Cuisine et archivage :
dialogues méthodologiques

Marie-Anne CHABIN
avec la participation active de
Mylène Bélanger et Nou...
Présentation des personnages

L’Archivage

La Cuisine

MAC pour ARÉDIQ

Montréal, 23 octobre 2013

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La cuisine, en trois séquences
1. Le marché

2. Préparationcuisson

3. Le service

MAC pour ARÉDIQ

Montréal, 23 octobre 2...
L’archivage: d’abord un geste capital

MAC pour ARÉDIQ

Montréal, 23 octobre 2013

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L’archivage commence par la "mise en archive",




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c’est-à-dire l’entrée des documents qui le méritent (et
seulement ...
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Montréal, 23 octobre 2013

[n’est plus en ligne]

Source: “80-20 Document Manager” de Office
Automation So...
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Escargots de Bourgogne
Omelette
Osso bucco
Duo Emmental-Gruyère
Diplomate arrosé de vieille prune

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Dialogue n° 1
Consommation versus conservation
Je vois, chère Cuisine, une différence qui me
frappe dans nos métiers respectifs : dans la
cuisine, le bénéficiaire est im...
Autrement dit, l’archivage, c’est avant
tout une affaire de conservation.

Détrompez-vous ! La conservation est
fondamenta...
Pis que cela : si vous avez un bon outil de
conservation et que ce ne sont pas les bons produits
qui s’y trouvent stockés,...
Dialogue n° 2
Réfléchir avant d’agir
Je reviens sur l’importance de l’organisation du
processus dans son ensemble. Il faut anticiper la
préparation de l’offre,...
J’ai à cet égard une anecdote à partager avec
vous. Un jeune mitron a voulu l’autre jour me
faire de l’avance en battant t...
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Oh ! mais c’est que j’ai vécu moi aussi cette
histoire, et plusieurs fois ! J’appelle ça,
justement, l’omelette documentai...
L’omelette documentaire
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Couleurs mises à part, nombreux sont les documents
dans l’entreprise qui ressemblent à de...
Dialogue n° 3
La qualité du produit
Dans l’Archivage, comme dans la Cuisine
je suppose, la qualité du service dépend de
la qualité des produits. Si le produit...
L’authenticité
Voilà un faux grossier
(pas d’entête, pas de
date de lieu ni de
temps),
très facile à fabriquer:
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L’authenticité
Il n’y a pas d’appellation
contrôlée; « Bourgogne »,
en fait, ne désigne pas une
région mais une variété…

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Nous pourrions aussi évoquer les trous dans le
Gruyère pour illustrer la question de l’intégrité…

Permettez, permettez ! ...
L’intégrité

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Dialogue n° 4
Le plat de résistance
La cuisine englobe tout ce que compte le repas, des
amuse-gueule au dessert, mais c’est bien souvent le
plat de résistance...
Que voyez-vous?

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Montréal, 23 octobre 2013

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La diplomatique du dossier…




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Au centre, il y a l’os à moelle (épinière et substantifique)
autour duquel tout s’org...
Dialogue n° 5
Logistique et expertise
Il me semble que la cuisine, comme l’ archivage,
requiert des compétences très variées, depuis
l’expertise pointue pour év...
Granularité
Sur ce plan-là, nos pratiques se rejoignent :
il y a effectivement certains ingrédients qui
nécessitent des tr...
Dialogue n° 6
Archivades…
Pouvez-vous en dire un peu plus sur les
archivades ? Vous devez avoir quelques
petites recettes délicieuses…
Archivade…. ?...
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Dialogue n° 7
Pour les gens pressés…
Ce que je déplore, c’est que nos contemporains
se contentent trop souvent d’un prêt à manger
et délaissent la cuisine. Je ...
Le prêt à manger

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Je vois l’idée mais je vous trouve bien optimiste.
Le prêt à informer, même si l’expression n’est pas
courante, fait florè...
Remarquez, quand on n’a pas le temps de
faire de la grande cuisine, on n’est pas
obligé de s’adonner à la mal bouffe. Il y...
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Le tome 2 bientôt prêt à lire…
Critique malicieuse de la société
de l’information à usage de ceux
qui pensent (et donc arc...
Merci de votre attention
Marie-Anne Chabin
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Présentation de l'archiviste française Marie-Anne Chabin, lors du 6à8 d'ARÉDIQ (Archivistes étudiants et diplômés du Québec) intitulé "Marie-Anne Chabin: du blogue à l'ebook", le 23 octobre 2013 au pub Brouhaha à Montréal.

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Cuisine et archivage: dialogues méthodologiques

  1. 1. Cuisine et archivage : dialogues méthodologiques Marie-Anne CHABIN avec la participation active de Mylène Bélanger et Noura Elmobayed-Langevin Montréal, ARÉDIQ, 23 octobre 2014
  2. 2. Présentation des personnages L’Archivage La Cuisine MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 2
  3. 3. La cuisine, en trois séquences 1. Le marché 2. Préparationcuisson 3. Le service MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 3
  4. 4. L’archivage: d’abord un geste capital MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 4
  5. 5. L’archivage commence par la "mise en archive",    c’est-à-dire l’entrée des documents qui le méritent (et seulement ceux-là) dans un système global géré par l’institution ou l’entreprise. Avec le geste d’archiver, les documents qui engagent la responsabilité de l’institution ou de l’entreprise, soit de manière contractuelle, soit en termes de mémoire des métiers ou de mémoire institutionnelle, quittent la sphère de l’utilisateur (l’agent) pour gagner la sphère collective de l’organisation où ils obéissent alors à des règles communes. Ce schéma est inspiré d’un schéma néo-zélandais relatif à un logiciel de « records management » qui a disparu d’Internet depuis plusieurs années (page suivante). MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 5
  6. 6. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 [n’est plus en ligne] Source: “80-20 Document Manager” de Office Automation Software http://www.oas.co.nz/ Record creation 6
  7. 7. Menu Escargots de Bourgogne Omelette Osso bucco Duo Emmental-Gruyère Diplomate arrosé de vieille prune MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 7
  8. 8. Dialogue n° 1 Consommation versus conservation
  9. 9. Je vois, chère Cuisine, une différence qui me frappe dans nos métiers respectifs : dans la cuisine, le bénéficiaire est immédiat, si je puis m’exprimer ainsi. Le temps entre l’action de cuisiner et la dégustation se compte le plus souvent en heures, quelquefois en minutes ou en mois. Dans l’archivage, on ne connaît pas précisément à l’avance le bénéficiaire; on archive les documents sans savoir qui les utilisera ou quand on les utilisera. Le bénéfice est différé ; il peut intervenir quelques jours après la mise en archive, mais plus souvent plusieurs années après, voire des décennies. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 9
  10. 10. Autrement dit, l’archivage, c’est avant tout une affaire de conservation. Détrompez-vous ! La conservation est fondamentale, certes, mais l’acte majeur est la mise en archive. Voyez chez vous, le meilleur conservateur adjoint à du mauvais beurre n’en fera pas du bon ! Je l’admets, cher Archivage, je l’admets. . MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 10
  11. 11. Pis que cela : si vous avez un bon outil de conservation et que ce ne sont pas les bons produits qui s’y trouvent stockés, vous aurez du mal à en sortir quelque chose de consommable ! Savez-vous que lorsqu’on ne trouve pas un document requis pour une procédure ou un projet, c’est dans 50% des cas parce qu’il n’a pas été produit et/ou qu’il n’a pas été archivé, et non parce qu’il a été mal conservé. Je commence à comprendre… Le moment crucial de l’archivage est la mise en archive du bon document bien qualifié. À partir de là, tout est sur les rails. Ça roule, ma poule (au pot) ! Cependant, j’ai l’intuition que nous avons beaucoup en commun. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 11
  12. 12. Dialogue n° 2 Réfléchir avant d’agir
  13. 13. Je reviens sur l’importance de l’organisation du processus dans son ensemble. Il faut anticiper la préparation de l’offre, avec le plus de discernement possible, en évitant les extrêmes, je veux dire, ni le plat unique imposé ni la prise en compte de toutes les fantaisies des consommateurs. Tout est là: anticiper et bien anticiper… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 13
  14. 14. J’ai à cet égard une anecdote à partager avec vous. Un jeune mitron a voulu l’autre jour me faire de l’avance en battant tous les œufs qui se trouvaient dans la cuisine, se disant que les omelettes seraient plus rapidement prêtes et servies. Mais, les premières demandes des convives ont été pour de la mayonnaise et des meringues ; pas un seul jaune et pas un seul blanc d’œuf à disposition !! Mon mitron s’est fait tiré les oreilles (de cochon)… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 14
  15. 15. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 15
  16. 16. Oh ! mais c’est que j’ai vécu moi aussi cette histoire, et plusieurs fois ! J’appelle ça, justement, l’omelette documentaire : MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 16
  17. 17. L’omelette documentaire    Couleurs mises à part, nombreux sont les documents dans l’entreprise qui ressemblent à des œufs, faits de deux parties associées et potentiellement dissociables : un document validé et engageant (disons le jaune) entouré de divers documents de travail (ici, le blanc). Les affaires avancent, les documents s’accumulent et se mélangent dans l’armoire ou le serveur, classés au fur et à mesure par les collaborateurs. Et quand l’armoire est pleine, que l’omelette est bien baveuse, on se dit qu’il faudrait quand même archiver les documents engageants et probants, les mettre en sécurité les documents engageants et probants… http://www.marieannechabin.fr/2011/07/archivabilite/ MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 17
  18. 18. Dialogue n° 3 La qualité du produit
  19. 19. Dans l’Archivage, comme dans la Cuisine je suppose, la qualité du service dépend de la qualité des produits. Si le produit n’est pas bon, même avec des artifices de présentation, le consommateur sera déçu. Il y a pour l’Archivage deux critères majeurs pour la qualité des objets archivés, qui sont rappelés dans toutes les normes du domaine, mais qui relèvent d’abord du bon sens et de la responsabilité: l’authenticité et l’intégrité. L’authenticité et la traçabilité…. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 19
  20. 20. L’authenticité Voilà un faux grossier (pas d’entête, pas de date de lieu ni de temps), très facile à fabriquer: un compliment et l’image de la signature d’un président de la République (Jacques Chirac)… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 20
  21. 21. L’authenticité Il n’y a pas d’appellation contrôlée; « Bourgogne », en fait, ne désigne pas une région mais une variété… 90% des escargots de « Bourgogne » viennent de Pologne ou Roumanie MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 21
  22. 22. Nous pourrions aussi évoquer les trous dans le Gruyère pour illustrer la question de l’intégrité… Permettez, permettez ! Le Gruyère n’a pas de trous, c’est dans l’Emmental qu’on en trouve, parfois. Je vous présente mes excuses ! Je voulais dire qu’il y a deux questions à poser, lorsqu’il y a un trou, une lacune, dans un document, ou dans un fromage : la première est de savoir si le trou est originel ou du moins intrinsèque ou alors s’il est la cause de facteurs extérieurs, malveillants ou accidentels ; la seconde est de savoir si cela enlève de la valeur au produit… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 22
  23. 23. L’intégrité MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 23
  24. 24. Dialogue n° 4 Le plat de résistance
  25. 25. La cuisine englobe tout ce que compte le repas, des amuse-gueule au dessert, mais c’est bien souvent le plat de résistance qui est le plus complexe et le plus attachant. Sans aucun doute. Ma recette préférée est l’osso bucco. J’aime tout dans l’osso bucco : choisir la rouelle, l’apparence de la moelle ; les petits légumes, la sauce, les épices… Un plaisir depuis le marché jusqu’à la dégustation. Votre description me rappelle mes cours de diplomatique du dossier : le verbe qui est la substantifique moelle de l’acte… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 25
  26. 26. Que voyez-vous? MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 26
  27. 27. La diplomatique du dossier…    Au centre, il y a l’os à moelle (épinière et substantifique) autour duquel tout s’organise et qui donne son nom au plat. Dans le dossier, c’est le document majeur, l’acte qui porte la décision. Sont accrochés à l’os, par des liens souples et cependant solides, de petites pièces de viande qui se sont développées et épanouies en même temps que l’os du veau, constituant ensemble le jarret, de même que les pièces justificatives du dossier font corps autour de l’acte principal Après, il y a l’accompagnement, la présentation, la sauce… http://www.marieannechabin.fr/2013/07/osso-bucco/ MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 27
  28. 28. Dialogue n° 5 Logistique et expertise
  29. 29. Il me semble que la cuisine, comme l’ archivage, requiert des compétences très variées, depuis l’expertise pointue pour évaluer la saveur d’un ingrédient jusqu’à la logistique des provisions. Pour ce qui me concerne, la difficulté est parfois de choisir le bon niveau d’intervention sur les documents, ce que j’appellerai la granularité des traitements : • analyse pièce à pièce, • gestion globale du dossier, • traitement par lots pour le conditionnement et la manutention. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 29
  30. 30. Granularité Sur ce plan-là, nos pratiques se rejoignent : il y a effectivement certains ingrédients qui nécessitent des traitements variés et adaptés à l’usage. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 30
  31. 31. Dialogue n° 6 Archivades…
  32. 32. Pouvez-vous en dire un peu plus sur les archivades ? Vous devez avoir quelques petites recettes délicieuses… Archivade…. ?? Eh ! Je veux parler de ces petites compositions dont chaque chef a le secret pour assaisonner les plats, donner plus de goût à certains mets : anchoïade, tapenade, marinade, piperade, marmelade... Vous cuisinez les documents, n’est-ce ce pas? Vous les faites parler… Vous les mettez en sauce… Comment appelez-vous ça dans votre métier ? Ah oui ! Bien sûr, bien sûr… Nous avons la triade, l’indexade, la chemisade, la figeade… Mais ma préférée, c’est la tamponade ! MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 32
  33. 33. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 33
  34. 34. Dialogue n° 7 Pour les gens pressés…
  35. 35. Ce que je déplore, c’est que nos contemporains se contentent trop souvent d’un prêt à manger et délaissent la cuisine. Je me console en me disant que ceux qui en usent savent aussi déguster un bon repas. Finalement, le prêt à manger est un corollaire de notre société pressée. D’un autre côté, tant qu’on se limite à une alimentation utilitaire, loin de la gourmandise et de la convivialité, on ne se charge pas trop l’estomac et on reste disponible pour partager et d’apprécier un bon repas de temps en temps. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 35
  36. 36. Le prêt à manger MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 36
  37. 37. Je vois l’idée mais je vous trouve bien optimiste. Le prêt à informer, même si l’expression n’est pas courante, fait florès aussi, hélas. Et je crois qu’il est plus néfaste au cerveau que le prêt à manger ne l’est à l’estomac: proposition commerciale dont la moitié est un copié-collé de la proposition d’un autre client ; rapport ou mémoire qui est un téléchargement de salmigondis de sites Internet ; décision qui est dans un si mauvais français à force de phrases toutes faites qu’elle est inapplicable… Ces documents-là constituent des candidats ineptes à l’archivage, sauf si on veut conserver la trace de l’ineptie de leurs auteurs… Qu’est-ce qui est le plus grave: la perte du goût ou la perte du sens critique? MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 37
  38. 38. Remarquez, quand on n’a pas le temps de faire de la grande cuisine, on n’est pas obligé de s’adonner à la mal bouffe. Il y a l’art d’accommoder les restes. Par exemple, un diplomate… Un diplomate! Oh, je connais. La diplomatique, c’est formidable mais ça ne nourrit que l’esprit… Le diplomate, c’est vite fait, avec des produits simples: pain ou brioche rassie, lait, œufs, sucre, quelques fruits. Et c’est encore meilleur arrosé d’une vielle prune. J’en ai là une bouteille qui a bien trente ans d’âge… Comme quoi, la conservation à long terme, ça ne vise pas que les données… MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 38
  39. 39. MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 39
  40. 40. Le tome 2 bientôt prêt à lire… Critique malicieuse de la société de l’information à usage de ceux qui pensent (et donc archivent) après le tome 1 le tome 2 http://www.elpediteur.com/auteurs/chabin _ma/2013_serendipite.html MAC pour ARÉDIQ Montréal, 23 octobre 2013 40
  41. 41. Merci de votre attention Marie-Anne Chabin mac@marieannechabin.fr blogs: www.marieannechabin.fr http://transarchivistique.fr/ Marie-Anne Chabin EBSI-29 octobre 2013 41

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