Intervento di Dario D’Urso

1. Il responsabile della conservazione,
figura chiave per l’attivazione della Fatturazione Elettronica e
della Conservazione Sostitutiva dei Documenti.
Dario D’Urso
Responsabile della Conservazione Sostitutiva Gruppo CMT
Socio fondatore ANORC
ExpoComm Italia 2008
Fiera di Roma

2. premessa
Il responsabile della conservazione è il fattore chiave di successo di ogni progetto
di conservazione sostitutiva
Per attivare la fatturazione elettronica dobbiamo essere pronti alla conservazione
sostitutiva delle stesse
Per portare a compimento la rivoluzione digitale dobbiamo:
“estirpare la cultura della resistenza al cambiamento”
Il responsabile della conservazione sostitutiva partecipa al re-engineering dei processi
documentali e al disegno di nuove procedure di controllo.
Il responsabile deve garantire il “contribuente” che i nuovi processi documentali
presentino profili di rischio fiscale/tributario prossimi allo zero.

3. Segmentazione del mercato
0ltre 7.000.000 di soggetti
LA BUSINNESS
COMMUNICATIONS TOP/LARGE 50.000 (0,07%)
volumi annui 2mld/doc
PMI/SOHO 5 mln (71%)
volumi annui 3mld/doc
ESERCENTI/ATIPICI
(28%)
Volumi annui 1,5 mld/doc

4. Percorsi evolutivi
EDI
100
80 multicanale
(PDF-carta)
60
40 100% carta
100% carta
(manuale) (ibrido)
20
0
-20
-40
-60
Vantaggi

5. la resistenza al cambiamento
Non è vantaggioso
Le regole sono rigide, troppo rischioso in caso di errori o
comportamenti anomali, non vi sono scappatoie
Oggi è un problema in capo ad “altri”, domani andrà ad
incidere in maniera diretta sul budget di qualcuno
Cercare di far percepire un costo esorbitante (50, 60 anche
70 € a documento), per far sognare un risparmio altrettanto
esorbitante, non convince nessuno
È ancora presto, mandiamo avanti gli altri poi si vedrà
Regole non chiare
Ogni 15 giorni è impensabile riuscire a conservare (chissà
perché 15gg per le fatture e 18 mesi per le scritture
contabili)
Chi firma; che cosa firma; quando firma
Problemi tecnici da risolvere, lo spool, il pdf, scanner….
Quanto costa e a chi ci si deve rivolge
In-house o in outsourcing
Meglio un supertecnico o un mega tributarista
Mi affido ad una CA o compro su eBay

6. l’opportunità di sviluppo
Conoscenza e controllo dei processi documentali
Censimento completo dei processi documentali
Pianificazione completa delle attività connesse alla
emissione e conservazione dei documenti fiscali
indipendentemente dal canale di delivery
Controllo delle attività, degli attori interni ed esterni
Controllo dei contenuti in relazione alla contabilità e non ai
processi informatici
Identificazione degli errori e loro correzione/rimozione
Efficacia e efficienza gestionale
Gestione dell’informazione fiscale e tributaria svincolata dai
processi di delivery
Velocità nei controlli e nelle verifiche
Approccio deterministico e determinato alla documentazione
valida ai fini fiscali e tributari
Saving
Meno carta, meno metri cubi occupati, meno C02
Riqualificazione del personale

7. scenario
Workflow ciclo attivo: emissione, trasmissione, controllo, conservazione
Linea 1 Linea 2 Linea 3 Linea n Contabilizzazione
Controllo rispondenza Verifica
CONSERVAZIONE contenuto, indicizzazione corrispondenza
SOSTITUTIVA e stabilizzazione/ dati
uniformazione dei dati
SI Verifica OK? NO Correzione errore
Archiviazione
elettronica
Archivio
Trasmissione telematica,
pubblicazione WEB , Clienti
Postalizzazione cartacea

8. scenario
Workflow ciclo passivo: ricezione, controllo, conservazione
Ricezione
VAN EDI Controllo
Contabilizzazione
Acquisizione
PEC
Indicizzazione
+
+ +
+ Archiviazione
Client fatturazione
Conservazione Sostitutiva
Ricezione
Controllo
Contabilizzazione
Acquisizione
Indicizzazione
ALTRI Archiviazione

9. conclusioni
Il responsabile della conservazione non può operare in modo autoreferenziale
Il responsabile deve farsi carico del suo ruolo e pertanto deve essere competente,
autorevole e determinato
La conservazione sostitutiva dei documenti validi ai fini fiscali e tributari impone che
il Responsabile sia perfettamente a conoscenza delle norme fiscali vigenti al fine di
poter supportare il “contribuente” nella delicata fase della esibizione e controllo dei
documenti conservati, ma anche per dare indirizzo alle politiche di riorganizzazione
che devono essere messe in atto
Per fare questo il responsabile deve avere fonti informative e formative serie.
Deve aggiornarsi, deve studiare e potersi confrontare.

10. Grazie a tutti!
DARIO D’URSO
d.durso@cmtrading.it
www.gruppocmtrading.it