :                                       Error: Reference source not found ....................................... f. Répondre à une question :                              Error: Reference source not found .............................. g. Chercher un article :                                          Error: Reference source not found .......................................... 46
  47. 47. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Créer une catégorie : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance »  dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les catégories ». • Cliquez sur en bas à gauche de la fenêtre. • Entrez les informations relatives à cette catégorie : o Vous pouvez choisir une « catégorie parente ».  Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au sein du département Marketing de l’entreprise. Donnez un « Nom » à la catégorie. Écrivez la « Description » de la catégorie. o Vous pouvez créer cette catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ». o Le code de couleur est optionnel. Une fois terminé, vous pouvez :  Enregistrer la catégorie en cliquant sur .  Annuler les informations entrées en cliquant sur . 47
  48. 48. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com b. Créer une sous-catégorie : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance »  dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les catégories ». • Cliquer sur à droite du nom de la catégorie parente de la sous- catégorie. Donnez un « Nom » à la sous-catégorie. Écrivez la « Description » de la sous-catégorie. o Vous pouvez créer cette sous-catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ». o Le code de couleur est optionnel. o Une fois fini, vous pouvez :  Enregistrer la sous-catégorie en cliquant sur .  Annuler les informations entrées en cliquant sur . c. Créer un article : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance »  dans eGroupWare. 48
  49. 49. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • cliquer sur « Nouvel article ». • La fenêtre suivante apparaît : o Dans le champ « Catégorie », choisissez la catégorie dans laquelle va se retrouver l’article en cliquant sur la liste déroulante. o Ajoutez un titre à l’article dans le champ « Titre ». o Ajoutez un sujet à l’article dans le champ « Sujet ». o Entrez certains mots clés dans le champ « Mots-clés »décrivant bien le contenu de l’article. Vos recherches futures n’en seront que facilitées. • Tapez l’article à l’aide de l’éditeur de texte pour les styles. 49
  50. 50. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cliquez sur pour enregistrer l’article. • Vous arrivez sur une page récapitulant les informations et au bas de laquelle se trouve une fenêtre avec 3 onglets : o « Article » : Permet d’éditer, de supprimer et de commenter l’article. o « Liens & Fichiers » : Permet d’attacher des fichiers à l’articles, de créer des liens et de lier l’article à d’autres articles. o « Historique » : Permet de voir l’historique de l’article. • Cliquez sur « vue principale » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de l’écran pour revenir à la liste des articles. • Selon les réglages du module, il faudra que l’article soit validé pour être publié. d. Publier une question : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance »  dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Cliquez sur « Ajouter une question » dans le menu « Base de connaissance ». • Remplissez les champs suivants : o « Sommaire » : Bref résumé de la question posée. o « Détails » : Développement complet de la question avec précision. 50
  51. 51. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o « Catégorie » : Permet de rattacher une question à une catégorie. • Cliquez sur l’icône . • La question apparaîtra dans le menu « Question sans réponses » dans la liste des articles. e. Supprimer un article : • Ouvrez l’article que vous souhaitez supprimer. • Allez dans l’onglet « Article ». • Cliquez sur . f. Répondre à une question : • Cliquez sur la question à laquelle vous souhaitez répondre. • Continuez comme si vous étiez en train d’écrire un nouvel article. Selon les réglages du module, il faudra que la réponse soit validée pour être publiée. g. Chercher un article : • Dans la page d’articles, entrez quelques mots représentatifs de l’article que vous recherchez. 51
  52. 52. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cliquer sur pour lancer la recherche ou alors pour faire une recherche plus fine. o Cliquez sur « Recherche avancée ». o La fenêtre suivante apparaît : • Complétez les champs. • Cliquez sur pour lancer la recherche. 52
  53. 53. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com VI. Les Ressources a. Créer des catégories :                                       Error: Reference source not found ....................................... b. Supprimer des catégories :                             Error: Reference source not found ............................. c.  Créer des ressources :                                      Error: Reference source not found ...................................... d.  Réserver une ressource :                                Error: Reference source not found ................................ 53
  54. 54. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Créer des catégories : • Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Cliquez sur . • Remplissez les champs : o « Catégorie parente » : sélectionner la catégorie parente (seulement si la catégorie doit être une sous catégorie d’une autre catégorie). o « Nom » : Nom de la catégorie. o « Description » : Description de la catégorie. o « Couleur » : Couleur à affecter à la catégorie (optionnel). o « Icône » : Icône à affecter à la catégorie. • Cliquez sur . N.B. : Créer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis. b. Supprimer des catégories : • Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Cliquez sur à droite du nom de la catégorie à supprimer. N.B. : Supprimer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis. 54
  55. 55. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com c. Créer des ressources : • Allez dans le module de « Ressources ». • Cliquez sur en bas de la page ou « Ajouter une ressource » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Remplir les champs sans oublier de sélectionner la catégorie dans laquelle mettre la ressource. d. Réserver une ressource : • Sélectionnez la « catégorie ». • Cliquez sur l’icône « Réserver cette ressource » de la ressource souhaitée. • Remplissez les champs et cliquez sur . 55
  56. 56. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com VII. Les Communiqués a.  Ajouter des communiqués :                           Error: Reference source not found ........................... b.  Lire les communiqués :                                    Error: Reference source not found .................................... c.  Les préférences de communiqués :            Error: Reference source not found ............ d. Rechercher un communiqué :                       Error: Reference source not found ....................... e. Droit sur les accès aux communiqués :     Error: Reference source not found ..... 56
  57. 57. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com Avec l’application « Communiqués », vous pouvez publier et lire des messages, tels que des bulletins d’informations d’entreprise. Ainsi les employés ont un point central où ils peuvent trouver les nouvelles. a. Ajouter des communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. • Cliquez sur « Ajouter ». • La fenêtre suivante apparaît : 57
  58. 58. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Pour créer un nouveau communiqué, les champs suivants doivent être remplis : o « En tête » : Titre du communiqué. o « Accroche » : Une petite introduction du communiqué. o « Contenu » : Le communiqué complet. Vous pouvez utiliser l’éditeur de texte pour les styles. o « Catégorie » : Vous pouvez spécifier la catégorie dans laquelle doit se trouver le communiqué. o « Visible » : Indique la visibilité du communiqué. Vous pouvez choisir : « Toujours », « Jamais et « Par date » (par date). Si vous choisissez « Par date », vous devrez alors indiquer l’intervalle dans lequel doit être visible le communiqué, en remplissant les champs « début » et « fin ». • Cliquez sur . b. Lire les communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. • Cliquez sur « Lire les communiqués ». c. Les préférences de communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. 58
  59. 59. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Cliquez sur « Préférences » dans le menu Préférences et non le menu Général. • La fenêtre suivante apparaît : • Dans la première catégorie qui s’intitule « Montrer les communiqués sur la page principale ? », vous avez différentes options lorsque vous cliquez sur la liste déroulante : o « Non » n’affichera aucun communiqué sur la page principale des communiqués. o « Oui » affichera le titre des communiqués ainsi que le contenu sur la page principale des communiqués. o « Oui vue réduite » afficher seulement les titres des communi- qués sur la page principale des communiqués. • La deuxième catégorie intitulé « Nombre d’articles à af- ficher dans l’écran principale » vous permet de déterminer le nombre d’article que vous souhaitez affichez sur la page principale des communi- qués. d. Rechercher un communiqué : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. 59
  60. 60. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Il y a deux options de recherche : o « Recherche textuelle » : entrez le mot contenu dans le com- muniqué que vous cherchez. Cliquez sur . o « Recherche par Catégories » : Si vous souhaitez afficher seulement les communiqués d’une certaine catégorie, cliquez sur la liste déroulante et choisissez la catégorie voulue. e. Droit sur les accès aux communiqués : Il est possible de donner des droits en lecture ainsi qu’en écriture aux utilisateurs d’eGroupWare. Pour chaque catégorie on peut spécifier quels utilisateurs et/ou groupes ont les droits en lecture et quels utilisateurs et/ou groupes ont les droits en écriture. Pour sélectionner plusieurs groupes ou utilisateurs, vous pouvez garder la touche « Control » appuyée durant la sélection. 60
  61. 61. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com VIII. Gestionnaire de projet a.  Création d’un nouveau projet :                     Error: Reference source not found ..................... b.  Assigner des tarifs à un projet :                   Error: Reference source not found ................... 61
  62. 62. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Création d’un nouveau projet : • Cliquez sur l’icône « Projets » . • Dans le menu à gauche choisissez « Liste des projets » et appuyez sur en bas à gauche de la fenêtre principale. • La fenêtre pour remplir les détails du projet apparaît : • L’ID du projet est automatiquement rempli. Donnez un « Titre » à votre projet. 62
  63. 63. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Dans l’onglet « Général » : o Choisissez une « catégorie », une « date de début » prévue (si cette date n’est pas connue, choisissez la date courante), une « date de fin » (si connue), le « temps prévu » (s’il s’agit d’une banque d’heures). Pour l’instant il n’est pas nécessaire de remplir ni le champ «Priorité» ni le champ «État» (situé un bas de l’écran, non pas celui à droite). • Dans l’onglet « Description » : o Le « nom » complet de la société doit obligatoirement être inscrit afin de pouvoir faire des recherches autant par « nom » que par « acronyme ». 63
  64. 64. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com N.B. : Avant de passer à l’onglet suivant appuyez sur le bouton afin de vous assurer que les informations saisies seront sauvegardées. • Dans l’onglet « Membres » : o vous devez choisir un coordinateur du projet qui, théoriquement, sera automatiquement avisé si le budget prévu du projet est dépassé. La convention est la suivante : dans le champ «Disponibilité générale» on inscrit le nombre total d’heures par semaine (ex. 37.5) et dans le champ «Disponibilité du projet» on inscrit un chiffre (ex.50) représentant le pourcentage du temps qui peut être alloué à un projet pendant une semaine. N.B. : Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire d’inscrire les membres du projet pour qu’ils puissent utiliser ce projet dans leur feuille de temps. Autrement dit, tous les utilisateurs faisant partie du « groupe Personnel » pourront utiliser n’importe quel projet sans avoir besoin d’être membre du projet. • Dans l’onglet Comptabilité : o Afin de pouvoir assigner des tarifs horaires à un projet, il faut absolument choisir, dans le champ «Type de comptabilité», «Budget et liste de prix». 64
  65. 65. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Dans l’onglet « Liens » : o Comme le nom le suggère, il est possible de faire le lien avec un ou plusieurs contacts du « Carnet d’adresses », avec un événement du « Calendrier » ou bien avec un autre projet B qui deviendra un sous projet du projet que vous venez de créer. • Appuyez sur pour sauvegarder le projet ainsi créé. b. Assigner des tarifs à un projet : • Cliquez sur l’icône «Projets» . • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran. • Le menu à gauche s’ouvre, appuyez sur «Liste de projets». • Sélectionnez le projet désiré en cliquant sur son « nom ». 65
  66. 66. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • Dans le menu à gauche cliquez sur «Liste de Prix». • Vous remarquez que le projet que vous avez sélectionné appa- raît dans le champ « Titre Client » de l’écran «Liste de Prix». • Choisissez le(s) prix qui s’applique (nt) au projet (s’il existe déjà dans la liste) en appuyant sur l’icône « Modifier » . Sinon, créez un nouveau prix en appuyant sur le bouton en bas à gauche de la fenêtre « Liste de Prix ». o Dans l’onglet « Projet » :  Dans le champ «Disponible» choisissez l’option «Facturable».  Dans le champ «Prix», inscrivez le tarif horaire et enregistrez les modifications. o Dans l’onglet « Description » :  Inscrivez une description des tarifs rac- cordés au projet. • Cliquez sur . N.B. : dans la « Liste de prix », le tarif que vous avez choisi est passé du statut de « Non » à « Facturable ». 66
  67. 67. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com IX. Créer une feuille de temps • Cliquez sur l’onglet « Feuilles de temps » . 67
  68. 68. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com • La fenêtre suivante s’affiche : • Cliquez sur le bouton en haut à droite ou en bas à gauche de la fenêtre « Feuilles de temps ». • Remplissez les champs de la fenêtre.  L’ « utilisateur » par défaut qui apparaît est le votre. Pour le changer, choisissez parmi les choix dans la liste déroulante.  Cliquez dans le champ « Projet » et choisissez le projet auquel est rattaché la feuille de temps. 68
  69. 69. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com  Dans le champs « Prix à l’unité », il s’agit d’un temps non-facturable, choisissez « aucun », sinon, choisissez le tarif correspondant. o Dans l’onglet « Général » :  Le champ « Titre » est automatiquement rempli avec le nom du projet sélectionné auparavant.  Le champ « Catégories » est optionnel mais permet de mieux cibler le temps imparti à certaines Catégories.  Le jour où les heures ont été travaillées doit être inscrit dans le champ « Date ».  Le champ « Heure de début » est optionnel.  Dans le champ « Durée », inscrivez la durée de travail réalisé.  Le champ « Quantité » se remplit alors automatiquement. o Dans l’onglet « Notes » :  Vous pouvez inscrire les détails concernant les tâches accomplies pendant la durée de travail inscrite dans la feuille de temps. 69
  70. 70. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o Dans l’onglet « Liens » :  Par défaut, votre feuille de temps est liée automatiquement au projet qui lui correspond.  Vous pouvez attacher un fichier à la feuille de temps : • Cliquez sur et sélectionner le fichier correspondant. • Cliquez sur et cochez la petite case blanche à côté. • Une fois la « Feuille de temps » complétée, si vous souhaitez : o Enregistrer la « Feuille de temps », cliquez sur . o Enregistrer la « Feuille de temps », puis en créer une nouvelle par la suite, cliquez sur . o Appliquer les modifications inscrites dans les champs et garder la « Feuille de temps » ouverte, cliquez sur . o Annuler les changements apportés à la « Feuille de temps », cliquez sur . 70
  71. 71. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com o supprimer la « Feuille de temps », cliquez sur . 71
  72. 72. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com X. Gestionnaire de fichiers a.  Présentation des icônes :                                Error: Reference source not found ................................ b.  Créer un nouveau fichier :                              Error: Reference source not found .............................. c.  Créer un nouveau dossier :                            Error: Reference source not found ............................ d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers :    Error: .... Reference source not found e. Comment supprimer un fichier ou un dossier : Error: Reference source not found 72
  73. 73. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com a. Présentation des icônes : i. L’icône signifie remonter dans la hiérarchie des dossiers. ii. L’icône permet de modifier le document importé directement via la plateforme Internet eGroupWare. iii. L’icône permet d’enregistrer les changements effectués après avoir modifié le document sur la plateforme Internet eGroupWare. iv. L’icône permet de rafraîchir la page après avoir fait des modifications directement via la plateforme Internet eGroupWare ou après avoir importer un document. v. L’icône permet de supprimer le fichier correspondant à la case cochée. vi. L’icône permet de modifier les commentaires rattachés à un fichier. vii. L’icône permet de se rendre à un emplacement choisi en sélectionnant un cheminement. Ex : /home/marketing • L’icône permet à l’utilisateur d’importer un fichier de son disque dur vers la plateforme eGroupWare. • L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau dossier conteneur. Ex : si je veux regrouper plusieurs fichiers dans un même dossier, je commence par créer le dossier puis j’importe les fichiers vers celui-ci. • L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau fichier directement sur la plateforme eGroupWare sans passer par un éditeur de texte (suite Microsoft Office par exemple). 73
  74. 74. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com b. Créer un nouveau fichier : • Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » . • Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et entrez le nom du fichier que vous allez créer. Ex : On veut créer un fichier intitulé marketing. • Cliquez ensuite sur l’icône de « Création de fichier » . • Vous arrivez dans l’éditeur de texte eGroupWare. • Composez votre texte. • Une fois votre texte terminé vous pouvez le sauvegarder en cliquant sur l’icône de « Sauvegarde » . • Il est possible de pré visualiser les modifications apportées avant la sauvegarde en cliquant sur l’icône suivante . 74
  75. 75. Gestion­Ressources www.gestion­ressources.com c. Créer un nouveau dossier : • Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » . • Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et entrez le nom du dossier conteneur que vous voulez créer. Ex : On veut créer un dossier conteneur intitulé marketing. • Cliquez ensuite sur l’icône de création de fichier . • Votre dossier est créé : 75

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