1. ¿TODO EN ORDEN?
TAREA 7.1 para GPT
Por Rocio Haro
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2. Empieza FITURTECH 2013, y como organizador de eventos,
debemos coordinar y supervisar su desarrollo.
A continuación, se explicarán las diferentes acciones que se
llevarán a cabo durante los tres días del evento.
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3. Personal necesario: Funciones y actitudes:
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4. 1. Personal relacionadas con las relaciones
públicas y el protocolo:
• Personal de protocolo y relaciones públicas (2 personas): antes del inicio del evento, se encargarán
de la promoción del mismo a través de los folletos, cartas de invitación, anuncios… .Posteriormente
de la señalización en la sede, colocación de los diferentes adornos y señalización de los asientos de
personalidades relevantes y ponentes. Atenderán a los invitados.
• Jefe de prensa: (1)Encargado de la sala de prensa, recibirá a los diferentes medios, les facilitará la
documentación necesaria así como el acceso a medios audiovisuales para que puedan elaborar los
reportajes necesarios. También elaborará síntesis de todo lo que se ha producido en el evento, así
como el seguimiento de las plataformas sociales donde informará del desarrollo del mismo.
• Presentadores (3 presentadores, uno por jornada). Darán la bienvenida a la jornada de cada día, en
la cual explicaran los temas a tratar durante el día. También harán de relaciones públicas con los
diferentes asistentes.
• Moderadores (3), invitados a moderar las tres mesas redondas de las diferentes jornadas. Darán
orden de intervención, realizarán preguntas y contralarán la duración de la misma.
• Azafatas (8), Recibirán a los invitados con la entrega de acreditaciones, programa y kit del asistente.
Durante el evento se encargarán del micrófono para las preguntas, servirán el agua a los ponentes
cuando les falte, informarán de los diferentes accesos a los invitados, apoyarán al personal técnico
con la repartición de cascos para la traducción simultánea. Harán las veces de personal auxiliar a los
organizadores.
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5. 2. Personal de administración:
• Coordinador del evento (1), Asignará tareas a los diferentes
grupos comunicándose con los directores de cada
subgrupo, supervisará y controlará el buen desarrollo del
mismo.
• Jefe de recursos Humanos (1), coordinará los diferentes
grupos de trabajo. También estará a disposición de asistentes
y acompañantes.
• Departamento de economía (1), Se encargará de los ingresos
y gastos del evento, inscripciones, patrocinios, gastos
imprevistos. Mantendrá el presupuesto del evento.
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6. 3. Personal de ayuda
• Traductores (2), Al haber ponentes de lengua
inglesa, será necesario dos traductores, del español al
inglés y viceversa.
• Regidor(1), coordinará al equipo técnico, cuando hay que
encender luces, lanzar una presentación, subir el
sonido…
• Mantenimiento del Palacio , estarán pendientes y
localizados si fuera necesario algún cambio en la
ventilación, termostato, luces de la sala o conexiones de
internet y electricidad.
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7. 4. Personal de catering
• Cocineros, (3) para la elaboración del cóctel que se
servirá el ultimo día.
• Camareros (10), servirán las bebidas y bandejas de
canapés para el coctel de finalización
• Maître (1), coordinará los tiempos del servicio de
catering así como a su equipo.
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8. 5. Operarios
• Seguridad (2), para controlar la seguridad durante el evento.
• Técnicos (6), Se necesitan un técnico de luces, dos de sonido
(mesa y microfonía), video para controlar proyección y
ponencias, un técnico encargado de la traducción simultánea
y por último uno encargado del streaming, es decir, el directo
de las jornadas a través de internet.
• Limpieza (2), será necesario durante la jornada para la
limpieza de baños, sala y zonas comunes.
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9. Equipos técnicos, mobiliario y
material diverso:
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10. • Equipos de iluminación
Será necesario el montaje de una parrilla de luces. La iluminación optima será la
ambiental, con luces baja para poder ver la proyección y otra mas dirigida al
escenario para resaltar atril y la ambientación de la mesa redonda.
• Equipos audiovisuales
Proyector y pantalla para la exposición de presentaciones de los ponentes. Un
plasma dirigido al escenario para que sirva de referencia a moderadores y
ponentes junto con cronometro que mide los tiempos de las exposiciones.
Ordenadores necesarios para lanzar las presentaciones de los ponentes, así como
la propia presentación de la jornada (Marcará el nombre del bloque, del ponente y
los tiempos de descanso), microfonía de atril, de diademas para las ponencias y
otra microfonía de mano para el turno de preguntas. Altavoces distribuidos por la
sala y la mesa de mezclas y amplificadores necesarios. También será necesario un
puntero laser y pasador de diapositivas. Para la traducción simultánea, la cabina
donde se situarán los traductores y los cascos necesarios para los asistentes.
También habrá distribuidores de señal para los medios de comunicación.
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11. • Mobiliarios
Sillas para los asistentes. Mostrador de recepción, sala adecuada
para prensa, un kit de mobiliario para las mesas redondas
compuestas por sofás, mesas y sillas, atril. Por otro lado, mesas
para la sala del coctel de clausura.
• Equipos complementarios
Impresoras y fotocopiadoras tanto para la recepción como para la
secretaria del evento. Decoración y señalización como plantas y
moqueta, pancartas y letreros informativos y la señalización de los
asientos de los ponentes, moderadores y presentadores. Por otro
lado, los materiales fungibles necesarios: Papel, cartas, sobres,
acreditaciones, bolígrafos, cuadernos, serán repartidos en un kit del
asistente entregado en el momento de la acreditación.
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12. Documentación:
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13. La documentación con la que se trabajará
durante el evento consiste en:
• Boletín de Inscripción:
Disponibles en el mostrador de recepción, para aquellos asistentes que no se
hayan registrado antes, podrán hacerlo en el momento de su llegada.
• Programa oficial:
Información de los tres días de jornadas con los horarios de los diferentes bloques
y ponencias
• Libro de abstracts:
Información sobre las diferentes intervenciones y ponencias, junto con una breve
descripción del curriculum de los diferentes ponentes. Se entregará en CD junto
con la bolsa de obsequio.
• Credenciales:
Necesaria para la identificación de los asistentes. Serán de diferente color así se
trate del staff, ponentes, presentadores y moderadores o asistentes.
• Obsequios:
Aquí se encuentran parte del material fungible del que hablábamos
anteriormente. Constará de una bolsa con bolígrafos, libreta de apuntes, una
agenda y el CD del libro de abstract.
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14. Normas de protocolo:
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15. En esta ocasión no hay representación de las instituciones
públicas, sin embargo, se cuenta con la presencia de ponentes
que pertenecen a importantes empresas del sector, así, los actos
protocolarios serán:
• Protocolo de Bienvenida:
Los anfitriones, serán las personas que inauguran el
evento, Ana Larrañaga (Representante de FITUR) y Juan Molas
(Representa a ITH, Instituto Tecnológico hotelero). Se
encargarán de dar la bienvenida a los ponentes y
representantes de las empresas turísticas.
• Distribución de los ponentes:
Como habíamos comentado anteriormente, el personal de
relaciones públicas y protocolo, colocarán los nombres de los
ponentes, moderadores y presentadores en las primeras filas.
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16. • Colocación de banderas y ornamentación de la mesa:
No es el caso de las banderas, pues no es un acto
institucional, pero el personal de protocolo adornará la mesa
redonda con las flores que hemos encargado junto con el agua y las
copas que serán renovadas por las azafatas en cada cambio de
ponencia.
• Orden de intervención de los invitados:
Hace tiempo que se ha realizado, pues ya está hecho el programa
oficial y estamos en el momento del transcurso del propio evento.
Fue realizado por el personal de protocolo en coordinación con el
comité organizador.
• Convocatoria de los medios de comunicación:
Ya se había previsto una sala para los medios de
comunicación, pero el personal de relaciones públicas y protocolo
han previsto algunos asientos en primera fila para los medios
gráficos y periodistas. Previamente se les ha enviado la
convocatoria al evento, siendo general para todos los medios de
comunicación, blogueros y empresas del sector.
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17. Soportes publicitarios e informativos
durante el evento:
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18. Tipos de soportes, función y
ubicación:
• Material publicitario: Constará del logotipo de FITUR y FITURTECH y los
patrocinadores. Estarán dispuestos en el material fungible, en los folletos
del evento y en la presentación de PowerPoint que se lanzará entre
ponencias, bloques y descansos. Su función es generar la imagen de FITUR
en los asistentes, promocionar la marca y a los patrocinadores.
• Uniformidad: Las azafatas y el personal técnico contarán con uniformes.
Añadirán una buena imagen del evento
• Kioscos interactivos informativos y publicitarios:
En este caso será el mostrador de recepción. Aquí los asistentes
encontraran información y folletos sobre el evento. Hará las funciones de
punto de encuentro, será lo primero que ven los asistentes.
• Carteles enrollables:
Con publicidad de los patrocinadores e información de la dirección de la
sala donde se desarrolla el evento. Podrán colocarse en otros espacios de
la Feria, en la sala prevista para el coctel. También en las salidas de
metros, aeropuertos y trenes. Motivaran la asistencia al mismo.
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19. Diseño del procedimiento de
acogida, atención durante el evento y
despedida:
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20. 1. Acogida:
El personal de relaciones públicas, protocolo y azafatas estarán preparados en
la recepción o mostrador de entrada. Acogerán a los asistentes, les
entregará las acreditaciones, la bolsa de obsequios y la información sobre
el evento.
Mientras se espera la llegada de los anfitriones podrán esperar en el hall de
entrada.
A la llegada de los anfitriones y primeros ponentes se les explicará los
procedimientos, los tiempos, los medios audiovisuales a su disposición y
pasarán a que el personal técnico les coloque la microfonía.
Cuando llegue la hora prevista y si el personal se encuentra preparado, se
informará mediante megafonía que el evento va a comenzar, animando a
los asistentes a que escojan asiento.
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21. 2. Durante el evento:
Se cumple el programa establecido y nos encargamos
del cumplimiento de los tiempos. Estaremos
localizados en primera fila.
Presentadores, moderadores y ponentes desarrollarán
su labor dentro de cronograma establecido.
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22. 3. Despedida:
En el momento de la clausura, se pedirá a los asistentes
que rellenen el cuestionario de satisfacción que
durante el descanso previo, azafatas y personal de la
organización han repartido por los diferentes asientos.
En el mostrador de recepción, se entregarán los
certificados de asistencia para quien los solicite.
Pasaremos a la sala del cóctel, que previamente hemos
anunciado. Daremos las gracias a todo el equipo que
ha hecho posible el desarrollo del mismo.
Nos dirigiremos a los anfitriones para conocer su opinión
sobre cómo se ha procedido el evento y si ha habido
alguna incidencia.
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23. Control de Calidad:
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24. Hemos terminado el evento pero queremos conocer si hemos conseguido los
objetivos y alcanzado las expectativas. También queremos saber si los
asistentes han quedado satisfechos con el evento.
Para ellos elaboramos diferentes informes:
• Informe de la secretaría técnica: Donde se elaborará una síntesis de lo
realizado, como se ha realizado y si hemos cumplido lo programado.
• Informe de las azafatas-os: Si su trato ha sido el correcto, han atendido
bien a los asistentes, si hemos notado alguna carencia.
• Cuestionario de los asistentes: Del cual debemos extraer el análisis y
conclusiones.
• Informe del comité organizador: Conocer si el desarrollo del evento se ha
procedido según lo programado, si ha habido alguna queja o incidencia, se
ha cumplido el presupuesto, algo que mejorar para el próximo evento…
• Informe sobre las posibles incidencias que se han producido:
Reunir los diferentes problemas que nos hemos encontrado durante el
desarrollo, la solución que se le ha dado y formas de mejora.
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25. Previo al evento y con vistas a cumplir los estándares de calidad que nos
hemos propuesto, el comité organizador había elaborado unas normas y
procedimientos para cumplir estos estándares:
• Al diseñar el evento: Al tratarse de un evento tecnológico con aplicaciones
al Turismo, teníamos previsto la importancia de los medios técnicos así
como la participación en las plataformas sociales, tan importantes para la
promoción turística. Por ello un buen uso de los medios audiovisuales y
una conexión a internet permanente eran imprescindibles para el evento.
• Al contratar proveedores, organizadores y personal: La profesionalidad es
algo que se palpa en la organización, por ello y ante un evento de tal
envergadura era de vital importancia la contratación de personal
adecuado, profesional y con amplia experiencia.
• Al organizar el evento y en la atención al cliente: Era muy importante que
se cumpliera el presupuesto y cumplir con las expectativas del cliente. Por
otro lado, la presencia de empresas del sector lo hacen más importante
aún, potenciales clientes, posibles compañeros o jefes se encontraban
presente. Controlar que todo se desarrollaba adecuadamente.
• Al gestionar la documentación: Controlar el evento a través de los
documentos necesarios, el checklist para que nos olviden los detalles, los
timings para cumplir con el programa, las encuestas de satisfacción…
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